6 projektbegränsningar och hur man hanterar dem för att lyckas med projektet

Har du någonsin varit på cirkus och sett artisterna balansera? De lyckas på något sätt hålla upp flera tallrikar i luften så graciöst att det känns som om de använder magi. Men balans kräver ingen magi, bara fokus och skicklighet. Om en jonglör skulle tappa en enda tallrik skulle alla tallrikar krascha. 

Precis som en cirkusföreställning är projekthantering en balansgång. Under projektets livscykel kommer du att stöta på olika begränsningar, inklusive tid, kostnader och risker. En del av ditt jobb som en effektiv projektledare är att lära sig att balansera dessa begränsningar för att öka projektets prestanda. I den här artikeln diskuterar vi projektbegränsningar i detalj och förklarar hur man hanterar dem. 

Vad är projektbegränsningar?

Projektbegränsningar är de allmänna begränsningar som du måste ta hänsyn till under projektets livscykel. En kostnadsbegränsning innebär till exempel att du är begränsad till en viss projektbudget, medan en tidsbegränsning innebär att du måste ha projektet slutfört inom en viss tidsram. 

De flesta projektbegränsningar påverkar varandra, vilket är anledningen till att begränsningshantering är avgörande för projektets framgång. Om du bestämmer dig för att du måste utöka projektets tidslinje kommer du troligen också att behöva mer pengar för att slutföra projektet. Projektomfattningen kommer också att utökas när projektets tid och kostnad utökas. 

Det finns sex vanliga projektbegränsningar att överväga när du går igenom projekthanteringsfaserna. I den här artikeln går vi igenom varje begränsning i detalj och förklarar hur man kan hantera den. Oavsett vilken typ av projekt du arbetar med kan en projekthanteringsprogramvara hjälpa dig att visualisera projektschemat och hantera alla projektbegränsningar på ett och samma ställe. 

De tre begränsningarna i projekthantering

De tre begränsningarna i projekthantering – även kända som projekttriangeln eller järntriangeln – är omfattning, kostnad och tid. Du måste balansera de här tre delarna i varje projekt, och det kan vara utmanande eftersom de påverkar varandra. 

Det finns kompromisser när man balanserar omfattning, kostnad och tid, och du måste bestämma vad du är villig att offra för att bibehålla projektets inriktning och funktionalitet. 

Till exempel kan projektet bara hållas inom omfattningen om projektets budget och tidsfördelning förblir stabila. Om du vill slutföra projektet på kortare tid måste omfattningen också minska för att balansera projektet, om du inte kan göra justeringar i budgeten.

Omfattning

Projektomfattning avser ett projekts storlek när det gäller kvalitet, detaljer och leveranser. Tid och pengar är beroenden av projektomfattning, eftersom projektet kommer att kräva mer tid och pengar för att slutföras när projektomfattningen växer.

Du måste vara medveten om omfattningskrypning under varje projektfas och arbeta hårt för att förhindra det. Du kan undvika omfattningskrypning genom att skapa detaljerade projektplaner och få projektets intressenter att godkänna allt innan produktionen startar.

Kostnad

Kostnadsbegränsningar inkluderar projektbudgeten som helhet och allt av ekonomiskt värde som krävs för projektet. Här är några punkter som kan vara en kostnadsbegränsning:

• Projektkostnad.

• Löner för teammedlemmar.

• Kostnad för utrustning.

• Kostnader för anläggningar.

• Reparationskostnader.

• Materialkostnader

För att hålla budgetarna realistiska använder många team en mall för kostnadsjämförelse för att väga leverantörer, prisalternativ eller resurskostnader innan de slutför uppskattningarna.

Tid

Tidshantering är avgörande för att lyckas med ett projekt, och det finns olika tidsbegränsningar som du kommer att stöta på under varje projektfas. När du försöker att öka projektets tidslinje kommer det att få konsekvenser såsom förlängda deadliner, justeringar av teamkalendern eller mindre tid för planering.

Tidselement i projektet som kan leda till begränsningar kan vara:

• Hela projekttidslinjen.

• Arbetstimmar som lagts på projektet.

• Interna kalendrar och mål.

• tid som avsatts för planering och strategi

• Antal projektfaser.

Omfattning, kostnad och tid kallas järntriangeln eftersom de tre begränsningarna är svåra att balansera samtidigt som projektkvaliteten bibehålls. Om du till exempel minskar budgeten eller ökar omfattningen måste du troligen kompensera genom att lätta på tidsbegränsningarna. Du kan göra det genom att förlänga deadliner, lägga till timmar eller justera projektschemat med en mall för evenemangsschema för att hålla milstolpar synliga och leveransdatum realistiska.

Andra vanliga projektbegränsningar att tänka på

Även om omfattning, kostnad och tid är projekthanteringens tre begränsningar finns det tre andra projektbegränsningar som du kan stöta på i projektets livscykel: risk, resurser och kvalitet.

Risk

Projektrisker är oväntade händelser som kan påverka projektet. De flesta projektrisker är negativa, men vissa kan vara positiva. Till exempel kan en ny teknik lanseras medan projektet pågår. Den tekniken kan hjälpa dig att slutföra projektet snabbare, eller så kan den orsaka mer konkurrens på marknaden och minska produktens värde. 

Du kan fastställa projektrisker med hjälp av riskanalys och riskhanteringsstrategier för att hålla dem i schack. Några risker som du kan ställas inför är:

• Begränsade resurser

• Operativa missöden

• Dåliga resultat

• Bristande klarhet

• omfattningskrypning

• Höga kostnader

• Tidspress

Använd ett riskregister för att bedöma sannolikheten och allvarsgraden för varje projektrisk och minska sedan de mest sannolika och allvarliga riskerna först.

Resurser

Resurser är nära kopplade till projektets kostnadsbegränsningar eftersom projektkraven kostar pengar. Utan korrekt resursallokering kan projektkvaliteten bli sämre, budgeten öka och tidslinjen försenas. 

Här är några resurser att överväga:

• Personer

• Utrustning eller material

• Anläggningar

• Programvara

Använd en resurshanteringsplan för att se till att du har de resurser du behöver för varje del av projektet, så att begränsningen inte påverkar andra projektområden negativt.

Kvalitet

Projektkvalitet är måttet på hur väl projektleveranserna uppfyller de ursprungliga förväntningarna. Varje projektbegränsning påverkar projektkvaliteten eftersom projektkvaliteten är det slutliga resultatet av projektet. Projektkvalitet är dock också en begränsning i sig eftersom det finns aspekter av projektet som kan resultera i dålig kvalitet som inte nödvändigtvis är relaterade till kostnad, tid, resurser, risk eller omfattning. Dessa inkluderar:

• Brist på kommunikation

• Dåliga färdigheter inom design eller utveckling.

• för många projektändringar.

Du måste hantera projektkvaliteten som en egen enhet och samtidigt balansera de andra fem projektbegränsningarna om du vill uppnå hög projektprestanda. Om du inte lyckas hantera begränsningarna kan resultatet bli låg projektkvalitet och låg kundnöjdhet.

Hantera projektbegränsningar

Det finns strategier som du kan använda för att hantera och balansera projektbegränsningar när de uppstår. Att använda projekthanteringsmetoder som PMBOK-guidens faser av projekthantering och agila metoder, som uppmuntrar flexibilitet och samarbete, är några olika sätt att kontrollera projektbegränsningar.

Du kan också använda följande tips för att stärka din projekthanteringsplan: 

1. Förstå begränsningarna: Du kan inte hantera projektbegränsningar om du inte förstår vad de är. När du väl känner till dina projektbegränsningar kan du planera runt dem. Under projektplaneringen kan du till exempel bedöma vilka risker du kan stöta på, vilka resurser du behöver och vad de resurserna kommer att kosta.

2. Planera och skapa strategier: När du överväger alla sex av de vanligaste begränsningarna i din projektplan kan du gå vidare med ett bättre perspektiv på vad som väntar. Projektplanen bör innehålla strategier för att minska begränsningarna och balansera de tre begränsningarna: omfattning, kostnad och tid. Du kan också införa strategier för att hantera ytterligare projektbegränsningar, till exempel för att förhindra att projektrisker uppstår.

3. Kontrollera projektkvaliteten: Du kan kontrollera projektkvaliteten genom att regelbundet övervaka projektplanen och processerna. När teamet hanterar olika uppgifter under projektets gång kan du använda en programvara för arbetshantering för att se till att alla håller i fas. Etablera en ändringskontrollprocess så att du kan förhindra omfattningskrypning om ändringar inträffar.

4. Hantera risker: Använd riskanalys för att identifiera, bedöma och förbereda dig för potentiella projektrisker. Med en stark riskhanteringsplan på plats kan du hålla de mest skadliga projektriskerna i schack och förbereda dig för oväntade risker.

5. Kommunicera effektivt: Kommunikation i teamet är avgörande för att framgångsrikt hantera projektbegränsningar. Utan bra kommunikation kan det hända att du tror att du balanserar begränsningarna medan en annan teammedlem omedvetet stör ditt hårda arbete. När du diskuterar varje aspekt av projektet med ditt team kan ni arbeta tillsammans för att nå projektmålen. 

6. Var flexibel: Du måste vara flexibel för att effektivt balansera projektbegränsningar. Det kommer att finnas tillfällen då du måste kompromissa med olika delar av projektet för att hålla dig inom omfattningen. Om du inte är flexibel kommer du att offra projektkvaliteten. Att hålla dina kunder eller intressenter nöjda bör vara din högsta prioritet, vilket innebär att du måste acceptera kompromisser när det behövs. 

Se begränsningar i realtid med projekthanteringsverktyg

Håll koll på  projektbegränsningarna i varje fas av projektets livscykel för att säkerställa att projektkvaliteten uppfyller intressenternas förväntningar. När du stöter på en situation där du måste justera en projektbegränsning, till exempel projektschemat, bör du överväga hur det kommer att påverka andra projektområden – till exempel kostnad och omfattning – och balansera begränsningarna efter behov. 

Programvara för projekthantering kan hjälpa dig att visualisera projektbegränsningar i realtid. När du behöver ett effektivt sätt att kontrollera projektdelar och dela information med andra gör verktygen i ett projekthanteringssystem som Asana det enkelt.