De 20 bästa projekthanteringsdiagrammen för att visualisera projektets förlopp

Oavsett om det är din jobbtitel eller inte innebär det att vara projektledare att hitta sätt att utföra arbetet mer effektivt. För team som arbetar med sprintar eller iterativt arbete kan visualisering av uppgifter hjälpa till att effektivisera kommunikationen och skapa transparens. 

Projekthanteringsdiagram hjälper till med problemlösning genom att hjälpa teammedlemmar att visualisera uppgifter och förstå hur arbetet hänger ihop med större Business-mål. Från Gantt-diagram till flödesscheman finns det många olika typer av diagram att välja mellan. Det kan vara diagram för planering och resursfördelning såsom Gantt-diagram, WBS och CPM, för utförande såsom Kanban och tidslinjer, och för rapportering såsom stapeldiagram och burndown-diagram. 

Vi har sammanställt 20 av de mest effektiva projekthanteringsdiagrammen i var och en av de här kategorierna och beskrivit hur var och en kan gynna ditt team och hjälpa dig att nå dina mål.

Typer av diagram för projekthantering

Projekthantering innebär en rad olika uppgifter och ansvarsområden, och därför används olika typer av diagram för att uppfylla olika krav och faser i ett projekt. Varje typ av diagram för projekthantering ger ett tydligt perspektiv för att hjälpa projektledare att visualisera, planera och kommunicera viktiga aspekter av sina projekt.

Att välja det bästa projekthanteringsdiagrammet beror på faktorer såsom projektets omfattning, fasen i dess livscykel och vilken typ av information som behöver kommuniceras till intressenter. 

De bästa projekthanteringsdiagrammen för planering och resursfördelning

En vanlig missuppfattning inom projektledning är att projektdiagram bara är användbara för rapportering. Faktum är att några av de mest värdefulla projektdiagrammen är de som hjälper dig att planera projekt och förbereda teamet för framgång. 

Att använda projektdiagram för planering och resursfördelning kan gynna teamet på alla nivåer: 

• Enskilda medarbetare får ett tydligt sätt att visualisera kommande arbete.

• Teamledare kan se till att de har tillräckligt med resurser för att nå sina mål i tid.

Intressenter får en överblick över det kommande arbetet, vilket ökar engagemanget och stödet.

Ta en titt på de nio bästa projekthanteringsdiagrammen för planering och resursfördelning: 

1. Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är ett liggande stapeldiagram som används för att illustrera ett projekts schema genom att visualisera uppgifter över tid. I diagrammet representerar varje stapel en uppgift eller ett initiativ, och stapelns längd anger hur lång tid uppgiften eller initiativet bör ta. Använd Gantt-diagram för att visualisera tidslinjen, uppgifterna och målen i ett visst projekt. 

Gantt-diagram blev populära tack vare Henry Gantt på 1910-talet, även om han inte var den ursprungliga uppfinnaren. Gantt-diagram har kommit långt sedan de först användes för att registrera arbetstimmar på fabriker. Idag används de för att spåra projektförlopp i realtid, visualisera uppgiftsberoenden och representera viktiga milstolpar. 

Bäst för: team som vill visualisera projektplanen för att samordna beroende uppgifter och nå sina deadliner i tid. Gantt-diagram är användbara för att planera och schemalägga projekt från början till slut. 

2. Uppdelad arbetsstruktur (WBS)

En uppdelad arbetsstruktur är en metod som används för att visuellt dela upp projektaktiviteter i mindre enheter. Du och ditt projektteam kan använda en WBS för att visualisera nödvändiga leveranser och beroenden samtidigt som ni effektiviserar kommunikationen.

Det finns tre nivåer i en uppdelad arbetsstruktur: överordnade uppgifter, beroenden och underberoenden. De här nivåerna delar upp uppgifterna i sin enklaste form och visar det arbete som krävs för att slutföra den överordnade uppgiften. Prova en mall för en uppdelad arbetsstruktur för att använda ramverket i ditt nästa komplexa projekt.

Bäst för: team som arbetar med komplexa projekt och vill dela upp uppgifter i mindre delar. En WBS hjälper till att visualisera beroenden och koppla uppgifter till större mål. 

3. Kritiska linjen-metoden (CPM)

En kritisk linje är den längsta sekvensen av aktiviteter som ett team måste slutföra i tid för att hela projektet ska kunna slutföras. Den kritiska linjen-metoden är en teknik som används för att identifiera hur mycket tid var och en av dessa aktiviteter kräver. 

Eftersom förseningar i kritiska uppgifter kan påverka hela projektet hjälper den kritiska linjen-metoden till att underlätta bättre resursfördelning och undvika flaskhalsar. När du har identifierat den kritiska linjen kan du schemalägga uppgifter med tillräckligt med tid för att säkerställa att teamet kan slutföra projektleveranserna i tid. 

Bäst för: team som vill slutföra ett projekt så effektivt som möjligt. Den här typen av projekthanteringsdiagram hjälper till att schemalägga leveranser och projektets slutdatum. 

4. PERT-diagram

PERT står för Program Evaluation and Review Technique (teknik för utvärdering och granskning av program). Ett PERT-diagram är ett verktyg som används för att schemalägga, organisera och planera uppgifter i ett projekt. Med PERT får man en visuell presentation av ett projekts tidslinje, uppdelad i enskilda uppgifter.

Syftet med ett PERT-diagram är att bättre förstå hur man kopplar ihop uppgifter med varandra, vilket ger en tydlig bild av beroenden. Du kan använda det här projekthanteringsdiagrammet för att utvärdera nödvändiga resurser och uppskatta uppgiftslängd och teamfördelning.

Bäst för: team som arbetar med ett projekt med komplexa underberoenden. Ett PERT-diagram hjälper till att fördela resurser på ett korrekt sätt och hålla deadlines i fas. 

5. Flödesscheman

Ett flödesschema är ett diagram som illustrerar stegen, sekvenserna och besluten i ett arbetsflöde. Du kan använda ett flödesschema för att planera, visualisera och dokumentera viktiga steg i en process. 

Ett flödesschema kan innehålla olika visualiseringsverktyg såsom ett PERT-diagram eller ett swimlane-diagram. Du kan använda ett flödesschema för en mängd olika ändamål, inklusive att förenkla komplexa arbetsflöden, organisera uppgifter och identifiera flaskhalsar. 

Bäst för: team som vill lösa flaskhalsar och hålla ordning på uppgifterna. Ett flödesschema gör det enkelt att visualisera projektproblem och lösningar. 

6. Nätverksdiagram

Ett nätverksdiagram består av rutor och pilar som visar uppgifter och visualiserar om de är kritiska eller inte. Det är ett av många verktyg för resursanpassning som används för att justera projektdatum och mäta tillgängliga resurser. 

Använd ett nätverksdiagram för att kartlägga kronologin och schemat för projektuppgifter.  Planera projektens varaktighet och följ förloppet med hjälp av ett nätverksdiagram.  

Bäst för: team som kämpar med att hålla projekten i fas och prioritera leveranser. Ett nätverksdiagram hjälper till att prioritera viktiga uppgifter. 

7. Matrisdiagram

Ett matrisdiagram hjälper dig att förstå förhållandet mellan datauppsättningar, funktioner och projektdelar. Du kan använda det här diagrammet för att identifiera problem, tilldela resurser och bedöma möjligheter inom ett projekt. 

Det finns en mängd olika matrisdiagram som inkluderar L-formade, Y-formade, C-formade, T-formade och X-formade. Analysera projektets mål och datapunkter för att avgöra vilket diagram som passar bäst för ditt team. 

Bäst för: team som arbetar med datafokuserade projekt och behöver hjälp med att koppla uppgifter till mål. Ett matrisdiagram hjälper ditt team att förstå förhållandet mellan data och mål. 

8. Diagram över orsak och verkan

Orsaksschemat är avgörande i brainstorming-sessioner, särskilt när team identifierar och analyserar potentiella orsaker till ett specifikt problem inom ett projekt. Det här projekthanteringsdiagrammet hjälper till att identifiera underliggande faktorer som kanske inte är omedelbart uppenbara.

Orsak-och-verkan-diagram gör det möjligt för teammedlemmar att göra en djupgående analys genom att visuellt lyfta fram projektvariabler och deras potentiella effekter. Det är ett användbart verktyg för att dela upp komplicerade problem i mer hanterbara delar, vilket möjliggör en noggrann titt på varje komponent och hur den påverkar projektet.

Bäst för: team som hanterar komplexa problem, särskilt i projekt där det är viktigt att hitta och förstå grundorsakerna för att lyckas med lösningar och projekt.

9. SWOT-analysdiagram

Ett SWOT-analysdiagram bedömer ett projekts styrkor, svagheter, möjligheter och hot. När man arbetar med agila projekt är den här typen av översikt särskilt viktig för att komma fram till bra strategier och smarta val.

Det här projekthanteringsdiagrammet gör det möjligt för team att anpassa sina mål till interna styrkor och svagheter, samt externa möjligheter och hot. Det hjälper dem att förstå sin position inför projektutmaningar och förändringar på marknaden.

Bäst för: agila team som vill anpassa och ändra sina strategier som svar på förändringar i projektdynamiken och externa faktorer.

Projekthanteringsdiagram som är bäst för genomförande

När du är klar med planeringsprocessen kan du använda projektöversikter för att utföra arbetet. Spåra exakt vem som gör vad, när och varför. Håll teamet i fas med en central informationskälla och uppdatera dem om eventuella ändringar i realtid. 

Låt oss ta en titt på de sex bästa projekthanteringsdiagrammen för att utföra arbete: 

10. Kanban-tavlor

Kanban-tavlor är ett sätt att visualisera arbete som behöver göras, särskilt när arbetet går igenom olika faser. Du kanske har sett dem skapade med post it-lappar eller på en whiteboard.

Verktyg för virtuella Kanban-tavlor är mer dynamiska verktyg för uppgiftshantering. De gör det möjligt att följa arbetets förlopp i olika faser i realtid. Även om faserna skiljer sig åt från team till team kan ditt team ha Ny, Klar, Pågående, Utkast, Väntande och Slutförd.

Bäst för: team som omfamnar kontinuerlig förbättring och föredrar att arbeta i successiva faser med tydliga leveranser. Det här projekthanteringsdiagrammet hjälper till att visualisera faserna inom ett projekt. 

11. Paretodiagram

Enligt Paretoprincipen står 20 % av orsakerna för 80 % av verkan. Använd ett Paretodiagram för att visualisera projektuppgifter baserat på 80/20-regeln. Det är ett utmärkt verktyg för datavisualisering som vanligtvis kombinerar element från ett stapeldiagram och ett linjediagram, där enskilda uppgifter representeras som staplar på den vertikala axeln och deras kumulativa inverkan visas med ett linjediagram på den horisontella axeln. 

Du kan använda den här typen av projekthanteringsdiagram för att identifiera prioriteringar och fatta de bästa besluten för ditt team. Fundera på vilka uppgifter som kommer att ha störst inverkan med bara 20 % av teamets tid. Det hjälper till att anpassa mindre uppgifter till större mål och ge teamet en tydlig riktning. 

Bäst för: team som har en tung arbetsbelastning och behöver hjälp med att prioritera projekt. Ett Pareto-diagram hjälper till att organisera uppgifter efter prioritet, så att du kan få st��rst effekt. 

12. RACI-matris

Genom att beskriva roller och ansvar inom projektteam uppmuntrar RACI-matrisen ansvarstagande och öppenhet. Den kategoriserar varje teammedlem som responsible (ansvarig), accountable (ansvarig), consulted (konsulterad) eller informed (informerad) för varje uppgift. Genom att definiera ägandeskapet för arbetet ser en RACI-matris till att varje teammedlem är medveten om sina individuella ansvarsområden och vad som krävs av dem.

Det här projekthanteringsdiagrammet är särskilt effektivt för att minimera missförstånd och se till att alla intressenter är samordnade under hela projektets livscykel.

Bäst för: projekt med flera intressenter eftersom det förenklar kommunikationen, tydliggör roller och ansvarsområden och minskar risken för dubbla eller förbisedda uppgifter.

13. Projekttidslinjer

En projekttidslinje hjälper dig att hålla dig i fas så att du kan nå dina deadliner. Kartlägg projektförloppet och koppla mindre uppgifter till större mål med en projekttidslinje. 

För att komma igång skapar du en projekttidslinje genom att lista dina uppgifter, uppskatta varaktigheten för varje initiativ och kartlägga beroenden. När tidslinjen är på plats kan du dela den med alla projektintressenter så att de får insikter i realtid om initiativ och deadliner, samt eventuella ändringar som görs längs vägen. 

Bäst för: team som vill hålla sig i fas med snäva deadliner. Projekttidslinjer hjälper till att visualisera det arbete som behövs för att uppnå mål. 

14. Fiskbensdiagram

Använd ett fiskbensdiagram (Ishikawa) för att representera problem eller flaskhalsar inom ett projekt. Den här typen av diagram kallas även ett orsak-och-verkan-diagram. I ett fiskbensdiagram representerar fiskens huvud problemet eller flaskhalsen du försöker lösa, medan fiskens ben representerar olika kategorier och tillhörande uppgifter. 

Du kan använda ett fiskbensdiagram för att hitta lösningar på grundorsaksproblem med hjälp av dina teammedlemmar. Exempel på problem är brist på resurser och felaktiga projektdata. 

Bäst för: team som kämpar med att lösa projektproblem i realtid. Fiskbensdiagrammet hjälper till att koppla problem till potentiella lösningar så att man kan identifiera nästa bästa steg. 

15. Kontrolldiagram

Ett kontrollkort är ett sätt att visualisera projektändringar. Du kan använda ett kontrollkort för att förstå hur lång tid det tar att slutförd en uppgift jämfört med de tilldelade resurserna. Det ger dig en sann bild av projektets förlopp över tid. 

För att skapa ett kontrollkort börjar du med att fastställa en övre och nedre gräns, till exempel uppgiftens varaktighet eller antalet resurser, för att representera fastställda milstolpar. Oregelbundna förändringar som överskrider dessa gränser symboliserar drastiska fluktuationer. När du har identifierat dessa fluktuationer med ditt kontrollkort kan du snabbt åtgärda och lösa dem.

Bäst för: team som kämpar med att lösa problem som får projekt att spåra ur eller skjutas upp. Den här typen av diagram för projekthantering hjälper dig att hålla dig i fas med tilldelade resurser.

Projekthanteringsdiagram för rapportering

En viktig, men ibland förbisedd, del av projekthanteringen är att rapportera om arbetet när det är klart. Det är fantastiskt om du kan nå dina projektmål, men utan ett sätt att rapportera om arbetet kan ditt team inte lära sig av dina framgångar eller misstag. 

Effektiva projektrapporteringsdiagram ger dig möjlighet att l ära dig värdefulla lärdomar från projektet och tillämpa dem framöver. 

För att komma igång kan du ta en titt på de här fem typerna av projekthanteringsdiagram för rapportering:

16. Stapeldiagram

Ett stapeldiagram är ett traditionellt sätt att visualisera projektdata. Syftet med ett stapeldiagram är att mäta projektvariabler baserat på milstolpar. Med sitt enkla format och mångsidiga komponenter är det inte konstigt att så många team använder stapeldiagram. 

Du kan skapa ett stapeldiagram genom att rita ut de variabler du vill, till exempel uppgiftstimmar eller projektkostnad, på X- och Y-axlarna. Den här designen gör det möjligt att snabbt smälta projektdata och dela dem med viktiga intressenter. 

Även om det går att skapa stapeldiagram för hand är det bästa sättet att generera den här typen av diagram att skapa det med ett universellt rapporteringsverktyg. När stapeldiagrammet är direkt kopplat till teamets arbete kan du minska manuellt arbete och dubbla uppgifter och lägga mer tid på viktiga initiativ.

Bäst för: team som vill visualisera projektkomponenter på ett enkelt sätt. Ett stapeldiagram hjälper till att analysera olika projektvariabler i förhållande till mål 

17. Burndown-diagram

Ett burndown-diagram är en visuell representation av det återstående arbetet i förhållande till den tid som behövs för att slutföra det. Du kan använda ett burndown-diagram för att uppskatta hur lång tid det tar att slutföra uppgifter, lösa problem och fastställa datumet för projektets slutförande.

Syftet med det här projekthanteringsdiagrammet är att noggrant planera för framtida resurser baserat på data. För att skapa ett burndown-diagram ritar du upp den beräknade uppgiftstiden mot den faktiska tiden i diagrammet. Det ger dig en visualisering av den ideala jämfört med den faktiska arbetstiden. 

Bäst för: team som vill analysera den beräknade arbetstiden jämfört med den faktiska. Ett burndown-diagram hjälper till att fastställa projektets slutdatum. 

18. Burn up-diagram

Ett burnup-diagram skiljer sig från ett burndown-diagram eftersom det representerar mängden arbete som återstår att slutföras, snarare än varaktigheten. Kort sagt, det spårar projektförloppet i motsats till tiden. 

För att skapa ett burn up-diagram jämför du de återstående uppgifterna med det faktiska antalet återstående uppgifter. Det ger dig en tydlig förståelse för var du behöver ytterligare resurser. Du kan använda både ett burndown- och ett burnup-diagram tillsammans för att få en helhetsbild av teamets effektivitet.

Bäst för: team som vill analysera den beräknade mängden arbete jämfört med den faktiska mängden arbete. Ett burn up-diagram hjälper till att bestämma resursfördelningen. 

19. Cirkeldiagram

Ett cirkeldiagram är en traditionell design som liknar ett stapeldiagram, men med en annan visuell layout. Ett cirkeldiagram delar upp olika komponenter inom ett projekt. Om du till exempel förväntar dig att forskningsfasen ska stå för 10 % av projektet och den överstiger 20 %, vet du var du ska börja analysera förbättringsområden.

Du kan använda ett cirkeldiagram för att spåra viktiga komponenter i ett stort projekt för att bättre förstå resursfördelning och viktiga mätvärden och insikter. 

Bäst för: team som vill förstå hur ett visst projekt är uppdelat. Det här projekthanteringsdiagrammet hjälper ditt team att visualisera flera komponenter mot varandra för att avgöra var ni lägger mest tid eller resurser. 

20. Statusrapportdiagram

Statusrapportdiagrammet, även kallat en panel, ger detaljerade uppdateringar och översikter över ett projekts förlopp. Genom att integrera tidslinjevyer och datavisualisering ger ett statusrapportdiagram en tydlig och koncis bild av projektets nuvarande status, milstolpar och potentiella utmaningar.

Det här omfattande projekthanteringsdiagrammet fungerar som en visuell sammanfattning som visar viktiga aspekter såsom förlopp, resursfördelning, budgetstatus och kommande deadlines. Det är ett värdefullt verktyg för att hålla intressenter informerade och engagerade samtidigt som det underlättar datadrivna beslutsprocesser.

Bäst för: projekt där intressenter regelbundet behöver hållas uppdaterade om förlopp och status.

Fördelar med projekthanteringsdiagram

Effektiv projekthantering är nyckeln till framgång för alla företag, stora som små. Du kan förbättra effektiviteten och klarheten i projektplanering och genomförande genom att implementera olika typer av projekthanteringsdiagram. Dessa diagram är inte bara verktyg för organisationer, utan är avgörande för att styra ett projekt mot framgång. Här är några av de främsta fördelarna:

• Visualisering av komplexa data. Projekthanteringsdiagram omvandlar komplexa projektdata till tydliga, lättförståeliga visuella format. Den här förenklingen är avgörande för att alla teammedlemmar ska förstå och interagera med informationen. Det möjliggör bättre beslutsfattande och ett framgångsrikt projektslut.

• Förbättrad projektplanering: Projekthanteringsdiagram är oumbärliga för att skapa detaljerade planer och scheman. De utgör en översikt över projektet och belyser viktiga milstolpar och deadliner, vilket är avgörande för att hålla projektet i fas och säkerställa att det slutförs i tid.

• Effektiv kommunikation i teamet: En av de största utmaningarna i alla projekt är att upprätthålla en tydlig och konsekvent kommunikation. Diagram ger en visuell representation av projektstatus och uppdateringar, vilket gör det lättare för teammedlemmar att hålla sig informerade och samordnade.

• Spåra och rapportera förlopp: Det är viktigt att övervaka projektets förlopp. Projekthanteringsdiagram är ett visuellt verktyg för att spåra utvecklingen mot planerade mål och göra det enklare att rapportera om projektets status till intressenter och göra justeringar efter behov.

Visualisera arbetet och öka klarheten

Ett projekthanteringsdiagram kan hjälpa ditt team att bättre förstå projektinformationen med hjälp av enkla visuella element. Det kan hjälpa dig att effektivisera projektplaneringen genom att sätta tydliga förväntningar i förväg. 

Det finns många olika typer av projektdiagram att välja mellan, men en projekthanteringsprogramvara gör det enkelt att skapa diagram. Ett projekthanteringsverktyg kan hjälpa dig att uppnå dina mål, från att växla mellan projekt och uppgifter till att samla feedback och teamkommunikation på ett och samma ställe.