Daglig planerare

Att planera din dag innebär inte bara att anteckna dina kommande uppgifter. Ett verkligt organiserat dagligt schema bör innehålla dina dagliga uppgifter, tillsammans med deras prioritet, status, slutdatum och annan relevant information. 

Är du osäker på hur du ska organisera dig? Använd digitala dagliga planerare. 

Vad är en daglig planering?

En dagsplanerare är precis vad det låter som: ett sätt att hålla reda på alla uppgifter du har att göra – stora som små – varje dag. Dagsplanerare ger dig en översikt över dina dagliga uppgifter, vilket gör det enkelt att planera och prioritera schemat och förhindra att uppgifter glöms bort. Med en daglig planeringskalender vet du alltid vad som väntar dig under dagen, från teammöten till snabba uppgifter och mer krävande uppgifter. Ett poäng för organisering.

Vad är en mall för daglig planering?

Som du kanske har gissat är en mall för daglig planering (även kallad mall för dagligt schema) ett sätt att skapa och organisera dina dagliga uppgifter. Digitala mallar för daglig planering är redigerbara och återanvändbara, vilket gör det enkelt att organisera arbetet, inklusive vad som behöver göras och när. Med en digital mall för daglig planering kan du börja varje dag snabbt samtidigt som du ser till att du inte missar något – eller ännu värre, glömmer en uppgift.

Fördelar med att använda en digital mall för daglig planering

Du har förmodligen använt en fysisk daglig planeringskalender tidigare – vem kan motstå känslan av en tom sida eller utseendet på en professionellt bunden kalender? Men låt oss vara ärliga, även om fysiska planeringskalendrar kan vara estetiskt tilltalande, är de inte alltid funktionella. Fysiska planeringskalendrar har stora begränsningar, till exempel brist på utrymme. De är inte heller anpassningsbara och låter dig inte lägga till sammanhang till dina uppgifter, två viktiga delar för att hålla sig organiserad. 

Det är här som digitala mallar för dagliga planering kommer in i bilden. Eftersom virtuella mallar är anpassningsbara kan du organisera dem så att de matchar ditt arbetssätt. Vill du ha en minimalistisk vy av din övergripande dagliga kalender? Inga problem. Föredrar du att dela upp dina uppgifter i ett timschema? Inga problem.

När du skapar en digital mall för daglig planering i ett projekthanteringsverktyg (i stället för att använda en utskrivbar mall för daglig planering) kan du:

• Hålla koll på alla dina uppgifter på ett och samma ställe.

• Följa upp prioriteten för varje uppgift. 

• Enkelt organisera (och omorganisera) din att göra-lista efter uppgiftsprioritet. 

• Koppla dina dagliga uppgifter till större mål.

• Öka produktiviteten och minska fördröjningar.

• Effektivisera tidshanteringen.

• Samarbeta med teammedlemmar

• Hålla reda på slutförda uppgifter. 

• Spåra dina framsteg. 

• Se när nya uppgifter läggs till i realtid. 

Skapa en mall för digital daglig planering

Först och främst: innan du sätter dig ner för din dagliga planeringssession, se till att din mall låter dig anpassa ditt schema på ett sätt som fungerar för dig. Leta efter möjligheten att märka dina uppgifter med uppgiftsstatus, insats, prioritet eller kategori – allt som gör det lättare för dig att planera din dag när du börjar lägga till i din uppgiftslista.

Vad en mall för daglig planering bör innehålla

Okej, vi har gått igenom grunderna. Nu när du vet vad en mall för daglig planering är och varför du bör använda en, låt oss ta en titt på vad som bör ingå i mallen. 

Hur du strukturerar mallen är upp till dig och hur du arbetar bäst. För att skapa en grundläggande mall kan du börja med att lägga till dagens uppgifter, till exempel möten, uppföljningar och andra punkter att göra. Ta sedan ditt arbetsschema till nästa nivå genom att tagga dina uppgifter med den information du behöver för att hålla dig organiserad. Här är några uppgiftstaggar som du kan använda: 

• Prioritet

• Slutdatum 

• Kategori 

• insats 

• Status. 

Så här ordnar du din mall för daglig planering

När du har lagt till och taggat dina dagliga uppgifter kan du ta schemaläggningen ett steg längre genom att sortera dina uppgifter med anpassade fält. Du kanske är den typ av person som gillar att slutföra små uppgifter på morgonen och spara de mer krävande uppgifterna till eftermiddagen. Eller så föredrar du att visa uppgifter efter betydelse, så att du kan se till att du prioriterar viktigt arbete. Att organisera din dagliga agenda enligt din arbetsstil hjälper dig att hålla dig fokuserad och produktiv. Borde inte tekniken fungera på samma sätt som du gör? 

Här är några sätt att organisera mallen för daglig planering: 

• Uppgiftstyp eller kategori

• Tidsblock

• Uppgiftsprioritet

Tips för att använda din virtuella mall för daglig planering

Utskrivbara dagliga planeringskalendrar, kalkylblad och post it-lappar med att göra-listor tillhör det förflutna. Med digitala dagliga planeringskalendrar kan du anpassa ditt arbetsflöde och få åtkomst till ditt schema var du än befinner dig. Och till skillnad från fysiska planeringskalendrar finns det ingen risk för att tappa bort en virtuell. 

Här är några tips och tricks för att organisera arbetet med en digital daglig planeringskalender:

• Var tydlig och specifik 

• Gör dina uppgifter genomförbara och tidsbegränsade.

• Sortera arbetet dynamiskt.

• Använd en listmallvy för att få en översikt över kommande uppgifter.

• Ställ in återkommande uppgifter för att automatisera arbetsflödet. 

• Färgkoda och tagga uppgifter för att få klarhet 

• Integrera dina favoritappar för att effektivisera arbetet. 

• Organisera dina uppgifter i avsnitt 

• Visualisera ditt dagliga schema i ett rutnät, till exempel en Kanban-tavla.

• Håll allt på ett och samma ställe genom att bifoga dokument eller bilder till dina uppgifter 

• Lägg till teammedlemmar för synlighet 

Integrerade funktioner

• Anpassade fält. Anpassade fält är det bästa sättet att tagga, sortera och filtrera arbete. Skapa unika anpassat fält för all information du behöver spåra, från prioritet och status till e-post eller telefonnummer. Använd anpassat fält för att sortera och schemalägga uppgifterna så att du vet vad du ska arbeta med först. Dessutom kan anpassade fält delas mellan olika uppgifter och projekt för att säkerställa enhetlighet i hela organisationen.

• Startdatum. Ibland räcker det inte med att bara hålla reda på när en uppgift ska vara klar – du måste också veta när du ska börja arbeta med den. Starttider och startdatum ger teammedlemmarna en tydlig uppfattning om den tid det borde ta att slutföra varje uppgift. Använd startdatum för att ställa in, spåra och hantera arbete för att anpassa teamets mål och inte glömma bort några beroenden.

• Mina uppgifter. Mina uppgifter är en personlig vy som visar alla uppgifter som du har blivit tilldelad, oavsett vilket projekt eller team de är med i. Genom att visualisera alla dina uppgifter på ett ställe kan du sortera och prioritera arbetet och se till att du inte glömmer bort något. Med Mina uppgifter kan du växla mellan list-, tavel- och kalendervyer så att du kan arbeta på ditt sätt.

• Automatisering. Automatisera manuellt arbete så att ditt team lägger mindre tid på improduktivt arbete och mer tid på de uppgifter de anlitades för att göra. Regler i Asana fungerar utifrån utlösare och åtgärder – i huvudsak ”om X händer, gör Y”. Använd regler för att automatiskt tilldela arbete, justera slutdatum, ställa in anpassade fält, meddela intressenter och mycket mer. Allt från specifika automatiseringar till hela arbetsflöden – med hjälp av regler får teamet mer tid till att ägna sig åt kvalificerat och strategiskt arbete.

Rekommenderade appar

• Google Workplace. Bifoga filer direkt till uppgifter i Asana med Google Workplace-filväljaren, som är inbyggd i uppgiftsfönstret i Asana. Bifoga enkelt My Drive-filer med bara några klick.

• Gmail. Med Asana för Gmail-integreringen kan du skapa Asana-uppgifter direkt från din Gmail-inkorg. Alla uppgifter du skapar från Gmail kommer automatiskt att inkludera sammanhanget från ditt e-postmeddelande, så att du aldrig missar något. Behöver du hänvisa till en Asana-uppgift när du skriver ett e-postmeddelande? I stället för att öppna Asana kan du använda Asana för Gmail-tillägget och enkelt söka efter uppgiften direkt från inkorgen i Gmail.

• Zoom. Asana och Zoom samarbetar för att hjälpa team att ha mer målinriktade och fokuserade möten. Zoom + Asana-integreringen gör det enklare att förbereda möten, hålla genomförbara konversationer och komma åt information när samtalet är slut. Mötena börjar i Asana där gemensamma mötesagendor ger insyn i och sammanhang om vad som kommer att diskuteras. Under mötet kan teammedlemmarna snabbt skapa uppgifter i Zoom, så att detaljer och punkter att göra inte går förlorade. När mötet är slut hämtar Zoom + Asana-integreringen transkriptioner och inspelningar från mötet till Asana, så att alla medarbetare och intressenter kan se dem vid behov.

• Clockwise. Med integreringen mellan Clockwise och Asana kan du lägga till uppgifter i form av tidsblock i din Google Kalender. Clockwise + Asana-integreringen gör det möjligt att ange uppgifternas varaktighet, när de ska slutföras och om Clockwise automatiskt kan planera om dem. Lägg till uppgifter i din kalender och skapa tid för att få jobbet gjort.

Vanliga frågor