Arbetsschema

Du är mitt i din arbetsdag när någon frågar: ”Vem är med på fredagens morgonskift?” Du pausar. Du är inte säker. Är det Jamie? Eller tog Priya det? Du öppnar ett kalkylark. Sedan din e-post. Sedan Slack. Svaret finns förmodligen någonstans där, men att hitta det saktar ner allt.

Det är här Asanas mall för arbetsschema kommer till hjälp. Tilldela skift efter namn. Se vem som är tillgänglig, när och var. Upptäck luckor innan de orsakar problem. Du kan även integrera den här mallen med andra verktyg, till exempel Slack eller Gmail. Oavsett om du tittar på ett dagligt schema eller planerar månaden framåt finns allt på ett och samma ställe och är alltid uppdaterat.

Vem kan dra nytta av den här mallen för arbetsschema?

Vi har sett team slösa bort timmar varje vecka på att försöka lista ut vem som arbetar och när. Därför har vi skapat den här mallen för arbetsschema för att förenkla processen. Oavsett om du hanterar arbetspass på ett lokalt kafé eller samordnar projekttidslinjer på en marknadsföringsavdelning, blir arbetet effektivare med ett smart schemaläggningsverktyg som automatiserar uppgifter och synkroniserar omedelbart.

Den här mallen för arbetsschema är perfekt för:

• Skiftchefer som planerar veckovisa scheman för anställda med fastställda start- och sluttider.

• personalavdelningen som spårar ledighet, tillgänglighet och arbetskostnader mellan olika avdelningar.

• Frilanskoordinatorer eller byråer som hanterar flera entreprenörer och tidszoner.

• Verksamhetsledare som skapar dagliga och månatliga arbetsscheman för att säkerställa att allt är täckt.

• team som hanterar roterande skift, distansarbetare eller flexibla arbetsarrangemang.

Genom att centralisera arbetstider, dagliga uppgifter och tillgänglighet i en enda mall får team en tydligare bild av sin vecka.

Varför använda Asanas mall för arbetsschema?

En detaljhandelskund bytte från en utskrivbar mall för arbetsschema för anställda till Asanas digitala version. De spårar nu skift, förfrågningar om ledighet och rolltäckning i en arbetsyta. Som ett resultat har de halverat den veckovisa schemaläggningstiden och minskat överlappningen av arbetskraft.

Med Asanas mall för arbetsschema kan du:

• Minska manuell inmatning genom att automatisera skiftuppgifter och uppdateringar.

• Visualisera veckovisa, dagliga eller månatliga scheman med hjälp av tidslinjevyn eller Kalender.

• Spåra anställdas tillgänglighet, totala arbetstimmar och schemaläggningskonflikter i realtid.

• Standardisera schemaläggningen av skift genom att använda mallar med repeterbara veckoplaner.

• Integrera tidsspårnings- och kommunikationsverktyg för att skapa en samarbetsinriktad schemaläggningsprocess.

Så här använder du den här mallen för arbetsscheman

Varje Asana-mall är utformad för att hjälpa dig att komma igång snabbare. Den här är förinstallerad med fält och vyer som förenklar schemaläggningen mellan olika team, roller och tidszoner. Använd den som den är eller anpassa den så att den passar ditt specifika arbetsflöde.

Vill du ha fler alternativ? Utforska Asanas kompletta bibliotek med mallar för att hitta lösningar för alla aspekter av arbetshantering.

1. Kopiera mallen för arbetsschema.

Klicka på ”Använd mall” för att skapa ditt schema. Byt namn på det efter ditt team eller din tidsram, till exempel ”Skiftschema för juli 2025”.

2. Lägg till anställdas namn och roller.

Använd anpassade fält för att ange avdelning, plats eller befattning. Tilldela varje uppgift (skift) till rätt anställd.

3. Ställ in dagar och tider.

Definiera vilka veckodagar varje anställd arbetar. Lägg till start- och sluttider som slutdatum och tider.

4. Spåra ledighet och tillgänglighet.

Använd taggar eller avsnitt för att ange förfrågningar om ledighet, utbildningssessioner eller flexibla dagar.

5. Visualisera och justera.

Använd Kalender eller tidslinjevyn för att snabbt upptäcka luckor, konflikter eller överskridanden i ditt veckoschema.

Asana-funktioner för tidshantering

Asanas funktioner förenklar komplexa arbetsflöden med verktyg som förbättrar automatisering och samarbete. Här är våra favoritfunktioner för tidshantering som kan påskynda och skala upp din schemaläggningsprocess.

Om du vill utforska alla Asana-funktioner kan du besöka Asanas funktionssida.

Tidslinjevy: Planera och visa teamets veckoschema i en Gantt-liknande layout. Upptäck överlappningar eller luckor direkt.

Anpassade fält: Spåra anställdas roller, skifttyper eller platser direkt i varje uppgift. Det gör det enkelt att sortera eller filtrera schemat.

Automatiseringsregler: Tilldela skift automatiskt, meddela anställda om ändringar eller flagga övertid med hjälp av enkla automatiseringsregler.

Kalendervy: Visa scheman dag för dag, se täckning per skift och gör enkelt justeringar genom att dra och släppa.

Formulär: Standardisera processen för att skicka och dirigera förfrågningar om ledighet och uppdateringar av tillgänglighet.

Rekommenderade integreringar

Asana integrerar med dina befintliga verktyg, så att du inte behöver växla mellan plattformar för att slutföra en uppgift. Här är några av våra bästa integreringar för att hjälpa team att hantera anställdas arbetsscheman i den här mallen.

Vill du se vad mer som kan anslutas till Asana? Kolla in den fullständiga listan över integreringar för att hitta verktyg som kan effektivisera ditt arbetsflöde ytterligare.

Google Kalender: Synkronisera ditt Asana-schema med din kalenderapp för att hålla koll på skift och möten.

Slack: Skicka automatiska påminnelser om skift eller schemalägg uppdateringar till teamkanaler.

Harvest: Spåra arbetade timmar direkt från dina Asana-uppgifter för att stödja löneadministration eller projektbudgetering.

Google Drive: Lagra och dela anställdas dokument, utbildningsmanualer eller schemaläggningsriktlinjer tillsammans med din mall.

Timely: Logga timmar automatiskt och få visuella översikter över hur teammedlemmarna spenderar sin tid.

Time Doctor: Övervaka produktiviteten, spåra tiden per uppgift och generera detaljerade arbetsrapporter.

Everhour: Håll koll på tid och budgetar direkt från mallen för arbetsscheman.

TimeCamp: Kombinera uppgifts- och tidshantering med insikter om fakturerbara timmar och prestationer.

Zapier: Automatisera repetitiva schemaläggningssteg såsom att skicka e-post eller eliminera behovet av att manuellt logga tidrapporter i klumpiga verktyg såsom Google Kalkylark.

Vanliga frågor om mallen för arbetsschema