Prioriteringsmatris: Hur man identifierar det som är viktigt och får mer gjort

Projektledare måste ha många färdigheter för att hålla team och projekt i fas. Med så många rörliga delar är en av de svåraste uppgifterna att veta vad man ska ta itu med först. Om en teammedlem har två kunder med högprioriterade projekt, hur kan du hjälpa hen att prioritera och fortsätta vara framgångsrik?

En prioriteringsmatris kan hjälpa dig att sortera din att göra-lista efter brådska, betydelse eller inverkan. I den här artikeln diskuterar vi olika typer av prioriteringsmatriser och förklarar hur man kan använda dem för att få mer gjort på jobbet.

Vad är en prioriteringsmatris?

En prioriteringsmatris – även känd som en prioriteringsmatris – sorterar uppgifter eller projekt efter en definierad uppsättning variabler. Prioriteringsmatriser kan vara enkla eller komplexa och kan innehålla allt från fyra kvadranter till 20 rader eller kolumner. 

Komplexa prioriteringsmatriser är mer exakta eftersom de har fler kolumner och rader för att exakt fastställa vilken uppgift som är viktigast. Nackdelen med komplexa prioriteringsmatriser är att de kan göra prioriteringen något svårare. Målet med att kartlägga uppgifter i en prioriteringsmatris är att få en tydlig handlingsplan.

I en prioriteringsmatris med fyra kvadranter kan uppgifter delas in i fyra kategorier. Dina kvadranter kan till exempel vara:

• Stor inverkan och stor insats

• Stor inverkan och liten insats

• Låg inverkan och hög insats

• Låg inverkan och låg insats

Genom att kartlägga dina uppgifter i en prioriteringsmatris kan du avgöra hur och när du ska ta itu med varje uppgift.

Prioritetsmatris vs Eisenhowers matris

Vissa använder de här termerna omväxlande, men en prioriteringsmatris är ett bredare ramverk som är mer mångsidigt än Eisenhower-matrisen. Eisenhower-matrisen är en enkel prioriteringsmatris med fokus på tidshantering. Den kartlägger uppgifter i ett rutnät utifrån hur brådskande och viktiga de är.

När du använder Eisenhower-prioriteringsmatrisen sorterar du uppgifter efter:

• Göra

• Schemalägga

• Delegera

• Ta bort

I en åtgärdscentrerad prioriteringsmatris sorterar du uppgifter efter:

• Undersök

• Fortsätt

• Undvik

• Överväg

När ska man använda en prioriteringsmatris?

Prioritetsmatriser är användbara när du behöver en snabb lösning för att sortera och prioritera viktiga initiativ. En prioriteringsmatris hjälper dig inte att lösa komplexa beräkningar eller fatta datadrivna beslut, men den hjälper dig att skapa en karta för att få saker gjorda.

Ta fram prioriteringsmatrisen när du behöver:

• Prioritera uppgifter eller projekt. 

• Hantera din tid.

• Hålla ditt team välkoordinerat.

Prioritetsmatrisen kan vara till hjälp när du kartlägger arbetsscheman eller arbetsflöden. Den kan också hjälpa till att lösa konflikter, eftersom det ibland är svårt för team att bestämma vilka projekt eller uppgifter de ska arbeta med först. När teamet behöver väga olika alternativ mot varandra kan en mall för jämförelsetabell hjälpa till att organisera funktioner, priser eller arbetsflöden innan uppgifterna sorteras i en prioriteringsmatris.

Använda en prioriteringsmatris

Prioritetsmatrisen är ett mångsidigt verktyg som kan användas i olika situationer. Oavsett om du sorterar dina egna uppgifter eller hanterar teamprojekt kommer stegen nedan att hjälpa dig att lyckas.

1. Skapa en att göra-lista

Det första du behöver göra när du använder en prioriteringsmatris är att göra en lista över saker som behöver prioriteras. Det kan verka som ett självklart steg, men många tar sig inte tid att definiera sin att göra-lista. Genom att skriva ner de viktiga uppgifterna blir det lättare att sortera och kartlägga dem. 

Din att göra-lista kan innehålla:

• Uppgifter

• Projekt

• team-möten

• Kundsamtal

• Utbildningar

• Personliga sysslor

Du kan skapa separata listor för interna och externa arbetsuppgifter (till exempel enbart för teamet och enbart för kunder). Du kan också hålla personliga och arbetsrelaterade punkter åtskilda. Det kan dock vara bra att se hur alla dina uppgifter passar ihop.

2. Identifiera variablerna

När du har förstått omfattningen av din att göra-lista kan du avgöra vilka variabler du ska mäta dina punkter med. För att identifiera variablerna kan du fråga dig själv: Vilka egenskaper måste en uppgift ha för att hamna högst upp på min att göra-lista?

Dina svar kan vara:

• Den är viktig.

• Den har stor inverkan.

• Den kräver mycket tid.

• Den kräver mycket insats.

• Deadline närmar sig

Välj sedan två av de här egenskaperna för att mäta dina uppgifter. Du kan till exempel bestämma att deadlines (med andra ord brådska) och insats är de variabler som gäller för de flesta av dina projekt.

3. Skapa din matris

Innan du skapar din prioriteringsmatris bör du bestämma om du vill att den ska vara enkel eller komplex. Båda matriserna mäter dina uppgifter med de två variablerna du har valt, men en komplex matris kan hjälpa dig att bli mer exakt om hur brådskande dina uppgifter är och hur mycket insats de kräver för att slutföras.

Om du väljer en komplex prioriteringsmatris kan du ha fem kolumner och fem rader jämfört med standardmatrisens system med en kvadrant. Ge kolumnerna och raderna etiketter så att du vet var du ska placera dina uppgifter enligt deras nivå. Du kan till exempel tilldela nivåer av brådska och insats från hög till låg:

Brådskande:

• Obligatorisk (5)

• Betydande (4)

• Måttlig (3)

• Mindre (2)

• Låg (1)

Insats:

• Mycket hög (5)

• Hög (4)

• Mellan (3)

• Låg (2)

• Mycket låg (1)

Det är också bra att tilldela numeriska värden till varje variabelnivå. På så sätt kan du multiplicera motsvarande siffror för att hitta uppgiftens prioritetsnivå i rutnätet. När alla uppgifter har ett nummer kan du rangordna dem. Till exempel skulle en uppgift som är ”nödvändig” och kräver ”medel” insats ha en prioritetsnivå på 15.

4. Placera uppgifter i matrisen

Att placera uppgifter i prioriteringsmatrisen innebär ett visst subjektivt beslutsfattande. Eftersom det här verktyget är en snabb lösning för att få saker gjorda måste du förlita dig på erfarenhet och bakgrundskunskap som bedömning. Placera uppgifter i lämplig ordning i matrisen enligt de variabler du har valt.

Om du har två projekt som verkar vara lika när det gäller brådska eller hög insats, gräv lite djupare tills du hittar en anledning att prioritera det ena framför det andra. Det är här andra variabler kan komma in i bilden. Till exempel kan båda uppgifterna vara brådskande, men den ena uppgiften kan ha företräde framför den andra om den är både brådskande och mer effektfull än den andra. 

5. Skapa en handlingsplan

När du har placerat alla dina uppgifter i prioriteringsmatrisen bör du kunna visualisera saker och ting tydligare. Matrisen visar vilka uppgifter som ska slutföras först och vilka uppgifter du har mer tid att slutföra. Även om det här är en bra utgångspunkt är det bästa sättet att utöka din prioriteringsmatris att skapa en handlingsplan. 

En handlingsplan gör mer än att visa vilka uppgifter som ska slutföras först. Den hjälper dig att beskriva exakt hur du ska uppnå dina mål. För att skapa en handlingsplan med hjälp av uppgifterna från din prioriteringsmatris behöver du:

1. Sätta upp SMART-mål.

2. Tilldela resurser.

3. Skapa deadliner och milstolpar.

4. Övervaka och revidera planen vid behov.

Använd ett program för uppgiftshantering för att effektivisera din handlingsplan i en central referenskälla. På så sätt kan du kommunicera och spåra punkter med ditt team.

Exempel på en prioriteringsmatris

Vi visade en jämförelse ovan mellan en enkel och en komplex prioriteringsmatris. Här är ett exempel på en komplex prioriteringsmatris som använder brådska och insats som två mätvariabler. Numeriska värden och färger ingår för att göra det enkelt att sortera uppgifterna.

Den ursprungliga att göra-listan för den här matrisen kan ha sett ut så här:

• Planera teamworkshop

• Slutför budgetförslag för kund A

• Introducera nyanställda

• Skicka prestationsbedömningar till avdelningschefen

• Skriv en e-bok för företagets webbplats

• Redigera vitboken för kund B

• Underteckna dokument för nyanställda

En prioriterad version av att göra-listan skulle se ut så här:

• Slutför budgetförslag för kund A (20)

• Introducera nyanställd (15)

• Skriv e-bok för företagets webbplats (15)

• Redigera vitbok för kund B (12)

• Skicka prestationsbedömningar till avdelningschefen (10)

• Underteckna dokument för nyanställda (8)

• Planera teamworkshop (6)

Att introducera en nyanställd och skriva en e-bok för företagets webbplats har båda en prioritetsnivå på 15. Att introducera en nyanställd skulle i slutändan komma först på att göra-listan eftersom det är mer brådskande än att skriva e-boken. Brådska är ofta den viktigaste variabeln i prioriteringsmatrisen.

Kombinera din prioriteringsmatris med ett verktyg för uppgiftshantering

Att använda prioriteringsmatrisen för att sortera dina uppgifter är ett viktigt steg, men bara det första. Nu när du vet vad du ska göra först är det dags att sätta igång. När du kombinerar din prioriteringsmatris med ett uppgiftshanteringsverktyg får du stöd genom hela arbetsflödet från början till slut. Förutom att bemästra projektprioritering kan du med Asana spåra uppgifter, delegera underuppgifter och ange deadliner för att se till att projekten blir klara i tid.