Kostnads-nyttoanalys: 5 steg för att göra bättre val

År 1848 arbetade en fransk teknik vid namn Jules Dupuit på en bro. Som amatörekonom bestämde han sig för att göra ett experiment för att svara på den här frågan: Hur mycket bör regeringen ta ut i vägtullar för att täcka bygg- och underhållskostnader? Det kan låta enkelt, men Dupuit gjorde något oväntat: när han övervägde nettokostnaderna drog han av den sociala nytta som bron skulle ge. 

Att beräkna den sociala nyttan av en bro låter som en gåta, men inte för Dupuit. Han mätte bara hur mycket folk var villiga att betala för att använda den. Sedan, med några snygga beräkningar, kunde han rekommendera ett vägtullbelopp som tog hänsyn till kostnaderna och fördelarna med bron.

Och så föddes kostnads-nyttoanalysen. Processen har förfinats sedan Dupuits tid och används nu mindre för att beräkna broavgifter och mer för att ta reda på om beslut är ekonomiskt genomförbara. Men helhetsbilden förblir densamma – när det gäller beslutsfattande är kostnader och fördelar nyckeln. 

Vad är en kostnads-nyttoanalys? 

En kostnads-nyttoanalys är ett beslutsverktyg som hjälper dig att välja vilka åtgärder som är värda att genomföra. Den ger en kvantitativ bild av en fråga, så att du kan fatta beslut baserat på bevis snarare än åsikter eller fördomar.

Kostnads-nyttoanalyser är särskilt användbara i projektplanering eftersom de jämför den ekonomiska genomförbarheten för nya projekt med deras potentiella avkastning.

Under analysprocessen tilldelar du monetära värden till kostnaderna och fördelarna med ett beslut och drar sedan av kostnaderna från fördelarna för att fastställa nettovinsten. Det resulterande kostnads-nyttoförhållandet hjälper dig att uppskatta den fulla ekonomiska nyttan (eller bristen på sådan) av ditt val så att du kan avgöra om det är en bra idé att gå vidare.

När ska man använda en kostnads-nyttoanalys? 

En kostnads-nyttoanalys fungerar bäst när du vill bestämma om du ska gå vidare med en specifik åtgärd. Det hjälper också när beslutet har tydliga ekonomiska kostnader och fördelar. Det är till exempel lättare att skapa en kostnads-nyttoanalys för att avgöra om ett nytt projekt är genomförbart än att utvärdera om en ny medarbetare skulle passa för teamet. Det beror på att det är svårt att tilldela konkreta ekonomiska kostnader och fördelar till någons erfarenhet och arbetspotential. 

Den här typen av ekonomisk analys tar också lite tid att slutföra, så den är bäst när du står inför ett stort beslut som kommer att påverka ditt team eller projektets framgång. För mindre eller mindre komplexa beslut kan du använda en enklare process som en beslutsmatris. 

Här är några exempel på när man kan använda en kostnads-nyttoanalys: 

• Utveckla en ny verksamhetsstrategi.

• Fatta beslut om resursfördelning eller inköp.

• Besluta om man ska driva ett nytt projekt.

• Jämföra investeringsmöjligheter.

• Mäta den potentiella effekten eller önskvärdheten av nya företagspolicyer.

• Bedöma föreslagna ändringar i företagets struktur eller processer.

Så här gör du en kostnads-nyttoanalys

Att skapa en kostnads-nyttoanalys kan verka överväldigande i början, men vi har förenklat metoden till fem konkreta steg. När du har gått igenom processen en gång kan du anpassa stegen efter ditt specifika projekt eller teamets behov. 

1. Skapa ett ramverk

Skapa först ett ramverk som beskriver målen för analysen, den nuvarande situationen och omfattningen av vad analysen ska innehålla. 

Ramverket bör innehålla följande komponenter: 

Frågan som analysen ska besvara

En framgångsrik kostnads–nyttoanalys börjar alltid med en bra fråga. Det hjälper att vara så specifik som möjligt – till exempel är det lättare att svara på ”Bör vi förbättra vår mobilapp?” än en bredare fråga som ”Vilka produkter bör vi förbättra för att öka antagandet?” 

En översikt över den nuvarande situationen

En översikt ger sammanhang för din analys. Den ger dig en utgångspunkt att arbeta från, så att alla förstår var du kommer ifrån och varför du överväger en förändring. Det här ska ingå i översikten: 

• Bakgrund: En sammanfattning av den nuvarande situationen. 

• Nuvarande resultat: Kvantitativa data för att visa hur det går i den nuvarande situationen.  

• Möjligheter: Alla förbättringsområden från den nuvarande situationen. 

• Prognostiserad framtida prestanda med status quo: Kvantitativa data för att förutsäga hur saker och ting kommer att gå i framtiden om ingenting förändras. 

• Risker med status quo: Vad som kan gå fel om du inte ändrar något. 

Tänk dig till exempel att du försöker bestämma om du ska göra om din mobilapp. Så här kan din översikt se ut: 

• Bakgrund: Vi har en mobilapp och en webbapp. 

• Nuvarande resultat: Vår mobilapp har 100 000 användare och vår webbapp har 400 000 användare.

• Möjligheter: Vi har 300 000 användare som använder webbappen men inte mobilappen. 

• Prognostiserad framtida prestanda med status quo: Användningen av vår webbapp har ökat med 50 % från år till år. Vi räknar med att det kommer att fortsätta och att det kommer att finnas 600 000 användare om ett år. Samtidigt har antagandet av vår mobilapp ökat med 10 % från år till år. Vi räknar med att det kommer att fortsätta och att det kommer att finnas 110 000 användare om ett år. 

• Risker med status quo: Brist på mobiladoption innebär att användarna har mindre flexibilitet. Konkurrenter med bättre mobilappar kan vinna kategorin, medan vårt varumärke kan bli känt för att ha en dålig mobilupplevelse. Utan en effektiv mobilapp går vi miste om ett stort antal potentiella appanvändare. 

När du skapar ett ramverk för en kostnads-nyttoanalys är det viktigt att korrekt uppskatta de förväntade kostnaderna som är förknippade med ditt beslut, inklusive både direkta och indirekta kostnader.

Omfattningen av analysen

Slutligen bör ramverket inkludera omfattningen av lönsamhetsanalysen. Precis som en projektomfattning skapar det här gränser för analysen och beskriver vilken typ av information som ska beaktas i beräkningarna (och vilken som inte ska beaktas). Vanligtvis omfattar omfattningen följande: 

• Den tidsram inom vilken du kommer att uppskatta potentiella kostnader och förväntade fördelar. Du kan till exempel bestämma dig för att begränsa prognoserna till ett år från och med nu. 

• De typer av kostnader och fördelar som du kommer att inkludera (eller utesluta). Du kan till exempel bestämma dig för att inkludera arbetskostnader och resurser, men inte alternativkostnader. 

• Hur du ska mäta kostnader och fördelar. Du kan till exempel tilldela värden för att mäta materiella kostnader såsom arbetskraft och resurser, och tilldela nyckeltal (KPI:er) för att mäta immateriella kostnader eller fördelar såsom varumärkeskännedom. 

2. Lista och kategorisera kostnader och fördelar

Nu är det dags att lista alla kostnader och fördelar med ditt beslut. I det här steget är det bra att samarbeta med intressenter för att dra nytta av deras specifika expertis (till exempel kan IT-teamet uppskatta hur mycket ny programvara skulle kosta). Tänk på beslutet som ett projekt som ska slutföras för att uppnå det föreslagna tillvägagångssättet. Fråga dig själv vilka resurser du behöver (t.ex. material eller arbetskraft) och vad resultaten av ditt beslut kommer att bli (t.ex. ytterligare intäkter). 

När du listar kostnader och fördelar sorterar du dem i följande kategorier. I nästa steg uppskattar du beloppen för var och en av de här punkterna.  

Typer av kostnader

• Direkta kostnader: Kostnader i samband med tillverkningen av din produkt, tjänst eller projekt. Det här är vanligtvis material, utrustning eller arbetskraft som du behöver för att genomföra ditt föreslagna tillvägagångssätt. Det kan till exempel vara den direkta kostnaden för att uppdatera din mobilapp: produktteamets arbetstimmar, ett kontrakt med ett företag som testar användarupplevelsen och ny utvecklingsprogramvara. 

• Indirekta kostnader: Fasta kostnader som inte är direkt kopplade till produktionen. Det här är vanligtvis löpande omkostnader som du behöver för att driva ditt företag, såsom hyra, el och vatten eller transportkostnader. Det kan till exempel vara de indirekta kostnaderna för att skapa en ny mobilapp: internet för ditt distansutvecklingsteam, plus prenumerationer på ny utvecklings- och samarbetsprogramvara.

• Immateriella kostnader: kostnader som du inte kan tilldela ett belopp i kronor, såsom påverkan på varumärkesuppfattning eller kundnöjdhet. Det kan också inkludera alternativkostnader, som är förlorade möjligheter när du fattar ett beslut i stället för ett annat. Du kan till exempel inkludera den här immateriella kostnaden för ditt projekt för att skapa en app: minskad tillfredsställelse för potentiella datoranvändare. Det är en alternativkostnad eftersom du väljer att uppgradera din mobilapp i stället för att skapa en skrivbordsapp. 

• Kostnader för potentiella risker: Kostnader i samband med oväntade hinder. Med andra ord, vad du behöver lägga pengar på om en oförutsedd händelse får projektet att spåra ur. Tänk på motgångar som du skulle inkludera i ett projektriskregister, såsom datasäkerhetsöverträdelser, schemaläggningsförseningar eller oplanerat arbete. Du kan till exempel lista följande potentiella kostnader för ditt mobilapp-projekt: övertidsersättning för oplanerat arbete, datasäkerhetsteamets arbetstimmar för att lösa oförutsedda integritetsproblem med appen och skyndsamhetsavgifter för att kompensera för schemaläggningsförseningar. 

När du listar konkreta kostnader (som direkta och indirekta kostnader) följer du samma process som när du skapar en projektbudget. Tänk på alla uppgifter som behöver slutföras för att följa upp beslutet och lista sedan de resurser som krävs för varje leverans. För immateriella kostnader måste du vara lite mer kreativ. Om du fastnar kan du titta på liknande projekt som har slutförts tidigare för att se vilken typ av inverkan de hade. 

Typer av fördelar

• Direkta fördelar: Fördelar som du kan mäta med ett valutavärde, till exempel de intäkter du får från ett projekt. Det kan till exempel omfatta intäkter från nya prenumerationer på mobilappar. 

• Indirekta fördelar: Fördelar som du kan uppfatta men inte mäta med valutavärden. Det kan till exempel omfatta ökad kundnöjdhet och förbättra varumärkeskännedom.

3. Uppskatta värden

Nu är det dags att uppskatta värdet av varje kostnad och nytta du har listat. Det är enklast för konkreta kategorier som du kan tilldela ett specifikt belopp, till exempel direkta kostnader, indirekta kostnader och direkta fördelar. För immateriella kategorier som immateriella kostnader och indirekta fördelar kan du tilldela KPI:er i stället för monetära enheter. Du kan till exempel mäta kundnöjdheten genom att spåra kundbortfallet (hur snabbt kunderna slutar använda din tjänst). Om du kan, använd samma KPI:er för både kostnader och fördelar så att du enkelt kan jämföra dem senare. 

Vi kan inte förutse framtiden, så det här är i slutändan bara uppskattningar. För att göra dina beräkningar så exakta som möjligt kan du försöka jämföra kostnader och fördelar från liknande projekt som du har slutfört tidigare. Gamla projekt är en guldgruva med historiska data och lärdomar. De kan hjälpa dig att se det verkliga ekonomiska värdet av tidigare kostnader och fördelar – plus eventuella punkter eller omständigheter som du kanske har förbisett. Ett projekthanteringsverktyg kan göra det här steget enkelt. Eftersom all projektinformation och kommunikation finns på ett och samma ställe kan du enkelt se tillbaka på tidigare initiativ. 

4. Analysera kostnader kontra fördelar

Nu är det dags för den roliga delen: den faktiska analysen av kostnader och fördelar. Innan du börjar är det bra att känna till några viktiga termer: 

• Totala kostnader: summan av alla kostnader.

• Totala fördelar: summan av alla fördelar.

• Nettokostnad och -fördel: totala fördelar minus totala kostnader. Det kallas också nettofördelar. 

• Nettonuvärde (NPV): skillnaden mellan nuvärdet av kassaflöden och nuvärdet av kassaflöden över en tidsperiod. Enkelt uttryckt är nettonuvärdet ett mer dynamiskt sätt att mäta nettokostnad och -fördelar, eftersom det inkluderar hur nettokostnaden och -fördelarna kommer att förändras över en tidsperiod. 

• Internränta (IRR): Beräknar lönsamheten för en investering genom att fastställa den årliga avkastning som gör att det totala värdet av alla kassaflöden (positiva och negativa) från investeringen blir noll. 

• Kostnads-nyttoförhållande: Representerar det övergripande förhållandet mellan kostnader och nytta under en tidsperiod. Det är i huvudsak den föreslagna totala kontantförmånen dividerat med de föreslagna totala kontantkostnaderna, men för att göra beräkningen mer dynamisk beräknar man nettonuvärdet av kostnader och fördelar under projektets föreslagna livslängd. Om förhållandet mellan fördelar och kostnader är större än ett innebär det att fördelarna överväger kostnaderna. 

• Diskonteringsräntor: Används för att uppskatta hur värdena på dina kostnader och fördelar kommer att förändras under en lång tidsperiod, till exempel hur de kan påverkas av inflationen. Med andra ord är diskonteringsräntor i huvudsak en ränta som du tillämpar på kostnader och fördelar som kommer att uppstå i framtiden, så att du kan omvandla dem till deras nuvärde. På så sätt kan du mer exakt uppskatta vad tidsvärdena för framtida  kostnader och fördelar skulle vara värda idag. 

• Känslighetsanalys: Avgör hur osäkerhet påverkar dina beslut, kostnader och vinster. Du kan till exempel använda en känslighetsanalys för att jämföra de värsta och bästa scenarierna för ditt beslut. Om det värsta scenariot har fler kostnader än fördelar kan du undersöka strategier för att minska några av dessa risker. 

Det är många svåra termer, men låt dig inte skrämmas. Om du inte vill inkludera mer komplexa beräkningar som nettonuvärde, nyttokostnadsförhållande, diskonteringsräntor och känslighetsanalys behöver du inte göra det. För att hålla det enkelt kan du helt enkelt beräkna din nettokostnad och nöja dig med det. 

Om du använde KPI:er för att mäta immateriella kostnader och fördelar kan du jämföra dem separat. Det finns ett par olika sätt att analysera nyckeltal: 

• Om du har samma KPI:er för kostnader och fördelar kan du subtrahera kostnaderna från fördelarna för att beräkna nettovinsterna. Om du till exempel uppskattar en ökning av kundbortfallet på 5 % på grund av ditt beslut att inte lansera en skrivbordsapp och en minskning av kundbortfallet på 20 % på grund av din nya mobilapp, skulle du få en minskning av kundbortfallet på 15 %. 

• Om du har olika KPI:er för kostnader och fördelar kan du jämföra var och en med status quo. Du kan till exempel jämföra den förväntade med den nuvarande kundbortfallsgraden och den förväntade med den nuvarande införandegraden. Det ger dig en bättre uppfattning om omfattningen av kostnaderna och fördelarna, men i slutändan måste du fatta ett subjektivt beslut om hur mycket du värderar varje KPI. Därför är det bättre att använda samma mätmetod för kostnader och fördelar så att du kan jämföra dem mer exakt. 

5. Ge rekommendationer

Nu när kostnads-nyttoanalysen är slutförd (hurra!) kan du göra en rekommendation. Här är några faktorer att tänka på när du fattar ditt beslut: 

• Om din nettokostnad är positiv innebär det att fördelarna med projektet överväger kostnaderna. Det är dock viktigt att ta hänsyn till storleken på nettokostnaden – om den är för liten kanske du inte får mycket nytta av all insats du lägger ner. I så fall kan det vara bra att överväga ett alternativt beslut. 

• Om din nettokostnad är negativ betyder det att projektkostnaderna är större än fördelarna. I det här fallet är det bra att överväga vilka de största kostnaderna är. Finns det ett annat tillvägagångssätt som skulle minska några av de extra kostnaderna? 

• Om du använde KPI:er för att mäta immateriella kostnader och fördelar måste du överväga dem utöver din nettokostnad. Om din nettokostnad och nytta till exempel var relativt liten men du beräknade en stor minskning av kundbortfallsgraden, kan det vara värt att gå vidare med ditt mobilapp-projekt. 

Exempel på kostnads-nyttoanalyser

Kostnads-nyttoanalys ger värdefulla insikter genom att kvantifiera och jämföra för- och nackdelar med olika val. Här är tre praktiska exempel som visar hur en kostnads-nyttoanalys kan tillämpas i tre olika scenarier.

Exempel på kostnads-nyttoanalys 1: Implementering av ny programvara i ett litet företag

Beslutet att uppgradera programvarusystem i ett litet företag är ett klassiskt fall för en kostnads-nyttoanalys.

• Å ena sidan finns det den initiala ekonomiska kostnaden och utbildningskostnaderna för anställda.

• Å andra sidan inkluderar fördelarna förbättrad effektivitet, snabbare kundservice och långsiktiga besparingar.

Genom att kvantifiera dessa faktorer kan ett Business avgöra om en investering i ny teknik kommer att ge en gynnsam avkastning på investeringen.

Exempel på kostnads-nyttoanalys 2: Bedömning av effekterna av nya miljöbestämmelser

Ett tillverkningsföretag står inför nya miljöbestämmelser som kräver betydande förändringar i dess processer.

Kostnads-nyttoanalysen innebär här att man jämför de initiala kostnaderna för att ändra utrustning och arbetsflöden med de långsiktiga fördelarna, till exempel:

• Minskad miljöpåverkan

• Efterlevnad av lagkrav

• Potentiella förbättringar av den offentliga bilden

Den här analysen hjälper beslutsfattare att förstå om fördelarna med att följa de nya bestämmelserna uppväger de kostnader som är förknippade med dem.

Exempel på kostnads-nyttoanalys 3: Utvärdering av en utbyggnad av kollektivtrafiken i städer

En grundlig kostnads-nyttoanalys är avgörande när en stad överväger att utöka sitt kollektivtrafiksystem. 

Det innebär att man beräknar de direkta kostnaderna för bygg- och driftskostnader mot fördelarna, inklusive:

• Minskade trafikstockningar

• Lägre föroreningsnivåer

• Förbättrad tillgänglighet för invånare.

Genom att bedöma dessa faktorer kan staden avgöra om projektets långsiktiga fördelar motiverar den betydande initiala investeringen.

För- och nackdelar med kostnads-nyttoanalys

Att förstå både fördelarna med kostnadsanalys och dess begränsningar är viktigt för beslutsfattare. Låt oss titta på vad som gör kostnads-nyttoanalys till ett kraftfullt, men inte alltid enkelt, verktyg.

Fördelar med kostnadsanalys

• Effektivisera beslutsprocesser: Kostnads-nyttoanalys hjälper till att förenkla komplexa beslut genom att översätta dem till kvantifierbara termer. Det här tillvägagångssättet är särskilt användbart i scenarier där avkastning på investeringar och kostnadseffektivitet är viktiga överväganden.

• Avslöja förbisedda kostnader och fördelar: Vissa fördelar eller kostnader är inte omedelbart uppenbara, men en grundlig kostnads-nyttoanalys gör dem tydliga och garanterar en grundlig utvärdering.

• Betona en datacentrerad metod: Genom att fokusera på kvantifierbara data, såsom uppskattade kostnader och prognostiserade fördelar, främjar kostnads-nyttoanalys objektivitet och minskar påverkan av subjektiva fördomar.

Begränsningar i kostnads-nyttoanalysen

Kostnads-nyttoanalys är ett praktiskt verktyg för datadrivet beslutsfattande. Men som alla uppskattningstekniker är den inte perfekt. När du bestämmer dig för att använda en kostnads-nyttoanalys eller en annan beslutsprocess bör du tänka på följande begränsningar: 

• Intäkter och kassaflöde kan vara oförutsägbara på grund av förändrade marknadsförhållanden.

• I vissa fall kan kostnaderna eller fördelarna med ett projekt eller beslut inte återspeglas direkt i belopp. 

• Värde är subjektivt när du använder KPI:er för att mäta immateriella kostnader och fördelar. 

• Det kan vara svårt att förutsäga alla potentiella risker. 

• En kostnads-nyttoanalys kräver ett betydande tidsåtagande för att slutförd. 

• Prognosens noggrannhet minskar för projekt som sträcker sig över en längre period, vilket påverkar analysens tillförlitlighet.

• Komplexiteten i att korrekt förutsäga varje variabel, såsom framtida kostnader och immateriella fördelar, utgör en utmaning.

• Kostnads-nyttoanalysens effektivitet beror på hur korrekta de uppgifter som används är. Vilseledande eller felaktiga data kan leda till felaktiga slutsatser.

Om du kommer fram till att en kostnads-nyttoanalys inte är rätt för din situation kan du överväga att skapa en beslutsmatris eller en beslutsträdsanalys i stället. 

Fatta beslut som räknas

En kostnads-nyttoanalys hjälper dig att använda data för att fatta bästa möjliga beslut. Det innebär att du kan sluta singla mynt och välja dina alternativ med självförtroende. 

Att skapa en kostnads-nyttoanalys kan verka som ett projekt i sig, särskilt om du arbetar med flera intressenter för att få jobbet gjort. Innan du sätter igång kan du överväga att använda ett projekthanteringsverktyg för att samordna arbetet. Med Asana kan du skapa och tilldela uppgifter, organisera arbetet och kommunicera med intressenter direkt där arbetet sker. Du kan också kartlägga hela projektet för kostnads-nyttoanalysen och spara det som en mall för framtida användning.