Vad är en Business Impact Analysis (BIA)? 4 steg för att vara förberedd på vad som helst

”Var förberedd.” 

Det här konceptet är lika sant i Business som i Lejonkungen. Oavsett om du sjunger på den afrikanska savannen eller hanterar ett projekt från ditt skrivbord är det viktigt att förstå hur det värsta tänkbara scenariot ser ut så att du kan vidta åtgärder om det behövs. 

Det är här en Business Impact Analysis (BIA) kommer in i bilden. En verksamhetskonsekvensanalys visar vad du kan förvänta dig när oförutsedda hinder uppstår, så att du kan göra en plan för att få verksamheten på rätt spår igen så snabbt som möjligt. 

Vad är en Business Impact Analysis (BIA)?

En Business Impact Analysis hjälper dig att förutse konsekvenserna av störningar i affärsprocesser, så att du har den information du behöver för att proaktivt skapa återhämtningsstrategier. Ett tillverkningsföretag kan till exempel skapa en verksamhetskonsekvensanalys för att mäta hur en förlust av en viktig leverantör skulle påverka företagets verksamhet och intäkter.

Enkelt uttryckt identifierar en verksamhetskonsekvensanalys de operativa och ekonomiska effekterna av störningar, till exempel vad som skulle hända om servrarna kraschade eller om en global pandemi förändrade marknaden. De data du samlar in under en Business Impact Analysis hjälper dig att förstå och förbereda dig för de potentiella hindren, så att du kan agera snabbt och möta utmaningar när de uppstår. Du kan till exempel använda insikterna från din verksamhetskonsekvensanalys för att skapa en verksamhetskontinuitetsplan som beskriver hur ditt team kommer att reagera på oväntade förändringar i verksamheten. 

Här är några exempel på Business-störningar och deras potentiella effekter: 

Exempel på Business-störningar

• Datasäkerhetsöverträdelser eller cyberattacker

• Förseningar i planeringen

• Naturkatastrofer

• Strömavbrott eller avbrott i försörjningen av allmännyttiga tjänster

• Utrustningsfel

• Förlust av viktiga anställda

• Förlust av viktiga leverantörer 

Exempel på Business-effekter

• Förlorad försäljning eller intäkter på grund av produktionsstopp

• Dåligt genomförd detaljhandel eller missade marknadsföringsmöjligheter.

• Försenad försäljning eller intäkter (t.ex. betalningsförseningar)

• Oförutsedda utgifter (som övertidsersättning eller outsourcingkostnader)

• Regleringsböter eller avtalsstraff

• Försenade affärsplaner på grund av avbrott i verksamheten

• Förlorade kunder. 

Business Impact Analysis jämfört med riskbedömning

En riskbedömning analyserar potentiella hot och sannolikheten för att de ska inträffa. En Business Impact Analysis mäter hur allvarliga hoten är och hur de skulle påverka verksamheten och ekonomin. Med andra ord är en Business Impact Analysis i huvudsak en förlängning av en riskbedömningsrapport – en Business Impact Analysis identifierar potentiella risker och mäter sedan även deras inverkan.

Business Impact Analysis vs projektriskhantering

Projektriskhantering är processen där man identifierar, analyserar och hanterar potentiella projektrisker. I det här fallet är en risk något som kan orsaka projektmisslyckanden genom att försena projektets tidslinje, överbelasta projektbudgeten eller minska prestandan. 

Medan projektriskhantering fokuserar på att förutse och reagera på hinder inom ett specifikt projekt, är en Business Impact Analysis bredare i omfattning. En verksamhetskonsekvensanalys fokuserar inte på ett enda projekt utan på övergripande Business-funktioner och processer. Du kan till exempel använda projektriskhantering för ett tvärfunktionellt initiativ för att omforma företagets app, men  skapa en verksamhetskonsekvensanalys för att undersöka hur störningar i bemanningen kan påverka produktionen av företagets app.

Business Impact Analysis vs katastrofåterställningsplan

En analys av verksamhetens inverkan och en katastrofåterställningsplan är kompletterande men ändå distinkta komponenter i verksamhetskontinuiteten. Medan en verksamhetskonsekvensanalys fokuserar på att identifiera kritiska funktioner och de potentiella effekterna av störningar, beskriver en katastrofåterhämtningsplan specifika steg för att återställa it-system och verksamhet efter en kris. 

En verksamhetskonsekvensanalys informerar om prioriteringar och strategier inom katastrofåterhämtningsplanen, vilket säkerställer en riktad och effektiv återhämtningsprocess som är i linje med organisationens mest kritiska behov.

Varför är det viktigt med en Business Impact Analysis? 

Störningar inträffar, och det är viktigt att vara förberedd så att du kan komma tillbaka på rätt spår och minimera vinstförlusten. En Business Impact Analysis hjälper dig att samla in de data du behöver för att planera och hantera hinder när de oundvikligen inträffar. 

BIA-processen hjälper dig i synnerhet att:  

• Identifiera viktiga Business-aktiviteter och resurser. En verksamhetskonsekvensanalys hjälper dig att förstå vilka processer som är nödvändiga för att leverera dina viktigaste produkter och tjänster, så att du vet vilka aktiviteter som måste utföras, oavsett omständigheterna. 

• Analysera de ekonomiska effekterna av Business-störningar. När du förstår hur potentiella hinder kan påverka företagets ekonomi kan du proaktivt strategisera och fördela medel för att hantera oväntade störningar när de inträffar. Med en verksamhetsimpaktanalys kan du förstå resursbehov, motivera budgetförfrågningar och presentera din verksamhetskontinuitetsplan för ledarskapet. 

Samla in de data du behöver för att skapa en verksamhetskontinuitetsplan. En verksamhetskontinuitetsplan beskriver strategier för att förebygga och reagera på verksamhetsstörningar. Men för att kunna planera ditt svar måste du först förstå hur dessa störningar kommer att påverka ditt Business.

Så här gör du en Business Impact Analysis

Att skapa en Business Impact Analysis kan verka överväldigande, men vi har delat upp processen i fyra lättförståeliga steg. Så här kommer du igång: 

1. Planera hur du ska genomföra verksamhetspåverkansanalysen

Även om du använder en analys av verksamhetspåverkan för att analysera större företagsprocesser, tänk på själva analysen som ett projekt som måste planeras. Precis som med ett vanligt projekt börjar du med att skapa en projektplan som beskriver hur du ska gå tillväga med analysen, inklusive omfattningen, målen och de intressenter du kommer att arbeta med. En välskriven projektplan ger en tydlig väg framåt för din analys. Den hjälper intressenterna att förstå vad de är ansvariga för och säkerställer att du har alla resurser du behöver innan du börjar.

När du skapar din plan bör du överväga hur du ska organisera de olika delarna av din Business Impact Analysis så att teammedlemmarna kan hitta och förstå den information de behöver och sedan agera effektivt. En projekthanteringsprogramvara som Asana kan hjälpa dig att samordna allt arbete i ett centralt verktyg, så att teammedlemmarna har en central referenskälla för varje projektkomponent. Asana uppdateras också i realtid när arbetet är slutfört, så att du alltid vet om du följer schemat.

2. Samla in information

Innan du kan förutse konsekvenserna av Business-störningar måste du först förstå hur kritiska Business-processer fungerar. För att göra det måste du fråga experterna – de intressenter som hanterar och genomför de Business-processer du undersöker. Även om du förmodligen har en överblick över processerna och förstår de övergripande behoven, är det viktigt att prata med någon som är närmare arbetet. På så sätt kan du förstå de praktiska effekterna av Business-störningar samt de lösningar du funderar på att implementera. 

Det finns två vanliga metoder för att samla in information: 

• Ordna intervjuer med intressenterna.

• Skapa ett frågeformulär för Business Impact Analysis som intressenterna kan slutförda asynkront. 

Frågorna du ställer under en intervju och i ett frågeformulär är liknande. Intervjuer är ofta mer personliga, men ett frågeformulär kan spara tid och hjälpa dig att standardisera dina data.

Exempel på frågeformulär för en Business Impact Analysis

Här är en mall för ett frågeformulär för en verksamhetskonsekvensanalys med exempel på svar: 

Namnge den Business-process du ansvarar för

Onlinebetalningsprocess

Beskriv var processen utförs

Servern vi använder för att behandla kundens betalningsinformation. 

Lista alla in- och utgångar i processen

• Inputs: punkter i kundvagnen, kundens betalningsinformation, faktureringsadress, leveransadress

• Utgångar: Kunden betalar för punkten, leveransinformation skickas till distributionscentralen och ett bekräftelsemeddelande skickas

Lista de resurser och verktyg som krävs för processen

En e-handelsplattform (Shopify), programvara för e-postautomatisering och ett kundtjänstteam

Lista processens användare

Kunder

Beskriv tidpunkten för processen

Betalningsprocessen tar 3–5 minuter. Det sker efter att punkter har lagts till i kundvagnen och innan punkter skickas. 

Lista potentiella störningar i processen

Serverkrasch, fel i e-postautomatisering, e-handelsplattformen är nere, säkerhetsöverträdelse

Lista de ekonomiska, operativa och juridiska/reglerande effekterna av potentiella störningar

• Finansiella konsekvenser: En serverkrasch skulle leda till 1 000 USD förlorade intäkter per minut.

• Operativa konsekvenser: Om e-handelsplattformen låg nere längre än en dag skulle förlorad försäljning orsaka ett överskott av resurser. 

• Regleringskonsekvenser: Ett säkerhetsintrång kan leda till avgifter på grund av bristande efterlevnad av bestämmelser om kunddata.

Om tillämpligt, tillhandahåll historiska data om tidigare Business-störningar och deras effekter

Du kan läsa en sammanfattning av en serverkrasch som inträffade förra året i den bifogade rapporten, inklusive dess inverkan på kassa, ekonomiska förluster och återställningstid. 

3. Analysera dina data

Nu när du har samlat in information om varje Business-process är det dags att börja analysera. För att vägleda din undersökning kan du överväga följande frågor: 

• Vilka processer är viktigast för att hålla igång din Business? Skapa en prioriterad lista över kritiska Business-funktioner. På så sätt vet du vilka processer du behöver komma igång med först och vilka som kan vänta när störande händelser inträffar. 

• Vilka resurser behöver varje process för att fungera framgångsrikt? Det kan vara teammedlemmar, teknik och fysiska resurser såsom råvaror eller arbetsytor. När du vet vilka resurser som är absolut nödvändiga kan du lättare prioritera resursfördelningen när Business-störningar inträffar. 

Hur lång tid tar det att få varje process att fungera normalt igen när en störning inträffar, och hur mycket kostar det? Det hjälper dig att skapa en korrekt tidslinje och budget för din katastrofåterhämtningsplan, så att du kan vara förberedd på potentiella förluster och få saker och ting tillbaka på rätt spår så snabbt som möjligt.

4. Skapa rapporten

När du har analyserat dina resultat är det sista steget att faktiskt skapa en Business Impact Analysis-rapport. En BIA-rapport hjälper dig eller ledningen att skapa databaserade återställningsstrategier baserat på information från processexperter. Rapporten är det viktigaste resultatet av verksamhetskonsekvensanalysen eftersom det är så du kommunicerar dina resultat till företagets ledarskap och hjälper dem att identifiera de bästa beredskapsplanerna för att få verksamheten tillbaka på rätt spår. 

Rapportmall för Business Impact Analysis

Rapporten bör innehålla följande komponenter: 

- sammanfattning 

- Mål och omfattning 

- Metod.

- Sammanfattning av resultaten.

– En detaljerad beskrivning av resultaten för varje process, inklusive: 

• En prioriterad lista över de viktigaste Business-processerna.

• Hur en störning i processen skulle påverka olika områden i din Business.

• Hur länge kan du rimligen tolerera störningen? Det här kallas också för återställningstidsmål (RTO).

• Den maximala förlusten som ditt Business kan tolerera. Detta kallas också för återställningspunktsmål (RPO). 

• En jämförelse mellan den potentiella ekonomiska kostnaden för en störning och kostnaden för Business Recovery-strategier. 

– Stödjande dokumentation

– Rekommendationer för återställning

Mall för Business Impact Analysis

En mall för analys av verksamhetens inverkan fungerar som ett grundläggande verktyg för organisationer som vill skydda sin verksamhet från störningar. Den vägleder dig genom att identifiera kritiska funktioner, bedöma störningarnas påverkan och formulera effektiva begränsnings- och återhämtningsstrategier. 

Den här kostnadsfria mallen för analys av verksamhetens inverkan säkerställer en grundlig utvärdering av operativa sårbarheter och ger team de nödvändiga insikterna för hantering av verksamhetskontinuitet.

Introduktion till verksamhetskonsekvensanalys

• En sammanfattning av syftet och omfattningen av affärsanalysen

• Förklaring av mål och förväntade resultat

Identifiering av Business-funktioner och processer

• beskrivning av varje kritisk Business-funktion och process

• Förklaring av betydelsen och målen för dessa funktioner och processer

Konsekvensbedömning

• En förklaring av hur eventuella störningar i varje Business-funktion kan påverka företagets ekonomi, verksamhet, rättsliga ställning och rykte

• Tidsramen för påverkan för varje funktion (t.ex. inom 24 timmar, 72 timmar, en vecka)

Resursbehov

• Lista över viktiga resurser som behövs för varje Business-funktion (personal, teknik, information, anläggningar, utrustning).

• beroenden på interna och externa tjänster och leverantörer

Återställningsmål

• Återställningstidsmål (RTO) för att återuppta Business-funktioner efter en störning

• Återställningspunktsmål (RPO) för data- och systemåterställning

• Beskriv hur de här målen ligger i linje med dina mål för verksamhetskontinuitet

Begränsningsstrategier

• Strategier för att minska riskerna och effekterna av störningar

• Förebyggande åtgärder för att säkerställa Business-kontinuitet

Svar- och återställningsplaner

• Stegvisa svarsåtgärder för identifierade risker och scenarier

• Återhämtningsplaner för att återställa Business-verksamhet och tjänster

Slutsats av verksamhetskonsekvensanalys

• Sammanfattning av de viktigaste resultaten och rekommendationerna

• Nästa steg för att implementera BIA-resultat

Exempel på Business Impact

En konsekvensanalys för verksamheten behövs för att identifiera och förstå de potentiella effekterna av störningar på en organisations kritiska funktioner. Den vägleder utvecklingen av robusta planer för verksamhetskontinuitet. 

Så här kan specifika scenarier undersökas med fokus på sårbarheter i leveranskedjan, cybersäkerhet, regulatoriska beroenden och andra viktiga aspekter.

Naturkatastrofers inverkan på en tillverkningsanläggning

När en naturkatastrof inträffar kan en tillverkningsanläggning drabbas av allvarliga störningar som sträcker sig från skadad infrastruktur till förseningar i leveranskedjan. En grundlig verksamhetskonsekvensanalys för ett sådant scenario skulle börja med att identifiera kritiska processer som är mest sårbara för naturkatastrofer. 

Identifiering av kritiska processer:

• Lyft fram beroenden inom leveranskedjan och identifiera viktig utrustning och teknik som är sårbar för naturkatastrofer.

• Kartlägg viktiga tillverkningsarbetsflöden för att identifiera var störningar kan få störst inverkan.

Konsekvensbedömning:

• Uppskatta potentiella driftstopp och deras inverkan på produktionsscheman. 

• Analysera logistik och infrastruktur i leveranskedjan för att uppskatta när verksamheten i full skala kommer att återupptas.

• Beräkna de ekonomiska konsekvenserna av förlorad produktion, inklusive kostnadseffekter för akut anskaffning.

Begränsningsstrategier:

• Utveckla beredskapsplaner för alternativa produktionsmetoder.

• Upprätta avtal med reservleverantörer och logistikleverantörer.

• Investera i infrastrukturförbättringar och ändringar av arbetsflödet för att skydda mot naturkatastrofer (t.ex. översvämningsskydd, jordbävningståliga strukturer).

Cyberattack mot ett finansinstitut

En cyberattack kan äventyra känsliga data och störa finansiella tjänster, vilket leder till betydande skador på rykte och ekonomi. I det här sammanhanget skulle en verksamhetskonsekvensanalys utvärdera institutionens cybersäkerhetsposition och identifiera kritiska tillgångar i riskzonen.

Utvärdering av cybersäkerhetsläge:

• Utför en sårbarhetsbedömning för att identifiera svagheter i institutionens cybersäkerhetsförsvar.

• Identifiera och prioritera tillgångar som, om de äventyras, skulle ha störst inverkan, såsom kunddata och kärnbanksystem.

Konsekvensbedömning:

• Tänk på hur viktiga de påverkade systemen är för institutionens dagliga verksamhet och bedöm eventuella ekonomiska förluster från pågående driftsstörningar.

• Fastställ tidsramen för att återställa säker verksamhet.

• Utvärdera effekten på kundernas förtroende och de långsiktiga konsekvenserna för kundkvarhållande.

Återställningsplanering:

• Skapa strategier för att minska cybersäkerhetsrisker och incidenthanteringsplaner som uppfyller ISO 22301-standarderna för Business Continuity Management. 

• Utveckla en detaljerad kommunikationsstrategi för att hantera intressenternas förväntningar och upprätthålla förtroendet under återhämtningsinsatserna.

Regulatoriska förändringar påverkar ett läkemedelsföretag

Regulatoriska förändringar kan ha en djupgående inverkan på läkemedelsföretag och påverka deras produktlinjer, marknadsstrategier och efterlevnadskostnader. En BIA i det här scenariot skulle fokusera på att identifiera vilka regulatoriska förändringar som sannolikt kommer att få störst inverkan.

Analys av regelverk:

• Identifiera kommande regleringar som kan påverka verksamheten, produktutvecklingen eller marknadstillgången.

• Bedöm omfattningen och tidsplanen för ändringar i regelverket för att prioritera efterlevnadsinsatser.

Konsekvensbedömning:

• Fastställ de ekonomiska konsekvenserna av efterlevnad, inklusive potentiella kostnader för att justera tillverkningsprocesser eller genomföra ytterligare kliniska prövningar.

• Överväg de operativa effekterna, såsom förseningar i produktlanseringar eller ändringar av befintliga produktlinjer.

Anpassnings- och begränsningsstrategier:

• Planera för resursomfördelning för att säkerställa att prioriterade projekt förblir i fas.

• Samarbeta med tillsynsmyndigheter för att få en tydligare förståelse för krav och tidslinjer.

• Justera interna processer och utbildningsprogram för att anpassa dem till nya lagstadgade standarder.

Analysera och skapa sedan en strategi

När du skapar en fördjupad Business Impact Analysis vet du vad du kan förvänta dig när störningar oundvikligen inträffar – plus en lista över dina bästa alternativ för att komma tillbaka på rätt spår så snabbt som möjligt. De data du samlar in hjälper dig att skapa en verksamhetskontinuitetsplan som stöds av bevis från processexperter, så att du har lösningar till hands när katastrofen inträffar.