Så här använder du kritiska linjen-metoden för projekthantering

Genom att skapa en projektöversikt kan du visualisera vad som måste göras för att nå slutmålet. Kritiska linjen-metoden är ett sätt att göra just det. Det är en projekthanteringsteknik som innebär att man kartlägger alla viktiga eller kritiska uppgifter som krävs för att slutföra ett projekt. 

Med hjälp av den här tekniken kan du lättare hantera uppgifternas beroendeförhållanden och fastställa realistiska tidsramar. Läs vidare för att ta reda på hur kritiska linjen-metoden fungerar och hur du kan använda den tillsammans med ditt team för att optimera projekttidslinjer. 

Vad är kritiska linjen-metoden?

Med kritiska linjen-metoden identifierar du vilka uppgifter som krävs för att ett projekt ska kunna slutföras och var schemat är flexibelt. Inom projektledning är en kritisk linje den längsta sekvensen av aktiviteter som måste slutföras i tid för att hela projektet ska kunna slutföras. Om viktiga uppgifter försenas kommer även resten av projektet att försenas.

Kritiska linjen-metoden handlar om att hitta de viktigaste uppgifterna i projektets tidslinje, identifiera uppgiftsberoenden och beräkna uppgifternas tidslängd.

Metoden utvecklades i slutet av 1950-talet som en metod för att lösa problemet med att ineffektiv schemaläggning ledde till ökade kostnader. Sedan dess har kritiska linjen blivit en populär metod för att planera projekt och prioritera uppgifter. Den hjälper dig att dela upp komplexa projekt i enskilda uppgifter och ger dig en bättre förståelse för var det finns utrymme för flexibilitet i projektet. 

Varför använda kritiska linjen-metoden?

Kritiska linjen-metoden kan ge viktiga insikter om hur man planerar projekt, tilldelar resurser och schemalägger uppgifter. 

Här är några anledningar till varför du borde använda metoden: 

• Förbättrar framtida planering: Kritiska linjen kan användas för att jämföra förväntningarna med de faktiska framstegen. Informationen som används i pågående projekt kan användas i framtida projektplaner. 

• Möjliggör mer effektiv resurshantering: Kritiska linjen-metoden hjälper projektledare att prioritera uppgifter och ger dem en bättre uppfattning om hur och var resurser bör sättas in. 

• Förhindrar flaskhalsar: Flaskhalsar i projekt kan leda till att värdefull tid går förlorad. Genom att kartlägga projektberoenden med hjälp av ett nätverksdiagram får du en bättre uppfattning om vilka aktiviteter som kan och inte kan vara parallella, så att du kan planera i enlighet med detta.   

Hitta den kritiska linjen

När man försöker hitta den kritiska linjen tittar man på kritiska och icke-kritiska uppgifters varaktighet. Nedan förklaras metodens olika steg med exempel. 

1. Gör en lista över aktiviteter

Använd en uppdelad arbetsstruktur för att göra en lista över alla projektaktiviteter som krävs för leveranser. Den uppdelade arbetsstrukturens aktivitetslista bildar grunden för resten av kritiska linjen-metoden. 

Låt oss till exempel säga att marknadsföringsteamet håller på att ta fram ett nytt interaktivt blogginlägg. Här är några uppgifter som kan ingå i den uppdelade arbetsstrukturen:

När du har skapat en översikt av allt som måste göras kan du börja identifiera beroenden mellan olika uppgifter.

3. Identifiera beroenden

Bestäm vilka uppgifter som är beroende av varandra utifrån din uppdelade arbetsstruktur. Det hjälper dig också att identifiera arbete som kan utföras parallellt med andra uppgifter.

Här är uppgiftsberoenden baserade på exemplet ovan:

• Uppgift B är beroende av A

• Uppgift C är beroende av B

• Uppgifterna C och D kan utföras parallellt

• Uppgift E är beroende av D

• Uppgift F är beroende av C, D, och E

Listan över beroende uppgifter kallas aktivitetssekvens och kommer att användas för att fastställa den kritiska linjen. 

3. Skapa ett nätverksdiagram

Nästa steg är att omvandla den uppdelade arbetsstrukturen till ett nätverksdiagram, vilket är ett flödesschema som visar aktiviteternas kronologi. Skapa en ruta för varje uppgift och använd pilar för att beskriva uppgifternas beroendeförhållanden. 

Du kan lägga till andra tidsbundna komponenter i nätverksdiagrammet tills du har fått fram projektets allmänna tidsplan. 

4. Uppskatta uppgiftslängd

För att beräkna den kritiska linjen – den längsta sekvensen av kritiska uppgifter – måste du först uppskatta tidslängden för varje aktivitet. 

Prova följande sätt att uppskatta tidslängden: 

• Göra kvalificerade gissningar baserat på erfarenhet och kunskap.

• Göra en uppskattning utifrån information från tidigare projekt.

• Göra en uppskattning utifrån branschstandard.

Alternativt kan du prova att använda tekniken med framåt- och bakåtpassning:

• Framåtpassning: används för att beräkna datum för tidig start (TS) och tidig avslutning (TA) genom att använda ett tidigare angivet startdatum. TS är det högsta TA-värdet från de närmaste föregångarna, medan TA är TS + varaktighet. Beräkningen börjar med 0 vid den första aktivitetens TS och fortsätter genom hela schemat. Genom att fastställa TS- och TA-datum kan man i ett tidigt skede tilldela resurser till projektet. 

• Bakåtpassning: används för att beräkna datum för sen start (SS) och sen avslutning (SA). SS är SA ​- varaktighet, medan SA är det lägsta SS-värdet från de närmaste efterföljarna. Beräkningen börjar med den sista planerade aktiviteten och fortsätter bakåt genom hela schemat.    

De tidiga och sena start- och slutdatumen kan sedan användas för att beräkna flexibilitet i schemaläggningen för varje uppgift. 

5. Beräkna den kritiska linjen

Beräkningen av den kritiska linjen kan göras manuellt, men du kan spara tid genom att använda en kritiska linjen-algoritm. 

Med följande steg kan du beräkna den kritiska linjen manuellt:

Steg 1: Skriv ner starttid och sluttid bredvid varje aktivitet.

• Den första aktiviteten har starttiden 0 och sluttiden är aktivitetens varaktighet.

• Nästa aktivitets starttid är sluttiden för föregående aktivitet, och sluttiden är starttiden plus varaktigheten.

• Upprepa det här för alla aktiviteter.

Steg 2: Titta på sluttiden för den sista aktiviteten i sekvensen för att fastställa hela sekvensens varaktighet. 

Steg 3: Den sekvens av aktiviteter som har längst varaktighet är den kritiska linjen.

Så här kan diagrammet över den kritiska linjen se ut med samma exempel som ovan: 

När du väl har fastställt den kritiska linjen kan du utforma den egentliga projektplanen utifrån den.

6. Beräkna tidsmarginalen

Tidsmarginalen är en uppgifts flexibilitet. Den anger hur mycket uppgiften kan försenas utan att det påverkar efterföljande uppgifter eller projektets slutdatum. 

Att fastställa tidsmarginalen hjälper dig att bedöma hur mycket utrymme för flexibilitet det finns i projektet. Tidsmarginalen kan betraktas som en resurs som man använder för att täcka upp för projektrisker eller oväntade problem. 

Kritiska uppgifter har noll tidsmarginal, vilket innebär att deras datum är fastställda. Uppgifter med tidsmarginal är de som hör hemma på den icke-kritiska linjen, vilket innebär att de kan försenas utan att det påverkar datumet för projektets slutförande. Om man får ont om tid eller resurser kan man utelämna icke-kritiska uppgifter. 

Tidsmarginalen kan beräknas med hjälp av en algoritm eller manuellt. Använd beräkningarna i avsnittet nedan för att bestämma den totala tidsmarginalen och den fria tidsmarginalen. 

Total tidsmarginal vs fri tidsmarginal

Så här fungerar de två olika tidsmarginalstyperna

• Total tidsmarginal:den tid som en aktivitet kan försenas från det tidiga startdatumet utan att projektets slutdatum försenas eller utan att en schemagräns överträds. Total tidsmarginal = SS - TS eller SA - TA 

• Fri tidsmarginal:avser hur länge en aktivitet kan försenas utan att efterföljande aktivitet påverkas. Det kan bara finnas en fri tidsmarginal när två eller flera aktiviteter har en gemensam efterföljare. I ett nätverksdiagram är det här punkten där aktiviteterna sammanstrålar. Fri tidsmarginal = TS (nästa uppgift) - TA (nuvarande uppgift)

Det finns några goda skäl till varför projektledare har stor nytta av att ha en god förståelse för tidsmarginaler:

• Projekt blir färdiga i tid: Genom att övervaka ett projekts totala tidsmarginal kan du avgöra om ett projekt är i rätt fas. Ju större tidsmarginalen är, desto större är sannolikheten att projektet kommer slutföras tidigt eller i tid.  

• Det hjälper dig attprioritera: Genom att identifiera aktiviteter med fri tidsmarginal får du en bättre uppfattning om vilka uppgifter som bör prioriteras och vilka som kan skjutas upp. 

• Det är en användbar resurs: Tidsmarginal är extratid som kan användas för att täcka projektrisker eller oväntade problem som dyker upp. När du vet hur mycket tidsmarginal du har kommer du även kunna välja det mest effektiva sättet att använda tidsmarginalen. 

Använda kritiska linjen-metoden

Kritiska linjen-metoden ger dig insyn i projektets förlopp och gör det möjligt att övervaka uppgifter och deras slutförandetid. Nedan följer några ytterligare tillämpningar av metoden. 

Komprimera scheman

Även om man helst bör undvika det finns det tillfällen då projektdeadliner kan skjutas upp. I sådana situationer finns det två tekniker för att komprimera schemat som du kan använda: snabbt utförande (fast tracking) och upptrappning (crashing).

1. Snabbt utförande: Använd den kritiska linjen för att avgöra vilka aktiviteter som kan utföras simultant. Att utföra parallella processer kommer att förkorta den totala tidslängden. 

2. Upptrappning: Den här processen innebär att mer resurser tilldelas för att påskynda aktiviteter. Innan du tilldelar mer resurser bör du försäkra dig om att det fortfarande ligger inom projektomfattningen och meddela intressenterna om eventuella ändringar.

Att ha den kritiska linjen kartlagd kan hjälpa dig att välja en lämplig strategi för att hålla uppdaterade deadliner. 

Lös resursbrister

Tänk på att kritiska linjen-metoden inte tar hänsyn till resurstillgänglighet. När det föreligger en resursbrist, t.ex. en överbokad teammedlem eller brist på utrustning, kan du använda tekniker för resursanpassning för att lösa problemet. 

Följande tekniker syftar till att lösa problem med övertilldelning av resurser och säkerställa att ett projekt kan slutföras med de de resurser som finns tillgängliga vid tidpunkten. 

Resursanpassning inbegriper justering av projektets start- och slutdatum, så det kan hända att du måste justera den kritiska linjen eller tillämpa den här tekniken på aktiviteter med tidsmarginal.

Samla in data för framtida användning

Det schema som skapas från kritiska linjen-metoden kan ändras eftersom du utgår från en uppskattning av aktiviteternas varaktighet. Under projektets gång kan du jämföra den ursprungliga kritiska linjen med den faktiska kritiska linjen.

Den informationen kan användas som referens för att göra mer exakta uppskattningar av uppgifternas varaktighet för framtida projekt. 

Kritiska linjen-metoden vs PERT

Kritiska linjen-metoden och Project Evaluation and Review Technique (PERT) utvecklades båda på 1950-talet. PERT används för att uppskatta osäkerheten kring projektaktiviteter genom att tillämpa ett vägt genomsnitt av optimistiska och pessimistiska uppskattningar. Den uppskattar den tid som krävs för att slutföra en aktivitet. 

PERT använder tre uppskattningar för att hitta en intervall för en aktivitets tidslängd:

1. Uppskattning av den mest sannolika (M)

2. Optimistisk (O)

3. Pessimistisk (P) 

Beräkningen för PERT är: Beräknad tid = (O + 4M + P) / 6

Den största skillnaden mellan PERT och kritiska linjen-metoden är deras säkerhetsgrad gällande aktiviteters varaktighet. PERT används för att uppskatta den tid som krävs för att slutföra aktiviteter, medan kritiska linjen-metoden används när aktiviteternas varaktighet redan har uppskattats. 

Låt oss jämföra de två teknikerna:

• PERT hanterar osäkra projektaktiviteter medan kritiska linjen-metoden hanterar förutsägbara projektaktiviteter.

• PERT fokuserar på att uppfylla eller minimera projektets varaktighet medan kritiska linjen-metoden fokuserar på tid- och kostnadsavvägningar.

• PERT är en sannolikhetsmodell medan kritiska linjen-metoden är en deterministisk modell.

• PERT har tre uppskattningar för varje aktivitet medan kritiska linjen-metoden bara har en.

Om man bortser från skillnaderna, analyserar både PERT och kritiska linjen-metoden följande komponenter:

• Lista över obligatoriska uppgifter

• Uppskattad varaktighet för varje uppgift

• Uppgiftsberoenden

De två teknikerna kan användas tillsammans för att öka deras effektivitet. Du kan använda PERT för att få mer realistiska uppskattningar av uppgifternas varaktighet innan du går vidare till att beräkna den kritiska linjen och tidsmarginaler.  

Kritiska linjen-metoden vs Gantt-diagram

Gantt-diagram är horisontella stapeldiagram som kartlägger projektaktiviteter som kan spåras i förhållande till en fastställd tidslinje. Både kritiska linjen-metoden och Gantt-diagram visar beroenden mellan uppgifter. 

Låt oss gå igenom några av skillnader mellan de två verktygen:

Kritiska linjen-metoden

• Visualiserar kritiska och icke-kritiska linjer och beräknar projektets varaktighet.

• Visas som nätverksdiagram med sammanlänkade rutor.

• Visar inte vilka resurser som krävs.

• Kartlägger aktiviteter på nätverksdiagram utan tidsskala.

Gantt-diagram

• Visualiserar hur projektaktiviteter fortlöper.

• Visas som horisontellt stapeldiagram.

• Visar vilka resurser som krävs för varje aktivitet.

• Kartlägger aktiviteterna på en tidsskala.

Gantt-diagram kan kombineras med kritiska linjen-metoden för att spåra kritiska linjer över tid så att projektet håller tidsplanen. 

Använd den kritiska linjen för bättre projekthantering

Kritiska linjen-metoden kan vara en användbar tillgång när det gäller projekthantering, särskilt när det gäller planering av uppgifter och resurshantering. Med hjälp av projektplaneringsverktyg kan du enkelt skapa scheman och spåra projekt. Om du vill ytterligare öka din arbetseffektivitet kan du kolla in 12 tips för att bli mer produktiv i dag.