Gratis mall för ändringsorderformulär: förenkla projektändringar

Bob Dylan sa: "The times they are a-changin'", och det är sant. Men de flesta chefer vet att även projekt förändras. Det är sällsynt att ha en projektplan som börjar på samma sätt som den slutar, och det enklaste sättet att hantera förändringar är med mallar för ändringsbeställningar.

Ändringsorderformulär är ett strukturerat sätt att kommunicera projektändringar så att projektet håller sig i fas och teamet vet hur de ska gå vidare. I den här artikeln lär vi dig hur du skapar mallar för ändringsbeställningar så att du kan känna dig förberedd på eventuella hinder som kan dyka upp.

Vad är ett formulär för ändringsbeställning?

En ändringsorder – även känd som en ändringsförfrågan inom projekthantering – är en officiell och dokumenterad ändring av en projektplan. Även om termen ”ändringsorder” vanligtvis används inom byggbranschen kan ändringsorder användas i alla branscher för att förklara hur ett projekt kommer att avvika från den ursprungliga projektomfattningen. 

Ändringsbeställningar anger vilken typ av ändring du eller andra vill ha och hur den ändringen kommer att påverka projektets leveranser, pris och tidslinje. Vanliga skäl till att initiera ändringsbeställningar inom projekthantering är:

• Nya förfrågningar från intressenter

• Planeringsfel eller utelämnanden.

• Felaktiga uppskattningar.

• Ändringar i omfattningen av arbetet.

• Resurskostnader.

• Oplanerade händelser

Ändringsbeställningar för projekt är vanliga eftersom projektavsikterna kan ändras av oväntade skäl medan du arbetar med projektet, även om du har en grundlig projektplanering. Så länge du förbereder dig för att ändringar kan inträffa kommer ändringskontrollprocessen inte att kännas betungande.

Utskrivbara vs digitala formulär för ändringsbeställningar

Utskrivbara formulär för ändringsbeställningar kan vara det enda sättet du har sett ändringskontroll ske tidigare, men digital ändringskontroll registrerar ändringar tillsammans med resten av din projektinformation. 

Genom att hålla projektändringarna i linje med resten av projektmaterialet upprätthåller du en central referenskälla för hela projektet. Andra fördelar med att spåra ändringsbeställningar via en digital plattform:

• Enkel granskning av den ursprungliga planen i realtid.

• Möjlighet att dela ändringsbeställningar med många personer samtidigt.

• integrering av ändringsbeställningar i en automatiserad process för ändringshantering

• Möjlighet att ändra budget, tidslinje och teammedlemmars arbete när ändringen inträffar.

Om du vill att dina mallar för ändringsbeställningar ska integreras i en större process för ändringsbeställningar kan digitala formulär spara tid och ge klarhet.

Skapa formulär för ändringsbeställningar

Innan du lär dig hur man prioriterar och sorterar ändringsförfrågningar är det viktigt att granska komponenterna i en mall för ändringsbeställningar. Dessa komponenter gör det enkelt att granska ändringsbeställningen och snabbt förstå den begärda ändringen, varför ändringen begärdes och den förväntade inverkan som ändringen kommer att ha.

1. Beskrivning av ändringen: Det första avsnittet i mallen för ändringsbeställningar bör kortfattat beskriva den ursprungliga projektleveransen och de föreslagna ändringarna.

2. Specificerade kostnader för ändringen: I det här avsnittet listar du alla kostnader som är förknippade med ändringen du föreslår. Kostnaderna kan vara indirekta eller direkta, till exempel tid för teammedlemmar att arbeta med projektet, nödvändig programvara eller resekostnader. 

3. Totala kostnader för ändringen: Inkludera ett område som listar det totala beloppet som ändringen kommer att kosta så att andra som granskar ändringsbeställningen snabbt kan se kostnadseffekten. Om du inte kan ange några av dina kostnader som totalsummor kan du lämna det här avsnittet tomt. 

4. Påverkan på tidslinjen: I det här avsnittet beskriver du hur ändringen kommer att påverka den ursprungliga projekttidslinjen. Kommer ändringen att göra att projektet tar längre tid än planerat? Förklara hur du planerar att anpassa dig till andra om tidslinjen måste ändras.

5. Signaturer: Lägg till ett avsnitt där de som granskar ändringsbeställningen kan skriva under. Skriv också under i det här avsnittet.

Hantera ändringsförfrågningar

Inlämning och hantering av ändringsbeställningar går hand i hand. Genom att förse intressenter med en mall för ändringsbeställningar får de veta att deras ändring inte är garanterad och att den måste genomgå en process för godkännanden.

Som projektledare kommer du sannolikt att hantera ändringsförfrågningar när de kommer in och söka efter den information du behöver för att prioritera dem. Använd stegen nedan för att bestämma hur du ska sortera och prioritera inkommande ändringsbeställningar. 

1. Granska inlämnade formulär för ändringsbeställningar

När någon uttrycker en begäran om en ändring, bekräfta deras idé och hänvisa dem till formuläret för ändringsbeställningar så att de kan dokumentera ändringen. En ändringsförfrågan kan komma från olika personer som är involverade i ett projekt, inklusive:

• Externa intressenter

• Avdelningschefer

• Du, som projektledare

• Entreprenörer i byggprojekt.

Om dina intressenter aldrig har använt ett formulär för ändringsbeställning tidigare kan det vara bra att förklara varför formuläret är viktigt. Låt dem veta att deras ändring potentiellt kan påverka andra delar av projektet, och att ett formulär för ändringsbeställning gör det möjligt för dig och dina projektgodkännare att granska hur den begärda ändringen stämmer överens med de övergripande projektmålen.

När du har fått ändringsbeställningsformuläret ska du gå igenom det och diskutera ändringen med den som skickade in formuläret. Öppen kommunikation är det viktigaste att komma ihåg när någon gör en ändringsförfrågan.

Tips: Förvara alla förfrågningar om ändringsbeställningar och projektändringar i en centraliserad programvara för projekthantering. På så sätt har teamet en central referenskälla för all projektinformation. När intressenter sedan skickar in nya ändringsbeställningar kan du se till att alla i projektteamet har insyn i den nya förfrågan.

2. Fyll i eventuell saknad information

När du har förstått en intressents ändringsförfrågan fyller du i eventuell saknad information i formuläret för ändringsbeställningen. Intressenterna bör beskriva ändringen i formuläret, men de kommer troligen att behöva din hjälp för att bedöma vad ändringen kommer att kosta och hur den kommer att påverka projektets tidslinje.

Du kan behöva hjälpa till med följande avsnitt:

• Kostnader för ändringar: Intressenter kan finansiera projektet, men du vet var du tilldelar pengar och andra resurser. Diskutera ändringen med den som begär den och gör en detaljerad lista över möjliga kostnader.

• Påverkan på tidslinjen: Intressenter vet sällan hur deras begärda ändring kommer att påverka projektets tidslinje. Om de vill att projektet ska vara slutfört vid ett visst datum måste du analysera scheman och förklara hur deadlines kommer att ändras.

Det är enklare att fylla i formuläret för ändringsbeställningen om du och den som gör förfrågan samarbetar. Om du har tur kan du också ge intressenten lite perspektiv på hur projekten fungerar från insidan.

3. Bestäm om ändringen ska göras

Nu kan du titta på ändringsförfrågan i sin helhet och avgöra om ändringen ska göras. När du överväger en ändringsförfrågan bör du göra en konsekvensanalys baserad på de sju delarna i projektplanen.

Mål: 

• Hur stämmer ändringen överens med våra projektmål? 

• Kommer den här ändringen att hindra oss från att nå våra projektmål? 

Framgångsvärden:

• Hur ska vi mäta framgång? 

• Finns det några risker med att göra den här ändringen?

• Är riskerna med den här ändringen värda belöningen?

Intressenter: 

• Vem ska vara involverad i att godkänna den här ändringsförfrågan? 

• Vem behöver vara involverad om vi går vidare med den här ändringsbeställningen?

Omfattning:

• Ligger ändringen utanför vår ursprungliga projektomfattning?

• Hur mycket kommer det att kosta att göra ändringen?

• Om det kostar mer pengar eller resurser, var ska vi få tag på dem?

• Behöver vi fler personer för att göra den här ändringen?

Leveranser:

• Hur kommer den här ändringen att förbättra slutprodukten?

• Är fördelen med den här ändringen värd eventuella ändringar i kostnad, resurser eller tidslinje?

Tidslinje:

• Kommer den här ändringen att påverka vår deadline?

• Har vi flexibiliteten att ändra tidslinjen?

Kommunikationsplan: 

• Om ändringen godkänns, hur ska vi kommunicera den till projektteamet? 

Tips: Använd en programvara för projekthantering för att visualisera hur ändringsförfrågan påverkar projektet. Analysera mätvärden såsom teamets utnyttjandegrad för att avgöra hur dina ändringar påverkar projektets tidslinje och omfattning.

4. Begär resurser för att göra ändringen

Om du bestämmer dig för att gå vidare med ändringen är nästa steg att skaffa de resurser du behöver för att genomföra den. Tänk på följande: 

• Du kan behöva ytterligare teammedlemmar för att slutföra ändringen.

• Om du behöver mer tid för att arbeta med de här leveranserna kan det försena andra projekt.

• Pengar kan komma från den som gör förfrågan, men för att säkra fysiska resurser måste leverantörer och tillverkare vara med på tavlan.

• Du måste se till att du kan få ytterligare resurser inom den tidsram du har fastställt.

I det här skedet av ändringskontrollprocessen bör alla i teamet vara med på ändringen. Använd hjälp från andra när du begär resurser för att underlätta processen.

5. Införliva förändringen i projektplanen

När alla är med på förändringen och du har de resurser du behöver för att implementera den är du redo att införliva förändringen i projektplanen. Nästa steg kan vara:

• Justera teamroller och ansvarsområden.

• Lägga till projektuppgifter och milstolpar.

• Ändra projektets tidslinje.

• Justera projektmål och nyckeltal.

Glöm inte att underteckna formuläret för ändringsbeställningen och spara det tillsammans med resten av projektdokumenten som referens. Den här digitala filen kan vara användbar när du arbetar med framtida projekt eller omarbetar din ändringskontrollprocess. 

Tips: Alla som är involverade i ändringskontrollprocessen bör godkänna ändringsorderformuläret. Använd ett digitalt formulär för ändringsbeställningar så att du kan skicka din ändringsbeställning till personer var de än befinner sig och ge dem flexibiliteten att skicka tillbaka den när det passar dem.

Ändringsorder-mall

Nedan ser du ett exempel på en mall för en ändringsorder. Företagets marknadsföringsavdelning planerar att lansera en ny produkt och meddela produktlanseringen genom en kampanj i sociala medier. Den ursprungliga planen innebar betald annonsering på Instagram och Facebook, men Sally Brown ville göra några ändringar.

I formuläret för ändringsbeställningar ovan förklaras de här viktiga punkterna:

• Önskan att utöka kampanjen för sociala medier till LinkedIn. 

• Önskan att lägga till organiska inlägg i sociala medier till projektet.

• Ändringen kräver skapande av en kalender för sociala medier och skrivande av organiska inlägg på sociala medier

• Projektbudgeten måste utökas för att rymma betalda annonser på LinkedIn och en potentiell prenumeration på en programvara för schemaläggning av sociala medier.

• Projektets tidslinje kommer (och måste) förbli densamma.

• För att hålla projektets tidslinje i fas måste teamet få ytterligare stöd.

Ladda ned den här kostnadsfria mallen för ändringsbeställningar nedan för att använda den med ditt team.

Olika typer av formulär för ändringsbeställningar

Har du någonsin stått inför en situation i ditt projekt där oväntade ändringar kastade en skiftnyckel i dina planer? Ändringsorderformulär är den bästa lösningen för det här vanliga projekthanteringsproblemet eftersom de möjliggör sömlösa ändringar av det ursprungliga avtalet utan att orsaka förvirring eller tvister. 

Att välja rätt typ av ändringsorderformulär beror på ändringarnas karaktär, projektets ursprungliga omfattning och de specifika branschstandarder som är inblandade.

Ändringsorderformulär för byggprojekt

Det här formuläret används för att dokumentera ändringar i byggprojekt, till exempel ändringar i material, omfattning eller tidslinjer. Använd det här formuläret när ändringar av den ursprungliga byggplanen krävs på grund av oförutsedda omständigheter eller kundförfrågningar.

Exempel: Under ett byggprojekt kan underleverantörer använda en mall för ändringsbeställningar för att begära ändringar från ägaren eller huvudentreprenören. Ändringar kan innefatta ytterligare VVS-arbete som inte anges i det ursprungliga kontraktet. Det här formuläret skulle beskriva det extra arbetet, kostnaden och påverkan på projektets tidslinje.

AIA:s standarddokument för ändringsbeställningar

American Institute of Architects utvecklade de här dokumenten, som ger ett standardiserat format för ändringsbeställningar i byggprojekt. Välj dem när efterlevnad av lagar och branschstandarder är viktigt, särskilt i storskaliga eller komplexa byggprojekt.

Exempel: Ett komplext byggprojekt kan använda ett AIA-ändringsorderdokument för att formellt lägga till ett nytt designelement som både kunden och entreprenören har kommit överens om. Det här dokumentet skulle beskriva de specifika ändringar som ska göras och de tillhörande kostnaderna.

Ändringsorder för teknik (ECO)

ECO:er är detaljerade formulär som används för att registrera ändringar i tekniska specifikationer eller konstruktioner. De är viktiga när tekniska ändringar är nödvändiga, till exempel designförbättringar eller korrigeringar av tekniska processer.

Exempel: Om ett fel upptäcks i den tekniska utformningen av en bro, skulle en ECO beskriva de nödvändiga designändringarna, material som behövs och eventuella kostnadseffekter.

Formulär för projektändringsorder

Det här är ett allmänt formulär som kan användas för flera olika typer av projekt. Det används för att dokumentera ändringar i projektomfattning, kostnad eller schema. Det fungerar bra för projekt som innebär ändringar av många projektkomponenter.

Exempel: Ett programvaruutvecklingsprojekt kan använda det här formuläret för att dokumentera tillägget av en ny funktion som förlänger projektets slutförandedatum och budget.

Formulär för ändringsbeställning för kontrakt

Det här formuläret är specifikt för ändringar som påverkar villkoren i det ursprungliga kontraktet, inklusive omfattning, prissättning och leveranser. Den här typen av formulär för ändringsförfrågningar används bäst när avtalsvillkoren behöver revideras på grund av projektändringar.

Exempel: Om en kund begär ytterligare säkerhetslager i ett IT-projekt skulle det här formuläret beskriva ändringarna, kostnaden och de nya avtalsvillkoren.

Formulär för ändringsbeställning utan kostnad

Utformat för ändringar som inte påverkar projektets kostnad men som kan påverka andra aspekter såsom omfattning eller tidslinje. Det är lämpligt när man dokumenterar ändringar som är neutrala när det gäller budget men som fortfarande kräver formellt erkännande och godkännande från alla parter.

Exempel: En kund kan begära en ändring av färgschemat i ett designprojekt, vilket inte medför någon kostnad men kräver dokumentation för klarhet. I det här fallet skulle det vara nödvändigt att uppdatera tidslinjen för att återspegla ändringen.

Exempel på ändringsorder

Ändringsbeställningar är en vanlig och nödvändig del av projekthanteringen i olika branscher. De säkerställer att alla ändringar av projektets ursprungliga omfattning, tidslinje eller kostnad formellt bekräftas och godkänns av alla parter. 

Här är ett exempel som kan ge dig en tydligare förståelse för hur formulär för ändringsbeställningar fungerar i verkliga scenarier.

Ändringsorder för bostadsbyggande

I ett bostadsbyggprojekt bestämmer sig husägaren för att uppgradera köksbänkarna från laminat till granit efter att kontraktet har undertecknats. Byggchefen utfärdar en ändringsorder som beskriver ändringen av material, den extra kostnaden och påverkan på projektets tidslinje. 

Den här mallen för ändringsorderformulär säkerställer att både entreprenören och husägaren är överens om de nya förväntningarna och åtagandena.

Mall för ändringsbeställning för byggnation

Projektnamn: [Infoga projektnamn här]

Ändringsordernummer: [Unik identifierare]

Byggkontraktets nummer: [Original Contract ID]

Projektdetaljer:

• Ursprunglig omfattning: [Sammanfattning av den ursprungliga projektomfattningen]

• Ändringsdetaljer: [Detaljerad beskrivning av den föreslagna ändringen]

Kontraktsbelopp:

• Ursprungligt kontraktsbelopp: [Amount] USD

• Nytt belopp på grund av ändringsorder: [Nytt belopp] $

Faktureringsuppgifter:

• Fakturanummer: [Faktura-ID relaterat till den här ändringen]

• Slutdatum: [Reviderat slutdatum för betalning]

Tidslinje:

• Ursprungligt slutförandedatum: [Date]

• Reviderat slutförandedatum (i tid): [New Date]

Inköpsorder:

• Ursprungligt inköpsordernummer: [PO Number]

• Reviderad inköpsorder (om tillämpligt): [Nytt inköpsordernummer]

Auktoriserade underskrifter:

Entreprenör: _____________________

Kund: ________________________

Datum: __________________________

Effektivisera processen för ändringsbeställningar med Asana-formulär

En tydlig process för ändringskontroll kan effektivisera projektets arbetsflöde, oavsett vilka oväntade händelser som inträffar. När du använder digitala formulär med Asana för att hantera ändringsförfrågningar kan dina ändringar flöda direkt in i ditt projekthanteringssystem. Det gör att du kan lägga mindre tid på att samordna arbetet och mer tid på att utföra det.