Mät prestationer med projektbaslinjer

Föreställ dig följande: Du är på en bågskyttebana med en båge i handen och siktar på en enorm tom vägg. Du släpper, och din pil flyger rakt in i väggen framför dig. Du börjar dansa av glädje, men stannar upp. Du tror att du sköt rakt framför dig, men du är inte helt säker eftersom varje del av väggen ser likadan ut. 

Du bestämmer dig för att sikta på en målskiva i stället. Du drar tillbaka och släpper pilen, och den landar mitt i prick. Den här gången vet du att du träffade mitt i prick. 

Att ha ett mål gör mer än att få dig att känna dig som Robin Hood (om än utan strumpbyxor). Att ha ett mål att sikta på ger dig en referenspunkt för att mäta dina färdigheter – precis som hur projektbaslinjer ger dig en referenspunkt för att mäta ett projekts prestanda.

Vad är projektbaslinjer?  

Projektbaslinjer är fördefinierade mål för projektschema, kostnad och omfattning. Du fastställer baslinjer som en del av projektplanen. När projektet fortskrider använder du baslinjerna som en referenspunkt för att övervaka projektets resultat över tid.

Det finns tre olika typer av projektbaslinjer: 

• En omfattningsbaslinje definierar tydligt projektomfattningen. Den innehåller en lista över mål och projektleveranser som du kommer att fokusera på i projektet.  

• En tidsplanbaslinje anger hur lång tid projektet bör ta. Din tidsplanbaslinje är projektets tidslinje och bör innehålla tydligt definierade slutdatum för varje leverans, plus en slutgiltig deadline för projektet. 

• En kostnadsbaslinje är din beräknade projektbudget. Kostnadsgrunden bör dela upp de resurser som krävs för varje leverans och sedan summera dem för att illustrera den beräknade totala projektkostnaden.

Projektplanen bör innehålla alla tre av dessa baslinjer. Under projektet kan du övervaka den faktiska prestandan mot varje utgångspunkt för att säkerställa att omfattningen, schemat och budgeten håller sig inom målet. 

Varför är projektbaslinjer viktiga? 

Projektbaslinjer är en viktig del av alla framgångsrika projekt. Så här kan de hjälpa dig och ditt team: 

Övervaka och justera projektresultaten

Baslinjer ger dig en standard för hur ditt projekt ska prestera. När arbetet fortskrider kan du mäta den faktiska prestandan mot de baslinjer du angav under planeringen. På så sätt kan du kontrollera om projektomfattningen, schemat eller budgeten är i fas (eller inte) och korrigera kursen innan problemen blir för stora.  

Tillsammans utgör de tre grundtyperna (omfattning, schema och budget) din grundlinje för prestationsmätning (PMB). När du jämför den faktiska prestandan med dina prognostiserade baslinjer inom alla tre områden kan du förstå hur ditt projekt presterar på en hög nivå. 

Det är viktigt att mäta alla tre baslinjerna sida vid sida för att visualisera hur en förändring i en komponent påverkar de andra, till exempel hur en ökad omfattning påverkar schemat och kostnaden. Det hjälper dig att räkna ut hur du ska justera när du behöver ändra din planerade omfattning, tidsplan eller budget. Om skillnaden mellan den faktiska prestandan och dina baslinjer blir för stor kan du bestämma om du vill göra en ny baslinje och ändra dina projektmål för att göra dem mer uppnåeliga. 

Tänk dig till exempel att du arbetar med en bloggserie och att du precis har ökat omfattningen från 10 artiklar till 11 artiklar. Det kommer att kosta mer och ta längre tid att slutföra projektet, vilket gör att budgeten och schemat avviker från utgångsvärdet. Om du inte har tilldelat bufferttid eller extra budget i projektplanen kan du behöva justera projektmålen.  

Hantera intressenternas förväntningar

När du fastställer baslinjer och kommunicerar dem till intressenter vet alla vad du gör och när, plus hur mycket det kommer att kosta. Så här hjälper det: 

• Din omfattningsbaslinje visar intressenterna exakt vad du planerar att uppnå. Det hjälper intressenterna att förstå vad som är och inte är en del av projektets leverans. Tänk dig till exempel att dina intressenter har begärt en ny design för en landningssida med interaktiva komponenter. Men med dina nuvarande budgetbegränsningar kan du bygga landningssidan men inte de ytterligare interaktiva komponenterna. Genom att ange en omfattningsbaslinje får de veta om begränsningen i förväg så att alla är informerade.

• Din tidsplanbaslinje klargör när varje leverans kommer att vara slutförd. Det hjälper intressenterna att förstå hur lång tid det kommer att ta att slutföra varje leverans, så att de vet när de kan förvänta sig en slutprodukt. Och om intressenterna vill öka projektomfattningen med ytterligare förfrågningar kan du tydligt visa hur det kommer att påverka projektschemat och budgeten. 

• Din utgångspunkt för kostnader fastställer vilka resurser som krävs för varje leverans. Om intressenter vill lägga till ytterligare förfrågningar visar budgeten tydligt hur du behöver extra medel för att få det att hända. Som ett resultat kan du antingen skjuta upp förfrågningar eller argumentera för att få ytterligare budget.

Tillsammans hjälper de här baslinjerna intressenterna att förstå hur ändringar i omfattning, tidslinje eller budget påverkar projektets framgång. De ger dig ett verktyg för att tacka nej till ytterligare förfrågningar och förhindra omfattningskrypning, plus ett sätt att kommunicera hur ändringar i tidslinjen och kostnaden kommer att påverka de övergripande projektmålen. 

Förbättra framtida uppskattningar

När projektet är avslutat kan du jämföra den faktiska prestandan med dina baslinjer för att se hur korrekta dina ursprungliga uppskattningar var. Det hjälper dig att identifiera områden där du kan förbättra din baslinjeprocess, till exempel faktorer som du inte tog hänsyn till när du beräknade projektbudgeten, leveranser som tog längre tid än väntat eller uppgifter som borde ha legat utanför omfattningen. 

Om du analyserar den faktiska prestandan jämfört med utgångspunkterna för varje projekt kan du se vilka områden som vanligtvis under- eller överpresterar. Sedan kan du använda den kunskapen för att göra bättre uppskattningar för framtida projekt. 

Tänk dig till exempel att tre av fem av dina projekt det här kvartalet blev en vecka försenade på grund av att teammedlemmar blev sjuka. Framöver kan du bygga in extra bufferttid i varje projektschema för att kompensera för frånvaro i sista minuten. 

Hur man fastställer projektbaslinjer i 5 steg 

Att fastställa projektbaslinjer är en viktig del av en bra projekthanteringsplan. När du planerar ditt nästa projekt kan du följa de här stegen för att skapa utgångspunkter och kommunicera dem till dina tvärfunktionella partner.  

1. Fastställ omfattningen

Fastställ först utgångspunkten för projektomfattningen, eftersom den avgör både schemat och budgeten. Din projektomfattning fastställer gränserna för ditt projekt genom att definiera exakt vilka resultat du ska uppnå. Du kan dokumentera omfattningen i ett formulär för projektomfattning eller en arbetsbeskrivning. 

För att skapa en omfattningsbaslinje listar du alla leveranser som du vill uppnå med projektet. Dela sedan upp varje leverans i genomförbara uppgifter eller delleveranser. Om en av dina leveranser till exempel är att vara värd för ett rekryteringsevenemang kan du dela upp det i följande delleveranser: 

• Boka evenemangsplats

• Boka cateringföretag.

• Slutligt godkännande av gästtalare

• Skicka påminnelser via e-post.

Du kan också skapa en uppdelad arbetsstruktur för att visuellt visa alla projektets leveranser och delleveranser. Det här verktyget delar upp arbetet i flera nivåer, där huvudmålet placeras högst upp och sedan förgrenar sig i leveranser och delleveranser. 

2. Kartlägg projektschemat

Nu när du har fastställt projektomfattningen är det dags att utforma projektschemat och skapa en tidsplan. För att skapa en tidsplan ska du ange tydliga slutdatum för varje leverans och delleverans, samt en slutgiltig deadline för hela projektet. Se till att varje slutdatum är realistiskt och klargör beroenden mellan uppgifter. Du kan till exempel behöva slutföra listan över gästtalare för ditt rekryteringsevenemang innan du kan skicka påminnelser via e-post. 

Vissa projekthanteringsverktyg låter dig se beroenden i projektschemat, så att du kan planera och ställa in slutdatum i enlighet med detta. Asanas tidslinjevy visar till exempel uppgifter och milstolpar i projektet och visualiserar beroenden, ungefär som ett Gantt-diagram. Du kan också se vilka uppgifter som har slutförts och vem de har tilldelats, så att du kan följa upp och dela projektschemat i realtid. 

3. Skapa en projektbudgetplan

Nu när du har fastställt omfattningen och schemat kan du skapa en utgångspunkt för projektbudgeten. För att skapa din budget listar du alla resurser som krävs för varje leverans och delleverans inom projektet. Uppskatta sedan hur mycket varje resurs kommer att kosta. 

Det slutliga budgetdokumentet bör innehålla listpunkter för varje leverans, delleverans och nödvändiga resurser – samt förväntade utgifter för var och en. Du bör också inkludera en tidslinje som visar när varje resurs behövs och när ni beräknar att spendera tillgångar. Dessutom är det också bra att inkludera den person som ansvarar för varje budgetkomponent och totala utgifter för hela projektet. 

I exemplet nedan representerar kolumnen för beräknade utgifter utgångspunkten för projektets budget. När arbetet fortskrider kan du sedan spåra faktiska utgifter och jämföra dem med utgångsvärdet. 

4. Beskriv en ändringskontrollprocess

Bara för att du har fastställt baslinjer betyder det inte att projektet är dömt att misslyckas om omfattningen, schemat eller budgeten inte följs. Att planera för förändring är en viktig del av projektets baslinjeprocess. 

När du har slutfört dina tre projektbaslinjer skapar du en ändringskontrollprocess för att beskriva hur du kommer att hantera ändringsförfrågningar från ditt team och dina intressenter. En ändringskontrollprocess är ett sätt att vara flexibel och låta intressenter begära ändringar medan projektet är pågående.  Det hjälper till att skydda projektomfattningen, schemat och budgeten från att spåra ur. I det här sammanhanget kan ändringsförfrågningar inkludera förfrågningar om ytterligare leveranser, tidslinjeuppdateringar eller budgetjusteringar. 

En ändringskontrollprocess omfattar vanligtvis följande faser: 

1. Initiering: En intressent skickar in ett formulär för ändringsförfrågan för att ge relevant information om varför ändringen är viktig. Detta inkluderar vanligtvis en beskrivning av förfrågan, förfrågans prioritet och eventuella viktiga deadlines.

2. Utvärdering: Projektledaren eller avdelningschefen granskar detaljerna i förfrågan och avgör vilka resurser som behövs, hur stor inverkan förfrågan har och vem förfrågan ska vidarebefordras till. 

3. Analys: Projektledaren bestämmer om förfrågan ska godkännas eller avvisas. Under det här steget överväger du förfrågan i samband med projektets baslinjer för att avgöra hur den kommer att påverka omfattningen, schemat och budgeten. 

4. Implementering: Om förfrågan godkänns arbetar du sedan med intressenter för att implementera ändringen. Se till att registrera vilka ändringar som gjordes och hur de kommer att påverka projektets baslinjer. Om ändringen är betydande kan du behöva justera projektmålen och skapa nya baslinjer.  

5. Avslutning: Stäng förfrågan och spara all dokumentation, alla ändringsloggar och all kommunikation i ett gemensamt utrymme som intressenterna enkelt kan komma åt senare. 

Genom att etablera en ändringskontrollprocess säkerställer du att varje potentiell uppdatering beaktas i samband med alla tre projektbaslinjerna. Om du till exempel får en förfrågan om att lägga till en extra leverans i projektomfattningen kan du analysera hur det påverkar schemat och budgeten. Om det skulle leda till att projektet hamnar för långt från utgångspunkten kan du avvisa ändringen och avsluta ändringsförfrågan. 

5. Inkludera feedback från projektintressenter

Sist men inte minst, presentera projektbaslinjerna för viktiga intressenter för att samla in och införliva deras feedback. Det här steget är viktigt eftersom det säkerställer att du och dina intressenter är överens om omfattning, schema och budgetmål för projektet. Om uppgifter i projektet till exempel är beroende av resurser från designteamet hjälper det att dela utgångspunkter att förstå varför deadlines för att leverera dessa resurser är viktiga. Och om designteamet inte kan klara den föreslagna deadlinen kan du uppdatera ditt tidsplanbaseline i enlighet med detta. 

Det är också ett tillfälle att justera och förbättra dina baslinjer, särskilt eftersom intressenterna kan ha mer specialiserad kunskap om vissa aspekter av projektet. Till exempel kan ekonomiteamet ge insikter om hur mycket leveranser kan kosta eller när betalningar förfaller. 

Går det att ändra en projektbaslinje?

Kort sagt, ja. Men du bör inte ändra dina baslinjer för ofta – sträva efter att bara ändra dem när det verkligen är nödvändigt. Du kan till exempel behöva göra om baslinjen för ditt projekt när en betydande förändring inträffar, till exempel om en teammedlem lämnar och du behöver omfördela ansvaret. 

Om du ändrar projektets baslinjer för ofta blir de mindre meningsfulla. Kom ihåg att dina baslinjer representerar mål som du strävar efter, så dina slutresultat behöver inte matcha dem exakt. Det är okej om ett projekt avviker från baslinjen för omfattning, schema eller budget, så länge du kan balansera skillnaden på andra områden. Om du till exempel har ökat projektomfattningen men kan minska budgeten och tiden på andra områden behöver du inte nödvändigtvis göra en ny baslinje för projektet.

Hitta din startsida

Projektbaslinjer är ett viktigt sätt att övervaka projektets resultat över tid. Om du vill göra dina baslinjer lättillgängliga och synliga för intressenter kan du överväga att skapa dem med en programvara för projekthantering. På så sätt kan ditt team och intressenter samarbeta och kommentera direkt på dina baslinjer, samt se eventuella ändringar i realtid.