Hur man skriver en sammanfattning, med exempel

En av de bästa sakerna med projekthantering är att det erbjuder ett sätt att planera, hantera och utföra allt ditt teams arbete. Ofta är det bra att den informationen tillgänglig på ett ögonblick. Men ibland vill nya projektmedlemmar eller verkställande intressenter ha en förenklad syn på ditt projekt. Då behövs ett kortfattat sätt att dela projektets huvudpunkter – utan att läsaren tappar intresset.

Det bästa sättet att göra det är med en sammanfattning. Om du aldrig har skrivit en sammanfattning har den här artikeln allt du behöver veta för att planera, skriva och dela dem med ditt team.

Vad är en sammanfattning ?

Ett sammanfattning är en översikt av ett dokument. Längden och omfattningen av sammanfattningen kommer att variera beroende på vilket dokument den sammanfattar, men i allmänhet är en sammanfattning en till två sidor lång. Dela all information som dina läsare och viktiga intressenter behöver veta i dokumentet.

Föreställ dig det så här: om dina viktigaste intressenter bara läser sammanfattningen, får de då all information de behöver för att kunna utföra sina uppgifter? Om så är fallet har din sammanfattning tjänat sitt syfte.

Du hittar ofta sammanfattningar av:

• Business cases

• Projektförslag

• Forskningsdokument

• Miljöstudier

• Marknadsundersökningar

• Projektplaner

I allmänhet består sammanfattningar av fyra delar:

1. Utgå från det problem eller behov som dokumentet ska lösa.

2. Beskriv den rekommenderade lösningen.

3. Förklara lösningens värde.

4. Avsluta med en slutsats om vikten av arbetet.

Vad är en sammanfattning inom projekthantering?

I projekthantering är en sammanfattning ett sätt att skapa tydlighet för tvärfunktionella samarbetspartners, teamledarskap och projektintressenter. Föreställ dig det som en ”pitch” av projektet för teammedlemmar som inte har tid eller behov av att fördjupa sig i projektets alla detaljer.

Den största skillnaden mellan en sammanfattning inom projekthantering och en mer traditionell sammanfattning i en affärsplan, är att den förstnämnda skapas i början av projektet och den senare skapas efter att man skrivit en affärsplan. Om någon exempelvis skriver en sammanfattning av en miljöstudie sammanställs en rapport om resultaten efter att studien var över. Men i en sammanfattning inom projekthantering vill man täcka in vad projektet syftar till att uppnå och varför dessa mål spelar roll.

Samma fyra delar gäller för en sammanfattning i projekthantering:

1. Börja med problemet eller behovet som projektet ska lösa. Varför genomförs det här projektet? Vilken insikt, kundfeedback, produktplan eller annat behov har lett till att det har blivit verklighet?

2. Skissera en rekommenderad lösning, eller projektets mål. Hur är projektet tänkt att lösa problemet som du fastställde i den första delen? Vilka är projektets mål och syften?

3. Förklara lösningens värde.Vad händer när du är klar med projektet? Hur kommer detta att förbättra och lösa problemet som du fastställde i den första delen?

4. Avsluta med en slutsats om vikten av arbetet. Detta är ytterligare ett tillfälle att upprepa vad som gör problemet viktigt och varför projektet är viktigt. Det kan också vara bra att referera till er målgrupp och hur er lösning kommer att lösa deras problem. Inkludera slutligen alla relevanta nästa steg.

Om du aldrig har skrivit en sammanfattning tidigare kanske du är nyfiken på var den passar in bland andra projekthanteringselement. Så här sammanställs sammanfattningar:

Sammanfattning vs projektplan

En projektplan är en översikt över de viktigaste delarna som ska beaktas för att uppnå projektets mål och syften. Projektplanerna omfattar mål, framgångsvärden, intressenter och roller, budget, milstolpar och leveranser, tidslinje och schema samt kommunikationsplan.

En sammanfattning resumerar den viktigaste informationen i din projektplan. Tänk på de väsentligaste aspekterna som ledningsgruppen behöver veta så snart de kommer i kontakt med projektet, innan de ens har hunnit titta på projektplanen – det är din sammanfattning.

Sammanfattning vs projektöversikt

Projektöversikter och sammanfattningar har ofta liknande element – båda innehåller en sammanfattning av viktig projektinformation. Din projektöversikt bör dock bifogas direkt till ditt projekt. Det bör finnas en kontinuitet mellan projektet och projektöversikten.

Du kan inkludera sammanfattningen i projektet och beroende på vilken typ av projekthanteringsverktyg du använder, kan den också vara ett fristående dokument.

Sammanfattning vs projektmål

Andra delen av sammanfattningen bör innehålla och vidareutveckla projektmålen (Beskriv den rekommenderade lösningen, eller projektets mål). Förutom att inkludera projektmålen bör sammanfattningen också beskriva varför det kommer att ge ett mervärde att uppnå projektets mål, samt ge fler detaljer om hur dessa mål ska uppnås.

Fördelarna med en sammanfattning

Du kanske undrar: varför ska jag skriva en sammanfattning av mitt projekt? Räcker inte projektplanen?

Som vi nämnde tidigare har inte alla tid eller behov av att sätta sig in i detaljerna i ditt projekt utan behöver bara en översikt över vilka målen är och varför de är viktiga. Arbetshanteringsverktyg som Asana hjälper dig att samla viktig information om ett projekt, så att du och ditt team får klarhet i vem som gör vad och när. Sammanfattningen är utformad för intressenter utanför projektet som vill ha en snabb inblick och svar på varför ditt projekt är viktigt, snarare än för teammedlemmar som arbetar aktivt med projektet.

En sammanfattning ger intressenterna en helhetsbild av projektet och dess viktiga punkter – utan att de behöver fördjupa sig i alla detaljer. Om de sedan vill ha mer information kan de få tillgång till projektplanen eller navigera genom uppgifterna i arbetshanteringsverktyget.

Hur man skriver en utmärkt sammanfattning, med exempel

Varje sammanfattning består av fyra delar. Följ den här mallen för att skriva en bra sammanfattning. När du har skrivit din sammanfattning bör du läsa igenom den igen och försäkra dig om att den innehåller all viktig information som dina intressenter behöver veta.

1. Utgå från det problem eller behov som projektet ska lösa.

I början av sammanfattningen kan du förklara varför det här dokumentet (och projektet det representerar) är viktigt. Ta dig tid att beskriva vad problemet är, inklusive eventuell forskning eller kundfeedback som du har fått. Förtydliga på vilket sätt problemet är viktigt och relevant för dina kunder och varför det är nödvändigt att lösa det.

Låt oss till exempel tänka oss att du arbetar på ett företag som tillverkar klockor. Ditt projekt går ut på att ta fram en enklare och billigare klocka som fortfarande tilltalar lyxköparna och samtidigt riktar sig till en ny kundgrupp.

Exempel på sammanfattning:

I nyligen insamlad kundfeedback har 52 % av kunderna uttryckt ett behov av en enklare och billigare version av vår produkt. I undersökningar med kunder som har valt konkurrenters klockor nämns priset i 87 % av fallen. Om vi vill betjäna våra befintliga kunder på bästa sätt och ta oss in på nya marknader måste vi utveckla en serie klockor som vi kan sälja till ett pris som passar för den här marknaden.

2. Beskriv den rekommenderade lösningen eller projektets mål.

Nu när du har beskrivit problemet kan du förklara vad din lösning är. Till skillnad från en summering eller en översikt bör du vara ställningstagande i din lösning – det vill säga: du ska försöka övertyga dina läsare om att din lösning är den rätta. Det här är inte så mycket en brainstorming som ett tillfälle att skapa stöd för din rekommenderade lösning.

Eftersom du skapar sammanfattningen i början av projektet är det okej om inte alla dina leveranser och milstolpar är färdigplanerade. Men det här är din chans att i stora drag beskriva vad som kommer att hända under projektet. Om du behöver hjälp med att skapa en tydlig översikt över projektets viktigaste leveranser och tidslinje kan du överväga att skapa en projektstrategi innan du börjar med sammanfattningen.

Vi fortsätter med vårt exempel på sammanfattning:

Vår nya klockserie kommer att vara 20 % billigare än vårt nuvarande billigaste alternativ, med möjlighet till alternativ som är 40 % billigare eller mer beroende på material och urverk. För att kunna erbjuda dessa priser kommer vi att göra följande:

• Erbjuda klockor av nya material som t. ex. silikon eller trä

• Använda högkvalitativa kvartsurverk i stället för automatiska urverk med intern mekanism.

• Introducera anpassningsbara armbandsalternativ, med mer fokus på valmöjligheter och flexibilitet än på traditionell lyx.

Observera att varje klocka fortfarande kommer att genomgå en rigorös kvalitetskontroll för att bibehålla samma hastighet och precision i världsklass som våra nuvarande produkter.

3. Förklara lösningens värde

Här kan du börja gå in på mer detaljer om hur din lösning kommer att påverka och förbättra det problem som du beskrev i början. Vilka eventuella resultat förväntar du dig? I det här avsnittet kan du inkludera all relevant finansiell information, projektrisker eller potentiella fördelar. Du bör också relatera projektet till företagsmål eller till OKR. Hur kan detta arbete kopplas till dina företagsmål?

Vi fortsätter med vårt exempel på sammanfattning:

Med nya erbjudanden som är mellan 20 och 40 % billigare än vårt nuvarande billigaste alternativ förväntar vi oss att ta oss in på marknaden för vardagsklockor, samtidigt som vi fortätter att stödja vårt lyxvarumärke. Detta kommer att hjälpa oss att uppnå det tredje målet för räkenskapsår 2022: att expandera varumärket. Dessa nya erbjudanden har potential att inbringa mer än tre miljoner dollar i vinst per år, vilket kommer att hjälpa oss att nå första målet för räkenskapsår 2022: sju miljoner dollar i årlig vinst.

Tidig kundfeedback visar på att billigare alternativ inte kommer att påverka lyxvarumärkets värde eller prestige negativt, även om det är en risk att ha i åtanke vid utformningen. För att minska den risken kommer produktmarknadsföringsteamet att börja arbeta med sin marknadsstrategi sex månader före lanseringen.

4. Avsluta med en slutsats om vikten av arbetet

Nu när du har delat all denna viktiga information med de ledande intressenterna har du i det sista avsnittet chansen att vägleda dem i att förstå hur det här arbetet påverkar och är viktigt för organisationen. Vilken information ska de ta med sig efter att ha läst din sammanfattning?

För att avrunda vårt sammanfattningsexempel:

Billigare och varierade erbjudanden gör det inte bara möjligt för oss att ta oss in på en ny marknad – de kommer också att utvidga vårt varumärke på ett positivt sätt. Med uppmärksamheten från dessa nya erbjudanden, plus den förväntade efterfrågan på billigare klockor, räknar vi med att öka marknadsandelen med 2 % per år. För mer information kan ni läsa vår marknadsföringsstrategi och dokumentation om kundfeedback.

Exempel på sammanfattning:

När du lägger ihop alla delarna kan sammanfattningen se ut så här:

Vanliga misstag när man skriver sammanfattningar

Du kommer inte att bli proffs på att skriva sammanfattningar över en natt, och det är okej. När du kommer igång kan du använda mallen i fyra delar i den här artikeln som vägledning. När du sedan fortsätter att finslipa dina färdigheter i att skriva sammanfattningar finns det några vanliga misstag som du bör undvika:

Undvik att använda jargong

Din sammanfattning är ett dokument som alla, från projektmedarbetare till ledande intressenter, ska kunna läsa och förstå. Kom ihåg att du är mycket närmare det dagliga arbetet och de enskilda uppgifterna än vad dina intressenter är, så läs igenom din sammanfattning en gång till för att se till att det inte finns någon onödig jargong. Om du kan, förklara jargongen eller hoppa över den helt och hållet.

Kom ihåg: det här är inte en fullständig rapport

En sammanfattning är just en sammanfattning. Om du kommer på dig själv med att gå in på detaljer om specifika uppgifter, slutdatum och bilagor bör du stanna upp och fråga dig själv om den informationen verkligen hör hemma i sammanfattningen. Vissa detaljer är viktiga – du vill att sammanfattningen ska vara genomförbar och engagerande. Men glöm inte att huvudparten av ditt projekts information kommer att samlas i ditt arbetshanteringsverktyg, inte i din sammanfattning.

Se till att sammanfattningen är fristående

Du känner till projektet från början till slut, men det gör inte dina intressenter. När du har skrivit sammanfattningen bör du läsa igenom den igen och se till att den kan stå på egna ben. Behöver dina intressenter ytterligare sammanhang för att förstå sammanfattningen? Ta i så fall med det i sammanfattningen, eller lägg till det som en länk med ytterligare information.

Korrekturläs alltid

Sammanfattningen är ett levande dokument, och om du missar ett stavfel kan du alltid gå tillbaka och rätta till det. Men det skadar aldrig att korrekturläsa den eller skicka den till en kollega för att få respons.

Sammanfattningsvis: en sammanfattning är ett måste.

Sammanfattningar är ett utmärkt sätt att få alla uppdaterade och samordnade kring projektet. Om du har många projektintressenter som behöver en snabb inblick i vad projektet löser och varför det är viktigt, är en sammanfattning det perfekta sättet att ge dem den information de behöver.

Om du vill ha fler tips om hur man kan koppla samman avancerade strategier och planer med det dagliga genomförandet kan du läsa vår artikel om strategisk planering.