8 tips för att makrohantera på rätt sätt

Räck upp handen om du någonsin har tänkt: "Det här går snabbare om jag gör det själv."

Om vi ska vara ärliga har vi alla förmodligen känt den impulsen. När något är stressigt och ett slutdatum närmar sig kan din första reaktion vara att bara ta över teammedlemmens arbete. Men den här "berättande modellen" av ledarskap minskar faktiskt kreativiteten och kväver idéer. Du kanske har hört talas om det med ett annat namn: mikroledning.

Motgiftet till mikroledning är makroledning. I stället för en ”berättelsemodell” använder makromanagement en ”undervisningsmodell” för att hjälpa dig att stärka dina teammedlemmar.

Att vara en makromanager handlar om att ge dina anställda tyglarna. Den här ledningsstrategin kan öka självständigheten, ägarskapet och engagemanget i teamet. Men även om det finns många fördelar krävs det tid och insats för att lära sig att bli en makromanager. Om du är redo att komma igång kan du läsa vidare här. 

Vad är makromanagement? 

Makromanagement är en ledarstil som ger de anställda kontroll och självständighet över sitt arbete. I stället för att ge direktiv och feedback på enskilda uppgifter kopplar makromanagers teamets arbete till bredare strategiska mål. Genom att förtydliga vart de behöver ta vägen gör makromanagers det enkelt för teammedlemmarna att ta reda på det bästa sättet att komma dit.

Det slutliga målet för en makromanager är att hjälpa sina närmaste medarbetare att lära sig själva. För att göra det fokuserar makromanagers på resultat och mål och låter sina anställda bestämma det bästa sättet att uppnå dessa mål. 

Vad gör en makromanager? 

Makromanagers fokuserar på helheten. De ger anställda kontroll över beslut och ger teammedlemmar möjlighet att använda sin kreativitet för att göra sitt bästa. I stället för att fixa sig vid detaljerna skapar makromanagers samordning genom att koppla teamets arbete direkt till större strategiska mål.

Det bästa sättet att göra det är att förklara varför teamet har de mål de har. Dina teammedlemmar vet redan vad de ska arbeta med, men att förklara varför deras arbete är viktigt hjälper dem att prioritera arbetet bättre.

Viktiga färdigheter att lära sig som makroledare är:

• Sätta upp mål och se helheten

• Delegera arbete

• Ge anställda kontroll

• Att föregå med gott exempel

• Bygga förtroende.

Makromanagement vs mikromanagement

Precis som makro och mikro är motsatser, så är även makroledning och mikroledning det. Makromanagers är resultatorienterade ledare som fokuserar på långsiktiga mål. De ger sina team den kontext de behöver för att lyckas och fatta beslut. På så sätt får teammedlemmarna möjlighet att ta ledningen och fatta beslut om hur de ska utföra sitt arbete på bästa sätt.

Mikromanagare är raka motsatsen – de här ledarna prioriterar kortsiktiga detaljer. Mikromanagare är output-orienterade och brukar vara väldigt detaljerade i sina instruktioner om hur och när arbetet ska utföras. Även om det finns vissa fördelar kan detaljstyrning utan en försiktig strategi leda till:

• Brist på självständighet.

• Överdriven övervakning

• Prioritering av kortsiktiga mål framför långsiktiga visioner

• låg teammoral

• Överbelastning.

• Utbrändhet

För- och nackdelar med makromanagement

Att lära sig makromanagement kan vara skrämmande. Att ge någon annan kontroll över det arbete du ansvarar för är till en början obekvämt och kräver mycket förtroende.

Att använda makromanagement innebär att dela ansvaret med teamet och ta på sig en mer coachande och mentorskapande roll. Det är spännande för både dig och teammedlemmen, men det har också sina nackdelar.

Vanliga fallgropar vid makromanagement

• Nya chefer kan känna sig obekväma eller ovana med den här stilen.

• Kräver mer långsiktigt tänkande från ledaren.

• Inte bra för kortsiktiga resultat.

• Vissa teammedlemmar som är vana vid mikroledning kan ha svårt att arbeta med en makroledare.

Men som du kan föreställa dig, med tillräckligt med förberedelser och planering, överväger fördelarna kraftigt nackdelarna:

Fördelarna med makromanagement

• Ger de anställda självständighet.

• Teammedlemmar får utveckla sina färdigheter.

• Ökar de anställdas engagemang.

• Ökar den inre motivationen.

• Kan leda till mer kreativt och ”utanför ramarna” tänkande.

• Bättre för långsiktig strategi.

• Driver strategisk anpassning.

• Ökar ansvarstagandet.

• Betona transparens och klarhet.

• Värdesätter kreativitet, nyfikenhet och samarbete.

Makromanagement jämfört med andra ledarstilar

Det finns en mängd olika ledarstilar, och var och en har sina fördelar och nackdelar. De bästa ledarna anpassar sin ledarstil till varje teammedlem och situation. 

Det kräver tid och övning. För att komma igång med att blanda din ledarstil kan du läsa om de 11 vanligaste ledarskapsstilarna. Du använder förmodligen redan några av metoderna, medan andra kan vara bra att lägga till i dina dagliga vanor. 

Makroledning av ett distansarbetande team

Covid-19-pandemin påskyndade övergången till hybridarbete och vi har sett fler team börja samarbeta virtuellt. Precis som ett team som arbetar på plats kan virtuella team dra nytta av en mängd olika ledarstilar. Men makromanagement har sina egna fördelar för distansteam. 

Teammedlemmar i virtuella team eller hybridteam tenderar att värdesätta flexibilitet, vilket är en av de största fördelarna med makrohantering. Enligt index för Arbetets anatomi uppgav 35 % av kunskapsarbetarna att en flexibel inställning till arbetstiden är avgörande för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv på distans.

Makromanagement på distans kan visa hur mycket du litar på dina teammedlemmar och visa dina anställda hur mycket de tillför teamet, även om ni inte träffas regelbundet. Distansarbetande teammedlemmar kan arbeta i olika tidszoner eller ha flexibla scheman, så att ge dem tyglarna gör det också möjligt för dem att schemalägga sitt arbete på det sätt som är mest meningsfullt för dem.

8 tips för att bli en bra makromanager

Makromanagement är ett utmärkt sätt att stärka dina anställda och ge dem mer självständighet. Många chefer tycker att makromanagement ökar teamets kreativitet och engagemang. Men innan du provar den här ledarstilen kan du kolla in åtta tips för att effektivt implementera makromanagement. 

1. Ange sammanhang

En viktig del av makroledning är att ge de anställda en tydlig uppfattning om slutmålet. Om du ska ge dem ratten måste de veta vart de är på väg. 

På Asana kallar vi det för klarhetspyramiden, och det är ett sätt att få alla i teamet att förstå det övergripande syftet med arbetet. För att teamet ska vara effektivt medan du makrohanterar dem behöver de en tydlig bild av vem som gör vad och när. Genom att förstå vilka initiativ deras arbete stöder och vilka mål initiativen arbetar mot kan de prioritera och utföra sitt arbete mer effektivt. 

Se till att de vet följande:

• hur deras arbete bidrar till teamets och företagets mål

• Vilket arbete som är viktigast.

• Vilka slutdatum de inte får missa.

• Om det finns flexibla arbetsuppgifter eller slutdatum. 

2. Skapa klarhet och ansvarstagande

Att se vem som gör vad och när är halva jobbet – att faktiskt samordna arbetet är den andra halvan. Makrohantering handlar om att koppla det dagliga arbetet till större mål, så se till att teamet har ett tydligt sätt att få åtkomst till uppdateringar och uppgiftsinformation i realtid. Genom att sammanföra personer, processer och resultat på ett och samma ställe kan alla se vilken strategisk inverkan de har.

Det bästa sättet att göra det är att använda rapporteringsverktyg, i synnerhet universell rapportering. Universell rapportering använder data som är inbäddade i de verktyg du redan använder, så det krävs inget ytterligare manuellt arbete för att generera fantastiska insikter. Med Asana har du direkt åtkomst till projekt- och organisationsövergripande paneler för att visualisera teaminformation i realtid.

3. Tydliggör roller och ansvarsområden

Ofta är det cheferna som leder teamet och ansvarar för arbetet. Som makrochef är ditt mål att göra det motsatta: låt dina anställda ta ledningen och stötta dem om och när de behöver det. Men för att teamet ska vara så effektivt som möjligt måste de förstå exakt vem som är ansvarig för vad. 

Att förtydliga roller och ansvarsområden tar tid, men fördelarna är stora. Enligt vår forskning kan individer spara 6 timmar och 5 minuter varje vecka – 290 timmar per år – genom förbättrade processer, till exempel genom att tydligt definiera roller och ansvarsområden.

Om du inte redan har gjort det bör du tydliggöra roller och ansvar på team-, projekt- och tvärfunktionell nivå. Varje uppgift bör bara ha en ansvarig person tilldelad, så att teammedlemmarna vet vem de ska vända sig till med frågor eller funderingar. Dokumentera rollerna och ansvarsområdena i ett delat dokument, till exempel en RACI-matris, så att teammedlemmarna har något att hänvisa till. 

4. Var nyfiken

Vi vet alla hur demotiverande det kan vara att presentera en ny idé eller ett förslag för en chef och få det avfärdat direkt. Faktum är att ett sådant scenario är mikromanagement, eftersom det innebär att din chef redan har ett svar – utan dig.

Ett av de bästa sätten att stärka teamet och öka deras autonomi är att lyssna och ställa frågor. Var nyfiken och ställ frågor för att lära dig mer när du inleder en ny konversation. Försök att undvika att redan ha svaren i åtanke – öva istället på aktivt lyssnande för att se till att du hör teamets idéer.

Ibland kan dina anställda komma med ett förslag som inte passar in i teamets större strategiska mål. I så fall, istället för att avfärda deras idéer, dela med dig av det större sammanhanget och arbeta med ditt team för att komma fram till innovativa lösningar. Istället för att presentera lösningen själv kan du använda tillfället för att leda en brainstorming-session. Man vet aldrig, ni kanske kommer fram till en lösning som du själv inte hade tänkt på!

5. Skapa utrymme för flöde 

Som makrochef måste du vara beredd på att låta dina teammedlemmar ta kontroll över sin tid. Uppmuntra dem att skapa tidsblock för fokuserad tid och att stänga av aviseringar vid behov. 

Det är något som saknas just nu. Enligt index för Arbetets anatomi rapporterar åtta av tio (80 %) respondenter att de arbetar med inkorgen eller andra kommunikationsappar öppna. Som ett resultat av att kämpa mot pågående distraktioner känner nästan tre av fyra anställda (72 %) press att multitaska under dagen.

Genom att uppmuntra anställda att inaktivera aviseringar när de är i flödet ger du dem inte bara mer tid att vara fokuserade, utan du visar också att du litar på dem. Du behöver inte vara i kontakt hela arbetsdagen för att veta att dina teammedlemmar gör ett bra jobb. 

För att lyckas med det är klarhet nyckeln. Se till att dina kommunikationsverktyg inte bara har ett sätt att inaktivera aviseringar utan också att låta ditt team veta när aviseringar är inaktiverade. På så sätt vet du att du inte kan förvänta dig ett omedelbart svar, och du får även en allmän känsla för när teammedlemmen kommer att vara online igen och tillgänglig. 

6. Var närvarande

Makromanagement ger dina anställda kontroll över sitt arbete, men du måste fortfarande vara tillgänglig för problemlösning och stöd vid behov. Din roll som makromanager är att heja på, stödja och coacha. Glöm inte att föregå med gott exempel och sätta standarden för arbetet i ditt team. 

Ett av de bästa sätten att finnas där för teamet är att skapa ett system för att hantera och samordna arbetet. När alla vet vem som gör vad och när, har teammedlemmarna insyn och klarhet i vilket arbete som behöver göras och vem som är ansvarig för det. Det här är oerhört viktigt för de flesta teammedlemmar. Enligt index för Arbetets anatomi skulle nästan 70 % av teammedlemmarna känna sig bättre rustade för att nå personliga mål om de hade tydliga processer för att hantera arbetet.

Det är där arbetshantering kommer in i bilden. Arbetshanteringsverktyg organiserar teamets uppgifter, projekt och processer så att ni kan hålla er synkroniserade och nå era deadliner. Genom att ge teammedlemmarna den synlighet de behöver för att lyckas kan du också ta ett steg tillbaka och lita på att de sköter processerna. 

7. Få en översikt över teamets arbete

Den största nackdelen med makroledning är att de anställda kan känna sig utan stöd. En del av att vara en effektiv makromanager är att veta när man ska backa, men se till att ditt team vet att de alltid kan komma till dig för hjälp. 

Innan du lämnar över eller tilldelar något arbete bör du se till att ditt team förstår hur deras arbete bidrar till större strategiska mål. När teammedlemmarna förstår vilka mål deras arbete stöder kan de prioritera och utföra arbetet mer effektivt.

När du har tilldelat arbetet kan du få en överblick över teamets projekt med projektportfoliohantering. Projektportföljhantering är en centraliserad hantering av flera projekt. Det ger dig en översikt över teamets arbete utan att fastna i detaljerna. Var särskilt uppmärksam på:

• Hur utvecklade projektplanerna är (har projekten en riktning?)

• Hur tydliga är målen och framgångsvärdena (är arbetet kvantifierbart?)

• Hur de involverar intressenter (Känner rätt personer till arbetet?)

• Hur varje projekt presterar (Är projektstatusen i fas, i riskzonen eller ur fas?)

8. Ta itu med utbrändhet

Som chef är det ditt ansvar att sätta standarden för hur dina teammedlemmar ska bete sig. En stor del av det är att klargöra att de bör ta tid för sig själva och förhindra överbelastning. Upprepade övertimmar och stress leder till utbrändhet, som för närvarande är på en rekordhög nivå. År 2019 klassificerade Världshälsoorganisationen utbrändhet som ett yrkesfenomen som beror på kronisk stress på arbetsplatsen. Och år 2020 upplevde 7 av 10 (71 %) av de svarande utbrändhet minst en gång under det senaste året.

Förutom att uppmuntra dina teammedlemmar att ta ledigt när de behöver det, bör du se till att de bara arbetar med sina viktigaste uppgifter. Ett bra sätt att göra det är att använda en Eisenhower-matris. En Eisenhower-matris sorterar arbetet efter hur brådskande och viktigt det är och delar in uppgifterna i fyra kategorier: 

• Brådskande och viktigt

• Brådskande men inte viktigt

• Inte brådskande men viktigt

• Inte brådskande och inte viktigt

För att hantera och förebygga utbrändhet bör du göra det tydligt att du litar på att dina teammedlemmar får det viktigaste arbetet gjort. Ge dina anställda möjlighet att prioritera det arbete som behöver göras, delegera uppgifter som någon annan kan göra och skjuta upp arbete som har låg prioritet. 

Det stora hela i makromanagement 

Se till att dina teammedlemmar inte bara förstår vad de behöver arbeta med, utan också varför arbetet är viktigt. När du lägger arbete i händerna på dina teammedlemmar vill du ju se till att de har allt de behöver för att lyckas. 

Programvara för arbetshantering som Asana ökar synligheten, skapar klarhet och ger teammedlemmarna de verktyg de behöver för att lyckas. Om du är redo att komma igång med makrohantering kan du prova Asana redan i dag.