Projektförlopp och statusuppdateringar

Översikt

Avsnittet Översikt ger dig en djupgående bild av statusen för det projekt du arbetar med. Statusrapporter gör det enkelt att skapa omfattande, repeterbara och uppföljningsbara statusuppdateringar och dela ditt arbete med viktiga intressenter.

översiktsavsnitt gif

Ögonblicksbild av projektöversikt

När du klickar på fliken Översikt i ett projekt får du en ögonblicksbild av dess aktuella förloppsstatus.

förloppsstatus

Från översikten kan du:

  1. kontrollera om projektet är i fas, riskerar att bli fördröjd, ur fas eller slutfört
  2. begära en statusuppdatering eller uppdatera projektstatus
  3. visa eller ändra projektroller
  4. visa eller ändra projektets slutdatum eller datumintervall
  5. skicka meddelanden till medlemmarna.

Milstolpar, mål och nyckelresurser

I fliken Översikt kan du även se milstolpar, mål och nyckelresurser som är kopplade till ditt projekt.

översikt över milstolpar

Från översikten kan du:

  1. visa viktiga resurser associerade med projektet
  2. visa eller lägg till en ny milstolpe med +-ikonen
  3. visa alla mål som är associerade med projektet.

Du kan bara se Portfolior som du har åtkomst till. Portfolior är tillgängliga för alla Business-användare.

Nyliga statusuppdateringar

I fliken Översikt kan du få en snabb översikt av tidigare statusuppdateringar med punktdiagrammet.

punktdiagram

Från fliken Paneler kan användarna få tillgång till ett burnup-diagram, med vilket de kan spåra hur effektivt teamet har varit och är. Anpassa diagrammen för att se vilka uppgifter som är slutförda eller ej slutförda – och mycket mer. Läs den här artikeln om du vill veta hur du kan visa mätvärden för ett övergripande projektförlopp och framsteg eller lyfta fram problem.

Så skapar du en statusuppdatering

Alla projektmedlemmar kan ange en status för att informera andra ProjektmedlemmarProjektmedlemmarNågon som har tillgång till och får meddelanden om ett projekt. om projektförloppet.

Den mallade blockstrukturen gör det möjligt att införliva det faktiska arbetet som utförs i Asana i ett narrativ som förklarar arbetets status.

Skapa en statusuppdatering

skapa statusuppdatering

Skapa en ny statusuppdatering:

  1. Klicka på ikonen Uppdatera status i projektförloppsvyn.
  2. Från alla projektvyer kan du även välja en ny status i den nedrullningsbara menyn genom att klicka på Ställ in status om projektet saknar status, eller genom att klicka på den befintliga statusen.

Möjligheten att lägga till anpassade fält i en statusuppdatering är en Business-funktion.

skärm för statusuppdatering

I fönstret Statusuppdatering kan du:

  1. lägga till en titel
  2. fylla i information i statusuppdateringen, inklusive förlopp, projektnamn, projektägare och projektdatum
  3. välja vilka anpassade fält som du vill inkludera i uppdateringen
  4. lägga till ett nytt avsnitt
  5. inkludera en sammanfattning
  6. skissera nästa steg
  7. redogöra för de viktigaste resultaten sedan din senaste uppdatering
  8. dra in höjdpunkter för att skapa en berättelse.
  9. När du har skapat en uppdatering klickar du på den blå Posta-knappen.

Observera att du måste välja en av projektstatusarna i fas, riskerar att bli fördröjt, ur fas, eller slutförd innan du kan uppdatera projektstatusen.

Lägga till höjdpunkter i en statusuppdatering

Du kan dra och släppa höjdpunkter, till exempel slutförda milstolpar eller försenade uppgifter, till en statusuppdatering för att enklare berätta din historia. Genom att lägga till höjdpunkter får du en visuell inblick i vad ni nyligen har uppnått eller potentiella hinder.

När du har lagt till höjdpunkterna och publicerat statusuppdateringen kommer Asana att minnas blockstrukturen och ordningsföljden för framtida uppdateringar.

höljdpunktssortering

Du kan också omorganisera din Sammanfattning, Vad vi har åstadkommit och Nästa steg genom att dra och släppa dem var du vill.

Lägga till diagram i en statusuppdatering

Du kan lägga till diagram i en statusuppdatering när du vill ge en visuell bild av arbetet.

diagram

Påminnelser om statusuppdatering

Alla projektägare får en veckouppgift varje torsdag om att uppdatera projektstatusen under fredagen. Om du som projektägare inte vill få de här påminnelserna kan du stänga av dem.

stänga av påminnelser om statusuppdateringar

Stänga av påminnelser om statusuppdateringar:

  1. Navigera till vyn Statusuppdatering.
  2. Klicka på reglaget Påminn mig om att uppdatera statusen varje fredag.

Statusuppdateringar visas i projektöversikten och meddelanden i och om projektet.

Skriv ut eller ta bort en statusuppdatering

ta bort status

Skriva ut eller ta bort en statusuppdatering:

  1. Klicka på ikonen med de tre prickarna intill Statusuppdatering.
  2. Klicka på Skriv ut statusuppdatering eller Ta bort statusuppdatering.

Du kan bara ta bort dina egna projektstatusar.

En anmärkning om att ta ögonblicksbild

Statusuppdateringar är avsedda att vara en ögonblicksbild av projektstatusen vid en viss tidpunkt. Uppgifterna förblir därför oförändrade efter publicering. Det inkluderar bland annat projektnamn, anpassade fält, uppgiftsnamn, slutdatum och tilldelad person.

Det innebär att förändringar av till exempel namnet på en uppgift eller slutdatumet efter publicering inte är reflekterade i uppdateringen, så att du kan gå tillbaka till statusuppdateringen och se hur projektet låg till vid en viss tidpunkt.

Sekretess

Alla medarbetare i en statusuppdatering kan se allt innehåll, även om de inte har tillgång till det underliggande projektet.

Det innebär att de kan se alla uppgifter eller all text som ingår i rapporten. Men om de klickar på till exempel en uppgift eller milstolpe som ingår i ett projekt som de inte har behörighet till, ser de en sida för åtkomstbegäran och kan inte ta del av den underliggande informationen.

Slutföra ett projekt

Projekt kan slutföras, oavsett om det finns en befintlig projektstatus eller inte.

slutföra ett projekt

Slutföra ett projekt:

  1. Klicka på trepunktsikonen och välj Slutförd i den nedrullningsbara menyn.
  2. Klicka på Ställ in status om projektet inte har någon befintlig status, eller klicka på den befintliga statusen och välj Slutförd i den nedrullningsbara menyn.

Slutförda projekt bör märkas som Slutförd i statusuppdateringen i stället för att arkiveras. Vi rekommenderar att du slutför projekten innan du arkiverar dem. Genom att arkivera ett projekt kan du fokusera på mer aktiva projekt, men projektets status uppdateras inte.

Genom att märka ett projekt som Slutförd blir det lättare att skilja slutförda projekt från projekt med andra statusar i en sammanfattning av projekt i portfolior och rapportering.

Märka ett projekt som ej slutfört

När ett projekt är slutfört kommer sidan Översikt att se ut så här:

projektstatus slutförd

Om du vill märka ett projekt som ej slutfört kan du klicka på Slutförd och välja en uppdaterad status från den nedrullningsbara menyn.

aviseringar

Användare kan också stänga av aviseringar för den här uppdateringen genom att markera kryssrutan i det övre högra hörnet.

Ett projekt som har slutförts och arkiverats kommer att visa statusen Slutförd och en banner med texten ”Det här projektet är arkiverat”.

Återställ projekt

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com