PERT-diagram: Exempel, steg och hur du använder det

Ett PERT-diagram (Program Evaluation and Review Technique) är ett nätverksbaserat projektplaneringsverktyg som visualiserar uppgifter, beroenden och tidsuppskattningar för att hjälpa team att planera komplexa projekt.

Om du någonsin har tyckt att det är svårt att planera projektuppgifter eller hålla koll på beroenden har vi den perfekta lösningen för dig. Ett PERT-diagram är ett verktyg som används för att schemalägga, organisera och planera uppgifter i ett projekt. Inom projektledning är det en av de mest beprövade metoderna för att hantera komplexa tidslinjer och osäkra uppskattningar.

PERT står för Program Evaluation and Review Technique (teknik för utvärdering och granskning av program). Med PERT får man en visuell presentation av ett projekts tidslinje, uppdelad i enskilda uppgifter. Den här typen av diagram liknar Gantt-diagram men har en annan struktur. PERT-diagram visar stegen från projektets startdatum till slutdatumet. I den här artikeln går vi igenom de fem stegen, visar ett exempel och förklarar hur man använder PERT-diagram på ett effektivt och användbart sätt.

Så här fungerar ett PERT-diagram

Ett PERT-diagram kartlägger projektuppgifter som noder och kopplar samman dem med pilar för att visa beroenden. Varje uppgift tilldelas tre tidsuppskattningar - optimistisk, mest sannolik och pessimistisk - som vägs samman med PERT-formeln. Det här visuella tillvägagångssättet hjälper projektledare att skapa realistiska scheman, uppskatta tidslinjer och kommunicera planer till intressenter innan arbetet sätter igång.

En viktig del av PERT-metoden är konceptet slacktid (även kallat float). Slacktid anger hur mycket en uppgift kan försenas utan att påverka projektets slutdatum. Uppgifter på den kritiska linjen har noll slacktid - varje försening påverkar hela projektet direkt. Att identifiera uppgifter med slacktid hjälper dig att prioritera rätt och fördela resurser mer effektivt.

Att skapa en projektöversikt i form av ett PERT-diagram kan hjälpa dig med flera olika projektplaneringsaktiviteter såsom:

• Att få ledarskapets godkännande om scheman och tidslinjen

• att kommunicera projektavsikter till intressenter

• att skapa en visuell plan för ett komplext projekt och dess ömsesidiga beroenden

• att uppskatta hur mycket tid som behövs för att slutföra enskilda uppgifter.

För att få ut det mesta möjliga från PERT-diagram bör du först förstå de steg som behövs för att skapa ett PERT-diagram och hur du gör en visuell plan av diagrammet.

PERT-diagrammets historia och ursprung

Program Evaluation and Review Technique, eller PERT, utvecklades 1958 av den amerikanska flottan i samarbete med konsultföretaget Booz Allen Hamilton. Syftet var att hantera det komplexa Polaris-missilprojektet, som involverade tusentals underleverantörer och osäkra tidsuppskattningar. Samma år publicerade teamet resultatet, som visade att metoden kunde förkorta projekttiden med uppskattningsvis två år.

PERT skapades parallellt med den kritiska linjen-metoden (CPM) och delar dess fokus på att kartlägga uppgiftsberoenden. Medan CPM utgår från fasta tidsuppskattningar använder PERT tre tidsestimat - optimistisk, pessimistisk och mest sannolik tid - för att hantera osäkerhet. Även om diagrammen ursprungligen ritades för hand skapar team i dag sina PERT-diagram med programvara, vilket gör dem till ett värdefullt verktyg för moderna team som hanterar komplext arbete med osäkra tidslinjer.

Symboler och notation i PERT-diagram

PERT-diagram använder ett standardiserat visuellt språk för att representera projektflöden. Här är de vanligaste symbolerna och vad de betyder:

Att känna till de här symbolerna gör det enklare att läsa och skapa PERT-diagram, oavsett om du arbetar med en digital mall eller skissar för hand.

Så här skapar man ett PERT-diagram

Om du vill ligga steget före deadlinerna är ett PERT-diagram rätt väg att gå. Den här guiden visar dig steg för steg hur du skapar ett PERT-diagram, så att du enkelt kan visualisera varje uppgift, beroende och deadline.

1. Fastställ projektuppgifter

Det första steget för att skapa ett PERT-diagram är projektplaneringsstadiet, där du fastställer de viktigaste projektuppgifterna som kommer att forma din tidslinje. Innan du kartlägger uppgiftsberoenden bör du ta dig tid att samla in viktiga detaljer, till exempel:

• Ett business case

• en kommunikationsplan

• ett inledande kickoff-möte.

Genom att lägga grunden tidigt är du redo att koppla samman beroende uppgifter och fastställa en tydlig projektomfattning innan du går vidare.

2. Definiera uppgiftsberoenden

Uppgiftsberoende är när en uppgift eller milstolpe måste slutföras innan den aktuella uppgiften kan påbörjas. Beroende uppgifter är en central del av PERT-metoden, kallas ofta för att uppgifterna är logiskt relaterade och används ofta i en uppdelad arbetsstruktur.

Att skapa beroenden kan hjälpa dig att spåra arbete på bästa sätt, säkerställa att uppgifter är slutförda och etablera en tydlig kommunikation, särskilt för komplexa projekt. Utan väl definierade beroenden är det svårt att planera tidslinjer och uppskatta projektets totala varaktighet.

Ett PERT-diagram visualiserar beroenden genom att koppla samman och numrera uppgifter. Medan det här inte är lika detaljerat som en uppdelad arbetsstruktur, ger det en tydlig översikt över hur uppgifterna är relaterade och vilket arbete som behöver utföras.

3. Koppla samman projektuppgifter

När du har definierat uppgiftsberoenden kan du börja skapa ditt PERT-diagram genom att koppla samman projektuppgifter. De här kopplingarna består av pilar som symboliserar uppgifter och noder som symboliserar händelser eller milstolpar.

Du kan till exempel placera en överordnad händelse inom noderna (som symboliseras av cirklar eller fyrkanter) och rita uppgiftspilar för att representera de beroenden som behövs för att slutföra händelserna. Den här layouten för nätverksdiagram ger en enkel struktur som är lätt att förstå för projektintressenter.

4. Uppskatta projektets tidsram

Det är nu dags att göra en uppskattning av hur lång tid projektet kommer att ta genom att använda kritiska linjen-metoden (CPM) och PERT-ekvationen. Den kritiska linjen är den längsta sekvensen av uppgifter som måste slutföras för att ett helt projekt ska kunna bli färdigt.

Målet är att hitta den längsta sekvensen av uppgifter för att uppskatta den kortast möjliga projektlängden. Tidsuppskattningar i PERT-analysen baseras på:

• Optimistisk tid: Den kortaste tid som krävs för att slutföra en uppgift.

• Pessimistisk tid: Den längsta tid som krävs för att slutföra en uppgift.

• Rimligast tid: Den bästa uppskattningen av hur lång tid en uppgift kommer att ta.

Med hjälp av PERT-beräkningen kan du uppskatta uppgiftslängden och hur lång tid det kommer att ta att slutföra uppgiften med PERT-formeln:

Förväntad tid = (O + (4 × R) + P) ÷ 6

Den här ekvationen fungerar med minuter, timmar, dagar eller till och med veckor.

Exempel på PERT-beräkning:

Om en uppgift till exempel har en optimistisk tid på 30 minuter, en pessimistisk tid på 60 minuter och en mest rimlig tid på 45 minuter, skulle beräkningen vara:

(30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minuter.

När du har slutfört PERT-uppskattningarna för varje uppgift summerar du dem längs den kritiska linjen för att fastställa den övergripande projekttidslinjen.

5. Hantera uppgiftsförlopp

Det sista steget av att skapa ett PERT-diagram är att hantera förloppet tills projektet är slutfört. Detta innebär att spåra uppgiftsberoenden, lösa flaskhalsar och säkerställa att alla projektmilstolpar uppnås.

Ett PERT-diagram i projekthanteringen bör uppdateras i realtid när något ändras. Att kombinera det med en ändringskontrollprocess kan hjälpa till att spåra ändringar och upprätthålla tydlig kommunikation.

När alla uppgifter är slutförda kan du arkivera projektmaterial i ett delat utrymme för enkel åtkomst till tidigare exempel på PERT-analyser.

Exempel på PERT-diagram

Nu när du förstår hur man skapar ett PERT-diagram är det dags att skapa ditt eget diagram. Eftersom varje projekt varierar vad gäller komplexitet och tidsram, kan ditt PERT-diagram se lite annorlunda ut. Kärnstrukturen förblir dock densamma.

Visuellt består ett PERT-diagram av numrerade noder (cirklar eller rektanglar) som förbinds med pilar. Diagrammet flödar från vänster till höger, där den första noden representerar projektets start och den sista noden representerar slutet. Parallella vägar visar uppgifter som kan utföras samtidigt, medan den längsta vägen genom nätverket utgör den kritiska linjen.

Följ de här stegen för att komma igång:

1. Rita dina numrerade noder: De här noderna symboliserar de viktigaste projekthändelserna, även kallade överordnade uppgifter. När de är slutförda kommer dessa noder tillsammans att bilda hela projektet. Ditt exempel på ett PERT-diagram kan innehålla en valfri mängd uppgifter, men tio stycken är en bra utgångspunkt.

2. Koppla samman noderna med uppgifterna: Använd pilar för att illustrera uppgiftsberoenden. De här uppgifterna måste slutföras för att gå vidare med varje milstolpe. Ditt PERT-exempel bör ha en definierad start och ett definierat slut, medan den mellersta delen kan bli mer komplex när beroenden förgrenar sig.

Exempel på PERT-diagram med lösning

Här är ett PERT-exempel med en lösning för att ge dig en tydligare bild av hur de här elementen hänger ihop. Anta att du hanterar en webbplatslansering:

Med PERT-formeln beräknar du den förväntade tiden för varje uppgift. Anta att uppgiften "Skapa wireframes" har en optimistisk tid på två dagar, en mest sannolik tid på fyra dagar och en pessimistisk tid på åtta dagar. Beräkningen blir:

(2 + (4 × 4) + 8) ÷ 6 = 4,33 dagar

Genom att göra samma beräkning för varje uppgift och sedan summera den kritiska linjens alla uppgifter får du projektets totala förväntade tid. Uppgifter utanför den kritiska linjen har slacktid och kan försenas utan att påverka slutdatumet.

PERT-diagram på jobbet: Praktiska användningsområden

PERT-diagram är inte bara en teoretisk modell - de löser verkliga planeringsutmaningar i många branscher. Här är fyra vanliga situationer där ett PERT-diagram gör stor skillnad:

• Produktlansering: En ny produkt kräver samordning av produktutveckling, marknadsföring, juridisk granskning och logistik. Med ett PERT-diagram kartlägger du beroenden mellan teamen och identifierar den kritiska linjen så att lanseringsdatumet håller. Osäkra tidsuppskattningar - exempelvis hur lång tid regulatoriska godkännanden tar - hanteras genom de tre tidsvärden som PERT-formeln erbjuder. Kombinera PERT med en solid projektuppskattning för att skapa en trovärdig lanseringsplan.

• IT-migrering: Att flytta system eller infrastruktur till en ny plattform involverar datamapping, testning, utbildning och driftsättning. PERT-diagrammet visar vilka uppgifter som kan köras parallellt och var slacktid finns, så att migreringen inte stannar av vid en enda flaskhals.

• Eventplanering: Konferenser och företagsevent har ett fast datum som inte går att flytta. Ett PERT-diagram hjälper dig att planera bakåt från eventdatumet, identifiera den kritiska linjen och säkerställa att lokaler, innehåll, logistik och marknadsföring samordnas i rätt ordning.

• Mjukvarurelease: Att släppa en ny version av en mjukvaruprodukt kräver koordinering av utveckling, kodgranskning, QA-testning, dokumentation och lansering. Med PERT ser du tydligt vilka arbetsströmmar som är beroende av varandra och kan ge intressenterna en realistisk tidsuppskattning baserad på osäkerhet snarare än gissningar.

I alla de här scenarierna handlar PERT-diagram på jobbet om att skapa realistiska planer baserade på osäkerhet, snarare än att gissa sig fram.

Vad bör en mall för PERT-diagram innehålla?

En mall för PERT-diagram innehåller vanligtvis flera nyckelelement som hjälper till att strukturera och visualisera projektaktiviteter. Här är en genomgång av vanliga termer och deras definitioner:

• Noder: Noderna symboliserar projekthändelser, projektets huvudkomponenter. I ett projekt för webbplatsdesign kan en nod till exempel symbolisera skapandet av en ny logotyp.

• Uppgifter: Uppgifter är de specifika åtgärder som krävs för att slutföra en nod. Om en nod till exempel symboliserar skapandet av en ny logotyp kan en uppgift omfatta skapandet av tre förslag på logotypen.

• Beroenden: Uppgiftsberoenden indikerar förhållanden mellan uppgifter, vilket innebär att en uppgift måste slutföras innan en annan kan påbörjas. Till exempel kan en landningssida inte gå live förrän texten är skriven och godkänd.

• Beroenden utan resurser: Vissa beroenden finns utan en direkt uppgiftskoppling. Till exempel kan en produktlansering och en landningssida vara relaterade till varandra utan att de nödvändigtvis har en specifik beroendeuppgift gemensam.

Vilket är det enklaste sättet att skapa en PERT-diagrammall? Använd ett projekthanteringsverktyg. Det hjälper dig att kartlägga uppgiftsberoenden, hålla ett öga på projektets tidslinje och upptäcka flaskhalsar innan de sinkar dig.

Du kan också koppla din PERT-diagrammall till visuella verktyg såsom Lucidchart. Med de här apparna kan dina teammedlemmar samarbeta i realtid, justera projektschemat i farten och hålla allt i fas för projektslutförande, på ett och samma ställe.

PERT-diagram vs Gantt-diagram

PERT-diagram förväxlas ofta med Gantt-diagram. Det finns dock en del viktiga skillnader. Här är en snabb jämförelse:

Här är en del viktiga funktioner som kan avgöra vilket diagram som passar bäst för dig:

• PERT-diagram är flödescheman medan Gantt-diagram är stapeldiagram: Gantt-diagram har den klassiska stapeldiagramsstilen. PERT-diagram är mindre strukturerade och kan ha olika layouter beroende på projektet.

• Gantt-diagram erbjuder organisering, medan PERT-diagram erbjuder anpassning: Gantt-diagram har en mer organiserad struktur. PERT-diagram tillåter en enklare anpassning av layouten, vilket är lämpligare för en mer generell projektplanering.

• PERT-diagram är användbara innan projektet börjar: De används ofta som visuell vägledning i början på projektet. Projektledare använder sedan ett Gantt-diagram eller en uppdelad arbetsstruktur för att planera uppgifter under genomförandet.

Gantt-diagram är mer populära för att spåra uppgifter genom hela projektets livscykel, medan PERT-diagram är bättre för att planera tidsåtgången i de inledande planeringsfaserna. De kan användas separat eller tillsammans.

PERT-diagram vs CPM (kritiska linjens metod)

Den viktigaste skillnaden mellan PERT och CPM är att PERT använder tre tidsuppskattningar för att hantera osäkerhet, medan CPM bygger på fasta, kända tidsuppskattningar.

PERT och CPM (Critical Path Method) utvecklades ungefär samtidigt och används båda för att planera komplexa projekt. Trots likheterna finns viktiga skillnader som avgör vilken metod som passar bäst.

PERT utgår från att tidsuppskattningar är osäkra och använder tre estimat per uppgift - optimistisk, mest sannolik och pessimistisk tid - för att beräkna ett vägt medelvärde. CPM däremot bygger på fasta, kända tidsuppskattningar och fokuserar på att identifiera den kritiska linjen samt möjligheter att komprimera schemat genom att tillföra resurser (så kallad crashing). CPM används ofta i kombination med kostnadshantering för att optimera både tid och budget.

I praktiken kombinerar många projektledare båda metoderna. PERT ger den bästa uppskattningen i tidiga faser med hög osäkerhet, medan CPM tar över när tidsuppskattningarna är mer pålitliga och fokus skiftar till att optimera schema och resurser.

När bör man använda PERT-diagram?

Använd ett PERT-diagram när du behöver utvärdera tidslinjer, identifiera resursbehov eller avgöra ett projekts kritiska linje. Här är PERT rätt val:

• För att avgöra den kritiska linjen: En av huvudfunktionerna hos PERT-diagram som gör stor skillnad jämfört med andra metoder är att det går att avgöra ett projekts kritiska linje. Det här är viktigt vid visualisering av projektets övergripande tidslinje.

• För att utvärdera resurser: Med de unika funktioner som ett PERT-diagram erbjuder kan du enkelt visa vilka uppgifter som behöver resurser och vilka som inte gör det. Det här sparar tid för både dig och projektdeltagarna genom att informationen visas tydligt och är tillgänglig.

• Att uppskatta tid: Eftersom PERT-diagram tar hänsyn till varaktigheten för både enskilda uppgifter och hela projektet är det ett bra verktyg för att få en uppfattning om den förväntade tidslinjen under den inledande fasen i projektplaneringen.

Sammantaget är ett PERT-diagram ett bra alternativ för en enkel projektplan som lätt kan delas med teammedlemmarna. Använd det här diagrammet för att snabbt dela resurser och tidslinjer.

Fördelar och nackdelar med PERT-diagram

Liksom alla projekthanteringsverktyg har PERT-diagram sina egna styrkor och svagheter. Genom att förstå dem kan du avgöra om de passar ditt projekt.

Fördelar med PERT-diagram

• Tydlig visualisering: De ger en tydlig visuell karta över hela projektet, vilket gör det lättare att förstå uppgiftssekvenser och beroenden.

• Förbättrad prognos: Genom att använda optimistiska, pessimistiska och mest sannolika tidsuppskattningar hjälper PERT till att skapa mer realistiska projekttidslinjer.

• Beroendeanalys: Diagrammet belyser tydligt uppgifternas beroenden, vilket hjälper team att identifiera den kritiska linjen och potentiella flaskhalsar.

• Bättre kommunikation: Ett PERT-diagram är ett användbart verktyg för att kommunicera projektplaner och tidslinjer till intressenter i ett enkelt, visuellt format.

Nackdelar med PERT-diagram

• Kan vara subjektiva: Tidsuppskattningarna baseras på teamets prognoser, som kan vara subjektiva och leda till felaktiga tidslinjer om de inte övervägs noggrant.

• Komplexa att skapa: För stora projekt med många uppgifter kan det vara tidskrävande att skapa och underhålla ett PERT-diagram.

• Fokusera på deadliner, inte resurser: PERT-diagram fokuserar främst på projekttidslinjen och tar inte i sig hänsyn till resurshantering eller projektbudget.

Planera i förväg med ett PERT-diagram

Ett PERT-diagram ger dig verktygen att planera med precision - även när tidsuppskattningar är osäkra. Genom att kartlägga beroenden, beräkna realistiska tidslinjer och identifiera den kritiska linjen får ditt team en tydlig bild av vad som krävs innan arbetet sätter igång.

Oavsett om du planerar en produktlansering, en IT-migrering eller ett evenemang hjälper PERT-metoden dig att fatta bättre beslut baserade på data snarare än magkänsla. Kombinera metoden med ett projekthanteringsverktyg som Asana för att visualisera tidslinjer, spåra beroenden och hålla hela teamet uppdaterat i realtid.

Är du redo att ta din projektplanering till nästa nivå? Kom igång med Asana och ge ditt team de verktyg som krävs för att planera, genomföra och leverera.

Vanliga frågor om PERT-diagram