Så här utvecklar du en förstklassig projektintagsprocess

Översvämmad av projektförfrågningar? Överbelastad med förfrågningar i sista minuten? I så fall är du inte ensam – och vi har en lösning för dig. 

Ange: processen för projektintag, en beprövad metod för att prioritera rätt arbete vid rätt tidpunkt. Här är allt du behöver veta för att skapa ett förstklassigt arbetsflöde för intag för ditt team. 

Vad är en process för projektintag? 

En projektintagsprocess är ett standardiserat arbetsflöde som hjälper team att samla in, prioritera och följa upp nya förfrågningar. I grunden innehåller processen följande tre komponenter: 

1. Ett formulär för att samla in nya projektförfrågningar, inklusive all information som teamen behöver för att komma igång. 

2. En prioriteringsmetod för att identifiera och schemalägga det viktigaste arbetet. 

3. Tydliga nästa steg för att komma igång med arbetet för varje förfrågan. 

Tillsammans gör det här arbetsflödet det enkelt för team att snabbt följa upp jobbförfrågningar och ta itu med de högprioriterade projekten först. 

Tre sätt för att förändra företagets projekthantering

Titta på en livedemo och en frågestund som hjälper dig att effektivisera målsättningen, påskynda den årliga planeringen och automatisera hur team tar emot strategiskt arbete.

Titta på webbinariet

Varför är en intagsprocess viktig för projekthantering? 

I projekthantering är standardisering nyckeln till att hjälpa initiativ att flyta på smidigt. En process för arbetsintagning är inget undantag. Den omvandlar processen för att prioritera förfrågningar (som ofta är tidskrävande och förvirrande) till ett tydligt arbetsflöde med fördefinierade steg. I stället för att slösa tid på att gå fram och tillbaka kan team snabbt gå igenom varje steg i processen. Det påskyndar inte bara slutförandet, utan säkerställer också att arbetet prioriteras och hanteras konsekvent i hela organisationen. 

Utmaningarna med att hantera projektförfrågningar

Det är svårt att hantera förfrågningar. Team begär saker i sista minuten, förfrågningar kommer från många olika håll och alla verkar tycka att deras projekt har högsta prioritet. Här är några vanliga utmaningar när det gäller förfrågningshantering – som alla kan lösas med en effektiv intagsprocess. 

Hög förfrågningsvolym

En vanlig utmaning för företag är att alltför många förfrågningar kan få team att känna att de drunknar i arbete, vilket leder till utbrändhet och långa slutförandetider. En mottagningsprocess löser det här med en tydlig prioriteringsmetod, så att teamen kan fokusera på de uppgifter som har störst inverkan på verksamheten. 

Förfrågningar är utspridda på olika platser

När förfrågningar kommer in via e-post, meddelanden och möten måste team lägga extra tid på att dokumentera nya projekt. Det är det bästa tänkbara scenariot. I värsta fall glöms förfrågningar bort och blir aldrig slutförd. En tydlig intagningsprocess löser det här genom att centralisera alla förfrågningar på ett och samma ställe. 

Förfrågningar innehåller inte tillräckligt med sammanhang

Det är svårt för team att börja arbeta när de bara har ett minimum av information. Detta händer ofta när företag inte har ett standardiserat formulär för förfrågningar som specificerar alla detaljer som krävs för varje föreslaget projekt. 

Ad hoc-förfrågningar försenar tidslinjerna

Vi har alla varit med om det. Projekten går smidigt framåt tills en högprioriterad förfrågan kommer in i sista minuten, monopoliserar resurserna och kräver att teamen flyttar fram sina tidslinjer. Även om ad hoc-förfrågningar alltid kommer att förekomma kan en effektiv process för projektintag förhindra dem genom att i förväg klargöra hur lång tid det tar att slutföra en förfrågan. Och om det behövs innehåller den en fördefinierad metod för att prioritera och omplanera projektarbetet. 

Funktioner i en effektiv process för projektintag

Processer för projektintag varierar beroende på organisationens unika behov. Med det sagt finns det tre kärnfunktioner som varje process bör innehålla:  

1. Ett formulär för projektintag

Formulär är det bästa sättet att ta emot arbete. De ger intressenter en centraliserad metod för att skicka förfrågningar, så att du kan samla nytt arbete på ett ställe – inte i olika kommunikationsverktyg. Formulär standardiserar också den information som intressenter inkluderar när de skickar en förfrågan. Det hjälper team att agera snabbt på förfrågningar, eftersom de har all den kontext de behöver för att komma igång direkt. 

Vad bör ingå i ett formulär för projektintag? 

Som utgångspunkt bör ett grundläggande projektintagsformulär innehålla följande komponenter. Du kan sedan anpassa formuläret med ytterligare frågor beroende på organisationens behov. 

• Förfrågare: Vem föreslår projektet? 

• Förfrågande team: Vilket team kommer arbetet att stödja? Är det ett externt eller internt projekt? 

• Typ av projekt: Vilken typ av arbete är det här? Det kan till exempel vara en ny bild, en text för en webbsida eller en video. 

• Sammanfattning av förfrågan: Vad vill du ska göras, i några meningar? 

• Tidpunkt: När behöver den här förfrågan vara slutförd? 

• Prioritet: Är det här affärskritiskt eller trevligt att ha? Det är ofta bra att inkludera en numerisk prioritetsrankning, som P1, P2, P3 och så vidare. 

• Associerat Business-mål: Vilken företagsprioritet överensstämmer den här förfrågan med, om en sådan finns? 

• Kontextuell information: Vilka skärmbilder, dokument eller andra bilagor kan du tillhandahålla för ytterligare kontext? Till exempel kan ett formulär för buggar kräva en skärmdump eller video av buggen. 

2. En prioriteringsmetod

Tack varets hjälp har du en samling tydliga, standardiserade förfrågningar. Nu behöver du ett sätt att prioritera och schemalägga uppgifterna så att du får det viktigaste arbetet gjort först. 

Så här skapar du en effektiv prioriteringsmetod: 

• Be de som skickar förfrågningar att tillhandahålla prioriteringsinformation via formuläret. Du behöver data för att bedöma hur viktig varje förfrågan är, och formuläret är det bästa sättet att få den informationen. Istället för att bara be de som skickar förfrågningar att välja en prioritet (och låta dem välja P0 varje gång) kan du också be om det Business-mål som förfrågan stöder. På så sätt kan du tydligt se vilka uppgifter som stöder Business-prioriteringar och vilka som inte gör det.

• Skapa en prioriteringspoäng: Använd information från formuläret för att skapa en numerisk poäng som väger uppgiftsprioritering, associerade strategiska mål, begärande team och så vidare. Det hjälper till att minska subjektiviteten i prioriteringsprocessen. 

• Samla in förfrågningar på ett ställe. För att effektivt kunna prioritera måste du kunna se alla förfrågningar på ett ögonblick, inklusive detaljer såsom prioriteringspoäng och tidpunkt. Det hjälper dig att snabbt upptäcka vilka förfrågningar som är mest brådskande, så att du kan vidarebefordra dem till ditt team direkt. 

• Spåra teamets arbetsbelastning. Dokumentera de förfrågningar som teamet för närvarande arbetar med, så att du tydligt kan se vad alla har för sig. På så sätt kan du tilldela prioriterade uppgifter utan att överbelasta någon. Programvara för arbetshantering kan vara till hjälp här, särskilt om den har funktioner som gör att du kan se och justera teamets arbetsbelastning i realtid. 

• Schemalägg arbetet enligt prioriteringspoängen. Nu när du har en helhetsbild av varje uppgifts prioritet – och en förståelse för teamets arbetskapacitet – kan du schemalägga arbetet. När du schemalägger är det bra att använda en programvara för arbetshantering som låter dig visualisera uppgifter på en tidslinje eller kalender. 

3. Tydliga nästa steg

För att snabbt komma igång med arbetet behöver team en tydlig handlingsplan. Därför är fördefinierade nästa steg en viktig del av alla projektintagsprocesser. De ger anställda ett standardiserat tillvägagångssätt för att hantera alla typer av förfrågningar, från blogginlägg till produktfunktioner. 

För att definiera nästa steg bör du överväga varje typ av förfrågan som ditt team hanterar. Ställ dig själv följande frågor för var och en: 

• Vilka uppgifter måste slutföras för att slutföra den här förfrågan? 

• I vilken ordning ska de här uppgifterna utföras? 

• Finns det några beroenden (uppgifter som inte kan påbörjas förrän en annan uppgift har slutförts)? 

• Hur lång tid tar varje uppgift? 

• Vem är bäst lämpad att slutföra varje uppgift?

Skapa sedan ett arbetsgångsschema för varje typ av förfrågan, inklusive varje uppgift (i ordning), hur lång tid det ska ta och vem den ska tilldelas. Du bygger i princip en fördefinierad projekttidslinje för varje typ av förfrågan. Här är ett exempel på hur nästa steg kan se ut för en e-bok om marknadsföring. 

• Dag 1: Den tilldelade författaren anger ett publiceringsdatum för e-boken, beroende på hur lång tid varje processteg tar. 

• Dag 2–3: Författaren skapar en översikt. 

• Dag 4: En redigerare granskar utkastet och ger feedback. 

• Dag 5–8: Författaren reviderar utkastet och skriver ett första utkast. 

• Dag 9: Redigeraren granskar det första utkastet och ger feedback. 

• Dag 10: Författaren reviderar utkastet. 

• Dag 11: Redigeraren och en PMM-partner granskar det slutliga utkastet. 

• Dag 11: En projektledare skickar in det slutliga utkastet till designteamet.

• Dag 11–14: Designteamet skapar visuella tillgångar för e-boken. 

• Dag 11: Projektledaren skickar en förfrågan till webbteamet om att skapa en gated landningssida för e-boken. 

• Dag 15: Författaren och redigeraren granskar den slutliga designen. 

• Dag 16: Webbsidan publiceras av webbteamet. 

Många saker måste hända för att publicera den här e-boken. Vissa uppgifter måste utföras i en viss ordning, och andra kan utföras samtidigt. Genom att definiera arbetsflödet för e-boken i förväg hjälper du ditt team att starta förfrågningar direkt – utan att slösa tid på att ta reda på vem som ska göra vad. Det hjälper också ditt team att följa samma standardiserade process för varje e-bok, vilket garanterar ett högkvalitativt resultat varje gång. 

Tre sätt för att förändra företagets projekthantering

Titta på en livedemo och en frågestund som hjälper dig att effektivisera målsättningen, påskynda den årliga planeringen och automatisera hur team tar emot strategiskt arbete.

Titta på webbinariet

Exempel på projektintagsprocess

Här är ett exempel som kan hjälpa till att sätta dessa idéer i ett sammanhang. Föreställ dig att du är med i ett agilt team som hanterar nya funktionsförfrågningar. Så här kan din process för projektintag se ut: 

1. En projektinitiativtagare fyller i ett projektintagsformulär som beskriver vad funktionen ska innehålla, varför den behöver skapas och när den behöver vara slutförd. 

2. Ett projektledningskontor (PMO) granskar projektförfrågningsformuläret och gör en första bedömning för att avgöra hur önskvärd, genomförbar och möjlig den nya funktionen är. 

3. Utifrån sin bedömning godkänner eller avslår PMO förfrågan och tilldelar en prioriteringspoäng. 

4. PMO lägger till förfrågan i teknikteamets produktbacklogg och schemalägger den enligt prioriteringspoängen. 

5. Ett kickoff-möte sammankallas. 

6. En projektledare använder information från projektintagsformuläret och kickoff-mötet för att slutföra ett projektförslag. Projektförslaget baseras på en uppsättning fördefinierade grundläggande steg för varje lansering av en ny funktion. 

7. En senior intressent godkänner förslaget eller skickar tillbaka det för mer arbete. 

8. Projektledaren skapar en mer detaljerad projektplan från förslaget. 

9. Projektledaren fördelar resurser, tilldelar uppgifter och fastställer ett lanseringsdatum. 

10. Projektteamet påbörjar arbetet. 

Skapa en process för projektintag

Det kan vara en utmaning att skapa en framgångsrik intagsprocess från grunden, eller till och med optimera en befintlig process. Här är en steg-för-steg-guide för att komma igång.

1. Identifiera roller och ansvar

Det första steget är att tydligt definiera vem som är involverad i processen och deras roller. Det innebär att identifiera processägaren, som kommer att övervaka hela intagsprocessen, de personer eller team som ansvarar för att skicka in förfrågningar, beslutsfattarna som godkänner förfrågningarna och projektägarna och teammedlemmarna som har till uppgift att sortera arbetet för att säkerställa att det överensstämmer med strategiska prioriteringar. Att klargöra rollerna i förväg förhindrar förvirring och säkerställer ansvar under hela processen.

2. Definiera hur förfrågningar godkänns och prioriteras

Skapa en process för godkännanden och beslutsfattande för hur viktiga intressenter ska utvärdera inkommande projektförfrågningar. Du kan till exempel överväga mätvärden såsom projektstorlek, inverkan, mängd arbete som krävs, tillgängliga resurser eller strategisk betydelse när du bestämmer hur viktig varje projektförfrågan är. Du kan också utveckla ett ramverk för prioritering för att rangordna förfrågningar, så att resurser tilldelas initiativ som erbjuder det största värdet eller som ligger närmast organisationsmålen.

3. Dokumentera och standardisera arbetsflödet

Skapa ett standardiserat arbetsflöde som beskriver varje steg i intagningsprocessen, från inlämning till slutlig leverans. Den här dokumentationen bör innehålla roller och ansvarsområden, kriterier för att utvärdera förfrågningar, formulär för inlämning och varje steg som krävs för att prioritera och slutföra ett projekt. En standardiserad intagsprocess säkerställer konsekvens, minskar fel och effektiviserar processen.

4. Centralisera processen

Samla sedan hela mottagningsprocessen i ett centraliserat system eller en plattform. Du kan till exempel använda ett arbetshanteringsverktyg för att samla in, prioritera och följa upp förfrågningar på ett och samma ställe. Särskilt i större företag är centralisering avgörande för att effektivt hantera förfrågningar, spåra förlopp och upprätthålla synlighet i alla projekt.

5. Identifiera verktyg för att göra saker snabbare

Utnyttja teknik för att automatisera och påskynda delar av intagsprocessen. Det kan till exempel handla om att använda mallar för projektförfrågningar, automatiseringar för att dirigera förfrågningar till rätt godkännare och formulär för att standardisera inlämningar. De här verktygen minskar manuellt arbete, ökar effektiviteten och samlar in all nödvändig information redan från början. 

6. Kommunicera processen

Slutligen bör du se till att alla inblandade förstår mottagningsprocessen, sina roller i den och hur man använder de verktyg eller plattformar som är kopplade till den. Det kan innebära utbildningstillfällen, skriftliga guider eller demovideor. Tydlig kommunikation förhindrar missförstånd och säkerställer att processen fungerar smidigt.

Ta intagningsprocessen till nästa nivå

Med de här tipsen kan du omvandla din process för projektintag till en väloljad maskin. Om du vill effektivisera dina arbetsflöden ännu mer kan du lära dig hur experter använder Asana för att skapa smartare, skalbara företagsprocesser. 

Tre sätt för att förändra företagets projekthantering

Titta på en livedemo och en frågestund som hjälper dig att effektivisera målsättningen, påskynda den årliga planeringen och automatisera hur team tar emot strategiskt arbete.

Titta på webbinariet