En guide i sex steg för att samla in krav för ett framgångsrikt projekt

Att samla in krav kan verka självklart, men det får sällan den uppmärksamhet det förtjänar. Precis som att stretcha innan träningen eller borsta tänderna innan du går och lägger dig, är det en enkel uppgift som ofta glöms bort. 

Men konsekvenserna av att ignorera dessa till synes enkla saker kan leda till skador, hål i tänderna eller, när det gäller projektledning, projektrisker. 

I den här artikeln beskriver vi processen för kravhantering och förklarar hur man kan uppnå framgångsrika projektresultat genom att fokusera på kravhantering.

Vad är kravhantering inom projekthantering?

Kravhantering är processen för att identifiera projektets exakta krav från början till slut. Processen sker under projektets initieringsfas, men du kommer att fortsätta att hantera projektkraven under hela projektets tidslinje. 

Kravhantering sker vanligtvis under projektsammanfattningen eller det inledande kickoff-mötet.

Några frågor är:

• Hur långt är vårt projektschema?

• Vilka ska vara delaktiga i projektet?

• Vilka risker kan vi stöta på i det här projektet?

Kravhantering bör inte vara komplicerat, men det är en viktig del av projektinitieringsprocessen.

Processen för kravinsamling i sex steg

Använd följande sexstegsprocess för att samla in kraven. När du är klar bör du ha ett omfattande kravdokument som beskriver de resurser du behöver för att gå vidare genom projektfaserna.

Steg 1: Tilldela roller

Det första steget i kravhanteringen är att tilldela roller i projektet. Det är då du identifierar projektets intressenter.

En intressent är alla som är involverade i projektet, oavsett om det är interna eller externa partner. Till exempel är en kund en extern intressent, medan en avdelningschef eller en person i ledningen är en intern intressent. Att identifiera rollerna först hjälper dig att avgöra vem som ska analysera projektomfattningen senare. 

Andra roller inkluderar projektledare, projektadministratör, designer, produkttestare och utvecklare. De här personerna kan hjälpa dig att identifiera de krav och resurser du behöver för att nå dina projektmål. 

Det kan vara frestande att bara kasta sig över projektet och börja lista allt man vet att man behöver, men det kan vara ett misstag. Sakta ner och håll dig till processen, så har du en bättre chans att förebygga projektrisker. 

Steg 2: Träffa intressenterna

När du har identifierat projektets intressenter ska du träffa dem för att få en uppfattning om vad de hoppas få ut av projektet. Det är viktigt att förstå vad intressenterna vill ha eftersom det är för dem du skapar dina leveranser. 

Några frågor du kan ställa är följande:

• Vilka är dina mål för det här projektet?

• Vad tror du skulle göra projektet framgångsrikt?

• Vad oroar du dig för när det gäller projektet?

• Vad önskar du att produkten eller tjänsten skulle göra som den inte redan gör?

• Vilka ändringar skulle du rekommendera för projektet?

Intressenterna är de personer som du i slutändan utvecklar projektet för, så du bör ställa frågor som kan hjälpa dig att skapa din lista över krav.

Steg 3: Samla in och dokumentera

Steg tre i processen sker samtidigt som steg två. Du samlar in information när du ställer frågor till dina intressenter. Målet är att dokumentera allt du kan, så att du har alla svar du behöver för att starta projektet.

Använd ett projekthanteringsverktyg för att samla in och dokumentera informationen. På så sätt kan du hålla projektplanen, projektkraven och projektkommunikationen på ett och samma ställe. Några exempel på vad du kan dokumentera är:

• Intressenternas svar på intervjufrågor.

• Frågor från intressenter.

• Intressenternas förfrågningar.

• Kommentarer från intressenter.

• Frågor och kommentarer som uppstår under intervjuer.

Du behöver inte använda alla svar du får, men att ha allt dokumenterat kan hjälpa dig att se alla dina intressenters perspektiv, vilket hjälper dig med kravhanteringen.

Dokumentation är en del av kravinsamlingen. En mall för teknisk dokumentation hjälper teamet att registrera krav, definitioner och material på en central plats, så att alla arbetar från samma källa.

Steg 4: Lista antaganden och krav

Nu när intagsprocessen är slutförd kan du skapa en kravhanteringsplan baserad på den insamlade informationen. 

Tänk på de frågor du ursprungligen planerade att besvara under kravinsamlingsprocessen. Använd dem sedan för att skapa mål för kraven, till exempel: 

• Projektschemalängd: Du kan kartlägga projekttidslinjen med hjälp av ett Gantt-diagram och använda det för att visualisera eventuella projektkrav som är beroende av projektmilstolpar. Vissa krav gäller under hela projektets varaktighet, medan andra endast gäller under vissa projektfaser. Du behöver till exempel en specifik budget för teammedlemmarnas löner under hela projektet, men du kanske bara behöver specifikt material under den sista fasen av projekttidslinjen.  

• Personer som är involverade i projektet: Identifiera exakt vilka teammedlemmar som kommer att vara involverade i projektet, inklusive hur många designer, utvecklare eller chefer du behöver för att genomföra varje steg. Personer är en del av projektkraven eftersom du inte kan slutföra projektet i tid om du inte har de teammedlemmar du behöver. 

• Projektrisker: Att förstå projektriskerna är en viktig del av att identifiera projektkrav. Använd ett riskregister för att avgöra vilka risker som har högst prioritet, till exempel feedback från intressenter, förseningar i tidslinjen och brist på budget. Planera sedan in en brainstorming-session med teamet för att ta reda på hur man kan förebygga riskerna.

Precis som smarta mål bör projektkraven vara genomförbara, mätbara och kvantifierbara. Försök att gå in på så mycket detaljer som möjligt när du listar projektbudgeten, tidslinjen, nödvändiga resurser och team. 

Steg 5: Få godkännanden

När du har formaliserat projektkraven behöver du godkännanden från intressenter för att säkerställa att du uppfyller användarnas behov. Att uppmuntra tydlig kommunikation kan också förhindra omfattningskrypning genom att säkerställa att dina intressenter är medvetna om projektets gränser från början. Du kan sedan gå vidare med implementeringsplanen, vilket kan innebära att skaffa resurser och sätta ihop ett team. 

Steg 6: Övervaka förloppet

Den sista delen av processen är att övervaka projektets förlopp. Du kan använda en programvara för projekthantering för att spåra projektbudgeten och andra krav när du går igenom projektgenomförandet. Fördelen med en programvara för projekthantering är att du kan se ändringar i projektet i realtid och vidta omedelbara åtgärder när något går fel. 

Tekniker för kravhantering

Den grundläggande processen för kravhantering innebär att be intressenter om deras synpunkter, men ibland vet inte intressenterna vad som är bäst för ett projekt. I de här fallen är det du som ansvarar för att samla in den information som behövs för att förstå vad projektkraven bör vara. När informationen är ofullständig kan du använda en dokumentmall för business-krav för att organisera det du vet och för att identifiera eventuella kvarvarande brister.

Prova de här forskningsteknikerna för att vara helt redo för projektets livscykel.

• Frågeformulär: Frågeformulär kan vara till nytta om du behöver ställa samma fråga till alla intressenter. Dela frågeformuläret med intressenterna i förväg och ge dem tid att svara på frågor om projektkrav, för att säkerställa att ingen utelämnar något. Även om frågeformulär kan vara värdefulla sätt att samla in krav är de inte särskilt effektiva för ledande intressenter, som kan vara för upptagna för att fylla i dem.

• Användningsscenarier: Ett användningsscenario är en skriftlig beskrivning av hur du tror att dina teammedlemmar kommer att genomföra projektet. Dessa scenarier kan inkludera vem som är involverad i projektet, vad du förväntar dig att de ska göra och vilka steg de kommer att ta för att uppnå projektmålet. Att dela ett scenario för ett användningsfall ger intressenterna en tydlig bild av projektöversikten och de planerade leveranserna. Intressenterna har då något att svara på om användningsfallet inte uppfyller deras förväntningar.

• Mind mapping: Mind mapping är en visuell form av brainstorming som är särskilt användbar för att bedöma vilka projektkrav du behöver. Placera projektets huvudsakliga mål i mitten av din tankekarta. I bubblor som förgrenar sig från huvudmålet listar du kategorier av saker du behöver. När kartan fortsätter att förgrena sig kan du inkludera fler detaljer i kraven tills du har fångat upp alla projektkrav. 

• Prototyper: Att intervjua dina intressenter kanske inte är framgångsrikt om de inte vet exakt vad de vill ha ut av projektet. I så fall kan du prova att skapa prototyper för att visa intressenterna hur den potentiella leveransen kan se ut. Det kan hjälpa dina intressenter att definiera vad de gillar och inte gillar, så att du kan identifiera de exakta kraven du behöver för att starta projektet. 

Om ingen av de här teknikerna känns helt rätt kan du kolla in andra onlineverktyg som hjälper dig att samla in information, till exempel en idétavla, en fokusgrupp, användarberättelser eller en mall för beslutsmatris.

Varför är kravinsamling viktigt?

Att samla in krav är mer än bara fördelaktigt för projektet – det är nödvändigt. Kommer du ihåg varför det senaste misslyckade projektet du hanterade inte gick bra? Tog resurserna slut eller överskreds budgeten? Underskattade du den tid du behövde för att slutförd projektet? Det här är projektrisker som du kan förebygga när du följer processen för kravhantering.

Det finns många fördelar med kravhantering, däribland:

• Ökar intressenternas tillfredsställelse: När du följer en effektiv process för kravinsamling ökar du intressenternas tillfredsställelse genom att leverera projektleveranser som är mer målinriktade. Intressenterna blir nöjda när de vet vad de kan förvänta sig av projektet.

• Ökar projektets framgång: kravhantering ökar också projektets framgång eftersom ju mer förberedd du är inför ditt kommande projekt, desto mindre sannolikt är det att du stöter på projektrisker. 

• Minskar projektkostnaderna: Projektrisker kan leda till ökade projektkostnader. Genom att undvika risker kan du minska kostnaderna och hålla dig inom budget. Det är förståeligt att du inte vill lägga mer pengar på ett projekt än nödvändigt, så det här är en stor fördel med kravhantering. 

Effektivisera kravhanteringen med hjälp av en programvara för projekthantering

Kravhantering är en viktig del av projektplaneringen. Oavsett om du intervjuar intressenter eller gör andra typer av efterforskningar för att sammanställa en lista över projektkrav, kommer det att räcka långt att ha en programvara för projekthantering som kan lagra all information och sömlöst flytta den till nästa fas. 

När intressenter och teammedlemmar delar åtkomst kan ni kommunicera och samarbeta från projektstart till slut och minska risken för motgångar.