Kommunikationsplan

Missförstånd kan inträffa. I vardagen kan felkommunikation innebära att du kommer till en restaurang 10 minuter för sent eller glömmer att det är din tur att vara värd för en veckolig middag. Inom projekthantering kan missförstånd få större konsekvenser och leda till omfattningskrypning, missade deadliner och missnöjda intressenter.

För att minska felkommunikation och hålla alla samordnade behöver du en mall för kommunikationsplaner. En mall för en kommunikationsplan beskriver hur teamet planerar att kommunicera med intressenter under hela projektet. Genom att sätta förväntningar håller de här mallarna teamet samordnat för att minska onödigt arbete, minska felkommunikation och se till att alla får rätt projektinformation vid rätt tidpunkt.

Vad är en kommunikationsplan?

I projekthantering är en kommunikationsplan en översikt över hur teamet planerar att kommunicera viktig projektinformation till viktiga intressenter. Effektiva kommunikationsplaner innehåller information om hur och när man ska kommunicera under ett projekt, till exempel hur ofta teamet ska dela projektuppdateringar och vilka kanaler de ska använda. Genom att ge en översikt över vad intressenterna behöver veta (och när de behöver veta det) minskar dessa planer onödigt arbete och säkerställer att alla är samordnade när de delar projektdetaljer.  

Vad är en mall för en kommunikationsplan?

En mall för kommunikationsplan är en översikt över en grundläggande kommunikationsplan för ett projekt. Mallen ger en standardstruktur som ditt team kan använda för att skapa kommunikationsplaner för varje projekt de arbetar med, så att team alltid följer samma steg och inget glöms bort. 

Du kan tänka på det så här: utan en mall skulle ditt team behöva skapa en kommunikationsplan från grunden varje gång de startar ett nytt projekt. Med en mall behöver ditt team bara göra en kopia för att bygga sin projektkommunikationsstrategi baserat på den beskrivna strukturen.

Varför behöver man en mall för kommunikationsplan?

En strategisk kommunikationsplan är ett måste för varje projekt, eftersom den minskar risken för missförstånd och säkerställer att alla får rätt projektinformation i rätt kanaler. Mallar för kommunikationsplaner tar det ett steg längre genom att skapa en standardiserad struktur som du kan använda om och om igen, oavsett projekt.

Med en digital mall för kommunikationsplaner kan du göra följande: 

• Se till att alla är överens om hur och var projektinformation ska kommuniceras till intressenter.

• Skapa en ägare för varje bit av information, så att alla förstår sina ansvarsområden.

• Minska dubbelarbete genom att standardisera var du delar information.

• Minska missförstånd och onödigt arbete, som improduktiva möten som kunde ha kommunicerats asynkront.

• Tillhandahålla riktlinjer för kommunikation för hela teamet, så att ni kan kommunicera tydligt och gå vidare med arbetet.

• Uppmuntra transparens för interna teammedlemmar och externa intressenter.

• Minska växling mellan appar med integrerade funktioner och Business-appar, så att du kan fokusera på att producera viktigt arbete.  

• Skapa en standardiserad struktur för att leverera uppdateringar.

• Ge intressenter en plats där de kan lämna feedback och samarbeta med teamet under hela projektet.

• Anpassa förväntningarna på interna teammedlemmar och externa intressenter, minska omfattningskrypning och håll projektet i fas. 

Vad ingår i en mall för kommunikationsplan?

En mall för kommunikationsplaner ger en struktur som du kan använda för att utveckla din kommunikationsplan för alla projekt. På en hög nivå bör en mall för kommunikationsplan innehålla följande:

• En beskrivning av den information du planerar att dela (till exempel uppdateringar om projektmilstolpar eller leveranser).

• Hur ofta du kommer att dela informationen (till exempel genom att skicka veckovisa projektuppdateringar).

• Formatet eller kommunikationskanalerna som du kommer att använda för att kommunicera informationen (till exempel Zoom för teammöten eller brainstorming, Slack för snabba, asynkrona uppdateringar).

• Målgruppen du kommunicerar med (till exempel externa intressenter).

• Den teammedlem som ansvarar för att dela informationen. 

Hur använder man en mall för kommunikationsplan?

Mallen för kommunikationsplanen ska inte vara statisk – det är ett dynamiskt verktyg som du kan uppdatera och anpassa för att säkerställa att teamet uppfyller projektets kommunikationsbehov. När du har gjort en kopia av den grundläggande mallen för kommunikationsplanen kan du börja anpassa den för ditt specifika projekt. Följande steg kan ingå: 

• Identifiera viktiga intressenter som behöver projektuppdateringar.

• Fastställ kommunikationsmetoder för både synkron och asynkron kommunikation. 

• Skissera din handlingsplan för att uppdatera intressentgrupper om olika projektdetaljer.

• Fastställa vilka typer av projektuppdateringar du ska dela och vem du behöver inkludera i varje uppdatering.

• Arbeta med intressenter för att identifiera deras idealiska kommunikationsmetod för att ta emot projektinformation.

• Fastställa hur ofta uppdateringar ska göras för att bäst tillgodose intressenternas behov och hålla projektet i fas. 

• Tilldela en ägare till uppgifterna för informationsdelning, så att teamet är överens om ansvarsområden. 

• Skapa anpassade taggar för att lyfta fram viktiga detaljer, till exempel hur ofta uppdateringar ska göras och var teamet ska dela dem.  

• Använda återkommande uppgifter för att hålla kommunikationsplanen i fas. 

Integrerade funktioner och rekommenderade appar för din mall för kommunikationsplaner 

En mall för kommunikationsplaner skapar transparens för teamet och minskar risken för missförstånd genom att tydligt definiera vilken information som delas och vem i teamet som är ansvarig för att dela den. Våra synkroniserade funktioner och Business-appar gör kommunikationen ännu enklare med funktioner som minskar behovet av att växla mellan olika appar och effektiviserar informationsdelningen. 

Integrerade funktioner

1. Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

2. Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

3. Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

4. Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

1. Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och att göra-punkter från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

2. Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

3. Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

4. Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail. 

Vanliga frågor