Teknisk dokumentation

Du hanterar en produktlansering, åtgärdar buggar och hanterar granskningar från intressenter i sista minuten. Sedan flaggar någon en trasig länk i dina installationsinstruktioner. Supporten hänvisar fortfarande till en föråldrad FAQ och din utvecklare har precis gjort odokumenterade ändringar. Utan en pålitlig mall för teknisk dokumentation kan små brister eskalera till större problem, såsom förseningar, förvirring och missnöjda användare.

Den här mallen ger ett strukturerat, repeterbart tillvägagångssätt för att skriva, organisera och underhålla teknisk dokumentation. Den innehåller fördefinierade avsnitt för introduktioner, installationsinstruktioner, användningsinformation, vanliga frågor, felsökning och versionsspårning. Så du slösar inte tid på att bestämma vad du ska inkludera eller hur du ska formatera det. 

Varje avsnitt är strukturerat som en uppgift eller underuppgift, vilket gör det enkelt att tilldela ägarskap, samla in feedback och spåra granskningsstatus i realtid. Du kan bifoga skärmbilder, länka till specifikationer och bädda in bilder direkt i dokumentet. Eftersom den här mallen för teknisk dokumentation finns i Asana kan hela teamet enkelt bidra, uppdatera och spåra förloppet utan att gå vilse i mappar eller problem med versionskontroll. 

Vem kan använda sig av mallar för teknisk dokumentation?

På Asana har vi sett hur snabbt saker och ting går sönder när den tekniska dokumentationen inte är organiserad eller konsekvent. Team gör dubbelarbete, slutanvändare blir förvirrade och supporten lägger timmar på att svara på samma installations- och felsökningsfrågor. Utan en delad mall för dokumentation kan även rutinmässiga uppgifter som att skriva en användarmanual eller uppdatera versionsinformation bli tidskrävande.

Den här mallen för teknisk dokumentation är utformad för snabba produkt- och teknikteam som behöver leverera organiserade, konsekventa dokument i stor skala. Den är perfekt för:

• CTO:ar och teknik på nystartade företag som behöver dokumentera en ny programvaruprodukt mellan sprintar.

• Enskilda utvecklare som hanterar readme-filer, installationssteg och API-dokumentation i flera olika verktyg.

• Produktchefer som vill effektivisera introduktionen och samla team kring en dokumentationsstandard.

• Tekniska skribenter och konsulter som behöver ett anpassningsbart ramverk för att planera, skriva och underhålla innehåll.

• Kvalitetskontroll och efterlevnad som dokumenterar funktionalitet, tekniska specifikationer och versionshistorik för granskningar.

• Supportteam som skapar kunskapsbasartiklar, svar på vanliga frågor och felsökningsguider för slutanvändare.

Använd den här mallen för att skapa allt från användardokumentation och API-referenser till introduktionshandledningar och processdokumentation, utan att behöva börja från en tom sida.

Varför använda Asanas mall för teknisk dokumentation?

Ett programvaruutvecklingsteam hade svårt att hålla jämna steg med produktändringar. Deras programvarudokumentation var utspridd, fylld med föråldrade krav och oförklarlig jargong. Efter att ha bytt till den här mallen för teknisk dokumentation kunde de samordna sina författare och utvecklare, förbättra användarupplevelsen och minska tiden som läggs på granskningar.

Den här mallen är ett konsekvent och skalbart sätt att dokumentera produktutvecklingsprocessen, från användarguider till versionsinformation.

• Spara tid med en färdig struktur som påskyndar skapande av innehåll.

• Dokumentera produktfunktioner och programvarukrav i ett organiserat och konsekvent format.

• Förbättra användarupplevelsen med användarvänligt språk och layout.

• Förtydliga jargong och akronymer med inbyggda ordlistor och definitionsfält.

• Stöd projekthanteringsarbetsflöden med samarbete i realtid.

Så här använder du den här mallen för teknisk dokumentation

Du hittar den här och andra mallar i Asanas mallbibliotek för att förenkla dina dokumentationsarbetsflöden. Oavsett om du skriver installationsinstruktioner eller interna wikisidor ger den här mallen för teknisk dokumentation dig en väldefinierad struktur att följa. Så att du kan fokusera på innehållet, inte formateringen. Följ de här stegvisa instruktionerna för att enkelt skapa, underhålla och skala dina tekniska dokument.

Steg 1: Kopiera mallen och namnge projektet

Börja med att kopiera mallen för teknisk dokumentation från Asanas bibliotek. Ge projektet ett specifikt namn som återspeglar dess innehåll, till exempel ”Introduktionsguide för mobilapp” eller ”v3.5 Versionsmeddelanden”. 

Du kommer att se förbyggda avsnitt som Introduktion, Installation, Användning och Felsökning. De utgör en flexibel utgångspunkt för en rad olika typer av teknisk dokumentation, från användarmanualer till intern processdokumentation.

Steg 2: Definiera omfattning, målgrupp och format

I avsnittet Översikt beskriver du vad dokumentationen omfattar, vem den är avsedd för och var den kommer att lagras. Skriver du för utvecklare, slutanvändare, kvalitetssäkringsgranskare eller nyanställda? Kommer det att vara en del av en kunskapsbas, en Confluence-wiki eller inbäddat i din app?

Projektomfattning hjälper till att minska omarbetning senare. Om din målgrupp till exempel inte är teknisk, undvik att använda jargong och akronymer, eller se till att definiera dem. Om det är en del av en större produktutvecklingscykel kan du länka det till relevanta projekt eller dokumentationsuppgifter i Asana.

Steg 3: Organisera dokumentstrukturen

Använd uppgiftsavsnitt för att återskapa en standardlayout för dokumentation. Mallen innehåller platshållare som:

• Introduktion: Definiera syfte, målgrupp och omfattning.

• Innehållsförteckning: Lägg till länkar eller rubriker för snabb navigering.

• Konfiguration/installation: Inkludera steg-för-steg-instruktioner med visuellt innehåll.

• Användning och funktioner: Dokumentera viktiga arbetsflöden och produktfunktioner.

• Felsökning: Lägg till vanliga problem, svar på vanliga frågor och lösningar.

• Ordlista eller bilaga: Definiera termer och tillhandahåll ytterligare resurser.

Använd underuppgifter för att dela upp detaljerade ämnen, lägga till länkar till stödjande information eller tilldela specifika delar till teammedlemmar.

Steg 4: Tilldela ägarskap och samla in feedback

Tilldela uppgifter till tekniska skribenter, produktägare eller utvecklare baserat på deras expertområden. Till exempel kan en utvecklingsledare äga översikten för öppen källkod, medan supporten lägger till avsnittet om felsökning.

Använd Asanas kommentarer för att samla in feedback direkt i uppgiften. Du kan också ställa in slutdatum, prioriteringar och statusfält för att spåra förloppet. Detta gör att dokumentationen fortskrider i takt med din programvaruutvecklingscykel.

Steg 5: Bifoga stödjande bilder och dokument

Bra dokumentation innehåller ofta diagram, skärmbilder eller flödesscheman för att illustrera viktiga punkter. Bifoga dem direkt till relevanta uppgifter med hjälp av integreringar såsom Google Drive, Dropbox eller Figma. Du kan också länka till programvarukrav, designdokument eller relaterade projektplaner. Detta förvandlar din dokumentation till ett centralt nav för kunskapshantering för alla inblandade.

Steg 6: Publicera, underhåll och granska

När innehållet har granskats markerar du avsnitt som slutgiltiga och uppdaterar dokumentstatusen med hjälp av anpassade fält. Lägg till en ändringslogg eller versionstabell för att hålla koll på uppdateringar över tid.

Ställ in påminnelser för att regelbundet gå igenom dokumentationen, till exempel efter varje produktlansering eller kvartalsvis revision. Med det här arbetsflödet skapar du inte bara ett engångsdokument, utan en levande resurs som utvecklas tillsammans med din programvaruprodukt.

Asana-dokumentationsfunktioner

Asana-funktioner är inbyggda verktyg som hjälper dig att anpassa och hantera ditt arbetsflöde. När de används tillsammans med den här mallen för teknisk dokumentation gör funktioner som uppgiftsuppdrag, anpassade fält och tidslinjer det enklare att spåra innehåll, samla in synpunkter och hålla allt uppdaterat.

Vi har lyft fram några av våra favoritfunktioner nedan, men du kan utforska den fullständiga listan över Asana-funktioner här för att anpassa din dokumentationskonfiguration ytterligare.

Uppgifter och underuppgifter: Dela upp teknisk dokumentation i tydliga, tilldelningsbara komponenter för att spåra ägarskap från utkast till publicering.

Anpassade fält: Lägg till statusetiketter, versionsnummer, målgrupp eller dokumentationstyp för att enkelt filtrera och sortera innehåll.

Tidslinjevy: Visualisera dokumentförlopp och planera kring utgåvecykler eller tekniska sprintar.

Kommentarer och bilagor: Samla in feedback, tagga teammedlemmar och bifoga skärmbilder eller diagram på ett och samma ställe.

Asana AI: Automatisera rutinmässiga uppgifter som att organisera innehåll, föreslå nästa steg eller lyfta fram brister i dokumentationen baserat på projektaktiviteten.

Formulär: Samla in information från teknik-, support- eller produktteam för att utforma vanliga frågor och felsökningsguider.

Rekommenderade integreringar

Integreringar ansluter Asana till de verktyg som ditt team redan använder. Du kan bifoga filer, synkronisera kalendrar och automatisera uppdateringar utan att byta plattform. De hjälper till att omvandla den här mallen till ett slutfört, anslutet arbetsflöde för dokumentation.

Vi har valt ut några integreringar nedan som hjälper dig att komma igång. Du kan utforska hela Asanas integreringshubb för att upptäcka ännu fler sätt att ansluta ditt arbete.

Google Drive: Bifoga produktspecifikationer, flödesscheman eller diagram direkt till relevanta dokumentavsnitt.

Slack: Håll ditt team uppdaterat om dokumentationsuppgifter, granskningar och uppdateringar i realtid.

GitHub eller Jira Cloud: Länka Asana-uppgifter till relevanta ärenden, pull-förfrågningar eller funktioner under utveckling.

Microsoft Teams: Samarbeta mellan olika avdelningar genom att visa dokumentationsarbete under standup-möten eller produktgranskningar.

Dropbox: Centralisera bildtillgångar, vitböcker eller arkiverade dokument tillsammans med din uppgiftslista.

Vanliga frågor om mallar för teknisk dokumentation