Mallar för budgetförslag: 5 steg för att säkra finansiering

När du har en idé till ett nytt projekt behöver du rätt personer på tavlan för att förverkliga den. Även om dina teammedlemmar kan skapa leveranserna kan projekt ofta inte gå vidare utan finansiering, vilket kräver godkännanden.

För att få din budget godkänd måste du presentera ditt budgetförslag för andra på bästa sätt. Det innebär att du måste göra efterforskningar om din projektidé och planera i förväg. Tänk på att intressenterna kommer att titta noga på dina beräknade utgifter eftersom fördelarna med projektet måste uppväga kostnaderna. 

I den här artikeln går vi igenom hur man skapar ett detaljerat budgetförslag. Ett starkt budgetförslag kan vara den avgörande faktorn för om ditt projektinitiativ blir verklighet eller behöver gå tillbaka till ritbordet. Använd sedan vår kostnadsfria mall för att komma igång.

Vad är ett budgetförslag?

Ett budgetförslag sammanfattar de beräknade kostnaderna för ett kommande projekt för att säkerställa finansiering från projektets intressenter. Budgetförslaget delar upp kostnadselementen som är förknippade med projektet. Det visar intressenterna fördelarna och/eller nackdelarna med att engagera sig.

Kostnaderna i ett budgetförslag brukar delas in i fyra kategorier:

• Direkta kostnader: Direkta kostnader är utgifter som är direkt relaterade till projektet i fråga. Det kan vara arbetskostnader, teammedlemmars arbetstimmar, programvara och kostnaden för specifika projektaktiviteter. 

• Indirekta kostnader: Indirekta kostnader är inte direkt kopplade till projektet. De här punkterna kan hjälpa dig att driva projektet, men de kan också hjälpa till att driva hela företaget. Indirekta kostnader är vanligtvis utgifter som el, försäkring, it-tjänster och serveravgifter.

• Utrustning och material: avsnittet om utrustning och material är faktiskt en underkategori av direkta kostnader eftersom det är fysiska punkter som behövs specifikt för projektet. Men eftersom de här punkterna är unika till sin natur får de ett eget avsnitt i budgetförslaget.

• Rese- och andra kostnader: Ett projekt kan kräva resekostnader om klienter eller kunder är inblandade. Andra utgifter kan vara utbildning, skatter och andra oväntade eller rörliga avgifter.

I den här artikeln tar vi upp hur man utarbetar ett budgetförslag för ett projekt. Du kan dock även använda budgetförslag på företags- eller kampanjnivå.

Vilka är fördelarna med att använda ett budgetförslag?

Ett budgetförslag specificerar de utgifter som uppstår under projektets genomförande. Ett tydligt budgetförslag kan hjälpa ditt team och andra involverade på följande sätt:

• Skapar ekonomisk öppenhet: Ett budgetförslag erbjuder öppenhet genom att göra ekonomin till ett öppet samtalsämne så snart du utvecklar en projektidé. Projekttransparens ökar teamets produktivitet eftersom det visar teammedlemmarna hur deras arbete hänger ihop med helheten. På samma sätt kan intressenter koppla ihop den interna arbetsprocessen med projektbudgeten.

• Visar projektets värde och inverkan: Budgetförslag är ett utmärkt sätt att ge dina intressenter en uppfattning om hur projektet kommer att ge värde för din organisation och för omvärlden. Genom att visa vad du spenderar pengar på – och varför det är viktigt att spendera pengar på ett visst projekt eller initiativ – presenterar du implicit giltigheten av dina projektidéer.

• Visar kostnadseffektivitet: Ett budgetförslag är en chans för dig att göra efterforskningar och välja material, leverantörer eller andra tjänster som kan passa din produkt och målmarknad. Genom att dela upp kostnaderna i varje område kan du bevisa projektets kostnadseffektivitet. 

• Hjälper till att förutse vinster: Om ditt projekt innebär skapande av en produkt eller tjänst kan ett budgetförslag hjälpa dig att dela din försäljningsprognos. Du behöver veta vad du planerar att spendera på ett projekt för att kunna fastställa dina nettointäkter.

• Ger möjlighet till jämförelse: När budgetförslaget är slutfört kan intressenter jämföra det med nuvarande och tidigare projekt för att bestämma om de vill gå vidare. 

Även om syftet med ett budgetförslag är att få finansiering eller godkännanden kan du också använda ditt budgetförslag som en budgetplan eller en budgetmall för när projektet blir verklighet. 

Skapa en mall för budgetförslag

Din mall för budgetförslag är informativ för intressenter som kan finansiera projektet, men den är också användbar för ditt interna team. När du kommer till projektplaneringsstadiet kan du använda ditt budgetförslag för saker som teamets utnyttjandegrad och resursallokering. 

1. Beskriv projektmålen

Börja med en översikt över projektets mål för att presentera ditt budgetförslag. Genom att förklara vad projektet handlar om och vilka mål du vill uppnå kan du ge ett sammanhang till budgetförslaget. Utan sammanhang kan dina potentiella intressenter ha svårt att förstå vad – och varför – du planerar att spendera inom vissa områden.  

Du kan inkludera ett budgetförslag i en större projektplan, men budgetförslag kan också vara fristående. Om en intressent endast har ett ekonomiskt intresse i projektet kanske de inte vill läsa om detaljerade projekttidslinjer och arbetsflöden. Men de behöver förstå projektets övergripande syfte för att känna sig bekväma med att godkänna projektbudgeten.

2. Sammanfatta kostnadselement

Efter att du kortfattat har förklarat projektets mål, inkludera en sammanfattning av kostnadselementen. Dina kostnadselement kan inkludera direkta och indirekta kostnader, utrustning och material, resekostnader och diverse utgifter.

Det här avsnittet är i huvudsak en innehållsförteckning och listar de olika typerna av kostnader som du kommer att dela upp. Varje budgetförslag bör innehålla en lista över kostnadselement så att intressenterna kan förhandsgranska den information de ska läsa.

Beroende på projekttyp och bransch kan kostnadselementen skilja sig från de traditionella kategorierna. Till exempel kanske SaaS-företag inte behöver mycket i vägen för fysisk utrustning eller material, men de spenderar ofta pengar på saker som onlinetjänster, prenumerationer, frilansare och programvara. Tillverkningsföretag investerar ofta mycket i maskiner och annan långsiktig utrustning. Sammanfatta dina kostnadselement baserat på dina största utgiftskategorier.

3. Dela upp kostnaderna

När du har listat dina kostnadselement på kategorinivå är det dags att dela upp dina kostnader en efter en. Det här är din chans att fördjupa dig i detaljerna och ge intressenten en tydlig bild av var du planerar att spendera pengarna och varför dessa utgifter är nödvändiga.

För både direkta och indirekta kostnader bör du ange följande information när du delar upp dina kostnader: 

• Kostnadstyp: Ange vilken typ av kostnad som ingår i varje kategori. Kostnadstyper kan inkludera teamlöner, verktyg, serveravgifter eller specifika projektkostnader.

• Belopp: Förklara vad utgiften kostar på den mest grundläggande nivån. Du kan till exempel ha en teammedlem som arbetar för 25 USD per timme. Om du har teammedlemmar med olika timpriser ska du ange dem på separata rader.

• Timmar: Om någon av dina utgifter uppstår per timme ska du ange antalet timmar som är kopplade till den kostnaden. Det kan till exempel vara antalet timmar en teammedlem kommer att arbeta med projektet. Det kan vara allt från 40 timmar till 1 200 timmar om du har flera teammedlemmar som arbetar med ett projekt under en längre tid.

• Kostnadsförklaring: Ange ytterligare information om kostnaden i det här avsnittet. Du kan till exempel förklara att du kommer att ha fyra teammedlemmar som arbetar med projektet – alla betalas 250 kronor per timme. Varje teammedlem kommer att arbeta 25 timmar per vecka i 12 veckor, vilket resulterar i 1 200 arbetstimmar.

• Total kostnad: Beräkna den totala kostnaden för varje utgift för hela projektet. Till exempel kommer det att kosta dig 30 000 USD att betala alla fyra teammedlemmarna för 1 200 arbetstimmar. 

Utrustning, resor och diverse utgifter skiljer sig inte så mycket från dina direkta och indirekta kostnader. Men eftersom det är mer sannolikt att det här är fysiska punkter kan du lägga till områden för kvantitet och enhetspris i stället för timmar. Förklara varje kostnad i din kostnadsfördelning och ange enskilda och totala kostnader för varje punkt. Detta bör ge intressenterna en tydlig uppfattning om projektbudgeten.

4. Tillhandahåll en kostnadssammanfattning

Det här avsnittet är en snabb och enkel översikt över alla utgifter. Intressenter behöver en detaljerad lista över vad du planerar att spendera pengar på, men de vill också ha ett avsnitt i ditt budgetförslag som klargör de totala kostnaderna.

Vissa kanske också vill skumma igenom dokumentet och snabbt hitta siffrorna. Det här avsnittet klargör din totala budget för varje kostnadselement, samt den totala budgeten i sin helhet.

5. Skicka in för godkännanden

När du är säker på de budgetpunkter du har listat är det dags att skicka in ditt budgetförslag för godkännanden. Lägg till ett område för underskrift längst ner i dokumentet så att intressenterna kan underteckna dokumentet när de har godkänt det. 

Mall och exempel för budgetförslag

I exemplet på budgetförslag nedan kan du se hur två teammedlemmar organiserar förväntade projektkostnader för en kommande kampanj i sociala medier. 

Det här budgetförslaget listar direkta och indirekta kostnader som är förknippade med kampanjen, inklusive saker som teamlön och verktyg.

Det här är bara en förhandsvisning av hur deras budgetförslag kan se ut i sin helhet. Om du vill skapa ett eget budgetförslag kan du ladda ned en kostnadsfri mall nedan.

Spåra och dela dina finansiella mål med Asana

Ett budgetförslag är ett utmärkt sätt att planera för ett kommande projekt. Men för att gå vidare behöver du rätt verktyg till ditt förfogande. Med en programvara för arbetshantering kan du skapa ekonomiska mål för projekt och större initiativ och spåra dem från början till slutförande.

När projekten växer och förändras kan du justera budgeten och dela informationen med andra. Oavsett om du hanterar utgifter eller leder möten kan du göra allt med Asana.