Mall för projektdokumentation

Att hålla på och leta efter dokument i all evighet är mer än bara irriterande – det påverkar också din fokustid. Faktum är att sökning efter information är en viktig bidragande orsak till allt jobb om jobbet som upptar nästan 60 % av alla medarbetares tid varje dag. Men vad händer när man arbetar tvärfunktionellt med team och projekt som man inte är bekant med? Att anskaffa och organisera alla dokument man behöver för att arbeta effektivt mellan team och avdelningar är avgörande – men det behöver inte vara tidskrävande.

Det är här en mall för projektdokumentation kommer in. Att använda en mall för projektdokumentation säkerställer att alla i företaget använder samma projektdokumentationsprocess, så att man alltid vet var man kan hitta viktiga dokument (oavsett vem som skapar dem).

Vad är en mall för projektdokumentation?

En mall för projektdokumentation är en översikt över projektdokumentationsprocessen med information om hur projektdokumenten skapas och var de sparas. Du kan anpassa din mall så att den listar alla dokument som måste skapas och placeras inför varje nytt projekt. Den håller all din information organiserad på ett centralt ställe, så att den blir lätt för intressenter att få tillgång till. 

Behöver man en mall för projektdokumentation?

Det korta svaret är ja, särskilt om du samordnar arbete i flera team. När du startar ett projekt jobbar du vanligtvis tillsammans med många olika team för att hämta och skapa projektdokument. Till exempel kan du skapa ett formulär för ändringsförfrågan för produktteamet eller arbeta med marknadsföringsteamet för att utveckla en projektkommunikationsplan. Men när varje team har sitt eget sätt att dokumentera information kan det vara svårt att hitta och samla in kunskap om projektet.

Detta skapar förvirring. Men det kan också vara direkt störande och orsaka onödig stress när teammedlemmarna tvingas lägga ner väldigt mycket tid på att söka efter information. Det är här en mall för projektdokumentation kommer in i bilden – alla i ditt företag kan använda samma process för att söka, sortera och lagra alla relevanta dokument i en central referenskälla. När en teammedlem använder mallen fungerar den som en påminnelse om att vissa dokument behöver skapas och inkluderas samt att de ska sparas på den platsen. 

Öka tvärfunktionellt samarbete på jobbet

En mall för projektdokumentation är det första steget i att ändra den uppdelade datamodellen och sätta stopp för isolerad information på arbetsplatsen. Den uppdelade datamodellen där arbetet bara kan sparas på ett ställe begränsar teamen genom att varje uppgift, projekt och mapp delas upp i fack utan koppling till annat arbete. Men när du använder din projektdokumentationsmall tillsammans med andra projekthanteringsmallar, kan du förbättra dina verksamhetsprocesser och stimulera tvärfunktionellt samarbete. Det är därför vi skapade datamodellen Asana Work Graph®, ett system där du kan se hur de olika delarna av arbetet relaterar till varandra.

Använda en projektdokumentationsmall i projektledning

För att effektivt kunna övervaka din projektdokumentationsprocess måste du anpassa den till ditt företags behov. Du kan specificera exakt vilka dokument som ska skapas, strukturera det på ett lättförståeligt sätt och få feedback från teammedlemmar om hur du får mallen att fungera bäst för dem. Dessutom kan denna bästa praxis hjälpa dig att få ut så mycket som möjligt av din mall:

1. Uppfinn inte hjulet på nytt. Om du redan har en väl fungerande projektdokumentprocess kan du basera mallen på ditt nuvarande arbetsflöde. Spåra de dokument du refererar till under projektets livscykel – allt från projektplaneringsfasen till din slutliga projektstatusrapport. Inkludera dem sedan i din mall. Till exempel kanske du vill lägga till projektförslag, projektmål, projektavslutrapporter, och slutliga mätvärden till din mall. 

2. Finslipa och standardisera din process. En av de mest användbara delarna av din mall är hur den främjar tvärfunktionellt samarbete. Få feedback från andra team och avdelningar så att du kan använda en konsekvent mall som fungerar för många olika grupper. När du har fastställt de viktiga stegen i din mest lyckade projektdokumentationsprocess kan du spara den som en mall.

3. Använd ett samarbetsverktyg. Med ett arbetshanteringsverktyg kan du synkronisera och effektivisera varje arbetsflödessteg i din projektdokumentation. Genom att lagra allt på ett ställe kan du dra ner på växlandet mellan appar, vilket är avgörande eftersom genomsnittliga arbetare växlar mellan 10 appar 25 gånger om dagen. Dessutom är det lättare att dela information – projektintressenter kan se projektdokumentationsprocessen med en enkel länk till mallen.

Vad som bör ingå i projektdokumentationsmallen

Projektdokumentationsmallen bör anpassas efter era behov, men här är några användbara avsnitt att ta med när du sätter igång:

• ​​Dokumentbeskrivning: inkludera dokumentsyfte och business case.

• Plats: länk till dokumentets plats.

• Leveranser: associerade leveranser och beroenden.

• Stödjande initiativ: anslut till alla målsättningar som dokumentet stödjer.

• Tilldelad person: en tilldelad teammedlem som ansvarar för varje dokument.

Exempel på dokument som kan bifogas till din mall:

• Projektplaneringsdokument.

• Projektstadga.

• Projektomfattningsbeskrivning.

• Projektavsikter.

• Projekttidsplan (inkluderar relevanta deadliner och milstolpar).

• Projektöversikt.

• Projektbudget.

• Kommunikationsplan.

• Ändringshanteringsplaner.

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgifternas titlar och förfallodatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Tavelvy. Tavelvyn är en Kanban-tavelvy som visar ditt projekts information i kolumner. Kolumnerna är vanligtvis organiserade efter arbetsstatus (t.ex. Att göra, Pågående och Slutfört), men du kan justera kolumntitlarna efter olika projektbehov. Inom varje kolumn visas uppgifter som kort med en olika information, såsom uppgiftstitel, slutdatum och anpassade fält. Följ arbetet när det rör sig genom faserna och få en snabb överblick över hur det går med projektet.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassade fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassade fält för att sortera och schemalägga dina uppgifter så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan du dela anpassade fält mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Det ligger i arbetets natur att vara tvärfunktionellt, och team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan team, det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Dropbox. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Dropbox-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana.

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några få klick.

• OneDrive. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Microsoft OneDrive-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt filer från Word, Excel, PowerPoint och mycket mer.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du kolla upp en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och helt enkelt söka efter uppgiften direkt från din Gmail-inkorg. 

Vanliga frågor