Använda en gap-analys för att nå Business-mål

Här är ett scenario: ditt team ska börja med den strategiska planeringen för nästa år, men de vet inte riktigt var de ska börja. Vad gör du?

En gap-analys (även känd som en behovsanalys) är processen för att jämföra din nuvarande Business-prestanda med din önskade prestanda. Den hjälper dig att identifiera "gapet" mellan var ditt Business för närvarande befinner sig och var du vill att det ska vara. Kort sagt, du letar efter det som saknas.

Vad är en analys av brister?

En gap-analys (även känd som en behovsanalys) är processen för att jämföra din nuvarande business-prestanda med din önskade prestanda. "Gapet" i en gapanalys är var ditt Business för närvarande står jämfört med var du vill att ditt Business ska vara. 

Att skapa en gap-analys kan hjälpa ditt Business på några olika sätt. Så här gör du:

• Brainstorma strategier. Att skapa en gap-analys kan hjälpa strategiska team att ta fram potentiella handlingsplaner som de kan använda för att nå sina mål. 

• Identifiera svagheter. Om ditt Business inte presterade som förväntat kan en analys av brister hjälpa ditt team att ta reda på grundorsaken till vissa prestationsbrister. 

• Mät faktiska resurser. Om ditt team har ett överskott av resurser i slutet av året kan en gap-analys hjälpa till att identifiera hur allt presterade och hur resurser tilldelades så att de kan användas mer effektivt i framtiden.

Fördelar med att använda en gap-analys

Att skapa en gap-analys är ett sätt att granska dina nuvarande strategier för att se vad som fungerar och vad som fortfarande behövs. Att utföra en kan hjälpa ditt Business på flera sätt, inklusive:

• Identifiera svagheter. Om ditt företag inte presterade som förväntat kan du använda en gap-analys för att hjälpa ditt team att ta reda på grundorsaken till prestationsgapet. 

• Mäta nuvarande resurser. Om ditt team har ett överskott av resurser i slutet av året kan en gap-analys hjälpa till att identifiera hur resurserna tilldelades så att de kan användas mer effektivt i framtiden.

När man ska utföra en analys av brister

En gap-analys är ett användbart projekthanteringsverktyg som hjälper dig att identifiera hur du kommer från punkt A till punkt B. Även om en gap-analys kan användas när som helst kan du få ut det mesta av din analys när du tillämpar den strategiskt på ett specifikt projekt eller initiativ. Här är några scenarier där en analys av brister kan hjälpa dig att samla in de kontextuella data du behöver för att förbättra din Business.

Under strategisk planering

Om ditt team vill skapa en strategisk tillväxtplan kan en gap-analys tidigt i den strategiska planeringsprocessen vara en bra utgångspunkt. En gap-analys ger datadriven vägledning om hur teamet går från sitt nuvarande tillstånd till ett specifikt slutmål. Om du till exempel planerar nästa kvartals strategi kan du använda en gap-analys för att granska vad du har uppnått under det nuvarande kvartalet. Jämför det med de mål du ursprungligen hade satt upp och du kommer att kunna identifiera möjligheter till förbättringar under de kommande månaderna.

När du stöter på prestationsproblem

Om ditt team oväntat underpresterar kan en gap-analys vara ett användbart verktyg för att identifiera eventuella brister. När du har identifierat grundorsaken till klyftan i den nuvarande situationen kan teamet förbättra processerna för att åtgärda problemet utan att avbryta produktionen. Till exempel kan en projektledare vid ett monteringsband märka att produktionen inte uppfyller förväntningarna. Efter att ha slutfört en gap-analys upptäcker hen att grundorsaken är ett problem med en maskin. Nu vet hen exakt vad hen behöver åtgärda för att förbättra produktionen.

När intressenter behöver ytterligare sammanhang

Om ditt team sammanställer businessinformation för investerare eller för andra businesskrav kan en gap-analys vara ett mycket användbart verktyg. En analys av brister är användbar i den här situationen eftersom den ger mer kontextuell information än bara hårda siffror. Om ledningen är orolig för att teamet presterar dåligt av någon anledning kan en gap-analys stilla all oro med en detaljerad plan för hur teamet ska åtgärda klyftan. 

Exempel på gap-analyser

Den bästa tidpunkten att använda en gap-analys är när du letar efter sätt att förbättra dig, eller när du har insett att något inte fungerar som förväntat. Så här kan det se ut i praktiken:

• Programvaruutveckling: Gap-analyser kan visa saknade punkter i programvaran, vilket hjälper dig att upptäcka fel innan du går vidare till marknadsföringsstrategin.

• Projektledning: Använd gap-analyser under projektplaneringen eller granska projektledningsfaser för att se vilka områden som inte hänger med resten av projektet. Sedan kan du begära och fördela resurser till arbetet efter behov.

• Personalavdelningen: Om du arbetar på personalavdelningen kan du använda en gap-analys under anställningsprocessen för att visa vad som saknas i ett team, vilket i sin tur kan du leta efter i en ny kandidat. 

• Teamledare: Som teamledare har du ofta en helhetsbild över problemen. Ibland glöms detaljer bort som kan orsaka förseningar eller problem längre fram. En gap-analys kan hjälpa dig att identifiera när du kan ha förbisett något, och det kan vara möjligt att upptäcka det innan det skapar ett större problem.

• Konkurrenskraftig forskning: Konkurrenskraftiga analyser är viktiga verktyg för att öka kundnöjdheten. Ett sätt att utföra den nödvändiga konkurrensanalysen är genom en gap-analys, där du tittar på marknadens luckor i din bransch och utarbetar strategier för hur ditt Business kan fylla dem.

De fyra stegen i en gap-analys

Även om det kan verka komplicerat är det inte så svårt att använda en gap-analys. Prova den här processen i fyra steg för att skapa en gap-analys för ditt team.

​1. Definiera dina företagsmål

För att kunna jämföra den nuvarande prestationen med den önskade prestationen måste du först definiera hur det idealiska framtida tillståndet ser ut, eller med andra ord, sätta upp mål. Alla metoder för att sätta upp mål fungerar. Om du inte redan använder en, prova att använda mål och nyckelresultat (OKR) eller nyckeltal (KPI) för att skapa riktade, specifika mätvärden och företagsmål. Oavsett vilken typ av mål du använder bör du se till att målen är SMART: specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade. De mål du sätter upp här definierar hur du ska mäta prestationer och representerar det önskade tillståndet du vill uppnå för ditt företag.

2. Skapa en referenspunkt för ditt nuvarande företags resultat

Använd mål, historiska data och tidigare gapanalyser för att skapa en referenspunkt för företagets nuvarande resultat, processer eller arbetsflöden och ange tonen för arbetet. 

Utvärdera samtidigt de nuvarande processerna med en Business Process Analysis (BPA). Om du siktar på att göra processförbättringar som en del av din strategi är det viktigt att titta på det nuvarande läget för din Business-process. Det kan hjälpa dig att identifiera vilken metod för processförbättring som teamet bör använda för att nå det önskade målet.

3. Analysera data om brister

Kom ihåg att ”gapet” i en gapanalys är skillnaden mellan var företaget befinner sig för närvarande och var du vill att företaget ska vara. Nu när du förstår skillnaden är det dags att fundera på olika strategier och taktiker som teamet behöver för att överbrygga klyftan. 

Nästa steg i processen är att se till att målen faktiskt är uppnåeliga och inte för långt bortom teamets räckhåll. Du vill inte sätta upp ett mål som är så högt att det känns omöjligt. På samma sätt är det viktigt att se till att teamet kan slutföra målet inom den angivna tidsperioden. Om du gör ändringar i din nuvarande prestationsstrategi, kommer ditt team fortfarande att kunna uppnå de mål du har satt upp inom den önskade tidsramen?

Det är under det här steget som du träffar dina intressenter för att brainstorma strategiska planeringsinitiativ för att nå dina mål. 

4. Sammanställ en detaljerad rapport

När du har fastställt alla siffror och mål kan du skapa en handlingsplan som tydligt visar hur teamet ska överbrygga klyftan. Det är viktigt att använda både kvantitativa data, såsom referenspunkterna du sammanställde i steg två, och kvalitativa data, såsom nuvarande processer och tidigare strategier för processförbättring. 

Vad är skillnaden mellan en gap-analys och en SWOT-analys?

En SWOT-analys är en typ av gap-analys som ofta används i projekthantering för att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot för ett företag. Vanligtvis är en SWOT-analys slutförd med en 2x2-matris.

När matrisen är ifylld kan den användas för att identifiera luckor som uppdagas när teamet brainstormar varje kvadrant i matrisen. 

Andra vanliga verktyg för att göra en gapanalys

McKinsey 7S-modellen

McKinsey 7S-ramverket, som utvecklades av Robert H. Waterman och Tom Peters, är en ledningsmodell som ofta används för organisationsanalys. Tanken är att en organisation behöver sju element som alla är anpassade och förstärker varandra. Om en del av de sju elementen inte fungerar kan det påverka hela verksamheten. 

De sju S:en i den här modellen står för:

• Structure: Hur ditt Business är organiserat. Det kan innebära hur aktiviteter är uppdelade och hur team kommunicerar med varandra. 

• Strategy (strategi): den uppsättning planer som teamet använder för att föra verksamheten framåt. 

• System: Hur prestation mäts, tillsammans med de procedurer som teamet använder för att göra affärer.

• Skills: kompetensen som dina teammedlemmar tillför företaget. 

• Stil: beteendemönstren för vissa grupper inom ditt Business.

• Personal: De personer som arbetar för dig. Detta avser även deras egenskaper och sätt som företaget vårdar och utvecklar sitt team.

• Gemensamma värderingar: Värderingar är de grundläggande principer som definierar hur företaget arbetar. 

Du kan använda den här modellen genom att testa förhållandet mellan var och en av de sju S:en. När du ändrar något i strategin, hur påverkar det systemen? Att utföra en gapanalys här kan ge dig konkreta svar på hur var och en av dessa aspekter av din organisation relaterar till varandra. 

Nadler-Tushmans kongruensmodell

Nadler-Tushman-modellen är ett Business-verktyg som identifierar grundorsaken till prestationsproblem. Den utvecklades av organisationsteoretikerna David A. Nadler och Michael L. Tushman i början av 1980-talet. 

Tanken med Nadler-Tushman-modellen är att ett företag består av fyra huvudsakliga delar och att de har unika relationer till varandra. 

De fyra huvudelementen är:

• Arbete: Alla de enskilda uppgifter som utgör företagets prestation. Det finns två olika perspektiv på hur man ser på arbete: vad som görs och hur arbetet bearbetas. 

• Personer: Interaktion mellan individer under arbetet. Några exempel på detta är en chef och dennes närmaste medarbetare, eller en teamledare och en entreprenör.  

• Organisationsstruktur: Hur ditt företag organiserar sig, till exempel hur arbete delegeras, vilka team som arbetar med vad och hur processer byggs. 

• Kultur: Hur teamet implementerar gruppnormer, bästa praxis, ideal och gemensamma värderingar i hela företaget.

Nadler-Tushman-modellen kombinerar sedan dessa element i sex olika kombinationer så att team kan analysera hur deras Business presterar. De sex paren ser ut så här:

• Arbete och människor: Den här kombinationen tittar på vilka anställda som gör vilket arbete. Är det rätt personer som slutför rätt uppgifter?

• Arbete och struktur: Hur teamet utvecklar processer för att slutföra arbetet. Finns det tillräckligt med struktur och organisation som tydligt dikterar vilket arbete som behöver slutförd?

• Arbete och kultur: Fokuserar på den miljö som skapas. Främjar företagskulturen vanor som är fördelaktiga för prestationen?

• Personer och struktur: Det här identifierar teamets organisationsstruktur. Är ditt team organiserat på ett sådant sätt att individer kan göra sitt bästa?

• Personer och kultur: Fokuserar på de anställdas attityder. Arbetar dina anställda i en kultur som är produktiv för dem? Kan de identifiera resurser som hjälper dem att lyckas på jobbet? 

• Kultur och struktur: Det här paret handlar om hur kultur och företagsorganisation kan påverka varandra. Konkurrerar organisationen av ditt Business med företagskulturen eller hjälper den den? 

Precis som med McKinseys 7S-modell kan du se hur de två elementen i Nadler-Tushman-modellen relaterar till varandra och hur en ändring kan påverka den andra.

Skapa gap-analyser med ett arbetshanteringsverktyg

Gap-analyser fungerar bäst när de delas med intressenter på ett smidigt och organiserat sätt. Ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa teamet att organisera information och effektivisera kommunikationen med intressenter, så att alla är samordnade. Läs mer om hur du kan använda Asana för arbetshantering.