6 tekniker för en korrekt projektuppskattning

När du lagar middag till familjen har du en liten grupp hungriga människor som undrar när det är dags att äta. Du vet att du måste förbereda grönsaker, förvärma ugnen och duka bordet. Hur berättar du för din familj hur länge de behöver vänta?

Att uppskatta hur lång tid det kommer att ta att slutföra något är en viktig del av både middagsförberedelser och projekthantering. Båda kräver korrekt information och kommunikation med intressenter – ju mer korrekt uppskattningen är, desto nöjdare blir intressenterna.

Vad är projektuppskattning?

En projektuppskattning är en välgrundad förutsägelse för tiden, kostnaden och resurserna som ett projekt kommer att behöva från början till slut. De flesta projektuppskattningar använder tidigare information för att göra en välgrundad förutsägelse. Informationen kan till exempel innehålla tidslinjer och budgetar från liknande projekt, tidigare erfarenheter av projektuppskattningar och tidigare krav från intressenter.

Intressenthantering och kravhantering är oerhört viktiga delar av projektuppskattningen, eftersom du behöver veta exakt vilka krav som är nödvändiga för att slutföra ett projekt. Behöver dina intressenter till exempel slutresultatet senast ett visst datum? Finns det några projektbegränsningar eller krav som är nödvändiga för att säkerställa att det blir en framgång? All den här informationen hjälper dig att skapa en korrekt projektuppskattning. 

Projektuppskattning är viktigt för projektledare eftersom det hjälper till att fastställa projektomfattningen. En projektomfattning hjälper sedan projektets teammedlemmar att förstå vilka leveranser som ska slutföras, vem som arbetar med vilka uppgifter och eventuella deadliner. 

Så här skapar man korrekta projektuppskattningar

Uppskattningsprocessen börjar med samma verktyg: projekthanteringstriangeln. Projekttriangeln består av tre huvudsakliga variabler:

• Kostnad

• Omfattning

• Tid

Tanken är att varje projekt kräver en perfekt balans mellan alla tre variabler. Om du måste öka en del av triangeln måste något annat ändras för att projektet ska förbli balanserat. Om projektomfattningen till exempel ökar måste ofta kostnaden eller tiden öka också. Om ett projekts tid minskar måste antingen omfattningen eller kostnaden öka för att balansera det.

Projekttriangeln är en viktig del av projektuppskattningsprocessen. På grund av förhållandet mellan de tre variablerna kan du uppskatta den tredje variabeln om du har tillräckligt med information om de andra två variablerna. 

6 vanliga metoder för projektuppskattning

Om du inte kan uppskatta ett projekt med hjälp av en projekttriangel kan du prova de här sex uppskattningsteknikerna. De här teknikerna hjälper dig att få fram tillräckligt med information för att göra en korrekt uppskattning. 

1. Uppskattning uppifrån och ned

Strategin för uppskattning uppifrån och ned uppskattar en total tid för ett projekt och delar sedan upp projektet i mindre faser och uppgifter baserat på den uppskattade sluttiden. Den här uppskattningstekniken används ofta tillsammans med projekthanteringsstrategin för uppdelad arbetsstruktur (WBS). WBS-strategin hjälper till att dela upp större leveranser i mindre underuppgifter. 

Uppskattning uppifrån och ned i praktiken

Om du tänker på ett projekt som en pizza är uppifrån-och-ner-uppskattning som att dela upp pizzan i mindre bitar.

Om ditt team har en deadline för att slutföra ett projekt inom ett kalenderår tar du tidslinjen på ett år och delar upp projektet i olika delar med viktiga milstolpar däremellan. Ett produktutvecklingsteam ska till exempel lansera en ny produkt inom ett kalenderår. projektledaren kommer att sätta upp viktiga milstolpar, såsom att slutföra produktens wireframe, alfaversion, produkttestning och det slutliga lanseringsdatumet inom det kalenderåret. 

Om vi använder pizzaanalogin är varje avsnitt i projektet en "bit" och hela projektet från början till slut är hela pizzan.

2. Bottom-up-uppskattning

En bottom-up-uppskattning är motsatsen till en top-down-uppskattning. I stället för att veta hur lång tid projektet kommer att ta och sedan dela upp det i mindre uppgifter, tittar bottom-up-uppskattning på hur lång tid varje mindre uppgift kommer att ta och lägger ihop dem för att uppskatta den slutliga projektdeadlinen. 

Den här tekniken liknar kritiska linjen-metoden. Den största skillnaden mellan de två är dock att bottom-up-uppskattning tar hänsyn till varje enskild uppgift som ett projekt kräver, medan kritiska linjen-metoden bara tittar på de väsentliga uppgifter som behöver slutföras.

Nedifrån-och-upp-uppskattning i praktiken

För att fortsätta med den tidigare pizzaanalogin innebär bottom-up-uppskattning att man tar alla delar av pizzan för att räkna ut hur stor den slutliga pizzan är. 

Du har i uppdrag att utveckla en marknadsföringswebbplats för e-handel och kunden vill veta ungefär hur lång tid det kommer att ta. Som projektledare listar du alla uppgifter som krävs för att slutföra projektet och summerar sedan den beräknade tiden för varje uppgift för att komma fram till den slutliga beräknade tidslinjen för kunden.

3. Trepunktsuppskattning

Trepunktsuppskattning kan göra en bottom-up-uppskattning mer exakt. Den här tekniken tar genomsnittet av tre olika varianter av en bottom-up-uppskattning: den mest optimistiska tidslinjen, den mest pessimistiska tidslinjen och den mest troliga tidslinjen för att komma fram till den slutliga tidsuppskattningen för projektet. Du kan hitta de här tre uppskattningarna med hjälp av ett PERT-diagram.

Ett team kan till exempel ha tre uppskattningar för sitt projekt: 10 dagar för den mest optimistiska tidslinjen, 14 dagar för det troliga resultatet och 30 dagar för det mest pessimistiska resultatet. När man räknar ut genomsnittet av de här tidslinjerna blir det ungefär 21 dagar. 

4. Analogi

Analoga uppskattningar tittar på tidigare projekt och identifierar specifika detaljer som liknar det nuvarande projektet. Informationen från tidigare projekt tillämpas sedan på det nuvarande projektet. Sedan uppskattar projektledaren, baserat på likheter och skillnader, kostnad, omfattning och tid för det nuvarande projektet. 

Ett team som utvecklar webbplatser kan till exempel få i uppgift att uppdatera webbplatsen för en ny produkt. De kan se tillbaka på senaste gången de uppdaterade webbplatsen med en produkt och använda det för att uppskatta tidslinjen för det här projektet.

5. Parametrisk uppskattning

Parametrisk uppskattning använder historiska data från tidigare projekt för att uppskatta någon del av ett projekt, inklusive resurser, budget, utrustning och projekttidslinje. Parametrisk uppskattning används ofta i kombination med analog uppskattning för att komma fram till en mer exakt uppskattning. Det beror på att både historiska data och erfarenhet beaktas för att skapa en mer korrekt uppskattning. 

Tänk dig till exempel att du är en it-projektledare och att din uppgift är att installera en viss programvara på 150 olika enheter. Eftersom du vet att installationsprocessen tar cirka 10 minuter på en enhet, skulle du använda den uppskattningen och multiplicera den med 150 för att få en uppskattning av hur lång tid processen skulle ta. 

6. Expertbaserad uppskattning

Den här uppskattningsmetoden är helt baserad på projektledarens erfarenhet. Mycket erfarna projektledare kan veta hur lång tid en viss typ av projekt kommer att ta eftersom de har slutfört ett liknande projekt många gånger tidigare. Om du funderar på att använda en expertbaserad uppskattning är det bäst att diskutera det med någon som är expert inom sitt område. Annars är det bäst att använda den här tekniken i kombination med andra uppskattningsmetoder.

Till exempel kan en webbutvecklare ha börjat bygga webbplatser redan i början av 2000-talet. Med över 20 års erfarenhet vet webbutvecklaren exakt hur lång tid det tar att bygga en enkel webbplats, baserat på alla webbplatser som har slutförts tidigare. 

Varför uppskattning är viktigt för projekthantering

Uppskattningar är en nödvändig del av projektplaneringsprocessen. Nästan alla typer av projekt, från agila projekt till mer linjära vattenfallsprojekt, kan dra nytta av projektuppskattning. Här är anledningen.

Uppskattningar håller teamet i fas

Ett vanligt sätt för projektledare att hålla igång projekten är att se till att teamen följer uppskattningarna så mycket som möjligt. Eftersom de vet exakt hur mycket tid, budget och resurser de har tillgång till för en viss fas av ett projekt kan de hjälpa teamet att hålla sig inom dessa gränser.

När projektledare, teammedlemmar och intressenter är medvetna om projektets uppskattning kan alla hålla varandra ansvariga. För att det ska fungera är det viktigt att dela projektuppskattningen på en central plats, till exempel en digital programvara för projekthantering. 

Kräver en projektplan innan projektet startar

För att göra en korrekt projektuppskattning måste en projektledare först identifiera de viktigaste uppgifterna som måste slutföras innan projektet faktiskt startar. Det innebär att projektledare tydligt identifierar den kritiska linjen och de viktigaste beroendena innan projektet startar. Att fastställa den kritiska linjen ger dig också en översikt över vilka uppgifter som behöver slutföras och vilka resurser du behöver för att slutföra dem.

Att ha all den här informationen innan ett projekt börjar kan hjälpa till att förhindra förvirring. Om en projektmedlem har frågor eller är osäker på vad som händer härnäst kan hen hänvisa till projektplanen som upprättades under uppskattningsfasen. 

Hjälper till att minska risker

Projektuppskattningar kan hjälpa projektledare att minska risker när projektet fortskrider. Att fastställa en tydlig tidslinje innan projektet startar är ett bra sätt för teamet att referera till projektets tidslinje och budget. För att minska risken kan du lägga till lite extra tid, budget och resurser i projektplanen för att förhindra att projektet överskrider deadlinen eller budgeten.

Om teamet råkar stöta på problem kan man snabbt anteckna problem och lösningar i en problemlogg och hjälpa till att vägleda teamet tillbaka till planen som skapades under uppskattningsprocessen. Projektuppskattningen och den kritiska linjen kan användas tillsammans som en referenspunkt så att projektteamet förstår var de befinner sig i projektprocessen.