Avslöja hemligheterna bakom verksamhetshantering

Om du har ett Business måste det fungera på något sätt. Det är inget nytt. Faktum är att register över historiska företag, såsom inventarielistor, transaktioner och huvudböcker har spårats hela vägen tillbaka till de forntida sumererna 5000 f.Kr. Att dokumentera affärsverksamhet är nästan lika gammalt som civilisationen själv. 

Vi har visserligen lämnat den tiden bakom oss då man skrev ner affärstransaktioner på en bit tyg, men att lära sig ansvaret och metoderna för verksamhetsledning hjälper dig att skapa ett mer effektivt företag.

Vad är verksamhetshantering?

Verksamhetsstyrning är implementeringen av verksamhetsstrategier för att skapa högsta möjliga effektivitet inom organisationen.

Verksamhetsledning innebär att planera, organisera och övervaka processer såsom lagerhantering, produktionsprocessen, serviceverksamhet och andra Business-processer. Målet med en verksamhetsstrategi är att göra dessa processer mer effektiva, så att man kan balansera kostnader och intäkter och generera högsta möjliga vinst. 

Ansvarsområden för verksamhetsledning

Det finns många olika ansvarsområden när det gäller effektiv verksamhetsledning. Här är några av de ansvarsområden som en verksamhetsledare kan stöta på i arbetet. 

Businessprognos

När företaget går bra finns det en större efterfrågan på produkter som påverkar affärsverksamheten. Därför är det viktigt att som verksamhetsledare förstå hur man kan förutse potentiella affärer när marknadens krav förändras. Verksamhetsledare ansvarar för att spåra saker som kan påverka säsongsbetonade flaskhalsar, produktionsplanering, kapacitet och allmän produktionsplanering. 

Att lära sig att både spåra och analysera dessa förändringar i Business är en av de viktigaste grunderna för verksamhetsledning. Som verksamhetschef bör du också lägga tid på att förstå hur de här förändringarna kan påverka både produktionsplanering och Business-processer.

Hantering av leveranskedjan

En leveranskedja är organisationen av personer, Business och information som behövs för att skapa en produkt. Att förstå hur din leveranskedja fungerar är särskilt viktigt om din produkt kräver råvaror från externa källor, eftersom dessa resurser direkt påverkar produktionen av varor.

Om leveranskedjan störs kan det i hög grad påverka den normala Business-verksamheten. En fantastisk verksamhetsledare övervakar inte bara leveranskedjan – de förhindrar också proaktivt flaskhalsar. För att göra det använder du problemlösningsfärdigheter för att undvika problem med leveranskedjan och hålla igång produktionsprocessen. Det här hjälper till att hålla vinsterna uppe, trots eventuella problem med hanteringen av leveranskedjan.

Förstå produktutveckling

Produktutveckling avser hela processen för att utforma och skapa en slutprodukt som kommer att gå till en slutkonsument. Även om en verksamhetsledare inte är ansvarig för själva skapandet av produkten, måste de veta hur produkterna tillverkas från början till slut. Det här ansvaret kallas också för produktionsledning. Beroende på företagsstrukturen är det vanligtvis den officiella verksamhetsledaren eller någon som specifikt ansvarar för produktionsledning. 

Förutom att veta hur en produkt utvecklas måste verksamhetsledare hålla koll på hur produkten presterar på marknaden. Det hjälper dem att fatta välgrundade beslut i framtiden för att säkerställa att produkten uppfyller kundernas efterfrågan.

Leveranshantering

I det här sammanhanget avser leveranshantering att leverera slutprodukten till slutkonsumenten och se till att den uppfyller kraven på kundnöjdhet. För att göra det måste du först förstå kvalitetskontrollprocesser, allmän kvalitetssäkring och andra formulär för kvalitetshantering. 

En del av leveranshanteringen är att implementera granskningsarbetsflöden för att säkerställa att de produkter du levererar uppfyller företagets standarder. Dessutom ser verksamhetsledare till att slutprodukten når slutkonsumenten på ett säkert och effektivt sätt. Det kan innebära att granska fraktlogistik och förpackningar, eller till och med arbeta med slutkunden för att säkerställa att de är nöjda med sin produkt.

En verksamhetsledares färdigheter

Verksamhetsledare behöver specifika färdigheter för att kunna utföra de många ansvarsområden som ingår i rollen. Här är några färdigheter som verksamhetsledare har. 

Organisatoriska färdigheter

Verksamhetsledare är projektledare för en hel produktionsprocess. De känner till alla detaljer i varje litet steg som ingår i produktionssystemen, och de måste hålla all den informationen organiserad. Det här är särskilt viktigt när verksamhetsledare delar informationen tvärfunktionellt. Ett arbetshanteringsverktyg kan hjälpa till att hålla all viktig information organiserad för alla intressenter. Ett arbetshanteringsverktyg kan hjälpa till att tilldela uppgifter till specifika ägare och hålla slutdatum tydliga så att det finns en sanningskälla för alla i teamet.

Koordineringsförmåga

Verksamhetsledare måste veta hur man flyttar ett projekt från ett steg till nästa utan problem. Det innebär bland annat att samordna tvärfunktionella team, effektivisera automatisering och uppfylla kundernas krav. Om insatserna (resurser såsom pengar, personer eller arbetade timmar) överstiger resultaten (leveranser som du förväntar dig att producera) kan verksamhetsledaren föreslå att processen optimeras någonstans längs produktionslinjen. Se också till att samordna ändringar med viktiga intressenter för att säkerställa klarhet, driva optimering och stödja kontinuerlig förbättring. 

Social kompetens

Verksamhetsledare interagerar med många olika personer, från externa tjänsteleverantörer till företagets operativa chef. För att säkerställa att du kommunicerar effektivt på jobbet bör du skilja mellan uppdateringar i realtid och asynkrona rapporter. Det hjälper teammedlemmarna att förstå vilken information som är viktigast för dem vid tidpunkten för läsningen. Var uppmärksam på icke-verbal kommunikation och använd aktivt lyssnande för att säkerställa att du förstår varje intressent korrekt. Om det behövs kan du också överväga att utveckla dina färdigheter i konfliktlösning, eftersom du kan stöta på konflikter som du behöver lösa under ditt dagliga arbete.  

Det är också viktigt att skapa och upprätthålla konsekventa partnerskap med leverantörer. Operativa chefer kan göra det genom att regelbundet kontakta externa leverantörer som de arbetar med. Att skapa starka band med högkvalitativa leverantörer kan ge ditt Business en konkurrensfördel. Oavsett om det gäller rabatter på råvaror eller prioritering av beställningar kan partnerskap hjälpa din business i det långa loppet.

Grunderna i relevant teknik

Även om en verksamhetsledare inte nödvändigtvis behöver vara en teknologiexpert, måste du känna till grunderna i den teknik som ditt företag använder. Om ditt team använder specifik programvara för informationssystem, lager, hantering av produktionslinjer eller tvärfunktionell samordning bör du se till att du vet hur man använder de här plattformarna.

4 teorier om verksamhetshantering

Det finns inget enda korrekt sätt att hantera verksamheten. Som tur är har företag utvecklat olika metoder för verksamhetsstyrning för att hjälpa verksamheten att fungera smidigare. Kolla in de här fyra teorierna om verksamhetsstyrning för att komma igång.

Business process redesign (BPR)

Business process redesign är att analysera och utforma arbetsflöden och processer inom ett företag. Målet är att optimera processer för att öka effektiviteten, förbättra vinsten och minska överskott. 

Framgångsvärdena för en BPR är ofta relaterade till lönsamhet. För att effektivt kunna genomföra en BPR behöver man sätta upp tydliga mål och tydligt identifiera vilka delar av processen som man vill förbättra. När du har implementerat en BPR bör du se till att kontakta intressenter för att utvärdera dess effektivitet. Om ett team till exempel implementerar en affärsprocessomvandling med målet att öka antalet produkter per dag, kan teamet enkelt mäta effektiviteten genom att jämföra skillnaden i produkter som produceras på en dag före och efter implementeringen.

Omkonfigurerbara tillverkningssystem

Omkonfigurerbara tillverkningssystem är ett modulärt system som möjliggör snabba förändringar som svar på en plötslig förändring på marknaden. Den här typen av system gör det möjligt för företag att snabbt ändra sina processer som svar på konkurrensen. 

En av fördelarna med ett omkonfigurerbart tillverkningssystem är hållbarhet. Ofta skapar omkonfigurerbara tillverkningssystem produkter som tillhör samma kategori. Ta COVID-19-pandemin som exempel: ett textilföretag som skapade hållbara kläder kunde ha använt sina system för att tillverka munskydd när efterfrågan ökade. 

Six Sigma

Six Sigma är en typ av verksamhetshanteringsmetod som fokuserar på processförbättring. Målet med Six Sigma är att säkerställa att 99,9997 % (ja, du läste rätt) av de produkter som utvecklas av processen är fria från defekter. 

Six Sigma utvecklades av den amerikanska teknikern Bill Smith när han arbetade för Motorola 1986. Termen kommer från statistik, särskilt från statistisk kvalitetskontroll. Det finns två huvudsakliga metoder för Six Sigma: DMAIC och DMADV. 

DMAIC används för att optimera befintliga processer. DMAIC står för:

• Definiera systemet.

• Mät de viktigaste aspekterna av de nuvarande processerna.

• ​Analysera data och verifiera orsak och verkan.

• Förbättra eller optimera nuvarande processer baserat på dataanalys.

• Kontrollera framtida processer.

DMADV används för att skapa nya produkter eller processdesigner. Den är också känd som DFSS (Design for Six Sigma). DMADV står för:

• Define: definiera designmål som överensstämmer med kundernas krav.

• Mät och identifiera specifika egenskaper som är kritiska för kvalitet (CTQ).

• Analysera för att utveckla och utforma alternativ.

• Utforma ett förbättrat alternativ.

• Verifiera designen och konfigurera pilotkörningar.

Lean-tillverkning

Lean-tillverkning är en process för att systematiskt eliminera slöseri i tillverkningsprocessen. Den här metoden är ett formulär för kontinuerlig förbättring. Lean-processer bygger på den japanska kaizen-filosofin och syftar till att eliminera tre typer av slöseri: muda, mura och muri. 

• Muda (slöseri): Praktiker som förbrukar resurser men inte tillför något värde.  

• Mura (ojämnhet): Uppstår genom överproduktion och lämnar efter sig avfall. 

• Muri (överbelastning): Uppstår när det finns för stor belastning på resurserna. 

Genom att eliminera de här tre olika typerna av slöseri syftar lean-tillverkningsprocesser till att nå maximal effektivitet, vilket i slutändan resulterar i högre vinster.

Organisera arbetsflöden med en programvara för arbetshantering

Verksamhetsledning kräver organisation och en djup förståelse för olika arbetsflöden. Effektivisera verksamhetshanteringen med hjälp av en av våra färdiga mallar. Kolla in Asanas mall för verksamhetsprojektplaner.