Samarbete på arbetsplatsen: 11 sätt att öka teamets prestationer
På Asana har vi ett uppdrag att hjälpa mänskligheten att blomstra genom att göra det möjligt för alla världens team att arbeta tillsammans utan problem. Samarbete på arbetsplatsen tar teamarbetet till en ny nivå. Det gör det möjligt för teamkollegorna att dela med sig av sina färdigheter, talanger och idéer för att uppnå ett gemensamt mål.
Ett välfungerande samarbete på arbetsplatsen kan ha en positiv inverkan på teamet och organisationen. Samarbete kan förbättra effektiviteten, innovationen och relationerna i teamet. I den här artikeln går vi igenom fördelarna och utmaningarna med en samarbetsvillig arbetsplats, vilka färdigheter som är viktiga för ett samarbetsvilligt team och hur du kan stödja teamet för att skapa en innovativ och positiv arbetsmiljö.
Vad är teamsamarbete på arbetsplatsen?
Teamsamarbete är hörnstenen i att skapa teamsynergi, eftersom samarbetsvilliga team arbetar tillsammans för att komma på nya idéer, dela kunskap och slutföra ambitiösa projekt. Enkelt uttryckt är ett samarbetsvilligt team ett team som åstadkommer mer tillsammans än vad de enskilda medlemmarna skulle kunna göra på egen hand.
Beroende på din roll kan samarbete i team på arbetsplatsen se lite olika ut:
Om du är en teamledare kan teamsamarbete hjälpa dig att fördela arbetet på ett sätt som får dina närmsta medarbetare att glänsa, utöka sina färdigheter och avancera i sin karriär.
Om du är en medlem i teamet hjälper samarbete dig att kommunicera mer effektivt med teamet och arbeta gemensamt för att uppnå teammålen.
För tvärfunktionella medarbetare är teamsamarbete jätteviktigt för att arbetet ska löpa smidigt. Utan ett tydligt sätt att arbeta tillsammans och kommunicera kan teammedlemmar bli isolerade och arbetet bli lidande.
Hur man samarbetar på arbetsplatsen
Att förstå hur man samarbetar effektivt börjar med att skapa en samarbetsmiljö där teammedlemmar delar kunskap, löser problem tillsammans och arbetar mot ett gemensamt mål. Så här förbättrar du samarbetet på arbetsplatsen:
Skapa en kultur av förtroende. Team samarbetar bäst när de känner sig trygga med att dela idéer och uttrycka oro. En arbetsmiljö som bygger på tillit möjliggör öppen kommunikation och produktiva diskussioner.
Eliminera silon mellan team. Det tvärfunktionella arbetet förbättras när teammedlemmarna har tillgång till delad information i stället för att arbeta isolerat. Ett samarbetsinriktat team frodas när team vet hur deras arbete hänger ihop.
Effektivisera hur information delas. Missförstånd uppstår när filer, meddelanden och uppdateringar är utspridda över olika plattformar. Med hjälp av programvara för teamsamarbete hålls allt på en plats, vilket minskar förvirringen.
Använd verktyg för samarbete på arbetsplatsen. Oavsett om team arbetar på plats, på distans eller i en hybridarbetskonfiguration främjar verktyg såsom Slack, Asana och videokonferensappar samarbete mellan grupper av människor.
Stötta olika arbetsstilar. Alla teammedlemmar samarbetar inte på samma sätt. Vissa kanske föredrar strukturerade teammöten, medan andra bidrar mer genom meddelanden eller brainstormingsessioner. Ett flexibelt tillvägagångssätt underlättar samarbetet för alla.
Att veta hur man bygger upp samarbetet på arbetsplatsen bidrar till ett starkare och mer sammankopplat team som arbetar effektivt mot delad framgång.
11 sätt att öka teamsamarbetet
Du vill bygga upp ett team som samarbetar: hur ska du gå till väga? Att öka samarbetet i teamet är inte så enkelt som att bara trycka på en knapp – att utveckla sin projektledningsförmåga kräver engagemang och fokus. Men om du är redo att satsa för att få alla fördelarna med ökat samarbete i teamet finns här 11 tips som hjälper dig att skapa en företagskultur som sätter fart på samarbetet:
1. Värna om samarbete som ett kärnvärde
Det här kan tyckas uppenbart, men det är viktigt att du verkligen visar att samarbete är viktigt för dig och ditt team. Det är inte alla team som värdesätter samarbete – vissa team drivs av konkurrens eller individuella prestationer. Ta dig tid att klargöra att samarbete i teamet är viktigt och förklara hur de ska nå dit.
2. Upprätta kommunikationsnormer
En del av det sätt på vilket du kan bygga upp och öka samarbetet i teamet är att skapa normer för hur ni ska kommunicera och arbeta tillsammans. Kom ihåg: till en början är samarbetet inte så enkelt. När man arbetar tillsammans tar det tid innan teammedlemmarna känner sig helt bekväma med varandra – och det är helt naturligt. Men genom att sätta er ner och tillsammans skapa teamets kommunikationsplan kan ni göra processen lättare.
Avsätt lite tid till att bestämma:
Vad bör kommuniceras via e-post?
Vilka meddelanden bör skickas via systemet för direktmeddelanden?
Vilken information bör delas via era projekthanteringsverktyg?
Finns det önskemål om en särskild mötesdag eller mötestid?
Vilka riktlinjer eller regler för kommunikation och diskussion bör vi fastställa i teamet för att skapa en inkluderande arbetsmiljö?
Att veta när man inte ska kommunicera är lika viktigt. Se till att skapa tid för arbete som kräver mycket koncentration och fokus och uppmuntra de anställda att trycka på ”Stör ej” om det behövs, eller att blockera kalendrar så att man undviker att dagarna blir för upphackade av möten. På Asana tillämpar vi ”mötesfria onsdagar”, vilket ger samtliga medarbetare, från den nyaste medarbetaren till våra chefer, möjlighet att fördjupa sig i arbetet.
3. Uppmuntra att man skapar saker tillsammans
Grundprincipen för teamsamarbete är att team kan göra saker bättre tillsammans än på egen hand. Ett av de bästa sätten att främja samarbete i teamet är därför att uppmuntra medskapande. Säg inte bara åt teammedlemmarna att arbeta tillsammans med ett projekt – håll i stället brainstormingmöten, bjud in till diskussion och öppna dörren för meningsskiljaktigheter. Medskapande innebär att förverkliga en idé tillsammans, inte att arbeta var för sig för att uppnå ett mål.
Att skapa saker tillsammans kan även göras på distans. Asynkrona brainstorming-sessioner kan vara otroligt givande. Ett enkelt sätt för virtuella team att skapa tillsammans är att samarbeta i ett Google-dokument – det är bara att öppna och bygga vidare på varandras idéer.
4. Uppmuntra öppen kommunikation ...
... och låt det inte bara bli tomma ord. Samarbete uppstår när teammedlemmarna upplever att de kan bidra till arbetet med all sin kunskap. Teammedlemmarna bör uppmuntras att delta, vara innovativa och kommunicera. Istället för att hålla tillbaka sina tankar eller lägga band på sina känslor kan de vara sig själva så att teamet kan dra nytta av alla de fantastiska idéer som följer med det.
Men öppen kommunikation innebär också att människor ibland kommer att vara oense. Oenigheter står inte i motsats till teamsamarbete. Faktum är att sunda meningsskiljaktigheter och öppna samtal är avgörande för att lyckas med samarbetet i teamet.
5. Föregå med gott exempel
Det är svårt att bygga upp ett team som samarbetar om du inte föregår med gott exempel. Samarbete börjar i toppen, så se till att du alltid bjuder in till medskapande, uppmuntrar öppen kommunikation och avsätter tid åt teamet att vara innovativt och samarbeta. Uppmuntra teammedlemmarna att ta kontakt med dig om de har frågor, eller boka in ett individuellt möte så att ni får lite extra mötestid.
6. Avsätt tid åt att stärka gemenskapen i teamet
När var senaste gången ditt team träffades för att bara småprata? Aktiviteter för att främja lagandan är inte bara ett utmärkt sätt att ha trevligt utan även en möjlighet att lära känna varandra utanför arbetet. Vilka mål har din kollega i livet? Vilken bakgrund har din chef och hur har det påverkat arbetsupplevelsen? Vad gjorde din nya teamkollega innan sitt nuvarande jobb?
Team som lär känna varandra både på och utanför arbetet känner helt enkelt varandra bättre – så när tempot på nästa projekt ökar kan de lättare kommunicera med varandra och samarbeta mer effektivt.
7. Lyft fram framgångsrikt teamarbete
Alla människor uppskattar att bli uppmärksammade för ett väl utfört arbete – och att gratulera teammedlemmar till ett lyckat lagarbete är inget undantag. Om två teammedlemmar arbetar tillsammans för att förverkliga en ny idé eller leda ett särskilt svårt webbinarium bör du ta dig tid att ge dem beröm.
Be teammedlemmarna att dela med sig av intrycken kring sin erfarenhet – vad fungerade bra? Hur arbetade de gemensamt för att uppnå sitt mål? Det här ger dem en välförtjänt stund i rampljuset, och dessutom uppmuntrar det andra teammedlemmar att samarbeta i framtiden.
8. Erbjud möjligheter till mentorskap
Att skapa samarbete i teamet är en mjuk färdighet: det är faktiskt en kombination av social förmåga och kommunikationsfärdigheter. Varje enskild teammedlem kan jobba på att förbättra de här färdigheterna – men ibland kan ett andra perspektiv vara till stor hjälp.
Det finns vissa svårdefinierbara färdigheter som kommer med arbetslivserfarenhet, hur länge man har jobbat på ett företag och kännedom om marknaden eller arbetsfunktionen – och nyanställda kan vara sugna på att lära sig mer. Om du uppmuntrar till mentorskapsmöjligheter inom företaget kan du hjälpa hela teamet att förbättra sig.
9. Fastställ målen tillsammans
Hur sätter ditt team upp mål? Att sätta upp mål är en otroligt viktig del av varje team. Det kan hjälpa er att komma överens om vad som är viktigt och att arbeta mot dessa mål. Ofta sätts målen upp uppifrån och ned, vilket innebär att ledningen sätter upp målen och hur man ska nå dit. Detta kan få ditt team eller företag att nå ett gemensamt mål, men det ger inte ditt team en chans att samarbeta och tänka nytt kring hur de kan nå målet.
Överväg att sätta upp hybridmål – där ledningen för teamet eller företaget fastställer huvudmålet, men där enskilda teammedlemmar uppmuntras att fastställa sina egna nyckelresultat eller nyckeltal för hur de ska uppnå målet. Ni kan hålla en workshop med brainstorming om de här mätvärdena, men genom att låta teammedlemmarna vara delaktiga i att definiera målen kan det göra dem mer intresserade av att uppnå dem.
10. Var flexibel
Som en samarbetsvillig teamledare måste du ständigt anpassa dig till dina kollegors olika behov och arbetssätt. Förvänta dig inte att personer med olika bakgrund ska tillämpa samma process – uppmärksamma och understöd i stället deras unika sätt att arbeta. Ju mer flexibel strategi du har för att införa samarbete, desto lättare blir det för teamet.
11. Använd gemensamma verktyg
Det bästa och enklaste sättet för ditt team att arbeta tillsammans är att samarbeta i ett enda delat verktyg. Om ni har en central referenskälla för all information och arbete kommer teamets alla arbeten att pågå på samma ställe. Alla nya uppdateringar, delade filer eller ytterligare sammanhang blir lätta att hitta. Genom att minska hindren för att arbeta tillsammans och samarbeta ger du ditt team möjlighet att uträtta mer tillsammans med mindre ansträngning.
Fördelarna med samarbete
När samarbetet på arbetsplatsen görs på rätt sätt hjälper det team att bygga förtroende, driver innovation genom att föra in olika perspektiv, stärker problemlösningen och hjälper människor att dela information mer effektivt.
Ökad innovation: Ett starkt, samarbetsinriktat team väcker kreativitet och upptäcker lösningar som inte skulle uppstå om alla arbetade isolerat. Bra brainstormingsessioner uppmuntrar teammedlemmar att bygga vidare på varandras idéer, vilket kan leda till banbrytande strategier.
Lyckligare team: Att uppmuntra samarbete förbättrar de anställdas engagemang, stärker relationerna och hjälper individer att känna sig uppskattade. Högre teammoral leder till bättre arbetskvalitet och långsiktig framgång.
Samordning mellan utspridda team: Distansteam behöver verktyg för teamsamarbete för att hålla kontakten. Snabbmeddelanden, projekthanteringsverktyg och videokonferenser hjälper en grupp människor att dela idéer och delta i beslutsfattandet, även när de inte arbetar på plats.
Delad kunskap mellan teammedlemmarna: Samarbetsstrategier främjar kunskapsdelning och förhindrar isolering av viktiga insikter. En transparent arbetsyta hjälper hela teamet att hålla sig informerade och komma överens om gemensamma mål.
Optimerade arbetsflöden: En samarbetskultur effektiviserar processer, förbättrar effektiviteten och hjälper team att reagera snabbare på utmaningar. Genom att integrera programvara för teamsamarbete kan team automatisera uppgifter, minska flaskhalsar och fokusera på arbete som gör skillnad.
Även med dessa fördelar kämpar många team med samarbete på grund av isolering, dålig kommunikation eller ineffektiva arbetsflöden. Att förstå hur du kan förbättra teamsamarbetet kan hjälpa dig att övervinna dessa utmaningar och bygga bättre samarbete.
Vanliga utmaningar för samarbete
Ett effektivt teamsamarbete har sina hinder. Teamledare som förutser de här sju vanliga samarbetsutmaningarna kan hjälpa sina teammedlemmar att lättare klara av dem.
Långsamt införande: Vissa teammedlemmar motsätter sig förändringar när nya samarbetsverktyg eller arbetsflöden införs. Börja med en mindre process i taget och tilldela medarbetare som vägleder förändringen.
Skapa utrymme för alla: Tystare medarbetare kan ha svårt att göra sig hörda. Formulera mötesregler som välkomnar olika åsikter och betonar att tillväxt kräver mod att misslyckas.
För mycket information: Utspridda filer och isolerade uppdateringar gör det svårt att hålla sig uppdaterad. Använd programvara för teamsamarbete för att centralisera filer och diskussioner.
För många aviseringar: Konstanta notifikationer stör koncentrationen. Anpassa inställningarna i samarbetsappen för att begränsa onödiga aviseringar så kan teamet jobba ostört.
Komplext beslutsfattande: Stora team ger mer feedback men det betyder ofta långsammare beslut. Utse tydliga beslutsfattare och främja samarbete för att driva projekten framåt.
Motsättningar mellan starka personligheter: Ett samarbetsinriktat team med starka personligheter kan leda till konflikter. Skapa mångsidiga team med kompletterande kompetens och följ upp regelbundet för att hålla teamarbetet i balans.
Långsamma resultat: Samarbete mellan team tar tid. Sätt upp tydliga mål från början så att hela teamet kan spåra förloppet och justera efter behov.
Alla team har olika utmaningar – men att utveckla samarbete och laganda kan skapa en mer produktiv arbetsmiljö.
4 viktiga verktyg för teamsamarbete
Samarbetsappar kan hjälpa ditt team att kommunicera lättare, dela filer och samordna arbetet. Testa de här samarbetsapparna som kan effektivisera samarbetet i teamet:
1. Fildelningsverktyg
En av de största hindren för bra teamsamarbete är att ständigt behöva leta efter dokument eller vänta på ett mejlsvar för att få tillgång till en fil. Med ett centraliserat fildelningsverktyg såsom Google Workspace, Microsoft Office eller Dropbox får teamet en delad kunskapsbas och plats för filer som alla kan komma åt.
2. Kommunikationsverktyg
Hur kommunicerar ditt team idag? Snabb kommunikation för enkla uppgifter eller roliga stunder tillsammans kan stärka samarbetet i teamet. Ett bra team är i ständig kommunikation – även om de inte alltid pratar med varandra. Detta är särskilt viktigt om ditt team jobbar på distans. Även om fysiska teammöten eller sammankomster är utmärkta sätt att kommunicera, ger kommunikationsverktyg som Slack eller Microsoft Teams enkel tillgång till alla medlemmar i teamet.
3. Verktyg för samarbete via video
Videokonferenser med Zoom eller Google Meet är avgörande för att teamen ska fungera via distans. Genom att öka antalet videomöten med ditt team kan du skapa en samarbetsstimulerande miljö – även när ni arbetar på distans. Se till att alla i teamet kan skapa videomöten och vet hur verktyget ska användas.
4. Arbetshanteringsverktyg
Arbetshantering är grundbulten i din strategi för ökat teamsamarbete. Med ett arbetshanteringsverktyg som Asana blir teamets behov tydliga – arbetet visualiseras i realtid och målen tydliggörs. En programvara för arbetshantering är ett utmärkt verktyg för att hjälpa ditt team att utföra just det. Det hjälper teamet att organisera arbetet, få alla samordnade och uppnå de uppsatta målen.
För att minska krånglet med att växla mellan verktyg är det viktigt att integrera alla era samarbetsverktyg. En genomsnittlig anställd växlar mellan 10 verktyg per dag – men med Asanas integrering finns alla era favoritverktyg lätt tillgängliga på ett och samma ställe.
Samarbete är det som får teamarbetet att fungera
När ditt team samarbetar kan ni åstadkomma fantastiska saker. Samarbete kan vara utmanande – men ger mycket tillbaka i form av nytänkande, smidigare processer och starkare team. Så vi i vårt samarbetsinriktade team önskar ert team lycka till!
