Vad är kapacitetsplanering? Tips för att tillämpa rätt strategi

Innan du börjar baka en tårta är det första steget att se till att du har rätt mängd ingredienser. Om du saknar ett ägg eller lite socker kommer tårtan att smaka lite konstig. 

Detsamma gäller för ett stort projekt: om du inte har tillräckligt med resurser för att slutföra projektet kommer det inte att bli som förväntat. Använd kapacitetsplaneringsprocessen för att se till att du har alla rätta ingredienser när du behöver dem – i det här fallet teammedlemmar, färdigheter och verktyg.

Vad är kapacitetsplanering?

Kapacitetsplanering är processen för att fastställa projektets potentiella behov. Målet med kapacitetsplanering är att ha rätt resurser tillgängliga när du behöver dem. Resurser kan vara personer med rätt kompetens, tillgänglig tid för att lägga till ett nytt projekt eller den nödvändiga budgeten.

Strategier för kapacitetsplanering

Det finns tre olika typer av kapacitetsplanering som du kan använda i olika scenarier för att optimera produktionskapaciteten.

Planering av ledkapacitet

Strategin för ledkapacitet, eller ledstrategi, är processen för att öka produktionskapaciteten när man förväntar sig en hög efterfrågan. 

Exempel: Om du är en återförsäljare kan du behöva anställa ett inflöde av säsongsarbetare under semestern, oavsett om det är för en hel säsong eller bara för en säsongsförsäljning. Genom att förutse högre kundtrafik kan du bemanna ditt team bättre och lägga till ytterligare personal under en kort tidsperiod. 

Planering av fördröjningsstrategi

Eftersläpningsstrategi är processen för att öka produktionskapaciteten när du upplever en efterfrågan i realtid.

Exempel: Eftersläpningsstrategi används ofta inom sjukvården, socialt arbete eller restaurangbranschen när någon är "på jour". Beroende på hur upptaget teamet är kan du kalla in ytterligare teammedlemmar för att se till att det finns tillräckligt med resurser (med andra ord, teammedlemmar) för att täcka alla kunders eller klienters behov. 

Planering av matchningsstrategi

Matchande strategiplanering är en kombination av ledkapacitetsplanering och fördröjningsstrategiplanering. Processen för matchande strategiplanering kräver att man långsamt ökar kapaciteten i små steg tills man når önskad resursanvändning.

Exempel: Låt oss ta det tidigare exemplet med restaurangbranschen – som restaurangchef kan du ha flera olika anställda på jour under kvällen. Om du får ett oväntat stort party kan du välja att kalla in fler än en servitör för att täcka tills folkmassan minskar.

Kapacitetsplaneringsprocessen i fem steg

Kapacitetsplaneringsprocessen kan variera från företag till företag, men det finns några grundläggande steg som ingår i varje process: 

1. Prognostisera din förväntade efterfrågan

Om du vet att du har ett nytt projekt på gång kan du göra en välgrundad uppskattning av vilket arbete som behöver göras för projekten. Det ger dig en uppfattning om den kapacitet du behöver för att slutföra projektet och du kan jämföra den med den nuvarande kapaciteten du har till hands.

2. Fastställ nödvändig kapacitet

Baserat på dina ursprungliga uppskattningar kan du beräkna den kapacitet som behövs för att slutföra arbetet som du förutspådde i föregående steg. Prova att använda en vanlig måttenhet, till exempel timmar, eller ett verktyg för projektuppskattning, till exempel t-shirtstorlekar.

Till exempel uppskattar teknikchefer kapacitetsplanering enligt antalet timmar som behövs för att slutföra ett projekt.

3. Beräkna resurskapaciteten i ditt nuvarande team

Om du lägger till ett nytt projekt för teamet är det viktigt att se till att de har kapacitet att hantera det utan att bli utbrända.

Om en genomsnittlig person kan arbeta cirka 30 timmar i veckan och redan har projekt att arbeta med kan du se hur mycket kapacitet personen har i veckan genom att subtrahera den nuvarande arbetsbelastningen i timmar från de genomsnittliga 30 timmarna.

4. Mät kapacitetsklyftan

Mät hur dina nuvarande resurser står sig i jämförelse med den förväntade efterfrågan baserat på den kapacitet som behövs för ett projekt.

5. Anpassa kapacitet till efterfrågan

Titta på den tidigare kapacitetsluckan och optimera den nuvarande och tillgängliga kapaciteten så att de är balanserade. Om ditt team för närvarande arbetar med full kapacitet och inte kan ta sig an ytterligare arbete för att slutföra projektet kan du lägga till fler teammedlemmar på kort sikt för att få projektet slutfört. Om du har överskottskapacitet kan du överväga att lägga till ett projekt för att optimera de tillgängliga resurserna.

Fördelar med kapacitetsplanering

Som projektledare är en kapacitetsplan något av det bästa du kan göra för att stödja ditt team. Att känna till kapacitetskraven för olika projekt kan bidra till att förhindra flaskhalsar och hålla igång flödet i en leveranskedja. Här är de viktigaste fördelarna med kapacitetsplanering:

Det förbereder dig för olika situationer

En väl genomtänkt kapacitetsplan kan hjälpa till att förhindra omfattningskrypning och minska trycket på teamet. Om du vet vilka steg du måste ta för varje typ av kapacitet – oavsett om det är överskottskapacitet eller brist på resurser – kommer du att kunna möta efterfrågan under en viss period.

Det optimerar teamets arbetskapacitet

Effektiv kapacitetsplanering anpassar teamets nuvarande kompetens till tillgängligheten för nya projekt. Om det inte finns tillräckligt med tillgängliga resurser för ett projekt vet du att du behöver lägga till fler resurser till teamet. 

Att förstå teamets kompetens och kapacitet för ytterligare arbete är avgörande. Det kan påskynda beslutsprocessen när det gäller bemanning och förhindra utbrändhet, som 71 % av arbetstagarna upplevde minst en gång under 2020.

Det minimerar produktionskostnaderna

När du hanterar teamets kapacitet optimerar du resurserna för omfattningen av det arbete som behöver slutföras. Det betyder att du inte betalar för fler resurser än du behöver, vilket i slutändan minimerar produktionskostnaderna.

Om du till exempel har ett team på 12 personer som arbetar med projekt A som bara behöver nio personer, kan du tilldela tre av dessa teammedlemmar till projekt B, vilket minimerar utgifterna för projekt A.

Det gör det enklare och mer exakt att planera för framtiden

Kapacitetsplanering är inte bara användbart för dina nuvarande projekt, det kan också hjälpa dig att förutse kapacitetsbehov för framtiden. När du skapar en kapacitetsplan för ett projekt kan du använda den som en mall för ett liknande projekt i framtiden.

Mallen är en användbar utgångspunkt och du behöver inte förutse kapacitetskrav från grunden. Det kan spara tid åt teamet och påskynda kapacitetsplaneringsprocessen.

Det skapar transparens

Din kapacitetsplan kommer att lyfta fram eventuella ineffektiviteter som du kan optimera. Den här typen av data är mycket värdefull för intressenter som vill veta hur de investerar sina resurser och pengar.

Vad är skillnaden mellan kapacitetsplanering och resursplanering?

Även om de ibland används omväxlande är kapacitetsplanering och resursplanering liknande men något olika projektplaneringsstrategier. 

Kapacitetsplanering fokuserar på utbud och efterfrågan av dina resurser. Tanken är att en stark kapacitetsplan kan förutse när efterfrågan på resurser ökar så att man kan förutse bristen. 

Resursplanering fokuserar på de resurser som du redan har och var du kan tilldela dem. Resurskapacitetsplanering är en kombination av de två: att förutse behovet av fler resurser i framtiden.

Verktyg för kapacitetsplanering

Det finns många olika program och verktyg för kapacitetsplanering på marknaden, och att hitta det rätta beror på vad du vill prioritera för ditt team. Vissa resurshanteringsverktyg är mycket specifika och fokuserar endast på kapacitet eller resurshantering.

Att använda ett arbetshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att hantera resurser, spåra teamets arbetsbelastning och effektivisera kommunikationen – allt på en och samma plattform. Ta till exempel teamet på Hudl. De övervakar regelbundet arbetsbelastningen i Asana så att de enkelt kan ompröva teamets kapacitet och omfördela arbetet innan någon blir utbränd. 

Eftersom de kan se sitt arbete på ett och samma ställe är ingen överbokad.