Utnyttjandegrad: Hur man spårar, beräknar och förbättrar prestandan

Du spårar förmodligen olika framgångsvärden för att säkerställa att projekten håller sig inom omfattningen och att kundnöjdheten förblir hög. Om du arbetar med kunder är ett av dessa framgångsvärden förmodligen fokuserat på fakturerbara timmar. Fakturering av timmar till kunder är hur företag gör vinst. När du spårar dina teammedlemmars utnyttjandegrad kan du se hur fakturerbara timmar och företagstid matchar. 

Teammedlemmar kan inte fakturera timmar för varje uppgift eftersom vissa uppgifter fokuserar på intern verksamhet. Utnyttjandegraden kan avgöra hur mycket tid en teammedlem har tillgänglig för lönsamt arbete. I den här artikeln förklarar vi hur man beräknar utnyttjandegraden och diskuterar sätt att minska jobb om jobb för att förbättra utnyttjandegraden för dina teammedlemmar. 

Vad är en utnyttjandegrad?

Kapacitetsutnyttjande är ett mått på tillgänglig tid som används för fakturerbart arbete, uttryckt i procent. Du kan beräkna utnyttjandegraden genom att dividera en teammedlems totala antal fakturerade timmar med det totala antalet timmar som teammedlemmen har tillgängliga. Till exempel: 

• Om en teammedlem fakturerar 34 timmar på en vecka till kunder och har 40 timmar tillgängliga under veckan, är utnyttjandegraden 0,85 eller 85 %.

Vikten av att spåra utnyttjandegraden

Tänk på att en teammedlems utnyttjandegrad aldrig kommer att nå 100 % eftersom de bör ägna en del av sin tid åt internt arbete. Det bör finnas en sund balans i en teammedlems arbetsvecka mellan teammöten, telefonsamtal, utbildning och fakturerbart arbete. 

Så målet med att beräkna och spåra utnyttjandegraden är inte att nå 100 % – det är att minska det onödiga manuella och dubbelarbetet som tar upp så mycket av vår arbetsdag. Enligt index för Arbetets anatomi lägger den genomsnittliga kunskapsarbetaren 60 % av sin tid på jobb om jobb – till exempel att söka efter information, jaga godkännanden och växla mellan appar. Genom att minska allt onödigt jobb om jobb kan du öka utnyttjandegraden i hela teamet och ge teammedlemmarna mer tid att utföra sina viktigaste uppgifter.

Så här beräknar du utnyttjandegraden

Att spåra teammedlemmarnas utnyttjandegrad ger information om företagets totala lönsamhet. Formeln för en teammedlems utnyttjandegrad är enkel, men det finns en handfull formler du behöver för att beräkna företagets idealiska siffror.​​

1. Formel för utnyttjandegrad

Använd den grundläggande formeln för att beräkna en teammedlems utnyttjandegrad: 

• Formel för kapacitetsutnyttjande: (Totalt antal fakturerbara timmar/totalt antal tillgängliga timmar)

Om en teammedlem till exempel fakturerar 32 timmar av en 40-timmarsvecka, skulle dennes utnyttjandegrad vara 0,80 eller 80 %.

Teammedlemmars utnyttjandegrad varierar beroende på arbetsroll och produktivitet, så det räcker inte att beräkna en enskild teammedlems utnyttjandegrad. Se i stället till att du spårar utnyttjandegraden för alla teammedlemmar för att få en mer korrekt bild av företagets resultat. 

Hur man minskar allt jobb om jobb och ökar teamets kapacitet

Om utnyttjandegraden är låg i team och avdelningar kan du ta en titt på de verktyg, processer och förväntningar som finns på företaget. En låg utnyttjandegrad innebär att teammedlemmarna lägger större delen av sin tid på icke-fakturerbart arbete. Vad lägger de sin tid på? Mycket av det som räknas som att jobba om jobb, såsom att växla mellan olika appar eller manuellt arbete, kan minskas med rätt verktyg och processer. 

Vi vet till exempel att den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag. Om dina teammedlemmar rapporterar att det minskar deras produktivitet och bidrar till låga utnyttjandegrader att växla mellan appar, bör du leta efter Business-verktyg som integreras med varandra. På så sätt, i stället för att teammedlemmar växlar mellan verktyg och förlorar värdefull tid, har de all information de behöver för att slutföra sitt arbete nära till hands. 

Tips: Programvara för tidsspårning kan hålla teammedlemmarnas mätvärden organiserade och göra det lättare att utföra beräkningar. Det kan också säkerställa att beräkningarna är korrekta och göra eventuella misstag lättare att upptäcka och korrigera.   

2. kapacitet

Kapacitetsutnyttjandegraden är den genomsnittliga utnyttjandegraden för varje teammedlem. Det här är formeln som visar om du kan täcka dina resurskostnader och gå med vinst.

• Kapacitetsutnyttjandegrad = Totalt antal teammedlemmars utnyttjandegrad / Totalt antal teammedlemmar

För att beräkna företagets kapacitetsutnyttjandegrad lägger du till varje teammedlems utnyttjandegrad och delar detta antal med det totala antalet teammedlemmar. 

3. Optimal faktureringsgrad

När du har beräknat ditt teams kapacitetsutnyttjandegrad kan du använda siffran för att avgöra hur mycket du bör debitera kunderna för att gå med vinst, även kallat din optimala faktureringsgrad. 

Sammanställ dina resurskostnader, dina omkostnader och din vinstmarginal. Dina resurskostnader är det belopp du spenderar på arbetskraft, direkt material eller produktion. Du bör lista dina omkostnader per teammedlem. Din vinstmarginal är den procentandel av vinsten som överstiger business-kostnaderna, men du bör ange den här siffran som den vinstmarginal du vill uppnå. 

Även om vinstmarginalen vanligtvis uttrycks i procent måste du använda dina resurser och omkostnader för att omvandla din vinstmarginal till ett belopp i kronor för den här formeln. 

• Vinstmarginal i kronor = (resurskostnader + omkostnader) x vinstmarginal i procent

• Optimal faktureringsgrad = (resurskostnader + omkostnader + vinstmarginal) / totala genomsnittliga arbetstimmar / kapacitet

Om dina arbetskostnader till exempel är 50 000 USD, om du spenderar 10 000 USD i omkostnader per anställd, om din optimala vinstmarginal är 25 % ((50 000 USD + 10 000 USD) x 0,25 = 15 000 USD) och om ditt totala genomsnittliga antal arbetstimmar är 1 000, då skulle det högsta numret i den här formeln vara 75. Om din kapacitet är 0,80 skulle din optimala faktureringskostnad vara 940 kr per timme. 

• Optimal faktureringskostnad = [($50,000 + $10,000 + $15,000) / (1,000)]  / .80

4. Idealisk kapacitetsutnyttjandegrad

Kapacitetsutnyttjandegraden visar det genomsnittliga antalet timmar som dina teammedlemmar fakturerar i förhållande till de totala arbetstimmarna, men det här mätvärdet visar inte om den graden är den idealiska mängden jämfört med företagskostnaderna. Det bästa sättet att förstå den idealiska utnyttjandegraden för lönsamhet är att använda följande formel:

• Idealisk kapacitet = (resurskostnader + omkostnader + vinstmarginal) / (totalt antal tillgängliga timmar x optimal faktureringskostnad)

För att beräkna din ideala kapacitetshastighet, ta summan av dina resurskostnader, omkostnader och vinstmarginal och dela den med produkten av det totala antalet tillgängliga timmar och din optimala faktureringskostnad.

Med hjälp av siffrorna från exemplet ovan skulle det högsta numret i den här formeln vara 75 000 USD. Du skulle sedan beräkna 1 000 x 94 för att få 94 000 i formelns nedre del och sedan utföra den slutliga avdelningen av 75 000 USD över 94 000 för att få din idealiska utnyttjandegrad på ungefär 0,80 eller 80 %. Detta visar att din kapacitet och din idealiska utnyttjandegrad faktiskt matchar!

• Idealisk utnyttjandegrad = [(50 000 USD + 10 000 USD + 15 000 USD)] / (1 000 x 94)

Spåra utnyttjandegraden

Att spåra utnyttjandegraden är viktigt för att upprätthålla en sund balans mellan fakturerbart och icke-fakturerbart arbete, säkerställa lönsamhet och förhindra utbrändhet hos anställda. För att effektivt spåra och övervaka dessa grader konsekvent kan du överväga att använda en programvara för arbetsbelastningshantering.

Ett av de mest effektiva sätten att spåra utnyttjandegraden är att använda programvara för arbetsbelastning. Programvara för arbetsbelastningshantering, såsom Asana, gör det enkelt för dig att se exakt vem som gör vad och när, så att du kan främja balans och förhindra utbrändhet. Genom att göra det enkelt att se exakt vad varje teammedlem har att göra kan du effektivt hantera teamets arbetsbelastning för att säkerställa att teammedlemmarna inte överskrider sin maximala tilldelade arbetstid.

Viktiga funktioner att hålla utkik efter i en programvara för arbetsbelastningshantering är:

1. Tidsspårning: Gör det möjligt för anställda att enkelt logga fakturerbara och icke-fakturerbara timmar.

2. Synlighet i realtid: Ger insikter om varje teammedlems nuvarande uppgifter, deadliner och tilldelade timmar.

3. Anpassningsbara rapporter: Rapporter och paneler för att visa utnyttjandegrad per person, team, projekt eller tidsperiod.

4. Kapacitetsplanering: Gör det möjligt att förutse framtida arbetsbelastning och justera resursfördelningen i enlighet med detta.

5. Integrering: Integreras med befintliga projekthanterings- och faktureringsverktyg för effektiva arbetsflöden.

Förutom att använda programvara bör du regelbundet prata med dina teammedlemmar för att diskutera deras arbetsbelastning och göra nödvändiga justeringar. Det här proaktiva tillvägagångssättet hjälper till att upprätthålla optimala utnyttjandegrader samtidigt som de anställdas tillfredsställelse säkerställs.

Genom att kombinera programvara för arbetsbelastningshantering med regelbunden kommunikation och datadrivet beslutsfattande kan du effektivt spåra och optimera utnyttjandegraden, vilket leder till lönsamhet och framgång för din organisation.

Förbättra utnyttjandegraden

Det kan vara frustrerande att upptäcka att ditt team har låga utnyttjandegrader. Men ofta beror det på dåliga processer, inkonsekvent kommunikation och besvärliga verktyg. I slutändan uppstår låga utnyttjandegrader på grund av en obalans mellan intern och extern arbetsbelastning. Här är fyra sätt att förbättra det.

För att förbättra utnyttjandegraden kan du prova att införa följande projekthanteringsprocesser.

• Ange referenspunkter för utnyttjandegrad: teammedlemmarna vet inte vilken utnyttjandegrad de ska uppnå om du inte anger referenspunkter. Du kan också ange unika referenspunkter för teammedlemmar beroende på deras roll. Till exempel kan en designer ha en högre referenspunkt för utnyttjandegrad än en personalchef eftersom designer ofta arbetar direkt med kunder och fakturerar fler timmar. Du bör ställa in dina referenspunkter baserat på din optimala faktureringsgrad.

• Övervaka priser i hela företaget: Att spåra utnyttjandegrader i hela företaget kan hjälpa dig att fastställa din kapacitetsutnyttjandegrad så att du kan se om teammedlemmar är tillgängliga eller inte. Universell spårning hjälper dig att se när andra team har tid att fakturera fler timmar så att ditt företag kan utföra fakturerbart arbete utan att anlita frilansare. 

• Minska tiden för att jobba om jobb: Att minska tiden för att jobba om jobb är avgörande för att förbättra utnyttjandegraden. Även om det alltid kommer att finnas ett antal timmar som ägnas åt intern verksamhet kan du använda bästa praxis för projekthantering och erbjuda tidshanteringstips för att minska tiden som läggs på icke-meningsfullt arbete. Att jobba om jobb inkluderar saker som att kommunicera om arbete, söka efter information, växla mellan appar och hantera skiftande prioriteringar.

• Använd programvara för tidsspårning: Programvara för tidsspårning är avgörande för att förbättra utnyttjandegraden eftersom det gör det möjligt för teammedlemmar att fakturera uppgifter till specifika kunder eller placera dem under företagstid. Att spåra tid kan också uppmuntra teammedlemmar att vara mer medvetna om hur de använder sin tid och hjälpa dem att nå sina referenspunkter. När de har angett sin tid kan du analysera informationen som en stor datamängd.

Exempel på utnyttjandegrad

Utnyttjandegraden är ett viktigt mätvärde för servicebaserade företag eftersom det direkt påverkar lönsamheten och resurshanteringen. Låt oss utforska två hypotetiska exempel som visar hur företag kan förbättra sina anställdas utnyttjandegrad och därmed deras övergripande prestation.

Exempel 1: Advokatbyrå ABC

ABC Law Firm, en medelstor advokatbyrå med 75 advokater, upplevde en stagnerande tillväxt trots ett konsekvent inflöde av kunder. Efter att ha analyserat sitt fakturerbara utnyttjande upptäckte de att deras genomsnittliga grad bara var 55 %. Företaget insåg att den låga graden berodde på ineffektiva processer och brist på synlighet i resursutnyttjandet.

För att ta itu med de här problemen införde advokatbyrån ABC följande ändringar:

• Investering i omfattande programvara för tidsspårning och projekthantering för att noggrant övervaka fakturerbara timmar och identifiera förbättringsområden.

• Fastställde tydliga mål för utnyttjandegraden för varje advokat baserat på deras erfarenhet och verksamhetsområde för att optimera faktureringseffektiviteten.

• Genomförde regelbundna granskningar av icke-fakturerbar tid för att minimera onödiga uppgifter och effektivisera processer.

Genom att fokusera på de här initiativen ökade ABC Law Firm sin genomsnittliga utnyttjandegrad till 75 % inom ett år. Den här förbättringen ledde till en ökning av intäkterna med 25 % och gjorde det möjligt för företaget att anställa ytterligare supportpersonal för att ytterligare förbättra sina professionella tjänster.

Exempel 2: XYZ Marketing Agency

XYZ Marketing Agency, en växande boutiquebyrå med ett måttligt antal anställda, kämpade för att möta kundernas deadlines och upprätthålla lönsamheten. Byråns ledningsgrupp misstänkte att deras anställdas utnyttjandegrad var för hög, vilket ledde till överarbetade anställda och minskad arbetskvalitet.

När de spårade utnyttjandegraden fann de att deras genomsnittliga grad var 95 %, vilket bekräftade deras misstankar. För att åtgärda situationen vidtog XYZ Marketing Agency följande åtgärder:

• De justerade sin prissättningsmodell för att bättre anpassa sig till den tid och de resurser som krävs för varje projekt.

• Anställde ytterligare heltidsanställda och frilansare för att fördela arbetsbelastningen mer jämnt och uppnå en lägre utnyttjandegrad.

• Implementerade en strängare process för projektomfattning för att säkerställa att kundernas förväntningar på arbetet var realistiska och genomförbara.

Genom att minska sin genomsnittliga utnyttjandegrad till 80 % såg XYZ Marketing Agency en betydande förbättring av de anställdas moral och arbetskvalitet. Kundnöjdheten ökade med 20 % och byrån kunde ta sig an fler projekt utan att kompromissa med sina professionella tjänster.

De här exemplen på utnyttjandegrad illustrerar hur företag kan identifiera och åtgärda operativa ineffektiviteter, vilket i slutändan leder till förbättrade ekonomiska resultat och tillväxtmöjligheter. Genom att övervaka det totala antalet tillgängliga timmar, antalet fakturerbara timmar och sikta på en optimal utnyttjandegrad kan företag förbättra sin resurshantering och prognoskapacitet.

Minska tiden som läggs på att jobba om jobb för att öka utnyttjandegraden

Utnyttjandegraden är ett viktigt mätvärde som du bör spåra för att bedöma teammedlemmars och företags resultat. Höga utnyttjandegrader gör det lättare att täcka driftskostnaderna och kontinuerligt öka vinsten, medan låga utnyttjandegrader kan tyda på problem i dina processer som behöver åtgärdas. 

Det bästa sättet att hålla koll på det totala utnyttjandet är att låta teammedlemmar rapportera uppgifter och upprätthålla strukturerade processer. När teammedlemmar rapporterar icke-fakturerbara och fakturerbara uppgifter i realtid får du mer kontroll över dina resurser och ett tydligare perspektiv på tidshantering.

Vanliga frågor: Utnyttjandegrad

Vad anses vara en bra utnyttjandegrad? En bra utnyttjandegrad ligger vanligtvis mellan 70 % och 80 %. Det här intervallet möjliggör en balans mellan fakturerbart arbete och viktiga icke-fakturerbara aktiviteter, till exempel utbildning, administrativa uppgifter och teammöten.

Hur ofta bör utnyttjandegraden spåras? Utnyttjandegraden bör spåras varje vecka eller månad. Regelbunden övervakning gör det möjligt att identifiera trender, göra justeringar i tid av arbetsbelastning, prissättning eller resursallokering och proaktivt ta itu med problem som kan påverka lönsamheten och den anställdes välbefinnande.

Är det möjligt att utnyttjandegraden överstiger 100 %? Ja, utnyttjandegraden kan överstiga 100 % om en anställd arbetar övertid eller fakturerar fler timmar än sitt ordinarie schema. Att konsekvent ha utnyttjandegrader över 100 % är dock inte hållbart och kan tyda på dålig resursplanering, underbemanning eller orealistiska kundförväntningar.

Hur påverkar utnyttjandegraden projektets lönsamhet? Utnyttjandegraden påverkar projektets lönsamhet direkt genom att påverka balansen mellan fakturerbara och icke-fakturerbara timmar. Att optimera utnyttjandegraden hjälper till att säkerställa att projekten förblir lönsamma samtidigt som de anställdas nöjdhet och arbetskvalitet bibehålls.