Vad är en uppskattningsmetod? 6 tekniker för projektplanering

Precis som att veta om man ska packa för sol eller snö kan det rädda dig från att göra några obekväma misstag om du beräknar kraven för ett projekt innan du implementerar det. Om du tyckte att det var pinsamt att bära bikini i en snöstorm kan du prova att berätta för din chef att du behöver en förlängning av en deadline för en kritisk leverans eller be om några extra tusen dollar för att slutföra projektet. 

Metoder för projektuppskattning kan hjälpa dig att undvika överraskningar när du planerar dina projekt. Även om det är omöjligt att förutse alla tänkbara scenarier kan du och dina intressenter känna er trygga i att ni har allt som behövs för att projektet ska bli en framgång. 

Vad är metoder för projektuppskattning?

Metoder för projektuppskattning är tekniker som hjälper dig att korrekt uppskatta tiden, kostnaden och resurserna som krävs för att slutföra ett projekt. Även om en korrekt uppskattning kan verka vara en motsägelse i sig, behövs beräkningarna för att säkerställa att du, ditt team och eventuella projektintressenter är överens om vad som behövs innan ett projekt börjar.

Så här använder man uppskattningsmetoder inom projekthantering

Korrekta uppskattningar är avgörande för en sund projektplanering. Men under de tidiga faserna av en projektlivscykel kanske du inte har en exakt uppfattning om alla projektkrav. 

Använd uppskattningsmetoder för att göra ungefärliga beräkningar av vad som behövs för att slutföra ett projekt framgångsrikt. Traditionellt sett implementerar en projektledare de här metoderna direkt efter projektets initieringsfas för att dokumentera förväntade projektbegränsningar. Men om saker och ting inte går enligt planerna kan du alltid gå tillbaka till metoderna för att uppdatera dina uppskattningar. 

Uppskattningsmetoder för agil projekthantering

Till skillnad från traditionell projektplanering använder agila projekt en iterativ metod för att leverera ett projekt i korta sprintar. På grund av den här strukturen kommer projektet att gå igenom en inledande prognosfas för att fastställa projektets funktioner och krav, och sedan göras en ny prognos under varje sprint. För att införliva projektuppskattning i ert agila arbetsflöde kan ni använda de här uppskattningsteknikerna under sprintåterblicken för att uppdatera projektkraven baserat på resultaten från den senaste sprinten. 

De tre begränsningarna i projekthantering

Med tekniker för projektuppskattning kan du göra en ungefärlig uppskattning som anpassar sig till de tre huvudsakliga projektrestriktionerna: kostnad, omfattning och tid. 

Du måste balansera de här tre delarna i varje projekt, och det kan vara utmanande eftersom de alla påverkar varandra. Till exempel kan projektet bara hållas inom omfattningen om budgeten och tidsfördelningen förblir stabila. Om du vill lägga till en annan produktfunktion eller annonskampanj som du inte diskuterade i planeringsfasen, öka din tid och budget för att ta hänsyn till din större omfattning. 

Kostnad

Kostnadsbegränsningar inkluderar den totala projektbudgeten och andra ekonomiska resurser som krävs för att slutförd jobbet. Om du inte har tillräckligt med pengar för att slutföra projektet kommer det att misslyckas. Därför är det viktigt att göra en korrekt uppskattning av projektets kostnad i ett tidigt skede. Många team använder också en mall för kostnadsjämförelse för att utvärdera leverantörer, produktpriser eller budgetsituationer sida vid sida innan de slutför uppskattningarna.

Här är några punkter som kan påverka den totala kostnaden:

• Utrustning

• Löner

• Installationer

• Reparationer

• Material

Kostnadshantering är inte en engångsuppgift. Under hela projektet bör du hålla ett öga på hur väl du håller dig till din föreslagna budget. Det är också viktigt att vara flexibel när det gäller ändringar som kan påverka kostnaden. 

Omfattning

Projektomfattning avser de exakta resultaten, målen och leveranserna som ingår i projektet. Omfattningen är tekniskt sett inte en uppskattning, men intressenter kan förvänta sig att se risker och toleransintervall för omfattningen när de planerar projektet. 

Om du till exempel har pengar eller tid kvar efter att de obligatoriska leveranserna är slutförda kan du lägga till några ytterligare leveranser innan projektet avslutas. Det motsatta gäller också – om du upptäcker att du börjar få slut på tid eller pengar vill du veta vilka leveranser som inte är nödvändiga att slutföra i förväg.

Projektomfattningen är helt beroende av tid och kostnad, vilket innebär att du behöver mer av båda när omfattningen växer. På grund av det måste du vara medveten om omfattningskrypning och skapa detaljerade projektplaner i förväg för att förhindra det. 

Tid

Tidshantering spelar en stor roll i projektplanering. Tidsbegränsningar avser den tid som krävs för att slutföra varje uppgift i ett projekt. Under planeringsfasen måste du kunna uppskatta både projektets varaktighet och de enskilda uppgifter som behövs för att slutföra projektomfattningen. 

Du bör också ta hänsyn till potentiella förseningar, risker och osäkerheter för att ge intressenterna ett så korrekt tidsintervall som möjligt. Ge dig själv lite andrum när saker och ting inte går som planerat – och tänk på att projektet inte kommer att misslyckas om du måste göra om planeringen. 

Andra projektbegränsningar

Även om de kanske inte ingår i de tre begränsningarna för projekthantering, kan risk-, resurs- och kvalitetsbegränsningar dyka upp under hela projektets livscykel. 

Risk

Projektrisker är oväntade händelser som kan påverka projektet. Schemaläggningsfel, förseningar från entreprenörer, brist på kommunikation och omfattningskrypning är alla exempel på projektrisker att överväga i planeringsfasen. 

Men "oväntat" är inte alltid dåligt. Vissa risker kan ha en positiv inverkan på dina projekt, till exempel godkännanden för ett bidrag eller utvecklingen av en ny teknik som sparar dig värdefull tid.  

Resurser

Projektresurser är de saker du behöver för att få projektet gjort, till exempel personer, material, programvara, entreprenörer och mycket mer. 

Resurs- och kostnadsbegränsningar går hand i hand eftersom resurser helt enkelt kostar pengar. Utan korrekt resurshantering kan projektet drabbas av förseningar, minskad kvalitet och ett överskott av resurser, vilket i slutändan leder till högre kostnader. 

Kvalitet

Projektkvalitet är måttet på hur väl projektleveranserna uppfyller förväntningarna. Projekt som måste uppfylla kvalitetsstandarder, som obligatoriska säkerhetsföreskrifter, kan behöva mer pengar, tid och resurser än projekt med färre krav. 

Det finns dock aspekter av ett projekt som inte är relaterade till ovanstående begränsningar som kan påverka kvaliteten. Det kan till exempel vara brist på kommunikation, för många projektändringar, brist på nödvändiga färdigheter och mycket mer. 

Olika typer av uppskattningsmetoder

Beroende på ditt scenario kan en uppskattningsmetod vara mer användbar än en annan. Läs vidare för att ta reda på hur varje typ av teknik kan hjälpa dig att planera för projektets framgång.

1. Uppskattning uppifrån och ned

När projektets omfattning har identifierats delar uppskattningsmetoden uppifrån och ned projektet i olika faser, arbete och uppgifter, beroende på projektets uppdelade arbetsstruktur. 

Med den här uppskattningstekniken kan primära intressenter med ambitiösa visioner skapa en övergripande tidslinje eller budget för ett projekt utan att känna till alla detaljer. Planen kan sedan delas upp i mindre delar och detaljerna kan överlåtas till andra som har mer kunskap om projektspecifika detaljer. 

Låt oss säga att företaget planerar att lansera en ny produkt inom de närmaste sex månaderna. Det skulle involvera nästan alla teammedlemmar, från utvecklare till marknadsförare. Eftersom du känner till den övergripande tidslinjen kan du dela upp projektet i mindre faser med separata tidslinjer som tilldelas enskilda team. 

2. Bottom-up-uppskattning

Till skillnad från uppskattning uppifrån och ned tittar metoden för uppskattning nedifrån och upp på projektets enskilda faser först för att definiera den övergripande tidslinjen eller kostnaden. 

Bottom-up-uppskattning föredras ofta framför top-down-uppskattning eftersom de som utför arbetet är samma personer som fastställer tidslinjen och budgeten. Det leder också sannolikt till mer exakta uppskattningar. 

Om du tittar på exemplet ovan igen kanske du undrar hur ledningsgruppen bestämde sig för en tidslinje på sex månader för en produktlansering. Om ledningen hade rådfrågat varje enskild avdelning först hade de kanske dragit slutsatsen att åtta månader var en mer realistisk tidslinje. 

Även om bottom-up-uppskattning inte alltid är ett alternativ när man har ont om tid eller pengar, föredrar chefer vanligtvis det framför top-down-uppskattning. Men även om den här metoden är mer exakt tar den lite längre tid att sätta ihop. 

3. Trepunktsuppskattning

Trepunktsuppskattningsmetoden tar i genomsnitt tre siffror för att bestämma hur mycket arbete som behövs för en enskild uppgift:

• Din bästa gissning

• Din optimistiska uppskattning.

• Din pessimistiska uppskattning.

Den här tekniken kombineras ofta med bottom-up-metoden för att skapa ännu mer exakta uppskattningar. 

Låt oss till exempel säga att du planerar utvecklingsfasen för din produkt. Om allt går enligt planerna bör du ha en betaversion inom tre veckor – det är din bästa gissning. Om teamet kan få godkännanden för bättre programvara kan utvecklingen ta så lite som två veckor – en optimistisk gissning. Men om de stöter på flera felmeddelanden eller funktionsfel kan uppgiften ta upp till fem veckor – den pessimistiska uppskattningen. 

Genom att ta genomsnittet av tre, två och fem veckor kan du rimligen förutsäga att uppgiften kommer att ta ungefär tre och en halv vecka.

4. Analogisk uppskattning

Den analoga eller jämförande uppskattningstekniken jämför liknande tidigare projektkrav för att skapa en uppskattning för ditt nuvarande projekt. Kombinera den här metoden med uppifrån-och-ner-tekniken för att dela upp det övergripande projektet i separata faser.

Låt oss titta på vår produktlansering igen. Om du tidigare har lanserat en liknande produkt som tog åtta månader att slutförd, kan du rimligen förvänta dig att det här projektet tar åtta månader. Med en övergripande tidslinje på åtta månader kan du börja dela upp projektet i mindre uppgifter.

Använd analog uppskattning när du har lite eller ingen information om ditt nuvarande projekt. Inget projekt är det andra likt, men jämförande uppskattning kan fortfarande ge dig och ditt team en ungefärlig uppfattning om vad som krävs.

5. Parametrisk uppskattning

Parametrisk uppskattning använder också historiska data från liknande projekt, men försöker justera för skillnader mellan tidigare och nuvarande projekt. 

Den här uppskattningstekniken använder en uppsättning algoritmer för att beräkna uppskattningen. Låt oss säga att det tog ditt marknadsföringsteam fyra veckor att utveckla en kampanj för den senaste produktlanseringen. Det var för ett år sedan och ditt team är nu dubbelt så stort. Om alla i teamet är involverade i kampanjen kan man anta att det bara tar två veckor den här gången att slutföra samma uppgift.

6. Expertbedömning

Expertbedömning är ofta den snabbaste och enklaste tekniken och förlitar sig på en experts magkänsla för att uppskatta projekt.

Den här metoden tar hänsyn till skicklighet, expertis och specialkunskaper när man gör en uppskattning. Du kan behöva samarbeta med andra medlemmar i teamet, projektintressenter, konsulter eller ämnesexperter för att få den information du behöver.

Expertbedömning är en användbar teknik om det är viktigt för dig att utvärdera riskhantering eller projektmöjligheter. Var dock medveten om fördomar, såsom överdrivet självförtroende, som kan snedvrida dina data.

Se till att du har koll på allt

Att ha en korrekt uppskattning av vad som krävs för att slutföra projektet hjälper dig att undvika överraskningar längs vägen. Även om du inte kan ta hänsyn till allt är det viktigt att ha en uppskattning av tid, omfattning och kostnad innan du utvecklar din implementeringsplan för att projektet ska bli framgångsrikt.

Programvara för projektplanering kan hjälpa dig att hålla dig i fas när du hanterar projektbegränsningar och uppgifter. Att använda onlineprogramvara för att hantera budget, deadlines, scheman och resurser innebär att du kan redigera i realtid, vilket hjälper dig att vara flexibel när saker och ting inte alltid går som planerat.