Vad är benchmarking? Hur man fastställer en referenspunkt

Framgång är ett vagt begrepp – vad är det? Och hur vet du när du, dina projekt och din Business är framgångsrika? Sanningen är att alla mäter framgång på olika sätt. Det gör framgång svår att definiera, särskilt när du leder ett team eller utvecklar ett Business.

Därför är det viktigt att sätta upp egna standarder för framgång, vilket du kan göra genom en datadriven metod som kallas benchmarking. Med benchmarking använder du konkurrenter och interna jämförelser för att skapa tillförlitliga referenspunkter för din framgång.

Vad är benchmarking?

En referenspunkt är en förutbestämd standard, och benchmarking är processen för att fastställa dessa standarder. För att fastställa referenspunkter måste du mäta ditt arbete mot något annat. Det finns en mängd olika saker som du kan använda som referenspunkter, till exempel:

• Konkurrenter. Att jämföra ditt arbete eller dina önskade resultat med dina konkurrenter visar vad som är normalt i branschen och vad kunderna förväntar sig. När du vet det kan du justera din Business, produkt eller ditt budskap för att förbli konkurrenskraftig.

• Tidigare resultat. Att använda tidigare resultat som referenspunkter visar om du förbättras internt och hjälper dig att identifiera luckor i dina processer och arbetsflöden. Om du förbättrar dig kan du fokusera på det du gör (eftersom det fungerar). Om inte, är det här ett utmärkt tillfälle att göra ändringar.

• Mål. Att använda mål som referenspunkt visar om resultaten är vad du förväntade dig eller ursprungligen ville uppnå när du började. Om du inte når upp till målen kan du behöva justera dem för att se till att de är uppnåeliga.

Guide för verkställande rapportering: universell rapportering för dagens ledare

Lär dig strategier för att övervaka Business-prestanda i realtid, så att du kan fatta bättre och mer välgrundade beslut för ditt team.

Ta del av insikterna

Fördelar med benchmarking

Med hjälp av benchmarking kan du fastställa standarder för arbetet. Men i stället för att välja standarder baserade på åsikter eller idéer är benchmarking datadriven. Det säkerställer att dina arbetsstandarder är riktade och fokuserade på saker som har störst inverkan.

Med hjälp av benchmarking kan man också visa de anställda varför de förväntas göra vad de gör och vilka mål som finns på arbetsplatsen. Det ger dig information för att visa varför teamets dagliga uppgifter är viktiga, så att alla vet vad de arbetar för och varför.

Det finns många fördelar med benchmarking, däribland:

• Definiera och fastställ framgång. Med benchmarking kan du bestämma hur framgång ser ut för ditt företag. Om din referenspunkt för framgång till exempel är en konsekvent ökning på 10 % i leadgenerering från år till år och du är på väg att nå 11 %, vet du att du har överträffat förväntningarna.

• Identifiera luckor. Benchmarking avslöjar luckor jämfört med dina konkurrenter. Det är till exempel svårt att förbli konkurrenskraftig om du producerar tre nya produktfunktioner medan dina konkurrenter producerar åtta under samma tidsram.

• Sätta högre standarder för produktkvalitet. Benchmarking resulterar i produkter eller tjänster av högre kvalitet som förbättrar kundnöjdheten. När din referenspunkt till exempel är att anordna fyra community-evenemang varje år, sätter du ribban för att interagera med dina kunder mer regelbundet.

Varför är det viktigt att sätta upp referenspunkter?

Att sätta referenspunkter är enkelt, men det är en process. Innan du börjar bör du samla in relevanta benchmarkingdata som du kan använda för din jämförelse. Det kan vara data om dina konkurrenter, tidigare arbete eller dina mål. Mätvärdena från den här datainsamlingen kommer att vara utgångspunkten för din referenspunktsanalys.

Låt oss till exempel säga att du spårar produktlanseringar. Du upptäcker att det tar dig tre månader att gå från idé till lansering. Den tiden kan låta lång eller kort beroende på din uppfattning, men uppfattning är inte ett korrekt sätt att spåra om det här är den bästa tiden för din lansering. Istället kan du använda referenspunkter för att avgöra hur lång tid varje produktlansering bör ta. Du kan till exempel undersöka:

• Hur lång tid tar det för din konkurrent att lansera en liknande produkt? 

• Hur lång tid tog den senaste produktlanseringen?

• Har vi förbättrat våra processer så att vi sparar tid under den här lanseringen?

Observera att även andra detaljer kommer att spela in här. Din konkurrent kanske lanserar en produkt snabbare än du, men det är inte relevant om deras team och budget är dubbelt så stor som din. Jämför din referenspunkt med din nuvarande situation och välj en som passar.

Typer av benchmarking

Det finns tre olika typer av benchmarking: intern, konkurrenskraftig och strategisk. Vilken typ du ska använda beror på vad du mäter och vad du vill uppnå.

Intern benchmarking

Om du är nybörjare på benchmarking är intern benchmarking den enklaste referenspunkten att börja med. Precis som andra delar av projekthantering använder intern benchmarking organisatorisk kunskap för att svara på frågor. Eftersom du granskar intern information är datainsamlingen helt under din kontroll. För intern benchmarking kan du granska resultatindikatorer för andra avdelningar, team eller till och med tidigare arbete. Leta efter bästa praxis eller effektiva processer som du kan tillämpa i ditt nuvarande arbete.

Du kan samla in intern information genom att:

• Använda frågeformulär och fråga kollegor eller närmaste medarbetare vad de har åstadkommit och hur.

• Granska tidigare projekt och leta efter Business-processer som har gett företaget en konkurrensfördel.

• Studera initiativ med stor inverkan – vad fick dem att fungera? Om du kan återanvända och standardisera de processer eller den bästa praxis som gjorde projekten framgångsrika är de lämpliga kandidater för prestandabaserad benchmarking.

• Titta på tidigare mål för att se om arbetet matchar förväntningarna.

När du samlar in den här informationen ska du notera eventuella önskade resultat (dvs. processer som du vill återskapa och som kan bli en standard). Håll dessutom utkik efter prestationsgap – skillnaden mellan din faktiska prestation och din avsedda prestation. Den här processen liknar en gapanalys, som jämför din nuvarande prestation med din önskade prestation. Med undantag för intern benchmarking jämför du din nuvarande prestation med tidigare prestationer eller andra teams prestationer. 

När du har identifierat vad som har fungerat och vad som inte har fungerat kan du avsluta den interna granskningen och använda de processer och arbetsflöden du vill standardisera som referenspunkter.

Guide för verkställande rapportering: universell rapportering för dagens ledare

Lär dig strategier för att övervaka Business-prestanda i realtid, så att du kan fatta bättre och mer välgrundade beslut för ditt team.

Ta del av insikterna

Konkurrensbenchmarking

Det här är motsatsen till en intern granskning, där du tittar utåt på resultaten från andra företag i din bransch. Konkurrenskraftig benchmarking är svårare eftersom det är svårare att hitta tillförlitliga data. Du måste förlita dig på att dina konkurrenter delar information eller få data från en tredje part, som du kanske inte kan verifiera.

Men det är värt att ta reda på. När du väl har kommit förbi insamlingshinder är konkurrenskraftig forskning ett av de bästa sätten att få en konkurrensfördel. Det hjälper dig att upptäcka mönster eller teman som är vanliga i din bransch, som du kan använda för benchmarking och övergripande processförbättring.

Låt oss till exempel säga att du upptäcker att en direkt konkurrent får mer engagemang i sociala medier än dina konton. Med hjälp av den här informationen kan du ange en referenspunkt för ditt eget företags engagemang i sociala medier. Kort sagt bestämmer du vilka prestandamätvärden för sociala medier ditt företag bör uppnå för att förbli konkurrenskraftigt i din bransch.

Strategisk benchmarking

Ibland vet du att något inte fungerar, men du kan inte ta reda på varför. Kanske har du fastnat i ett problem, eller så expanderar du till nya marknader och utvecklar ett helt nytt arbetssätt. Strategisk benchmarking är ett kreativt sätt att sträcka sig bortom branschkunskapen. För strategisk benchmarking letar du efter den bästa prestandan. Ofta innebär det att titta på andra företag, branscher eller till och med kulturer för att se om du kan skapa en ny strategisk referenspunkt för ditt arbete.

Strategisk benchmarking har använts genom historien för att främja innovation. När till exempel ett rulltrappsföretag flyttade till köpcentrum var det nödvändigt att lösa problemet med att hjälpa människor att resa sig snabbt och brant mot tyngdkraften. Det var något helt nytt i deras bransch, så de tittade utåt. I slutändan använde de tekniker från gruvindustrin för att utforma rulltrappor för köpcentrum. När det görs framgångsrikt kan strategisk benchmarking hjälpa dig att överträffa konkurrenterna. 

Teknisk benchmarking

Teknisk benchmarking innebär att jämföra de tekniska aspekterna av produkter, tjänster eller processer med de som branschledare eller konkurrenter använder. Den här typen av benchmarking fokuserar på de specifika tekniker, verktyg eller metoder som ett företag använder, vilket gör det möjligt för dem att bedöma hur deras innovationer står sig. 

Genom att undersöka saker som tekniska metoder, produktionstekniker eller programvaruverktyg kan företag identifiera områden där deras teknik kan ligga efter och implementera förbättringar för att förbli konkurrenskraftiga och effektiva.

Prestationsbenchmarking

Prestandabenchmarking är processen att utvärdera ett företags övergripande resultat genom att jämföra specifika mätvärden med konkurrenternas eller branschstandarder. Den här metoden tittar på viktiga mätvärden som produktivitet, effektivitet och lönsamhet och ger insikter om hur bra ett företag presterar inom viktiga områden. 

Målet är att identifiera prestationsluckor och utveckla strategier för att förbättra resultaten, så att företaget förblir konkurrenskraftigt och kontinuerligt förbättras över tid.

Så här använder man referenspunkter

Benchmarkingprocessen är ett systematiskt tillvägagångssätt för att förbättra organisationens prestanda. Genom att följa de här åtta enkla stegen kan du använda benchmarking för att kontinuerligt förbättra dina arbetsflöden och processer.

Steg 1: Bestäm vad du ska använda som referenspunkt

Bestäm vad du vill ha som referenspunkt. Om du är ny på benchmarking kan du börja med att skapa referenspunkter för projekt, processer eller önskade resultat som har störst inverkan på ditt arbete.

Exempel: Ett programvaruutvecklingsteam bestämmer sig för att använda referenspunkter för att mäta hur lång tid det tar att lösa buggar, i syfte att förbättra kundnöjdheten och produktkvaliteten.

Steg 2: Fastställ vilken typ av benchmarking du ska använda

Med andra ord, bestäm om dina data kommer från konkurrenskraftig, intern eller strategisk benchmarking.

Exempel: teamet väljer konkurrensbenchmarking och planerar att jämföra sina bugglösningstider med de branschledande inom programvaruutveckling.

Steg 3: Granska och registrera

Titta på vad du skapar referenspunkten för. Registrera alla relaterade processer och dokumentera relaterade arbetsflöden så att du har en bra uppfattning om var du befinner dig innan du börjar.

Exempel: Teamet dokumenterar sin nuvarande buggspårningsprocess och noterar att den genomsnittliga åtgärdstiden är 72 timmar.

Steg 4: Samla in data

Beroende på vilken typ av benchmarking det är fråga om kan data komma från konkurrentundersökningar eller interna data. När du använder konkurrensforskning bör du vara försiktig med sekundär information om konkurrenter (dvs. från webbplatser eller nyhetsartiklar), eftersom det kan vara svårt att kontrollera fakta.

Exempel: teamet undersöker branschrapporter, deltar i tekniska konferenser och granskar offentligt tillgängliga data om bugglösningstider i högpresterande programvaruföretag.

Steg 5: Analysera data

Mät data mot din egen prestation eller ditt eget arbete för att identifiera luckor, mönster och möjligheter till förbättring.

Exempel: teamet upptäcker att branschledare löser buggar på i genomsnitt 24 timmar, vilket avslöjar en betydande klyfta i deras egen prestanda.

Steg 6: Skapa en plan

Data är inte till mycket nytta på egen hand. När du har en fullständig analys kan du använda projektplanering för att bestämma hur du ska ställa in och använda dessa referenspunkter.

Exempel: teamet skapar en plan för att minska tiden det tar att lösa buggar till 36 timmar inom sex månader genom att implementera nya triageprocesser och automatiserade testverktyg.

Steg 7: Implementera ändringar

Nu kan du gå vidare till projekthanteringsfasen för att implementera dina referenspunkter och skapa en ny standard för ditt arbete, team och företag.

Exempel: teamet börjar implementera dagliga buggmöten, prioriteringssystem och kontinuerliga integreringspipelines för att effektivisera processen för att lösa buggar.

Steg 8: Upprepa

Benchmarking är en kontinuerlig process, men den är specifik för varje ny idé eller arbetsflöde. Starta om processen från början för varje nytt projekt.

Exempel: Efter tre månader omvärderar teamet sin tid för att lösa buggar och upptäcker att de har minskat den till 48 timmar. De startar sedan om benchmarking-processen och fokuserar på ytterligare optimeringar för att nå sitt 36-timmarsmål.

Exempel på benchmarking

Benchmarking kan ta många formulär beroende på vad ett företag vill mäta. Nedan följer några exempel som visar hur man kan använda referenspunkter och hur olika metoder för benchmarking kan tillämpas inom olika områden av verksamheten.

Svarstider för kundtjänst

Ett företag kan använda extern benchmarking för att jämföra sina svarstider för kundtjänst med branschstandarder. Genom att analysera specifika nyckeltal (KPI:er), såsom första svar och lösningstider, kan Business upprätta en handlingsplan för förbättring, vilket leder till bättre effektivitet och förbättrad kundnöjdhet.

Jämförelse av produktkvalitet

När det gäller produktkvalitet kan en tillverkare jämföra sina erbjudanden med en ledande konkurrents. Genom att fokusera på områden som hållbarhet och felfrekvens hjälper denna referenspunkt till att identifiera områden för kontinuerlig processförbättring. Målet är att säkerställa att företaget upprätthåller höga standarder samtidigt som det förblir konkurrenskraftigt.

Engagemang i sociala medier

Ett företag kan utvärdera sina resultat på sociala medier genom att titta på engagemangsgraden jämfört med branschens referenspunkter. Genom att övervaka KPI:er såsom delningar och kommentarer kan företaget justera sin strategi för att förbättra interaktionen. Den här benchmarkingmetoden hjälper företaget att förbli flexibelt i ett digitalt landskap i förändring.

Benchmarking sätter referenspunkten

Att använda referenspunkter för processer, arbetsflöden och resultat ger dig en utgångspunkt för att mäta din framgång. Referenspunkter förtydligar förväntningarna och låter ditt team veta hur de kan uppnå de bästa resultaten.  

Med hjälp av benchmarking kan du hitta de arbetsstandarder som driver din Business framåt, men det hjälper dig inte att få arbetet gjort. Med Asana kan du spåra, automatisera och bygga arbetsflöden som gör att du kan arbeta bättre och snabbare.

Guide för verkställande rapportering: universell rapportering för dagens ledare

Lär dig strategier för att övervaka Business-prestanda i realtid, så att du kan fatta bättre och mer välgrundade beslut för ditt team.

Ta del av insikterna

Vanliga frågor och svar om referenspunkter

Vad är en referenspunkt?

Ett riktmärke är en standard eller referenspunkt som organisationer använder för att mäta sina affärsresultat eller processer mot andra i samma bransch eller mot branschstandarder. Referenspunkter ger en utgångspunkt för att utvärdera nuvarande resultat, identifiera områden för kontinuerlig förbättring och mäta framsteg över tid. Genom att använda referenspunktsdata kan företag jämföra sig med konkurrenter, vilket hjälper dem att uppnå överlägsen prestanda och upprätthålla en konkurrensfördel.

Vad är ett exempel på en referenspunkt?

Ett exempel på en referenspunkt är när ett företag utvärderar sin kundtjänstprestanda genom att jämföra svarstider med en ledande konkurrent eller branschstandarder. Det gör det möjligt för företag att se hur de står sig och var förbättringar kan göras för att förbättra effektiviteten och kundnöjdheten.

Vilket är det främsta syftet med benchmarking?

Huvudsyftet med benchmarking är att hjälpa organisationer att bedöma sin prestation genom att jämföra den med andra, antingen inom samma bransch eller mot erkända standarder. Benchmarking-processen hjälper till att identifiera förbättringsområden, minska prestationsgap och främja en kultur av kontinuerlig utveckling och innovation.

Vad är skillnaden mellan benchmarking och att sätta upp mål?

Du kan använda både mål och referenspunkter för att analysera projektresultat, men de är något olika i praktiken. Den grundläggande skillnaden är målet. Mål är vad du vill uppnå och tenderar att vara tillväxtorienterade, medan referenspunkter jämför dina faktiska resultat med en referens. Med andra ord är mål vad du vill uppnå, medan referenspunkter jämför din prestation med en annan referenspunkt. 

Tänk dig till exempel att du har satt upp ett Business-mål om att nå 500 000 USD i återkommande intäkter i år. Det här målet illustrerar vad du vill uppnå för att växa och utöka ditt kassaflöde. Å andra sidan jämför intäktsreferenspunkter dina intäkter med konkurrenter eller föregående år. Vanligtvis kan du använda referenspunkter för att informera om mål. Om du vet att du uppnådde 200 000 USD i intäkter förra året och att du växer exponentiellt, då är 500 000 USD ett realistiskt mål.

Vad är skillnaden mellan att sätta en referenspunkt och en konkurrentanalys?

Både riktmärken och konkurrentanalyser använder konkurrentundersökningar för att avgöra hur andra företag arbetar. Skillnaden mellan de två är omfattningen – benchmarking är mindre och fokuserar på enskilda verksamhetsprocesser, medan konkurrentanalys är större i omfattning och fokuserar på övergripande strategier och mål. 

Med benchmarking använder du konkurrenters forskningsdata för att granska dina egna processer och bästa praxis. Du registrerar och sparar dessa referenspunkter för att fastställa din arbetsstandard. Det skiljer sig något från en konkurrentanalys, där du använder informationen för att granska din övergripande verksamhetsstrategi. Huruvida du bestämmer dig för att använda benchmarking eller konkurrentanalys beror på projektets omfattning. Om du bara tittar på processer fungerar referenspunkter bra. Om du letar efter data om större strategier och mål kanske du vill använda en konkurrentanalys.