Mall för evenemangsschema

När evenemang inte går som planerat beror det sällan på ett stort problem. Det är de dussintals små sakerna som förbises. Från dåligt samordnade agendor till missade deadliner för förberedelser, kan även en liten försening påverka hela evenemangsdagen. Det är här en mall för evenemangsschema kommer in i bilden.

Med Asana kan du planera varje steg i ditt evenemang, från förberedelse till utvärdering, i en delad tidslinje. Den här evenemangsmallen innehåller allt du behöver för att tilldela roller, hantera logistik och enkelt nå viktiga milstolpar. Oavsett om du organiserar en företagsretreat eller en produktlansering hjälper den här mallen dig att hålla evenemanget i fas.

Vem kan använda sig av mallar för evenemangsscheman?

På Asana har vi sett evenemangsteam gå från oorganiserade kalkylark till samarbetsinriktat teamarbete, allt med hjälp av en enda, enkel mall. Om du hanterar flera intressenter, leverantörstidslinjer eller strikta leveransfönster är den här mallen för evenemangsschemaläggning perfekt för dig. Den är perfekt för:

Evenemangsplanerare och -koordinatorer

Använd mallen för evenemangsplanering för att kartlägga hela din agenda och samordna leverantörer och personal.

Marknadsförings- och kommunikationsteam

Synkronisera dina interna och externa tidslinjer för meddelanden så att meddelanden, inbjudningar och uppföljningar sker i tid.

Lednings- och verksamhetsteam

Schemamallar för företagsevenemang gör det möjligt att planera och övervaka milstolpar, såsom panelförberedelser eller repetitionsgenomgångar, på ett och samma ställe.

Plats- och logistikteam

Ligg steget före när det gäller fysisk installation, leveranser och övergångar under dagen genom att tilldela uppgifter och tidsluckor.

Varför använda Asanas mall för evenemangsschema?

Innan de använde den här mallen ägnade en kunds evenemangsmarknadsföringsteam mer tid åt att bekräfta leverantörers registreringar än att slutföra själva evenemangsdetaljerna. Men med mallen kunde hela teamet verifiera varje bekräftelse och deadline med hjälp av en delad tidslinjevy.

Den här kostnadsfria mallen för evenemangsschema är tillräckligt flexibel för stora konferenser och tillräckligt detaljerad för ett enskilt team som har ett evenemang på annan ort.

Fördelar med att använda den här mallen:

• Planera varje fas i evenemanget med tidslinjer och beroenden.

• Tilldela uppgifter för förberedelser, talare, catering och kommunikation.

• Hantera din agenda med uppgiftsavsnitt efter tid eller funktion.

• Dela en central plan med interna och externa medarbetare.

• Anpassa för företagsevenemang, virtuella evenemang eller hybridevenemang.

Så här använder man en mall för evenemangsschema

Vi har utformat den här mallen för evenemangsschema för att förenkla din planeringsprocess från början till slut. Varje avsnitt i arbetsbladet återspeglar en fas i genomförandet, medan kolumner hjälper dig att hålla koll på uppgiftsägare, slutdatum och prioriteringar. Oavsett om du hanterar företagsevenemang eller varumärkespodcasts kan du anpassa den här mallen för alla typer av evenemang.

Steg 1: Skapa allmänna evenemangsdetaljer

Börja i avsnittet Allmänna evenemangsdetaljer. Lägg till evenemangets namn, beskrivning och viktiga datum. Organisera genom att tilldela roller till ägare, ange en evenemangstyp och tagga viktiga kategorier.

Se till att ange en ungefärlig budget för evenemanget här. Om du arbetar med en budgetmall kan du länka den i uppgiften eller använda bilagefältet för att hålla alla finansiella uppgifter lättillgängliga.

Steg 2: Skapa en detaljerad tidslinje för evenemanget

Det detaljerade tidslinjeavsnittet fungerar som din agenda i realtid. Dela upp evenemanget i tidsbestämda block: förberedelser, sessioner, pauser och nedmontering. För evenemang som pågår flera dagar kan du använda ett avsnitt för varje dag eller del av dagen.

Asanas tidslinjevy fungerar som ett Gantt-diagram för att hjälpa dig att visualisera beroenden i evenemangets tidslinje. Tidslinjevyn gör det enkelt att förhindra överlappning av uppgifter och att tidigt upptäcka luckor i schemat.

Steg 3: Organisera leverantörer och resurser

Skapa en uppgift för varje extern partner i avsnittet Hantering av leverantörer och resurser. Använd kolumnen Leverantörsstatus för att spåra varje leverantörs status: bekräftad, väntande eller pågående. Lägg till slutdatum för varje leverans och tilldela interna kontakter för att övervaka överlämningar, godkännanden eller problem som behöver eskaleras.

Steg 4: Slutför checklistan för evenemanget

Använd avsnittet Uppgiftschecklista för att lista varje leverans. Tänk på skyltar, material, RSVP-bekräftelser eller resebokningar. Använd fält för uppgiftsprioritet och risknivå för att flagga kritiska uppgifter. Tillsammans med evenemangets schema i tidslinjen hjälper det här avsnittet till att säkerställa att ditt team genomför planen utan att missa något.

Steg 5: Lägg till viktiga kontakter

Skapa poster under Nyckelkontakter för varje person som är involverad i evenemanget. Inkludera interna leads, leverantörer och platskoordinatorer. Använd anpassade fält för att ange avdelningar, roller eller uppgiftskategorier.

Du kan också länka det här avsnittet till din gästlista eller evenemangskalender för att underlätta samordningen. Att ha kontaktinformation på ett och samma ställe gör överlämningar och ändringar i sista minuten mycket smidigare.

Steg 6: Dela och samarbeta med teamet

Bjud in teammedlemmar som medarbetare i uppgifter eller hela avsnitt. Om du använder projekthanteringsverktyg som Asana blir det enkelt att tilldela roller och spåra status.

För stora kampanjer eller evenemangsmarknadsföring kan du ansluta dina planeringsuppgifter till din uppsökande kalender eller ditt schema för sociala medier. Du kan också kopiera projektet som en enkel mall för evenemangsscheman som du kan återanvända för återkommande program.

Steg 7: Anpassa och utöka

Lägg till kolumner såsom ”Sessionsägare” eller ”AV-krav” eller använd taggar för att dela upp spår. För virtuella eller hybrida evenemang kan du lägga till ett avsnitt för teknisk installation med en egen tidslinjemall.

Om du hanterar flera evenemang samtidigt kan du koppla projektet till din större portfolio med mallar för evenemangsplanering så att teamet kan övervaka överlappande logistik och resursbehov.

Asana-funktioner för evenemangsschemaläggning

Asanas funktioner förvandlar den här mallen för evenemangsplanering till ett levande kontrollcenter för evenemanget. Vi har utformat den här mallen med några av våra favoritfunktioner, men du kan anpassa din efter dina specifika behov. Gå till vår lista över slutförda funktioner för mer inspiration.

Tidslinjevy

Visualisera din evenemangsplan i en layout i Gantt-stil. Tidslinjevyn visar hur förberedelse, genomförande och avslutning hänger ihop.

Anpassade fält

Lägg till fält för sessionstyp, budgetägare, prioritet eller leverantör. Du kan sortera och filtrera uppgifter efter de här fälten för att se vad som behöver uppmärksammas först.

beroenden

Markera uppgifter som är beroende av andra innan de kan påbörjas. Det hjälper dig att se potentiella förseningar i schemat, till exempel när du behöver en talares presentation innan den slutliga utskriften.

Tilldelade uppgifter

Se till att varje uppgift har en ägare, från små logistiska uppgifter till stora leveranser. Teammedlemmarna vet exakt vad de är ansvariga för, och du kan upptäcka icke tilldelade punkter vid behov.

formulär

Använd formulär för att samla in förslag till sessioner, frågor från gäster eller information om leverantörer. Du kan automatiskt konvertera formulärinlämningar till uppgifter i ditt projekt utan att behöva göra några manuella inlägg.

Automatisering (regler) Ställ in regler för att automatiskt tilldela uppgifter, flytta punkter till statusen ”redo” när de har godkänts eller meddela intressenter när något ändras. Automatiseringar sparar tid på repetitivt arbete.

Rekommenderade integreringar för mallar för evenemangsplanering

Integreringar utökar din evenemangsplanering genom att ansluta Asana till de verktyg du redan använder. Besök appintegreringshubben för att hitta de plattformar som ditt team använder varje dag.

Google Kalender

Synkronisera uppgifter och deadliner med din kalender för att hålla koll på evenemangstimingen. 

Slack

Skicka påminnelser, uppdateringar och varningar i teamets Slack-kanaler. Du får uppdateringar i realtid när uppgifter är slutförda eller försenade.

Google Drive Bifoga leverantörsavtal, planritningar, agendor och varumärkeskit så att du kan lagra alla tillgångar på en enda delad plats.

Zoom

Lägg till Zoom-länkar till virtuella evenemangssessioner eller planeringssamtal direkt från ditt Asana-projekt.

Gmail

Omvandla evenemangsrelaterade e-postmeddelanden till uppgifter med Asana för Gmail-tillägget. Du kan tilldela uppgifter eller ställa in slutdatum direkt från inkorgen.

Jira Cloud

Om dina evenemang involverar produktlanseringar eller tekniska aktiveringar kan du synkronisera med Jira för att anpassa utvecklingstidslinjer till ditt evenemangsprogram.

Vanliga frågor om mallar för evenemangsscheman