Vad är en agil epic? Behöver du en?

Det finns ingen lösning för projekthantering som passar alla. Linjära metoder, som vattenfallsprojekthantering, flyttar projekt genom olika faser i en sekventiell ordning. Agila projekthanteringsmetoder, såsom Kanban och Scrum, använder en iterativ process som gör det möjligt för team att anpassa och justera projektet medan de arbetar.

Om du tidigare har använt den agila metoden vet du att agila projekt är uppdelade i sprintar, som är arbetsblock på 2–4 veckor. Före varje sprint tar teammedlemmarna uppgifter från en produktbacklogg. Varje enskild uppgift kallas en användarberättelse.

Inom det här systemet kan en av två saker hända:

1. Användarberättelsen är för stor för att en person ska kunna hantera den och måste delas upp i mindre komponenter.

2. Användarberättelserna är relaterade och bidrar till ett större mål. 

I båda fallen kan du använda epiker för att organisera användarberättelser och dela upp arbetet i mer hanterbara komponenter för varje sprint. 

Vad är en agil epic?

En epic är en större arbetsgrupp som består av mindre uppgifter och användarberättelser som teamet slutför under flera sprintar. Epic skapar en arbetshierarki, kopplar samman användarberättelser med långsiktiga projektmål och gör det enkelt för teamet att förstå effekten av varje sprint. 

Hur passar en epic in i agil ledning?

Som allt arbete kopplas epics i slutändan till de övergripande Business-målen. Här förklarar vi det mer i detalj, steg för steg: 

1. Ditt team sätter upp årliga mål.

2. De årliga målen delas upp i stora initiativ (beroende på teamets storlek kan det vara 1–3 initiativ per kvartal).

3. Varje initiativ består av en mängd olika epiker – de stora arbetsuppgifterna inom initiativet.

4. Varje epic delas upp i en användarberättelse.

5. Användarberättelser sparas som produktbacklogg-punkter.

Genom att använda epiker och initiativ kan du tydligt koppla större mål till enskilda användarberättelser så att teamet alltid vet varför deras arbete är viktigt, i likhet med formatet för klarhetspyramiden.

Låt oss titta på lanseringen av en produktuppdatering som ett exempel. Det övergripande resultatet är lanseringen, men det ger inte mycket information till dem som arbetar med projektet. Teammedlemmar som tittar på det här målet vet inte hur de ska uppnå det – det är överväldigande. Genom att dela upp projektet i en produktöversikt och senare i epiker kan du minska känslan av överväldigande, öka produktiviteten och bygga upp moralen.

Fördelarna med att använda agila epiker

Agila epiker för projekt framåt genom att omvandla stora arbetsuppgifter till konkreta uppgifter. Utan dem riskerar projekten att stagnera och team kan drabbas av utbrändhet när de arbetar utan att se något slut i sikte. 

Dela upp stora arbetsbelastningar i uppgifter

De stora mål du skapar som agila teman är bra projektguider, men de hjälper dig inte att få arbetet gjort. För det behöver du mer detaljerade uppgifter. I agila projekt är de detaljerade uppgifterna, som kallas användarberättelser, inrymda i epics. Genom att använda epiker kan du spåra förloppet mot dina mål när teammedlemmar slutför sina tilldelade berättelser.  

Definiera vem, vad och när i projekten

Att dela upp initiativ i epiker visar hur arbetet ska utföras. För varje epic listar du också produktägaren, vem som är ansvarig för slutförandet, vilka uppgifter som ingår och en deadline. 

Ge en överblick för intressenter

Epics grupperar användarberättelser tillsammans under ett större paraply. När externa och interna intressenter behöver tillgång till information – oavsett om det är en deadline eller en förloppsrapport – kan de helt enkelt kontrollera förloppet för dina agila epics. Det eliminerar behovet av onödiga statusmöten och dagliga avbrott. 

Gör det lättare att spåra arbetet

Epiker är tidsbegränsade, vilket innebär att de har ett målstart- och slutdatum. Med hjälp av burndown-diagram och visuella rapporter kan du använda en epic för att spåra projektets övergripande förlopp. 

Minska omfattningskrypning

När du utvecklar din projektplan bestämmer du omfattningen av arbetet och eventuella leveranser. Men agila projekt är flexibla, vilket är en av deras främsta fördelar. Det är bra för att inspirera kreativitet, men inte så bra för att hålla sig till den ursprungliga omfattningen. Epics hjälper till att förhindra omfattningskrypning och överarbete genom att beskriva riktade uppgifter.   

Öka produktiviteten

Stora, allmänna mål kan kännas oöverstigliga. Det är svårt att arbeta med något som fortfarande bara är ett koncept. För att göra framsteg med den här typen av mål måste du omvandla arbetet till något som är möjligt att uppnå. Team blir mer motiverade att slutföra epiker än om de bara försöker uppnå större initiativ.

Exempel på en agil epik

Låt oss ta ett exempel för att bättre förstå hur epos fungerar. 

I år har du satt upp en OKR för att öka kundnöjdheten. Du får feedback från kunder om att några av era företagskunder inte är nöjda med produktens visuella rapportering. Istället för att bara se procentsatser vill de ha en mer imponerande, professionell presentation som de kan vara stolta över att dela. Det är användbar information, men den är för bred för att kunna arbeta med den som den är. 

mål: Öka kundnöjdheten med 10 % i år.

Initiativ: produktförbättringar under första kvartalet

Epic: Skapa en bättre rapporteringspanel för slutanvändaren för att spåra förloppet i appen.

Användarberättelser: 

• Jag vill ha en panel för rapportering, så att jag snabbt kan se data.

• Jag vill ladda ner rapporter så att jag kan dela dem med intressenter.

• Jag vill ha diagram för att visa upp arbetet visuellt, så att jag kan inkludera dem i formella rapporter och presentationer.

• Jag vill lägga till alla intressenter i Min kontrollpanel så att alla har åtkomst till projektförloppet.

Skapa en agil epic

När du skapar en agil epic bör du ha en strategisk inställning. Epicen kommer att vägleda ditt arbete och dina dagliga uppgifter. Den bör vara tillräckligt liten för att kunna slutföras – det här är inte idéstadiet – och tillräckligt specifik för att du ska kunna mäta framgången. 

Steg 1: Definiera din epic

Följ bästa praxis för att maximera fördelarna med dina epiker.  

1. Följ SMART-mål. Gör varje epic SMART – specifik, mätbar, uppnåelig, realistisk och tidsbegränsad. När du skapar en epic är det viktigt att undvika tvetydigheter och generaliseringar. SMARTA mål gör epikerna fokuserade och detaljerade, så att alla vet exakt vad de kan förvänta sig. 

2. Definiera hur du ska mäta det. Eller, med andra ord: hur vet du när projektet är klart? Det är här du bestämmer dig för specifika resultat, både kvantitativa och kvalitativa. 

3. Använd ett system för att spåra och rapportera om förloppet. Se till att du skapar epiker i ett system där du kan spåra och rapportera om förlopp och övervaka backloggar. När du bestämmer dig för vad du ska använda bör du ta hänsyn till intressenterna, dina prioriteringar och teamets kapacitet. Om du till exempel hellre vill ha en centraliserad informationskälla där alla har åtkomst till arbetet kan du leta efter ett verktyg eller en struktur som stöder det. 

4. Ange en tidsram. Epic-berättelser ska inte vara för långa eller för korta. Deadline kan ändras, men för att inkludera flera sprintar bör du sikta på allt från 1–4 månader för varje epic. 

Steg 2: Dela upp din epic i individuella användarberättelser

I slutändan är målet med en epic att överbrygga klyftan mellan större mål och mindre användarberättelser. Kom ihåg: en användarberättelse är det önskade resultatet av en epic ur slutanvändarens perspektiv.

Låt oss till exempel säga att den stora användarberättelsen som vägleder din agila epic är: "Som kund vill jag minska den tid det tar för mig att få det jag behöver gjort i produkten." En liten användarberättelse kan vara: ”Som kund vill jag minska antalet klick som krävs för att komma till min personliga panel.”

Steg 3: Bestäm hur du vill prioritera din epic

De flesta team väljer ett agilt ramverk på grund av dess flexibilitet. När du går igenom och delar upp dina agila epiker i mindre användarberättelser bör du komma ihåg att det ska fungera för ditt team. Dessa uppdelningar är förslag, inte regler. För att avgöra vilken uppdelning du bör använda bör du överväga storleken på episka, dess prioritetsnivå och om den har några beroenden.

Efter arbetsflöde

Om du vill använda arbetsflöden för dina epiker måste du dela upp dem i uppgifter. Dessa uppgifter används sedan för att skapa ett arbetsflöde, där du kan lägga till tilldelade teammedlemmar, deadliner och beroenden efter behov. Den största fördelen med ett arbetsflöde är att det gör det möjligt för en projektledare att tilldela, fördela och prioritera uppgifter. Om du använder ett projekthanteringsverktyg kan du också automatisera uppgifterna i arbetsflödet och ansluta appar som stöder arbetet bättre.

Efter tidslinje

Tid är ett enkelt sätt att prioritera arbete. På så sätt kan du titta på episka mål som en helhet och avgöra om de kan passa in i en sprint eller om du bör dela upp dem i flera sprintar. Använd det här systemet när du behöver använda deadliner för att prioritera arbetet. För bättre användbarhet kan du också strukturera tidslinjen visuellt som ett Gantt-diagram. 

Efter roll

Vissa epiker definieras mer av teamroller än av själva uppgifterna. I det här fallet kommer den agila episka uppgiften att delas upp efter roll och team. Du strukturerar epiken kring det team du behöver. Om du arbetar med en funktionslansering kan din rolluppdelning vara:

Agil epic: lansering av ny funktion

• Roll: teknik

  • Uppgifter

• Roll: produktmarknadsförare

  • Uppgifter

• Roll: designer

  • Uppgifter

Gör ditt nästa projekt episkt

Agil projekthantering är ett mer flexibelt och anpassningsbart sätt att planera arbetet, och agila epiker hjälper dig att få arbetet gjort. De hjälper till att avmystifiera arbetet och klargöra alla aspekter av projektet, vilket förbättrar arbetsflödet med varje sprint-iteration. Med den här tydligheten och riktningen kan teamet göra det arbete de gör bäst och föra projekt framåt med mindre insats och mer fokus.