De 9 bästa programvaruverktygen för projektplanering

Projektplanering är viktigt för alla Business-initiativ – från små teamprojekt till omfattande, företagsomfattande program. Utan ett effektivt sätt att planera arbetet blir det förvirrande. De anställda vet inte vem som ska göra vad och när. Tidslinjer flyttas fram. Resurserna överbelastas. Projektomfattningen blir större än vad som är genomförbart. 

Men med en programvara för projektplanering behöver det inte vara så. Rätt verktyg kan hjälpa anställda att organisera arbetet från projektets början till slutet, oavsett hur många intressenter och tvärfunktionella team de behöver arbeta med.

Vad är en programvara för projektplanering?

Programvara för projektplanering är ett verktyg som hjälper team att samordna och genomföra initiativ. Det gör det möjligt för anställda att organisera arbetet så att de kan planera vad som ska göras och när. Helst bör en programvara för projektplanering gå längre än att bara organisera ett enda projekt. Den bör också bidra till att överbrygga klyftan mellan team, vilket gör det lättare för tvärfunktionella intressenter att samarbeta i viktiga initiativ. 

Fördelar med programvara för projektplanering

Rätt programvara för projektplanering kan hjälpa Business att få mer gjort snabbare. Så här går det till: 

Skapa ett enda dokumenteringssystem

Få intressenter att vara samordnade redan från början. Projektplaneringsappar hjälper team att organisera all projektinformation på en central plattform, så att alla intressenter kan hitta den information de behöver. De bästa lösningarna främjar klarhet med funktioner såsom: 

• Tydliga mål som kopplar varje projekt till övergripande Business-mål. 

• Integreringar som kopplar samman information i olika appar så att teammedlemmar kan komma åt projektinformation på ett och samma ställe. 

• Uppgifter med ägare och slutdatum, så att alla vet vad de är ansvariga för och när.

• Beroenden som kopplar samman relaterade uppgifter så att team kan slutföra arbetet i rätt ordning.  

• Olika sätt att visualisera projekt och organisera information, såsom Kanban-tavlor, Gantt-diagram, kalendrar eller uppgiftslistor. 

Effektivisera processer

Programvara för projektplanering hjälper team att lägga mindre tid på repetitiva administrativa uppgifter och fram och tillbaka-kommunikation. De bästa alternativen sparar tid med funktioner såsom: 

• Automatiseringar som automatiskt tilldelar, schemalägger och sorterar arbete. 

• Projektmallar som hjälper teamen att komma igång snabbt och standardisera processer i hela organisationen. 

• Enkla godkännanden av uppgifter och kvalitetskontrollfunktioner, så att intressenter snabbt kan se, godkänna och ge feedback på arbetet. 

Anpassa i realtid

Projekt går inte alltid som planerat. En bra programvara för projektplanering har funktioner som hjälper team att förutse hinder och justera sitt tillvägagångssätt under arbetets gång. Till exempel: 

• paneler som spårar projektförloppet i realtid så att du kan se när ett initiativ inte är i fas och korrigera kursen efter behov 

• Resurshanteringsverktyg som hjälper chefer att visualisera och justera teamets kapacitet. 

• Projektmilstolpar för att identifiera viktiga mål under projektets gång. 

• Statusuppdateringsfunktioner, så att team enkelt kan kommunicera projektändringar. 

Bästa programvaran för projektplanering

Vill du komma igång? Vi har samlat de nio bästa projektplaneringsplattformarna för dig och ditt team.

Asana: bäst för företag

Tvärfunktionellt samarbete är viktigt för moderna företag, särskilt om ledare vill lösa problem snabbt och effektivt. Enligt Deloitte använder 83 % av företagen tvärfunktionella team. 

Men även om tvärfunktionell projektplanering är viktigt för alla företag är det särskilt knepigt i större organisationer, där team tenderar att bli isolerade inom olika avdelningar och hierarkier. Därför behöver företag ett projekthanteringsverktyg som går utöver enkel planering. Stora företag bör leta efter programvara som fungerar för flera team och underlättar tvärfunktionellt samarbete, oavsett hur många intressenter som är involverade i varje initiativ.

Med en uppsättning företagslösningar hjälper Asana stora organisationer (och små) att utföra viktigt arbete. Med funktioner såsom mål, automatiseringar och arbetsflöden kan du enkelt överbrygga klyftan mellan team, minska improduktivt arbete och hålla de anställda fokuserade på det som är viktigast för företaget. Dessutom innehåller Asana viktiga säkerhets-, integritets- och efterlevnadsfunktioner för att hålla dina data säkra. 

Monday: bäst för småföretag

Mindre företag behöver inte nödvändigtvis mer avancerade samarbets- och säkerhetsfunktioner. Många småföretag uppskattar Monday.coms användarvänliga gränssnitt, vilket gör det enkelt att komma igång. Med det sagt kan du stöta på hinder när ditt team växer. 

Clickup: bäst för nystartade företag

Clickups färgglada gränssnitt är roligt att använda och uppskattas av mindre team och nystartade företag med begränsade budgetar. Även om det är enkelt att komma igång, rapporterar vissa användare att de stöter på hinder när deras team expanderar och tvärfunktionellt samarbete blir en prioritet.

Basecamp: bäst för traditionell projekthantering

Basecamp grundades 1999 och var ett av de första webbaserade projektplaneringsverktygen på marknaden. Projektledare gillar den robusta meddelandeplattformen, men Basecamp kan kännas begränsat om anpassningsförmåga är din prioritet. 

Zoho Projects: bäst för detaljorienterade projekt

Det här programmet för uppgiftshantering fokuserar på detaljer som budgetar, tidrapporter och tidsspårning. Det är bra för specifik projektplanering, men större organisationer kan nå en gräns för vad som är möjligt när de utökar samarbetet mellan olika team. 

Jira: Bäst för utvecklare

Det här verktyget har utformats specifikt för programvaruutveckling, med agila funktioner som epics, user stories och sprints. Även om Jira är utmärkt för agila metoder som Scrum, är det inte tillräckligt flexibelt för team i hela företaget. 

Wrike: bäst för kundinriktade team

Med lättanvända säkerhetsfunktioner och behörigheter hjälper Wrike kunder och interna team att få åtkomst till information på ett säkert sätt. Det innebär att det är användbart för team som prioriterar arbete med externa partner, men det kan vara mindre effektivt för att hantera teamöverskridande arbete.

Trello: bäst för Kanban-älskare

Du kanske känner igen Trello för sina distinkta Kanban-tavlor, som mindre team kan använda för att dra och släppa uppgifter genom olika faser. Men om du har ett växande team och behöver en mängd olika projektplaneringsvyer finns det en risk att du snabbt växer ur Trello.

Smartsheet: bäst för kalkylbladsälskare

Smartsheet tilltalar team som älskar kalkylark. Det erbjuder fler funktioner än Microsoft Excel, till exempel tidsspårning och samarbetsfunktioner. Eftersom inte alla team föredrar att arbeta i kalkylblad kanske det här verktyget inte fungerar så bra i hela organisationen. 

Integreringar för att öka effektiviteten

Vissa verktyg fungerar bäst när de kombineras med ett mer robust projektplaneringsalternativ. Till exempel använder team ofta en handfull applikationer för att hantera olika aspekter av projektplanering, såsom snabbmeddelanden, datalagring och mycket mer. Genom att integrera de här apparna med den valda programvaran för projektplanering kan du hjälpa team att samarbeta mer effektivt.

Med integreringar kan du centralisera projektinformationen på ett och samma ställe. Det innebär att tvärfunktionella team fortfarande har en central referenskälla, även när de använder olika verktyg för att få saker gjorda. 

De här verktygen fungerar bra med programvara för projektplanering. Genom att integrera dem med din valda app kan du öka effektiviteten och hjälpa tvärfunktionella team att arbeta tillsammans. 

Slack: Håll kontakten

Direktmeddelanden kan hjälpa till att föra team närmare varandra, särskilt om ni arbetar på distans. Leta efter ett projektplaneringsverktyg som integreras med Slack, så att du kan fånga upp detaljer och saker att göra från meddelanden och se till att inget går förlorat. 

Förutom Slack kan verktyg som Zoom och Microsoft Teams också främja samarbete i teamet. Att välja en programvara för projektplanering som integreras med de här apparna kan göra mötena genomförbara med uppgifter, punkter att göra och sökbara transkriptioner.  

Google Drive: Samarbeta på dokument

Google Drive gör det möjligt för dig att lagra, dela och samarbeta i filer. Med funktioner som kommentarer och förslag kan team enkelt arbeta tillsammans i ett enda Google-dokument, kalkylark eller presentation. För att säkerställa att filer inte försvinner och att du får aviseringar när intressenter lämnar kommentarer bör du leta efter en projektplaneringsapp som effektivt integreras med Google Drive. 

Dropbox: Lagra stora filer i molnet

Om du arbetar med stora filer kan Dropbox vara till hjälp. Appen erbjuder säker molnlagring, så att team kan lagra allt innehåll på ett ställe och enkelt dela filer med vem som helst. Att integrera Dropbox med ditt projektplaneringsverktyg är ett måste för att hålla filer tillgängliga, så att intressenter har en central referenskälla för projektinformation. 

Zapier: Automatisera repetitiva uppgifter

Zapier hjälper dig att automatisera arbete utan att skriva någon kod. Med det här verktyget kan du ansluta din projekthanteringsplattform till programvaruverktyg, så att du kan automatisera repetitivt, manuellt arbete. 

Vanliga frågor om programvara för projektplanering

Vilken programvara är bäst för projektplanering?

Asana är det bästa alternativet om du arbetar på ett stort företag, vill skala upp ditt team eller värdesätter tvärfunktionellt teamarbete. Asana kan minska tiden det tar att slutföra ett projekt med upp till 60 % och minska projektfel med upp till 90 %, oavsett om det är ett komplext projekt eller ett företagsomfattande initiativ. Mer än 80 % av Fortune 100-företagen* litar på programvaran, och globala företagskunder – inklusive Amazon, Affirm, Japan Airlines och Sky – förlitar sig på Asana för att hantera sina strategiska initiativ. 

Asana erbjuder mer än enkel projektplanering och att göra-listor. Det är flexibelt och anpassningsbart nog att användas i hela organisationen, hjälper till att effektivisera arbetsflöden mellan team och erbjuder ett enda dokumenteringssystem för allt arbete. 

Vad är skillnaden mellan programvara för projektplanering och programvara för projekthantering? 

Programvara för projektplanering hjälper projektteam att reda ut viktiga detaljer i ett initiativ innan det startar, till exempel att skapa en projektöversikt, identifiera beroenden, planera resursfördelning och dela upp slutliga leveranser. 

Programvara för projekthantering hjälper däremot inte bara team att planera projekt. Det ger också anställda ett sätt att övervaka och justera strategin under ett initiativ. Effektiv programvara för projekthantering bör till exempel hjälpa team att spåra förlopp, kommunicera uppdateringar av projektstatus, identifiera hinder och justera resurser. 

Det är bäst att välja en programvara som kan göra båda: planera nya projekt och genomföra dem från början till slut. 

Vad ska jag leta efter när jag väljer ett samarbetsverktyg? 

I stället för att investera i programvara för ett specifikt användningsområde bör du leta efter en projekthanteringslösning som är tillräckligt flexibel för att användas i hela företaget. Förutom uppgiftshantering och projektspårning erbjuder effektiva projekthanteringsappar en digital arbetsyta där hela teamet och företaget kan samarbeta. 

När du utvärderar ny programvara bör du fokusera på: 

• Enkel att använda: Om programvaran inte är intuitiv kommer teamen inte att använda den. Titta på produktdemonstrationer eller boka en session med produktförsäljningsteamet för att bekanta dig med programvarans användargränssnitt, inklusive dess webb-, skrivbords- och mobilapp. Se till att programvaran har en användarhandbok som är enkel att navigera i. Du vill att teamen ska kunna komma igång med verktyget på egen hand, utan en brant inlärningskurva. 

• Avkastning på investeringar (ROI): En ny app bör förbättra företagets resultat. Förutom att undersöka prissättningen bör du titta på oberoende rapporter som kvantifierar tidsbesparingar från olika arbetshanteringsverktyg, till exempel den här rapporten från Nucleus Research. 

• Säkerhet: Det är viktigt att se till att företagsinformation förblir privat, även när anställda arbetar på olika platser och i olika tidszoner. Datasäkerhet är en nödvändig funktion. Gör efterforskningar och se till att verktyget uppfyller it-teamets säkerhetsstandarder. 

• Användningsfall mellan team: Ny programvara bör inte bidra till en tillströmning av applikationer. I stället för att välja ett verktyg som endast kan användas av ett specifikt team bör du leta efter alternativ som är tillräckligt flexibla för att täcka ett brett spektrum av användningsområden. Helst bör programvaran för samarbete effektivisera arbetsflöden mellan team, till exempel kampanj- och projektplanering, spårning av jobbförfrågan eller strategisk planering.

• Informationsspårning: Det är svårt att få saker gjorda när informationen är utspridd i olika appar. För att lösa det här problemet bör programvaran för projektplanering skapa ett enda dokumenteringssystem för allt arbete och centralisera informationen så att anställda enkelt kan hitta det de behöver. 

*Korrekt per den 7 september 2022. Asana lämnar inga utfästelser om att uppdatera den här siffran.