7 funktioner i verksamhetsledning (och de färdigheter du behöver för att bemästra dem)

Verksamhetsledning ser till att processerna fungerar smidigt inom organisationer. Tänk på företaget som en flygplats. Varje team är ett flygplan som lyfter i olika riktningar med sina projekt och idéer. Som verksamhetschef är du flygledaren som håller allt och alla på rätt spår. 

En flygledare övervakar saker som väder, flygningar och pilotkommunikation. På samma sätt finns det sju funktioner för verksamhetsledning. 

• Verksamhetsplanering

• Finans 

• Produktdesign

• Kvalitetskontroll

• Prognos

• Strategi

• Hantering av leveranskedjan

Verksamheten är involverad i nästan alla aspekter av en organisation. Om en projektledare till exempel vill anställa en ny teammedlem kommer verksamhetsteamet först att utföra en kostnads-nyttoanalys. När produktionsteamet vill skapa en ny produkt börjar verksamhetsteamet med att bedöma kundernas efterfrågan. 

Du kan lägga mer tid på att hantera vissa funktioner än andra. Om ditt företag till exempel inte tillhandahåller en fysisk produkt kommer du sannolikt inte att fokusera mycket på hantering av leveranskedjan. Men att förstå varje verksamhetsfunktion är det bästa sättet att förbereda sig för att arbeta i alla branscher. 

1. Verksamhetsplanering

Verksamhetsplanering är den grundläggande funktionen i verksamhetsledning. Dina uppgifter inom den här funktionen kan vara:

• Övervakning av daglig varuproduktion.

• Hantera och kontrollera lagret.

• Hålla koll på teammedlemmarnas prestationer och välbefinnande.

• Produktionsplanering

Verksamhetsledningens roll är att upprätthålla verksamhetens effektivitet. Håll alltid utkik efter nya framsteg för att ta bort flaskhalsar och förbättra din verksamhetsstrategi.

Nödvändig kompetens: uppfinningsrikedom

När du är uppfinningsrik blir det lättare för dig att upprätthålla business-processer. Som verksamhetschef måste du hantera ditt team och hålla företagets välbefinnande i fokus. För att hantera dessa förändringar måste du vara snabb. I situationer där du inte har de verktyg du behöver till ditt förfogande är det viktigt att tänka snabbt och använda det du har för att komma fram till lösningar. 

2. Ekonomi

Ekonomi är en viktig och universell funktion inom verksamhetsledning eftersom alla företag strävar efter att minska kostnaderna och öka vinsten. Som verksamhetsledare ser du till att företagsledare tar hänsyn till budgeten när de fattar viktiga beslut. Några av dina uppgifter kan vara:

• Skapa budgetar för att uppfylla produktionsmål.

• Hitta investeringsmöjligheter.

• Tilldela budgetar och hantera resurser.

Du kanske undrar hur verksamhetsteamets ekonomiska uppgifter skiljer sig från ekonomiavdelningens. Ekonomiavdelningen kommer att hantera allt från intäkter till löner. Under tiden bör du begränsa ditt ekonomiska deltagande till saker som är relevanta för produktionsprocessen.

Nödvändig kompetens: Ekonomisk planering

Finansiell planering sker när du avgör om ditt företag har budgeten för att uppnå strategiska mål och avsikter. För att driva dina företagsledare mot ekonomisk framgång måste du planera i förväg.

Håll produktionskostnaderna nere genom att hitta högkvalitativa leverantörer med låga priser. Du vill skapa en förstklassig produkt som håller sig inom kundens budget.

3. Produktdesign

Produktdesigners är kanske teamets kreativa personer, men verksamhetsteamet är ögonen och öronen som samlar in information från marknaden. När du har identifierat kundernas behov och marknadsföringstrender förmedlar du det du har lärt dig tillbaka till designarna så att de kan skapa en stark produkt. 

Specifika uppgifter som ditt team kan hantera i den här funktionen är:

• Konsolidera marknadsundersökningar till lättförståeliga resultat.

• Kommunicera resultat till ett produktdesignteam

• Erbjuda designriktning för att hjälpa designer att utforma en produkt.

Utan verksamhetsteamet skulle produktdesignteamet ha svårt att veta vad de ska skapa. Marknaden förändras ständigt och det krävs omfattande forskning för att skapa en framgångsrik färdig produkt.

Nödvändig kompetens: dataanalys

Förmågan att tolka data är en nyckelkompetens för den här funktionen inom verksamhetsledning. Som verksamhetsledare måste du omvandla data till begripliga anvisningar. Ditt mål bör vara att tydligt kommunicera hur du vill att din produkt ska matcha eller överträffa andra produkter på marknaden. 

När du har en plan på plats kan du effektivisera kommunikationen mellan team genom att använda en plattform eller ett verktyg. Skapa en central projektplan för att spåra saker att göra, information och feedback. Dela den sedan i ett projekthanteringsverktyg så att alla kan komma åt den och se ändringar i realtid.

4. Kvalitetskontroll

Kvalitetskontroll går hand i hand med produktdesign. När produktionsteamet har skapat en produkt ser verksamhetsteamet till att den uppfyller kvalitetsstandarderna. Du måste testa produkten för att garantera att det inte finns några defekter innan den släpps till allmänheten. Dina uppgifter för kvalitetskontroll kan vara:

• Utföra riskanalyser för att identifiera potentiella problem.

• Inspektera produkter för att säkerställa att de uppfyller kvalitetsstandarder.

• Skapa tester för att kontrollera produktkvaliteten.

• Dokumentera eventuella fel eller brister i produkter.

Nivån och standarderna för kvalitetskontroll varierar beroende på bransch. En av de första sakerna som ditt team bör göra under kvalitetskontrollprocessen är att utföra marknadsundersökningar för att avgöra vilka kvalitetsstandarder som bör gälla i din bransch. När du har utarbetat en uppsättning kvalitetsstandarder kan du använda dem som en referenspunkt för kvalitetshantering framöver.

Färdighet som krävs: Konflikthantering

Alla produkter kommer inte att vara av högsta kvalitet efter en omgång i produktionsprocessen. Det kan krävas många designomgångar och några turer tillbaka till ritbordet för att skapa en kvalitetsprodukt som uppfyller standarderna. 

Den här typen av feedback kommer i slutändan att göra din produkt till den bästa versionen av sig själv, men det kan vara svårt att höra i stunden. För att utmärka sig i den här funktionen av verksamhetshantering behöver man utveckla starka strategier för konflikthantering. På så sätt kan du klara av dessa osäkra tider och skapa produkter som imponerar på kunderna.

5. Prognos

Prognoser är inte bara en term för vädret – verksamhetsteam använder också prognoser för att förutse efterfrågan på en produkt. Ditt team kan bemästra prognoser genom att försöka svara på hypotetiska frågor såsom:

• Vad kommer efterfrågan på den här produkten att vara i framtiden?

• Vilken marknadsföring och kampanjer bör vi planera för den här produkten?

• Vilka försäljningsinitiativ bör vi planera för den här produkten?

• Kan vi uppskatta de lagringskostnader vi behöver för lagret?

• Kan vi fastställa kostnaden för inköp och råvaror?

Nödvändig kompetens: Datadrivet beslutsfattande

Datadrivet beslutsfattande kommer att vara till stor hjälp i många funktioner inom verksamhetshantering. Det enda sättet att göra korrekta förutsägelser är att basera dem på fakta. Börja med att göra en prognos av efterfrågan på produkten genom att analysera tidigare trender. Kommunicera sedan prognosresultaten till avdelningsledare så att de kan justera framtida planer i enlighet med detta.

6. Strategi

Strategi är en bred funktion inom verksamhetsledning som kan innefatta verksamhetsplanering, övervakning och analys. Målet med strategisk ledning är att se till att produktionsbeslut överensstämmer med affärsmålen. Företagets affärsmål kan vara att: 

• Prioritera kundnöjdhet.

• Förbättra produktionssystemet. 

• Kontrollera kostnaderna samtidigt som man behåller en konkurrensfördel.

Ditt jobb som verksamhetschef är att hitta sätt att uppfylla företagets Business-mål. Några strategier som du kan använda för exemplen ovan är:

• Analysera lagret: För att prioritera kundnöjdhet börjar du med att analysera lagret. Det kan öka kundnöjdheten genom att säkerställa att du alltid kan möta kundernas efterfrågan. 

• Samarbete mellan team: Mer samarbeteamn kommer att förbättra produktionssystemet eftersom kommunikationen kommer att öka, vilket resulterar i mindre utrymme för fel.

• Prioritera gröna processer: Att byta till mer miljövänliga processer kan spara pengar i det långa loppet och hålla kunderna investerade i ditt varumärke.

Nödvändig kompetens: kritiskt tänkande

Kritiskt tänkande är viktigt för den strategiska funktionen i verksamhetsledningen eftersom det är så man skapar genomtänkta idéer och kopplar dem till grundläggande punkter. När du tänker logiskt igenom koncept kan du utveckla starka strategier. Du kan använda forskning och data för att stödja dina idéer och sedan använda det du har lärt dig för att fatta välgrundade beslut för ditt team. 

7. Hantering av leveranskedjan

Om ditt företag producerar produkter eller tjänster behöver företaget hantera leveranskedjan för inköp, produktion och leverans. Du kanske har en separat avdelning för leveranskedjan, men problem med leveranskedjan som rör intern produktion är något du måste hantera. Leveranskedjan bör flöde på ett cykliskt sätt enligt följande:

1. Råmaterial

2. Leverantör

3. Produktion/tillverkare

4. Distributör

5. Återförsäljare

6. Konsument

Leveranskedjan är cyklisk eftersom du, när du väl har analyserat konsumenternas efterfrågan, kommer att köpa mer råvaror och gå ner i kedjan igen. 

Du behöver inte nödvändigtvis följa vart och ett av de här stegen. Om du till exempel arbetar på ett litet företag kan du skicka produkter eller tjänster direkt till konsumenterna. Det minskar distributions- och detaljhandelskostnaderna, men du måste fortfarande hålla leveranskedjan intakt. Om det finns flaskhalsar i ett steg i leveranskedjan kan det ställa till det i alla andra steg.

Nödvändig kompetens: Problemlösning

Som verksamhetschef måste du organisera, planera och delegera. Men för att ta dina färdigheter ett steg längre måste du också vara en bra problemlösare. Det finns många problemlösningsstrategier du kan studera och ha i din verktygslåda, och dina teammedlemmar kommer att uppskatta dina snabba lösningar när det blir tufft. 

Varför verksamhetsledning är viktigt

Verksamhetshanteringens funktioner är avgörande för alla företag, oavsett om du arbetar inom tillverknings- eller teknikbranschen. Teknikföretag kanske tycker att ekonomi och strategi är viktigare och tillverkningsföretag kanske fokuserar mer på leveranskedjan, men de här sju funktionerna ger en helhetsbild av hur man driver ett internt team.

Företag fattar många beslut genom produktionsprocessen, och verksamhetsteamet fungerar ofta som en förnuftets röst mellan avdelningarna. Utan verksamhetsledning kan avdelningar ha svårt att anpassa beslut till företagets mål, undvika konflikter och hålla verksamheten igång. Verksamhetsledning gör särskilt följande:

• Motiverar teammedlemmar: Verksamhetsteamet motiverar teammedlemmar genom att hålla arbetsplatsen organiserad och förbättra arbetsplatsförhållandena. Teammedlemmarna blir mer motiverade att arbeta när de har en fungerande arbetsmiljö.

• Utnyttja resurser: En annan del av ditt jobb som verksamhetschef är att skapa en budget som använder företagets resurser på ett klokt sätt. Försök att minska kostnaderna när det är möjligt, utnyttja resurser för att passa projektbehov och förhindra att resurser går till spillo.

• Förbättrar samarbetet: Du kan förbättra teamsamarbetet inom din organisation genom att förbättra beslutsfattandet. När du fattar bra beslut skapar du förtroende mellan team, vilket resulterar i att kunder får produkter av högsta kvalitet. 

• Hjälper till att uppnå mål: Du hjälper till att uppnå affärsmål genom att fungera som en kontrollpunkt för stora beslut. När avdelningsledare överväger förändringar eller initiativ bedömer du om deras idéer överensstämmer med företagets mål.

• Förbättrar produktiviteten: Öka produktiviteten genom att göra produktens leveransprocess mer effektiv. Teammedlemmar i organisationen kan slutföra sitt arbete snabbare när du förbättrar produktionen.

Förstå verksamhetsteamet i relation till andra avdelningar

En verksamhetsavdelning kan ta på sig olika roller beroende på företagets storlek och produkten. Om du är ett litet företag kan HR-teamet dela vissa uppgifter med verksamhetsteamet, till exempel ekonomisk planering. Men större tillverkningsföretag har ofta tydliga gränser mellan verksamhet och mänskliga relationer. I den här miljön kommer du troligen att arbeta hand i hand med ett team för hantering av leveranskedjan.

Du kanske undrar varför hantering av leveranskedjan är en av de viktigaste funktionerna för verksamhetsledning om det också är en separat avdelning. Även om dessa två processer vanligtvis är nära sammankopplade fokuserar teamen på något olika prioriteringar.  Traditionellt sett involverar verksamhetsledning den interna delen av produktionen, medan leveranskedjehantering involverar den externa delen. 

Led team mot effektivitet med Asana

Målet med verksamhetsledning är att fatta smartare beslut och effektivisera produktionen. Oavsett om du håller dagliga projekt i fas, övervakar produktkvaliteten eller utvecklar verksamhetsstrategier, kan Asana ge dig det övergripande perspektiv du behöver för att göra allt.