Kapacitetsplanering

Ditt team är livskraften bakom varje framgångsrikt projekt. Du behöver deras tid och expertis för att få saker att hända, men ibland är det svårt att förutsäga allas tillgänglighet. Med så många olika projekt och prioriteringar som väntar behöver du ett sätt att mäta teamets arbetskapacitet, se till att du sätter realistiska deadliner för projekt och anpassa dig när projektbehov och resurser förändras. 

Det är här en mall för kapacitetsplanering kommer in i bilden. 

Vad är en mall för kapacitetsplanering? 

En mall för kapacitetsplanering är en återanvändbar guide som hjälper dig att mäta teamets kapacitet för ett specifikt projekt. Den beskriver alla åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa att teamet har tillräckligt med arbetskapacitet för att utföra projektuppgifter i tid. Tack vare mallen vet du att du inte missar någon viktig information som kan leda till projektförseningar. Du kan se till att du har de resurser du behöver i förväg och dessutom göra en plan för att anpassa dig om projektomfattningen eller teammedlemmarnas tillgänglighet ändras.

Att skapa en mall för kapacitetsplanering kräver lite insats i början, men det kan spara tid och besvär längre fram. I början av varje nytt projekt kan du kopiera mallen och fylla i information såsom projektuppgifter, arbetstimmar och teammedlemmarnas tillgänglighet. I stället för att börja från början för varje nytt initiativ beskriver din mall alla detaljer du behöver tänka på för att planera och anpassa dig till förändringar. 

Fördelarna med en digital mall för kapacitet

Kapacitetsplanering är inte något som görs en gång. Du måste kontinuerligt övervaka teamets kapacitet under hela projektet för att anpassa dig till förändrade krav och omständigheter. Det är här en digital mall för kapacitetsplanering kommer in i bilden. 

I stället för att dokumentera projektkrav och teamets arbetskapacitet i ett statiskt dokument eller en Microsoft Excel-mall kan du göra ändringar i realtid med en digital mall. Det gör att du kan anpassa dig till förändringar i farten genom att lägga till ytterligare teammedlemmar i projektet, justera projektomfattningen eller förlänga projektets tidslinje. 

Med en digital mall för kapacitetsplanering kan du göra följande: 

• Jämföra nuvarande resurser med nödvändiga resurser.

• Uppdatera kapacitetskrav, teamets tillgänglighet och deadliner i realtid.

• Visualisera hur teamets resurser och arbetsbelastning förändras med tiden. 

• Enkelt dela teamkapacitet med intressenter och andra teammedlemmar.

• Planera teamkapacitet på samma ställe som arbetet sker, så att du inte behöver växla fram och tillbaka mellan olika appar för att få saker gjorda.

• Se om du har under-, vid- eller överkapacitet på ett ögonblick. 

• Beräkna automatiskt det totala antalet timmar för projektet. 

Vad en mall för kapacitetsplanering bör innehålla

Din mall för kapacitetsplanering bör innehålla utrymme för att förutse förväntade projektkrav, beräkna kapaciteten för ditt nuvarande team och jämföra nuvarande kapacitet med nödvändig kapacitet. Det enklaste sättet att göra det på är att dela upp mallen i två avsnitt: ett för dina teammedlemmar och ett för dina projektuppgifter. 

I avsnittet för projektuppgifter bör det finnas plats för att lista alla leveranser som behöver slutföras, deras deadlines och nödvändiga timmar. Du kan också skapa anpassade fält för att ange vilken projektroll som ansvarar för vilken uppgift, till exempel projektledare, copywriter eller designer. Senare kan du använda den här informationen för att matcha teammedlemmar med rätt uppgifter baserat på deras kompetens. 

I avsnittet för teammedlemmar listar du alla som kommer att arbeta med projektet. Inkludera kolumner för att ange deras tillgängliga timmar och de timmar som krävs av dem. För att göra det kristallklart när teammedlemmar har under- eller överkapacitet kan du skapa anpassade fält för att ange status för varje persons arbetskapacitet. 

Integrerade funktioner

• Listvy. Listvyn är en rutnätsvy som gör det enkelt att se all information om ett projekt på ett ögonblick. Precis som en att göra-lista eller ett kalkylark visar listvyn alla uppgifter samtidigt, så att du kan se uppgiftens titel och slutdatum samt alla relevanta anpassade fält såsom prioritet, status med mera. Möjliggör enkelt samarbete genom att ge hela teamet insyn i vem som gör vad och när.

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen. 

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden. 

• Lägga till uppgifter i flera projekt. Allt arbete är i grunden tvärfunktionellt. Team i olika avdelningar måste kunna samarbeta effektivt. Men om varje avdelning har sitt eget arkiveringssystem stannar arbetet av och isoleras. Asana gör det enkelt att spåra och hantera uppgifter i flera olika projekt. Det minskar inte bara dubbelarbete och ökar synligheten mellan olika team. Det hjälper också ditt team att se uppgifter i ett sammanhang, visa vem som arbetar med vad och att hålla teamet och dina uppgifter anslutna.

Rekommenderade appar

• Jira. Skapa interaktiva, uppkopplade arbetsflöden mellan tekniska team och Business-team. Ge alla bättre insyn i produktutvecklingsprocessen i realtid – allt utan att behöva lämna Asana. Effektivisera projektsamarbete och överlämningar. Skapa snabbt Jira-ärenden i Asana så att arbete kan överföras sömlöst mellan Business- och teknikteam vid rätt tidpunkt. 

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för arbete

• Slack. Omvandla idéer, jobbförfrågningar och punkter att göra från Slack till spårbara uppgifter och kommentarer i Asana. Gå från snabba frågor och punkter att göra till uppgifter med tilldelade personer och slutdatum. Fånga enkelt upp arbete så att förfrågningar och att göra-punkter inte försvinner i Slack. 

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

Så här använder du mallen för kapacitetsplanering

När du väl har skapat din mall för kapacitetsplanering är den enkel att använda. Det här är vad du kan göra: 

1. Lägg till alla projektuppgifter i mallen. 

2. Beräkna tidsåtgången för varje uppgift. För att göra dina uppskattningar så korrekta som möjligt kan du överväga hur lång tid det tog att slutföra liknande uppgifter tidigare. 

3. Bestäm vilken teammedlem som ska ansvara för varje uppgift. 

4. Be ditt team att granska sina scheman för att fastställa deras totala tillgängliga timmar. För att beräkna tillgängliga timmar behöver du bestämma antalet arbetsdagar under projektets gång. Dra sedan av tid för möten, administrativa uppgifter, kommunikation, pauser och andra projekt. 

5. Fyll i varje teammedlems tillgängliga arbetstimmar och jämför dem med de timmar som krävs för varje uppgift. 

6. Gör justeringar vid behov när arbetet fortskrider för att säkerställa att teamet har tillräckligt med tillgängliga resurser för att slutföra initiativet. Det kan innebära att avprioritera andra projekt, justera projektomfattningen, flytta fram projektets tidslinje eller rekrytera fler teammedlemmar till projektet. 

Vanliga frågor om kapacitetsplanering