4 viktiga kommunikationsverktyg för att underlätta samarbete

Effektiv kommunikation är en av de viktigaste delarna i alla företag. Genom att möjliggöra göra det lättare att samarbeta och för teammedlemmar att fokusera på det viktigaste arbetet. Men det finns många kommunikationsverktyg där ute, och de erbjuder alla något lite annorlunda. 

Det du inte vill är att använda för många verktyg. Studier visar att kunskapsarbetare i genomsnitt växlar mellan 10 olika verktyg upp till 25 gånger per dag. Att växla mellan appar minskar produktiviteten och påverkar effektiviteten. Faktum är att fler än en fjärdedel (27 %) av arbetstagarna uppger att de missar åtgärder och meddelanden när de byter app och 26 % säger att alltför många appar gör dem mindre effektiva. 

Vad du behöver är effektiva Business-verktyg som möjliggör kommunikation utan att komma i vägen för viktigt arbete. I den här artikeln tar vi en titt på vad som gör ett kommunikationsverktyg effektivt och granskar sedan fyra kommunikationsverktyg för att möjliggöra ett effektivt samarbete i ditt team. 

Vad är verktyg för teamkommunikation? 

Ett kommunikationsverktyg är utformat för att hjälpa dina teammedlemmar att kommunicera med varandra. Det finns interna kommunikationsverktyg för att kommunicera med teamet och externa kommunikationsverktyg för att kommunicera med leverantörer, kunder och byråer. Båda är viktiga verktyg för effektiv kommunikation på arbetsplatsen. 

Alla verktyg för kommunikation delas också in i två stilar: 

• Synkron kommunikation såsom konversationer ansikte mot ansikte, snabbmeddelanden och all annan kommunikation som sker i realtid.

• Asynkron kommunikation såsom e-post, projektrapporter eller inspelade meddelanden – med andra ord, all typ av kommunikation där du inte behöver ett omedelbart svar. 

Alla verktyg är inte kommunikationsverktyg

Det finns en mängd olika Business-verktyg som är utformade för att förbättra samarbetet, men det betyder inte att de är optimerade för effektiv teamkommunikation. Idag använder team Business-verktyg som Adobe Creative Cloud, Google Docs och Salesforce som kommunikationsverktyg. 

Problemet är att de här verktygen inte är byggda för kommunikation. De här specialiserade systemen är fantastiska sätt att få viktigt arbete gjort, men de är inte utformade för att hjälpa team att kommunicera information tydligt. 

Vad gör ett kommunikationsverktyg effektivt

För att möjliggöra effektiv kommunikation i teamet behöver du ett flexibelt verktyg – eller en effektiv uppsättning verktyg – som erbjuder:

Enkel att använda för hela teamet

Ingen av oss arbetar i ett vakuum. För att ett verktyg för kommunikation ska vara effektivt måste det vara tillgängligt och centraliserat. Verktyget bör vara något som alla i teamet, eller så nära alla som möjligt, använder. 

Leta efter ett verktyg som har en bra användarhandbok, konfiguration och kundsupport, så att alla kan lära sig att använda det effektivt. Det räcker inte att välja ett verktyg som är bra för dig. Leta istället efter ett verktyg som alla i teamet kan använda.

Centraliserad informationsdelning

När du har en central referenskälla vet ditt team exakt vart de ska gå och har tydliga insikter om vem som gör vad och när. Samarbete och teamwork är grunden för alla effektiva team, men dessa relationer börjar med och är beroende av effektiv kommunikation. Nedan kommer vi att prata om vikten av integreringar med kommunikationsverktyg, men just nu räcker det med att säga att det här verktyget bör vara en av hörnstenarna i hur ditt team interagerar. 

Inbyggda integreringar med dina andra Business-verktyg

Kommunikationsverktyget är hörnstenen i teamets kommunikation, men det finns en hel mängd andra verktyg som är användbara för teamets arbete. Oavsett om det är verktyg för fildelning eller verktyg som är specifika för teamets arbete, har du förmodligen redan flera verktyg i teamets verktygslåda. 

Problemet är att växling mellan olika appar minskar produktiviteten, ökar dubbelarbetet och gör det mer troligt att information går förlorad. För att undvika det bör du leta efter ett verktyg för kommunikation som integreras med dina favoritverktyg. På så sätt kommunicerar du alltid om arbetet på samma ställe samtidigt som du kan dra nytta av andra, mer specialiserade verktyg. 

Flexibla och skalbara arbetsflöden

De bästa verktygen för kommunikation är effektiva för både små och stora företag. Se till att verktyget du väljer är skalbart och tillräckligt flexibelt för alla teamets arbetsflöden. 

Detta inkluderar en mängd olika sätt att använda själva verktyget, inklusive webbappar, skrivbordsapplikationer och mobilappar. Att ha mobila alternativ är avgörande för att teammedlemmar ska kunna använda verktyget när de vill och var de vill.

Säkerhet man kan lita på

Slutligen är inget kommunikationsverktyg slutfört utan en granskning av dess säkerhet. Granska verktygets säkerhetsrutiner för att säkerställa att det är ett pålitligt alternativ. En del av det är också skalbarhet – se till att verktyget du väljer erbjuder ett sätt för dig att kontrollera behörigheter och användare när ditt team växer. 

De fyra bästa verktygen för kommunikation

Det finns inget enda kommunikationsverktyg som passar alla. Det bästa vore om du försöker hitta verktyg som erbjuder synkrona, asynkrona och externa sätt att kommunicera. Med synkrona verktyg kan du kommunicera med intressenter i realtid. Asynkrona verktyg är ett centraliserat informationssystem som teammedlemmar kan komma åt samtidigt som de upprätthåller flödet. Och externa verktyg möjliggör kommunikation med kunder, partner, entreprenörer, byråer och mycket mer.

Skicka snabbmeddelanden: Slack eller Microsoft Teams

Synkron kommunikation, eller livekommunikation, är ett värdefullt sätt att ha ett gränssnitt med teamet i realtid. De här chattverktygen är ett effektivt sätt att kommunicera med en enskild teammedlem eller att dela uppdateringar i en gruppchatt. 

Verktyg för snabbmeddelanden är ett värdefullt sätt att hålla kontakten, särskilt om du arbetar i utspridda team eller distansteam. De här verktygen är dock inte lika effektiva för storskalig problemlösning. Titta istället på andra synkrona eller asynkrona kommunikationsverktyg, som de som anges nedan.

Kommunicera ansikte mot ansikte: Zoom, Google Meet eller Skype

Även om ditt team mestadels arbetar på plats behöver du fortfarande investera i ett verktyg för videokonferenser. De här verktygen är vanligtvis effektivare än telefonsamtal och gör det möjligt för teamet att samarbeta om och när de inte befinner sig på samma plats. För team som mestadels arbetar på distans är videokonferenser ett utmärkt sätt att inte bara brainstorma, utan också bygga relationer, hålla teambuilding-evenemang och få kontakt med teammedlemmarna. 

Kommunikation om arbetet: Asana

Motsatsen till synkron kommunikation är asynkron kommunikation, meddelanden som inte behöver besvaras i realtid. Det är en otroligt viktig del av kommunikationsverktygen eftersom asynkron kommunikation inte stör flödet och ökar produktiviteten. 

Arbetshanteringsverktyg som Asana gör det enkelt för teamet att kommunicera om arbetet där arbetet utförs. Kommunikationen är alltid kopplad till det större sammanhanget för teamets arbete, så att teammedlemmarna har all information de behöver nära till hands. Dessutom gör den här typen av kommunikationsverktyg det möjligt för teammedlemmarna att styra aviseringar och hålla sig i flödet. 

Oavsett vilket projekthanteringsverktyg teamet väljer bör du se till att det finns en gemensam arbetsyta för all information. Leta efter ett verktyg som gör det möjligt att se arbetet i olika vyer, såsom Kanban-tavlor, Gantt-diagram, kalendrar och listvyer i kalkylbladsstil. 

Hantera extern kommunikation: Gmail eller Outlook

E-post är det viktigaste verktyget för asynkron kommunikation, särskilt när det gäller extern kommunikation. Leverantörer, entreprenörer, byråer och kunder som du kommunicerar med har inte åtkomst till teamets interna kommunikationsverktyg, så verktyg som e-post är avgörande för effektiv extern kommunikation.

Integrera samarbetsverktyg med din teknikstack för kommunikation

Lösningen på problemet med Business-kommunikation är inte fler verktyg. Ny forskning visar att ju fler appar ett team använder, desto större är sannolikheten att arbetet dupliceras. Faktum är att det andra och tredje största hindret för produktivitet är att behöva svara på e-post och meddelanden, och att ha för många möten och videosamtal. 

För att förbättra produktiviteten och möjliggöra samarbete bör du se till att dina fyra viktigaste kommunikationsverktyg erbjuder robusta integreringar med dina andra viktiga Business-verktyg. På så sätt kan du dra nytta av de specialiserade verktygen utan att behöva kommunicera direkt i verktyg som inte är byggda för effektiv kommunikation på arbetsplatsen.

Kom ihåg: den genomsnittliga kunskapsarbetaren växlar mellan 10 appar upp till 25 gånger per dag – och problemet blir bara större ju högre upp i kedjan man går. C-suite rapporterar att de växlar mellan 14 appar 31 gånger per dag. Integreringar är fördelaktiga eftersom teamet kan få åtkomst till information på ett och samma ställe samtidigt som de kan dra nytta av skräddarsydda verktyg för specifika teamanvändningar. 

Integrera verktyg för intern kommunikation

Interna kommunikationsverktyg är verktyg som används för att kommunicera med det interna teamet. Det kan vara allt från ett litet projektteam till hela företaget. Vanligtvis har de här verktygen skyddsåtgärder så att externa partner inte kan komma åt dem. 

Verktyg för intern kommunikation inkluderar: 

• Verktyg för fildelning: Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive

• Verktyg för anställdas engagemang: BambooHR, Workday, Lattice och Culture Amp

• Verktyg för skärmdelning eller inspelning: Vimeo och Loom

Andra verktyg som teamet kan använda för intern kommunikation är:

• Verktyg för kalendersynkronisering: Google Kalender och Microsoft Outlook.

• Teamspecifika verktyg: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush och Figma

• Analysverktyg: Google Analytics, Tableau, Looker och PowerBI

De här verktygen är viktiga för att få bra arbete gjort, men de är inte byggda för kommunikation. Istället för att kommunicera i själva verktygen kan du använda ett centralt verktyg som integreras med de andra verktygen, så att du kan komma åt all arbetsinformation på ett och samma ställe. 

Integrera externa verktyg för kommunikation

Externa verktyg för kommunikation är verktyg som du använder för att interagera med personer som inte är en del av din organisation. Det kan vara kunder, frilansare, entreprenörer, byråer och andra partner. 

Externa verktyg för kommunikation inkluderar:

• Verktyg för kundsupport: Zendesk och ServiceNow.

• Verktyg för sociala nätverk: LinkedIn och Glassdoor.

• Offentliga forum och verktyg för webbseminarium: Livestorm och Zoom.

Andra verktyg som teamet kan använda för att hantera extern kommunikation är:

• Verktyg för hantering av sociala medier: Sprout Social, Buffer och Hootsuite

• Tidsspårningsverktyg: Clockify, Harvest och Everhour

Förtydliga förväntningarna med en kommunikationsplan

När du har effektiva kommunikationsverktyg på plats är det viktigt att teamet vet vilket verktyg som ska användas och när. Det bästa sättet att göra det är att använda en mall för kommunikationsplaner. Kommunikationsplaner beskriver hur och var teamet ska kommunicera information. Om du vill veta mer kan du läsa vår artikel om fyra steg för att skapa en kommunikationsplan.