A 6-step guide to requirements gathering for project success

Kravinsamling kan verka självförklarande, men får sällan den uppmärksamhet den förtjänar. Det är en enkel uppgift som ofta förbises, precis som att stretcha innan träningen eller borsta tänderna innan du går och lägger dig. 

Men konsekvenserna av att ignorera dessa till synes enkla saker kan leda till skador, hål i tänderna eller, när det gäller projekthantering, projektrisker. 

I den här artikeln beskriver vi processen för kravinsamling och förklarar hur man kan få framgångsrika projektresultat genom att fokusera på kravinsamling.

Vad är kravinsamling inom projekthantering?

Kravhantering är processen för att identifiera projektets exakta krav från början till slut. Den här processen sker under projektinitieringsfasen, men du kommer att fortsätta att hantera dina projektkrav under hela projektets tidslinje. 

Kravinsamling sker vanligtvis under projektsammanfattningen eller det inledande kickoff-mötet.

Några frågor att ställa är:

• Hur långt är vårt projektschema?

• Vilka kommer att vara delaktiga i projektet?

• Vilka risker kan vi stöta på i det här projektet?

Kravinsamling bör inte vara komplicerat, men det är en viktig del av projektinitieringsprocessen.

Processen för kravinsamling i 6 steg

Använd följande sexstegsprocess för att samla in dina krav. När du är klar bör du ha ett omfattande kravdokument som beskriver de resurser du behöver för att gå vidare genom projektfaserna.

Steg 1: Tilldela roller

Det första steget i kravinsamlingen är att tilldela roller i projektet. Det är då du identifierar projektets intressenter.

En intressent är alla som är involverade i projektet, oavsett om de är interna eller externa partner. Till exempel är en kund en extern intressent, medan en avdelningsledare eller en medlem i ledningsgruppen är en intern intressent. Att identifiera dessa roller först hjälper dig att avgöra vem som ska analysera projektomfattningen senare. 

Andra roller inkluderar projektledare, projektadministratör, designer, produkttestare och utvecklare. De här personerna kan hjälpa dig att identifiera de krav och resurser du behöver för att nå dina projektmål. 

Även om du kan känna dig frestad att kasta dig in i projektet och börja lista alla saker du vet att du behöver, kan det vara ett misstag. Sakta ner och håll dig till processen så har du en bättre chans att förebygga projektrisker. 

Steg 2: Träffa intressenter

När du har identifierat dina projektintressenter kan du träffa dem för att få en uppfattning om vad de hoppas få ut av projektet. Att förstå vad intressenterna vill ha är viktigt eftersom det i slutändan är de du skapar dina leveranser för. 

Några frågor du kan ställa är:

• Vad är ditt mål för det här projektet?

• Vad tror du skulle göra projektet framgångsrikt?

• Vad är dina farhågor om projektet?

• Vad önskar du att den här produkten eller tjänsten skulle göra som den inte redan gör?

• Vilka ändringar skulle du rekommendera för projektet?

Intressenterna är de personer som du i slutändan utvecklar projektet för, så du bör ställa frågor som kan hjälpa dig att skapa din lista över krav.

Steg 3: Samla in och dokumentera

Steg tre i processen sker samtidigt med steg två. Du samlar in information när du ställer frågor till dina intressenter. Målet är att dokumentera allt du kan, så att du har all information du behöver för att starta projektet.

Använd ett projekthanteringsverktyg för att samla in och dokumentera den här informationen. På så sätt kan du ha projektplanen, projektkraven och projektkommunikationen på ett och samma ställe. Några exempel på vad du kan dokumentera är:

• Svar från intressenter på intervjufrågor.

• Frågor från intressenter.

• Förfrågningar från intressenter.

• Kommentarer från intressenter.

• Frågor och kommentarer som uppstår under intervjuer.

Du behöver inte använda alla svar du får, men att ha allt dokumenterat kan hjälpa dig att se alla dina intressenters perspektiv, vilket hjälper dig med kravhanteringen.

Dokumentation är en del av kravinsamlingen. En teknisk dokumentationsmall hjälper teamet att registrera krav, definitioner och material på ett centraliserat ställe, så att alla arbetar från samma källa.

Steg 4: Lista antaganden och krav

Nu när du har slutfört intagningsprocessen kan du skapa din plan för kravhantering baserat på den information du har samlat in. 

Tänk på de frågor som du ursprungligen ville besvara under kravinsamlingsprocessen. Använd dem sedan för att skapa dina kravmål, bland annat: 

• Projektschemalängd: du kan kartlägga projektets tidslinje med hjälp av ett Gantt-diagram och använda det för att visualisera alla projektkrav som är beroende av projektets milstolpar. Vissa krav gäller under hela projektets varaktighet, medan andra bara gäller under vissa projektfaser. Du behöver till exempel en specifik budget för teammedlemmarnas löner under hela projektet, men du kanske bara behöver specifikt material under den sista fasen av projekttidslinjen.  

• Personer som är involverade i projektet: identifiera exakt vilka teammedlemmar som kommer att vara involverade i projektet, inklusive hur många designer, utvecklare eller ledare du behöver för att genomföra varje steg. Team är en del av dina projektkrav eftersom du inte kommer att kunna slutföra projektet i tid om du inte har de teammedlemmar du behöver. 

• Projektrisker: Att förstå projektriskerna är en viktig del av att identifiera projektkraven. Använd ett riskregister för att avgöra vilka risker som har högst prioritet, till exempel feedback från intressenter, förseningar i tidslinjen och brist på budget. Planera sedan in en brainstorming-session med teamet för att ta reda på hur ni kan förebygga dessa risker.

Precis som smarta mål bör projektkraven vara genomförbara, mätbara och kvantifierbara. Försök att gå in på så många detaljer som möjligt när du listar projektets budget, tidslinje, nödvändiga resurser och team. 

Steg 5: Få godkännanden

När du har formaliserat projektkraven behöver du godkännanden från intressenter för att säkerställa att du uppfyller användarnas behov. Genom att uppmuntra till tydlig kommunikation kan du också förhindra omfattningskrypning genom att se till att dina intressenter är medvetna om projektets gränser från början. Du kan sedan fortsätta med implementeringsplanen, vilket kan innebära att skaffa resurser och sätta ihop ett team. 

Steg 6: Övervaka förloppet

Den sista delen av processen är att övervaka projektets förlopp. Du kan använda en programvara för projekthantering för att spåra projektbudgeten och andra krav när du går igenom projektets genomförande. Fördelen med en programvara för projekthantering är att du kan se ändringar i projektet i realtid och vidta omedelbara åtgärder när något går fel. 

Tekniker för kravinsamling

Även om den grundläggande processen för kravinsamling innebär att man frågar intressenter om deras synpunkter, vet intressenter ibland inte vad som är bäst för ett projekt. I de fallen är du ansvarig för att samla in den information som krävs för att förstå vilka projektkrav som bör ställas. 

För att vara helt förberedd på projektets livscykel kan du använda följande undersökningsmetoder.

• Frågeformulär: Frågeformulär kan vara användbara om du behöver ställa samma fråga till alla intressenter. Dela frågeformuläret med intressenter i förväg och ge dem tid att svara på frågor om projektkrav, för att säkerställa att ingen utelämnar något. Även om frågeformulär kan vara värdefulla sätt att samla in krav är de inte särskilt effektiva för ledande intressenter, som kan vara för upptagna för att fylla i dem.

• Användningsfall: ett användningsfall är en skriftlig beskrivning av hur du tror att dina teammedlemmar kommer att genomföra projektet. De kan innehålla vem som är involverad i projektet, vad du förväntar dig att de ska göra och vilka steg de ska ta för att uppnå projektets mål. Att dela ett användningsfall ger intressenterna en tydlig bild av projektets översikt och planerade leveranser. Intressenterna har då något att svara på om användningsfallet inte uppfyller deras förväntningar.

• Tankekartor: Tankekartor är en visuell form av brainstorming som är särskilt användbar för att bedöma vilka projektkrav du behöver. Placera projektets huvudmål i mitten av tankekartan. I bubblor som förgrenar sig från huvudmålet listar du kategorier av saker du behöver. När kartan fortsätter att växa kan du inkludera mer detaljerade krav tills du har fångat upp alla projektkrav. 

• Prototyper: Att intervjua dina intressenter kanske inte är framgångsrikt om de inte vet exakt vad de vill ha ut av projektet. Prova i så fall att skapa prototyper för att visa intressenterna hur den potentiella leveransen kan se ut. Det kan hjälpa dina intressenter att definiera vad de gillar och inte gillar så att du kan identifiera de exakta krav du behöver för att lansera projektet. 

Om ingen av de här teknikerna känns helt rätt kan du kolla in andra onlineverktyg som också hjälper dig att samla in information, till exempel en idétavla, en fokusgrupp, användarberättelser eller en mall för beslutsmatris.

Varför är det viktigt att samla in krav?

Kravinsamling är mer än bara fördelaktigt för ditt projekt – det är viktigt. Kommer du ihåg varför det senaste misslyckade projektet du hanterade inte gick bra? Tog resurserna slut eller överskred du budgeten? Underskatta du den tid som krävdes för att slutföra projektet? Det här är projektrisker som du kan förebygga när du följer processen för kravinsamling.

Det finns många fördelar med kravinsamling, däribland:

• Ökar intressenternas tillfredsställelse: När du följer en effektiv process för kravinsamling ökar du intressenternas tillfredsställelse genom att tillhandahålla fler projektleveranser som är i linje med målen. Dina intressenter kommer att bli nöjda när de vet vad de kan förvänta sig av ditt projekt.

• Ökar projektets framgång: kravinsamling ökar också projektets framgång eftersom ju mer förberedd du är för ditt kommande projekt, desto mindre sannolikt är det att du kommer att stöta på projektrisker. 

• Minskar projektkostnaderna: Att stöta på projektrisker kan leda till ökade projektkostnader. Genom att undvika dessa risker kan du minska kostnaderna och hålla dig inom budgeten. Du vill förstås inte spendera mer pengar på ett projekt än nödvändigt, så det här är en stor fördel med kravinsamling. 

Förenkla kravhanteringen med en programvara för projekthantering

Kravhantering är en viktig del av projektplaneringen. Oavsett om du intervjuar intressenter eller utför andra typer av efterforskningar för att sammanställa din lista över projektkrav, kommer det att vara till stor hjälp att ha en programvara för projekthantering som kan lagra all din information och sömlöst flytta den till nästa fas. 

När dina intressenter och teammedlemmar har åtkomst kan ni kommunicera och samarbeta från projektets början till slut och minska risken för motgångar.