Tips för att skapa gruppnormer för högpresterande team, med exempel från sju Asana-chefer

Vad tror du skulle hända om du kom till ett möte iklädd en clowndräkt? Eller om du ändrade alla dina datoraviseringar till katter som jamar? 

Även om de här sakerna inte uttryckligen strider mot företagspolicyn kan dina teamkollegor fortfarande bli förvånade. Det beror på gruppnormer – underförstådda grundregler som ditt team följer, även om du aldrig har skrivit ner dem. Gruppnormer formar hur gruppen beter sig, inklusive små detaljer som allmänt accepterade klädkoder.

Gruppnormer är vanligtvis underförstådda snarare än definierade, så du kanske aldrig har tänkt på dem tidigare. Genom att avsiktligt skapa gruppnormer kan du stärka teamsamarbetet, öka effektiviteten och maximera prestationerna. 

Vad är gruppnormer? 

Gruppnormer är de uttalade eller outtalade regler som styr hur teammedlemmarna interagerar, samarbetar effektivt och arbetar effektivt. Vanligtvis skrivs inte gruppnormer ner. Istället är de underförstådda regler och normer för beteende som vägleds av de omgivande grundreglerna för företagskulturen. De här implicita värderingarna påverkar och formar hur teammedlemmar fattar beslut, kommunicerar på jobbet eller till och med löser konflikter. 

Även om du aldrig har skapat gruppnormer medvetet tidigare har du definitivt upplevt dem. Alla typer av grupper, inklusive vänskapsgrupper, informella grupper och arbetsgrupper, har en uppsättning normer som de skapar och förfinar över tid även om de inte inser det.

I den här artikeln fokuserar vi på normer för arbetsgrupper för att hjälpa dig att vägleda och forma ditt teams normer. Om du inte håller på att bygga en helt ny grupp som aldrig har arbetat tillsammans tidigare har du troligen redan några gruppnormer på plats, till exempel: 

• Vilka verktyg för kommunikation eller projekthantering som gruppen använder.

• Hur gruppen löser konflikter eller hanterar motgångar.

• Hur gruppmedlemmarna vanligtvis interagerar – oavsett om det är formellt eller informellt.

• Hur acceptabelt det är för gruppmedlemmar att komma för sent till möten.

Genom att tydligt identifiera och proaktivt utforma gruppnormer kan du bygga upp och stärka ett högpresterande team och ta det till nästa nivå. 

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna

Varför är gruppnormer viktiga? 

Positiva gruppnormer ger teammedlemmarna en känsla av normalitet och stabilitet i vardagen. Gruppnormer skapar implicita (eller definierade) gemensamma värdesystem som hjälper teammedlemmarna att göra sitt bästa. Genom att ta bort tvivel och stress som kommer från osäkerhet kan gruppmedlemmar samarbeta mer effektivt och få större genomslagskraft. 

När teammedlemmar har – och förstår – gruppnormer vet de vad som förväntas av dem och kan agera därefter. Precis som att känna till projektprioriteringar hjälper dig att fokusera på det viktigaste arbetet, hjälper det att förstå teamets förväntningar dig att samarbeta så effektivt som möjligt. 

Gruppnormer hjälper också teammedlemmarna att använda sin tid på ett mer medvetet sätt. Alltför ofta är vår uppmärksamhet inte i linje med vår avsikt – vi lägger så mycket tid på att jobba om jobb i stället för våra viktigaste uppgifter. Gruppnormer förenklar mötesrutiner och kommunikationspreferenser genom att tydligt definiera hur teammedlemmarna ska interagera. Att omvandla de här implicita reglerna till explicita, teamövergripande policyer minskar gissningen om hur teammedlemmarna ska agera och ökar effektiviteten som ett resultat. 

Dessutom kan gruppnormer också:

• Skapa en känsla av tillhörighet bland teammedlemmarna genom att ge dem möjlighet att delta i beslutsfattandet. 

• Öka förtroendet eftersom alla är överens om vad som händer och sin roll i det. 

• Förbättra teamarbetet genom att ersätta osäkerhet med förutsägbarhet.

• Upprätta teamövergripande policyer för kommunikationsstilar för att minska upplevd social maskning. 

Hur bra gruppnormer skapar en sund gruppdynamik

Gruppnormer är grunden för en sund grupp och bra gruppdynamik. 

Bruce Tuckman beskrev först hur grupper bildas i sin teori från 1965, Tuckmans grupputvecklingsfaser. Enligt Tuckman finns det fem grupputvecklingsfaser: Forming, Storming, Norming, Performing och Adjourning eller Mourning. 

Grupper skapar naturligtvis sina egna normer under normeringsfasen av grupputvecklingen. Men utan tydlig vägledning och ledarskap kommer enskilda medlemmar oundvikligen att skapa sina egna gruppnormer. Genom att skapa gruppnormer i förväg kan du säkerställa gruppsammanhållning.

Exempel på gruppnormer för högpresterande team

Varje team har unika gruppnormer och vanligtvis skriver teamen inte ner dem. Om din grupp skulle skriva ner en lista över normer kan den se ut så här:

1. Varje möte har en agenda så att teammedlemmarna kan komma i tid och vara förberedda. 

2. Teammedlemmar spårar individuella uppgifter i ett gemensamt arbetshanteringsverktyg så att alla vet vem som gör vad och när.

3. Teammedlemmarna kommunicerar om arbetet i delade verktyg som Asana och Slack så att alla har tillgång till den information de behöver. teamet prioriterar öppenhet, synlighet och gruppdiskussioner när det är möjligt. 

4. Teammedlemmarna delar sina prioriteringar varje måndagsmorgon. Om nytt arbete dyker upp har de befogenhet att justera slutdatum för att få det viktigaste arbetet gjort (samtidigt som de håller projektets deadlines eller lanseringar i åtanke). Arbete och projekt är kopplade till individuella KPI:er eller team- och företags OKR:er för att säkerställa att teammedlemmarna förstår och prioriterar arbete med stor påverkan.

5. Gruppmedlemmar utgår från goda avsikter och leder med avsiktlighet – om en oenighet uppstår tar de proaktivt itu med den med hjälp av etablerade strategier för konfliktlösning. 

6. Teammedlemmar prioriterar tydliga och snabba beslut. Om det behövs använder de en beslutsmatris eller problemlösningsstrategier.

7. Gruppmedlemmar gör sitt bästa för att se till att intressenter informeras tidigt under projektprocessen. Med hjälp av RACI-matris identifierar de viktiga intressenter för sitt arbete och ser till att alla är samordnade. 

8. Gruppledare och teamledare fördelar proaktivt resurser för att minska utbrändhet och främja balans. 

9. Gruppmedlemmar håller sig uppdaterade genom uppdateringar av projektstatus, som delas i en central referenskälla som Asana. 

10. Gruppmedlemmar schemalägger fokustid i sin kalender med hjälp av tidsblock för att maximera flödet och den individuella produktiviteten.

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna

Hur sju Asana-chefer avsiktligt skapar teamnormer 

Gruppnormer är för team vad organisationskultur är för företag. Om du inte avsiktligt skapar gruppnormer kommer de normerna att utvecklas naturligt med tiden – och inte nödvändigtvis på det sätt som du vill. 

Avsiktliga gruppnormer är ungefär som bra teambuilding-aktiviteter: du behöver en stark ledare som vägleder gruppen. För att hjälpa dig att nå dit bad vi sju teamledare på Asana att berätta för oss hur de har skapat gruppnormer över tid. Det här är vad de hade att säga.

Tony Chang, produktchef, Asana

Vi börjar våra regelbundna teammöten med att kontrollera hur varje teammedlem mår med hjälp av en röd, gul och grön färg – oavsett om det är arbetsrelaterat eller inte. Det gör det möjligt för oss att starta mötet med öppenhet och sammanhang, vilket hjälper till att förbättra hur vi kommunicerar med och förstår varandra.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, chef för användarverksamhet, Asana

1. Leda med empati och vara ärlig. Chefer i teamet föregår med gott exempel genom att delta i individuella möten och konversationer på ett empatiskt sätt. Under varje konversation strävar cheferna efter att förstå vad som händer i teammedlemmarnas liv.

2. Öppna diskussioner i teammöten varje dag. Vårt team har dagliga möten för att ge uppdateringar om eventuella buggar eller problem som kunderna har. De här mötena är en viktig del av vår dag – de för samman teamet, gör det möjligt för oss att dela kunskap och skapar utrymme för kontakt.

3. Anta goda avsikter. I teamet för användarverksamhet förutsätter vi att varje interaktion sker med goda avsikter. Det gör det möjligt för oss att få arbetet gjort och reflektera över vad som behöver hända för att nå en lösning.

4. Trygg tystnad i möten. Vi försöker att inte vara rädda för tystnad. Ibland behöver människor bara några sekunder extra för att samla tankar och idéer eller för att samla mod att säga vad de tycker.

5. Aktivt och respektfullt lyssnande. Vi förstår att det kväver konversationen att avbryta andra. Vi har en gruppnorm som innebär att lyssna fullt ut på människor när de talar och delar med sig av feedback eller idéer.

Greg Dodds, varumärkesdesign, Asana

Vi har en kultur av öppen och aktiv feedback, särskilt under våra designgranskningsmöten. Teammedlemmar kan ta med sig ett arbete i vilket skede som helst av den kreativa processen och få stöd från sitt team. Kreativitet är svårt i en bubbla. Att ha en tradition med ett stående möte för designgranskning skapar en trygg miljö för människor att ta med sig sitt arbete i vilket skede som helst och få nya idéer och feedback från andra.

Ariel Tavares Grilo, lokaliseringschef, Asana

1. Jag schemalägger veckovisa teammöten för att fokusera på prioriteringar, dela uppdateringar och lösa problem på ett samarbetsinriktat sätt. Vid behov uppmuntrar jag också teamet att använda den här tiden för att ge konstruktiv feedback till teamkollegor.

2. Jag omfördelar också ofta ansvarsområden och uppgifter baserat på varje individs intresse för arbetet. På så sätt kan var och en av oss arbeta med de aktiviteter som är mest intressanta för oss och som ett resultat hålla oss motiverade.

3. En av teamets grundpelare är respekt för andra. Som ett resultat har vi byggt upp vår relation som ett team och interagerar med andra team på ett mycket respektfullt sätt. Det är avgörande för att skapa en hälsosam arbetsmiljö.

Erin Cheng, chef för PR och analytikerrelationer

I vårt team omfamnar vi Asanas värdering att vara uppriktig mot sig själv och andra. Vi har byggt vårt team under den här perioden av arbete från startsidan och har aldrig träffats personligen, så det är ännu viktigare att vi är autentiska om vad vi kan ta itu med både på och utanför jobbet. 

I början av våra veckovisa teammöten och alla individuella möten börjar jag alltid med att fråga: "Hur mår du?" eller "Hur mår du?" istället för att gå direkt in på agendan. Det skapar inte bara utrymme för vårt team att dela med sig av vad de kan ha att göra med i sina personliga och yrkesmässiga roller, utan skapar också en säker miljö och en pågående dialog som inte bara handlar om de aktuella uppgifterna.

Vi strävar också efter absolut klarhet när det gäller att definiera när vi är och inte är tillgängliga. Jag har ett litet barn på startsidan, så jag brukar ofta jobba efter läggdags eller på helgerna när barnet sover. Jag har klargjort för mitt team att även om dessa timmar är de som passar bäst för mitt arbete, förväntar jag mig inte att de är online och/eller svarar. Det är viktigt att alla kan koppla bort. 

Genom att sätta tydliga förväntningar och gruppnormer kring kommunikation och svar utanför arbetstid kan alla få den tid de behöver för att vila och ladda batterierna utan att känna sig pressade att vara online bara för att chefen är det.

Sonya Chu, chef för marknadsföringsanalys, Asana

Slack-normer efter att ha gått över till distansarbete

När teamet började arbeta på distans var det plötsligt ett helt nytt sätt att arbeta tillsammans som vi behövde förstå, och det förvärrades av att vi också hade nya medlemmar i teamet som inte hade några starka relationer. I stället för att tillämpa befintliga regler tog vi oss an det som en teamövning för att dela med oss av vad vi var oroliga för och vilka normer vi ville etablera som team. 

Vi bestämde oss till exempel för att det var viktigt att kunna knacka någon på axeln med en snabb fråga, men också att det var viktigt att skydda långa perioder av fokus och flöde. Som team bestämde vi oss för att hellre kommunicera för mycket än för lite, så vi kom överens om att det var okej att skicka Slack-meddelanden till vem som helst när som helst, med förutsättningen att varje person skulle hantera sina egna Slack-aviseringar och välja att svara när det passade dem bäst.

Ställa dumma frågor

Jag har upptäckt att analytiker producerar arbete av högre kvalitet snabbare när de känner att de kan be om och få regelbunden input om sitt arbete från andra analytiker. Även om alla i teamet för marknadsföringsanalys är mycket tillgängliga och hjälpsamma, var det ofta svårt för teamet att känna sig bekväma med att ställa frågor till varandra, eftersom vi alla arbetar på distans – och många i teamet är relativt nya – och de inte alltid var säkra på exakt vem de skulle fråga. Att fråga i teamkanalen kändes olämpligt och skrämmande eftersom vi använde den kanalen för att göra meddelanden till teamet. 

En av analytikerna kom på en bra idé: att skapa en säker plats för frågor genom att skapa en Slack-kanal som bokstavligen kallades "dumma frågor". I själva verket är de flesta av våra frågor inte dumma alls, men att avsätta ett utrymme för "dumma frågor" hjälpte verkligen människor att komma över rädslan för att bli dömda för sin fråga. Det, tillsammans med att de mer erfarna analytikerna och jag själv visade hur det skulle gå till genom att ställa våra egna "dumma" frågor, hjälpte verkligen till att etablera att det alltid är bra att ställa frågor.

Akira Uchino, marknadsföringschef för Japan, Asana

Det första steget är klarhet. En del av att skapa klarhet är att hjälpa teammedlemmarna att nå sitt ”personbästa” i något. Mitt jobb är att uppmuntra teammedlemmar att se vad de är kapabla till. Med den förståelsen får de en tydlig vision för tillväxt och hur de kan nå dit. Därifrån kan vi tillsammans skapa hur de kan ta nästa steg i den riktningen och lista ut hur det japanska marknadsföringsteamet kan stödja deras tillväxt.

Investera i ditt team

Även om gruppnormer tar tid att bygga upp är det en investering i teamet. Tydliga gruppnormer minskar osäkerheten och ger teammedlemmarna klarhet kring vad som förväntas av dem. På så sätt är alla redo för framgång och nya medlemmar kan komma igång redan från dag ett.

Om du vill ha fler tips om hur du kan stärka din grupp och främja ett utmärkt teamarbete kan du läsa vår artikel om 10 enkla steg för att öka samarbetet i teamet.

Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld

Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.

Ta del av insikterna