Så här skapar man ett dagligt schema: mall och exempel

Ibland känns det som att det inte finns tillräckligt med timmar på dygnet. När det händer kan det vara bra att tänka på en dag inte som en enda enhet utan som 24-timmarsblock av tid. Genom att dela upp varje block kan du avsätta specifik tid för arbete, umgänge, måltider och kreativitet.

När du har en tydlig förståelse för hur du använder din tid kommer du inte alltid att känna att du har fått slut på den. Idag kommer du att lära dig hur viktigt det är med ett dagligt schema för tidshantering. Med daglig planering kan du förbereda dig för framgång, även på dagar då du inte känner dig så produktiv.

Vad är en mall för daglig planering?

Varje dag har du en rutin med uppgifter, både på jobbet och privat. Att jonglera med den här mentala att göra-listan är utmattande och oftast hjälper det dig inte att få jobbet gjort. Det är där ett dagligt schema kommer in i bilden – du kan boka tid i din dagliga Kalender för allt du behöver åstadkomma under de kommande 24 timmarna. Du kan använda samma schema för ditt schema varje dag – en mall för dagligt schema. Sedan kan du helt enkelt kopiera mallen, uppdatera den med dagens uppgifter och börja arbeta.

Om du föredrar ett enklare alternativ som fokuserar på att slutföra uppgifter kan du använda en mall för en daglig checklista för att göra det enklare att hantera punkter på att göra-listan.

Skapa ett dagligt schema i 6 steg

Oavsett vilket onlineschemaläggningsverktyg du väljer kan du följa de här sex stegen för att skapa en organiserad och snygg mall för ett dagligt schema.

1. Gör en lista över punkter

Innan du kan organisera dina uppgifter måste du först göra en lista över alla punkter du behöver göra under dagen. Du kan lägga till de här punkterna en i taget i din schemaläggningsapp så att du vet att du har registrerat dem, eller använda en teknik som metoden Getting Things Done (GTD) för att systematiskt fånga upp allt du behöver göra. 

Inkludera återkommande uppgifter i listan, såsom möten, träning och bokade tider. Inkludera även engångsuppgifter såsom deadliner eller telefonsamtal. Du bestämmer själv hur specifik uppgiftslistan ska vara. Om du till exempel vill inkludera ”gå på lunch” som en återkommande uppgift för att lägga till en daglig struktur, gör det.

Tips: Det är okej om du inte känner till alla uppgifter som väntar under veckan. Du kan alltid lägga till fler att göra-punkter i listan när de dyker upp. 

2. Prioritera uppgifter

Oroa dig inte om du känner dig överväldigad efter att ha skapat din att göra-lista. Listan kommer att kännas mer organiserad när du har prioriterat. När du prioriterar arbetet får du en tydligare känsla av vad som behöver göras och när. På så sätt kan du fokusera på de uppgifter som har högst prioritet, med andra ord de som kommer att ha störst inverkan, om det verkar som om du inte kommer att kunna slutföra alla dina uppgifter under en viss dag. 

För att prioritera arbetet börjar du med att markera varje uppgift som hög, medelhög eller låg prioritet. Några frågor du kan ställa dig själv när du sorterar dina uppgifter är följande:

• Vilka uppgifter har strikta deadliner?

• Vilka uppgifter måste jag slutföra på specifika dagar?

• Vilka uppgifter kommer jag att stressa över om jag inte slutför dem snart?

• Vilka uppgifter vill jag slutföra härnäst?

• Vilka uppgifter kan vänta?

Tips: Om du har uppgifter som är i konflikt med varandra bör du överväga vilken uppgift som är mest brådskande. Om till exempel ett projekt är för en kund och det andra är för din chef, kommer kundprojektet sannolikt att komma först. Om deadlines krockar kan du be om hjälp från dina teammedlemmar och din chef. Se om det finns något arbete du kan delegera eller skjuta upp.

3. Notera deadlines

Om du inte redan har gjort det bör du gå igenom din att göra-lista och se till att varje uppgift har en deadline. Om du inte är säker på vad deadlinen ska vara, välj en deadline som verkar rimlig just nu – du kan alltid uppdatera den senare. 

Precis som prioriteringar visar deadliner vilka uppgifter som är viktigast och när du behöver få arbetet gjort. Utan tydliga deadlines kan du av misstag missa en leverans, även om du hade gott om tid att arbeta med den. Faktum är att otydliga processer är den näst största bidragande faktorn till missade deadlines.

Tips: deadlines gäller inte bara för arbetsprojekt. Du kan skapa dina egna deadliner för personliga uppgifter för att hålla dig själv ansvarig. Om du till exempel planerar att springa ett halvmaraton bör du sätta upp träningsdeadlines för hur många kilometer du ska springa per vecka. Genom att skapa de här deadlinerna kan du se till att du är i form när loppet är här.

4. Identifiera återkommande händelser

När du har noterat deadlines i din att göra-lista online kan du markera alla händelser som inträffar regelbundet. Det kan vara veckovisa teammöten, en månatlig bokklubb eller telefonsamtal med kunder.

Använd sedan en programvara för projekthantering för att programmera återkommande händelser i ditt dagliga schema. På så sätt behöver du inte hålla reda på att omplanera punkter varje vecka eller månad. Med en schemaläggningsmall kan du göra det här ännu enklare genom att skapa ett strukturerat och repeterbart ramverk för återkommande uppgifter, skift eller arbetsflöden.

Tips: Det här är också ett bra tillfälle att göra en snabb granskning av återkommande händelser. Finns det något du gör regelbundet som du borde sluta göra eller delegera till någon annan? 

5. Ordna punkter efter tid, prioritet eller deadline

Det stora ögonblicket har kommit – nu är det dags att ta punkterna på din att göra-lista och ordna dem efter dag och tid. Du kan också sortera dina dagliga uppgifter efter andra preferenser, såsom prioritet eller deadline.

När du lägger till dina punkter i mallen för dagsplanen bör du tänka på stegen ovan. Dina högprioriterade punkter bör utföras först, medan lågprioriterade punkter kan utföras senare under dagen eller veckan. Sprid ut dina återkommande evenemang i din kalendermall i enlighet med detta. När din att göra-lista krymper kommer din dagliga agenda att fyllas. 

Tips: Du kan växla från att göra-listan till kalendervyn för att se hur full din kalender är. Om schemat verkar för fullt kan du lägga till ett extra steg i schemaläggningsprocessen. Ta bort alla uppgifter som inte känns nödvändiga så att du får tid att vila eller göra ändringar.

6. Var flexibel

Nu när du har en tydlig vision av hur ditt dagliga schema kommer att se ut kan du börja arbeta. Det är viktigt att vara flexibel under hela dagen och veckan eftersom schemat du börjar med sannolikt inte kommer att vara exakt som det slutar.

Det bästa med en digital planeringskalender är att det blir enklare att schemalägga uppgifter och mindre krångligt att göra ändringar. Livet är oförutsägbart och svårt att kontrollera. Kunder kan ändra deadliner och dina måndagsmöten kan flyttas till onsdagar. De här ändringarna blir mindre stressiga när du kan justera din dagliga kalender med ett enda klick.

Tips: Du kan använda en programvara för projekthantering som ett fristående schemaläggningsverktyg. De flesta typer av programvaror för projekthantering fokuserar på organisation, anpassning och visualisering. Om du utnyttjar de här funktionerna kan du skapa ett dagligt schema som är funktionellt och flexibelt.

Gratis mall för dagliga scheman

Du kan använda mallen för dagligt schema nedan när du organiserar din att göra-lista. Om du skapar en mall för veckoscheman kan du kopiera den här mallen för varje dag i veckan.

Även om den här mallen för dagliga scheman använder allmänna tidsblock kan du göra schemat mer detaljerat om du vill. Du kan till exempel tilldela uppgift 1 mellan klockan 7 och 7.30 för att meditera. En mall med tidsblock kan hjälpa dig att skapa goda vanor och hålla dig ansvarig för dina mål.

Använda en mall för dagligt schema

Att skapa ett dagligt schema kan förändra hur du hanterar din tid, öka produktiviteten och minska stress. En mall för dagsschema fungerar som en strukturerad guide som gör det möjligt att beskriva dina uppgifter och möten systematiskt. 

Den här guiden visar dig hur du använder en mall för dagligt schema på ett effektivt sätt, så att du får ut mesta möjliga av din dag.

Välj rätt mall

Att hitta rätt mall för ett dagligt schema är det första steget mot att skapa ett schema som passar din livsstil och dina mål. Fundera på vilket format som fungerar bäst för dig, oavsett om det är en enkel mall för en att göra-lista, en mobilapp för veckoplanering eller en utskrivbar mall för daglig planering.

Exempel

Om du är student kanske du föredrar en mall för dagligt schema som innehåller avsnitt för ditt lektionsschema, studietillfällen och raster. Alternativt kan en yrkesverksam välja en mall för ett dagligt arbetsschema med en timvis uppdelning för att hantera möten, projektscheman, dagliga uppgiftslistor och e-postmeddelanden på ett effektivt sätt.

Anpassa efter dina behov

När du har valt en mall är nästa steg att anpassa den så att den passar din dagliga rutin. Det innebär att lägga till eller ta bort avsnitt för att matcha dina specifika behov och se till att det är ett funktionellt verktyg som du kan lita på varje dag.

Du kanske vill ha en mall för dagsplanering med en minimalistisk design och alternativ för att föra en bullet journal. Eller kanske en molnbaserad daglig planerare med integreringar för Slack, Google Dokument och Google Kalkylark, anpassningsbara teckensnitt för olika dagliga aktiviteter, platser att placera din Business-logotyp och påminnelseaviseringar eller klistermärken för födelsedagar och helgdagar.

Exempel

Föreställ dig att du är en frilansare med flexibla arbetstider. Du kan anpassa din mall för dagligt schema för att inkludera blockering av tidsluckor för kundarbete, personliga projekt, viktiga uppgifter och administrativa uppgifter. Den här anpassningen gör ditt schema till ett kraftfullt verktyg för att balansera olika dagliga aktiviteter och olika arbetsflöden.

Prioritera viktiga uppgifter

Bestäm vilka uppgifter som är viktigast och tilldela dem tidsluckor i enlighet med det. Detta säkerställer att du fokuserar på högprioriterade punkter som bidrar avsevärt till dina mål.

Exempel

Om en slutförd projektrapport är din högsta prioritering för dagen kan du schemalägga den under dina mest produktiva arbetstimmar. På så sätt ser du till att du lägger din bästa energi och fokus på den här viktiga uppgiften. Det kan stärka kvaliteten på arbetet och effektiviteten.

Lägg till pauser

Att inkludera raster i din mall för dagliga scheman hjälper till att upprätthålla produktivitet och välbefinnande. Raster förebygger utbrändhet, fräschar upp sinnet och ökar kreativiteten. De är en viktig del av din dagliga rutin.

Exempel

Tänk dig ett scenario där du arbetar från startsidan. Du kan schemalägga korta pauser varje timme för att sträcka på dig, ta en kopp te, kolla dina sociala medier eller gå ut och f�� lite frisk luft. De här pauserna hjälper dig att rensa tankarna och göra det lättare att ta itu med varje punkt på din dagliga agenda med förnyad energi och fokus.

Granska och justera regelbundet

Ett dagligt schema är inte hugget i sten. Det är viktigt att regelbundet granska och justera det baserat på ändrade prioriteringar, deadliner och personliga åtaganden. Den här flexibiliteten gör att du kan hålla dig på rätt spår, även när oväntade händelser inträffar.

Exempel

Granska dina dagliga uppgifter från hela veckan för att se vad som fungerade bra och vad som inte fungerade. Du kanske upptäckte att du är mer produktiv på morgonen än på eftermiddagen. Använd den insikten för att justera ditt timschema för nästa vecka och prioritera viktiga uppgifter på morgonen.

Reflektera över din dag

Reflektion är ett kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring. I slutet av dagen kan du ta några minuter för att reflektera över dina dagliga aktiviteter, vad du har åstadkommit och de utmaningar du har stött på. Det kan hjälpa dig att göra justeringar i din mall för dagligt schema för framtida användning.

Exempel

Om du märkte att en viss uppgift tog längre tid än väntat kan du överväga att avsätta mer tid för liknande uppgifter i framtiden. Om du å andra sidan har åstadkommit mer än planerat kan du fundera på hur du kan utnyttja den effektiviteten i dina kommande projektscheman.

Att använda en mall för ett dagligt schema effektivt kräver lite försök och misstag, men med de här stegen kan du skapa en daglig rutin som ökar din produktivitet och hjälper dig att hantera din tid bättre. Kom ihåg att målet är att få din dagliga agenda att fungera för dig, inte tvärtom.

Tre sätt att organisera din mall för dagliga scheman

Det finns olika sätt att organisera mallen för dagsplanen. Du kanske föredrar att fokusera på en tidsram när du arbetar, eller så är du kanske mer uppgiftsorienterad. Överväg alternativen för att formatera ditt dagliga schema nedan:

Per timme

En timplanerare är det traditionella sättet att organisera ett dagligt schema. För att skapa ett timschema följer du stegen ovan och tilldelar tider för dina viktiga uppgifter. Det här schemat ger en tydlig struktur för varje del av din dag. Dessutom kan du även schemalägga åtaganden utanför arbetet, som en läkartid efter arbetstid. 

Efter prioritet

Om du föredrar ett dagligt schema utan tider kan du lista dina uppgifter efter prioritet och arbeta från den här listan under hela dagen. Det kan verka som en enkel att göra-lista, men du måste ändå justera dina prioriteringar för dagen. Dina prioriteringar kommer till exempel att ändras beroende på möten, ärenden, evenemang och bokningar som inträffar den dagen.

Nedan ser du ett dagligt schema sorterat efter prioritet med hjälp av Asanas programvara för arbetshantering:

Efter deadline

Att sortera din dagliga agenda efter deadliner kan ge en känsla av brådska till din dag. Att se vilka projekt som ska vara klara visar vad som bör komma först i din dagsplanerare. Precis som din prioriteringslista kommer din lista över deadliner att ändras varje dag. Varje morgon måste du gå igenom din att göra-lista och fylla i återkommande händelser eller engångsåtaganden.

Välja den bästa mallen för dagliga scheman

Känner du dig överväldigad av alla tillgängliga mallar för dagliga scheman och är osäker på vilken som passar din livsstil och dina mål bäst? Att hitta den perfekta mallen kan effektivisera din dag, öka produktiviteten och göra tidshanteringen enkel.

Låt oss undersöka hur du gör det valet genom att överväga dina dagliga vanor, preferenser och komplexiteten i ditt arbetsschema. Att förstå ditt eget arbetsflöde är nyckeln till att välja en mall för dagligt schema som förbättrar din produktivitet och passar in i ditt liv.

Pappersmallar eller digitala mallar för daglig planering

Valet mellan en pappersmall och en digital mall för daglig planering är mer än bara en fråga om preferens. Det återspeglar ditt personliga arbetsflöde och hur du interagerar med dina uppgifter och möten under dagen.

Mallar för daglig planering i papper

Utskrivbara mallar för daglig planering erbjuder en konkret upplevelse som många tycker är tillfredsställande. Att skriva ner dina uppgifter kan hjälpa dig att komma ihåg information och ge dig friheten att klottra, markera och fysiskt bocka av slutförda uppgifter, vilket kan vara otroligt tillfredsställande.

Dagoplanerare i papper är perfekta för de som uppskattar en paus från skärmar och tycker om att skriva för att organisera sina tankar och åtaganden.

Digitala mallar för daglig planering

Digitala mallar för dagliga planeringar passar å andra sidan den tekniskt kunniga individen som värdesätter bekvämlighet och effektivitet. Med digitala mallar kan du synkronisera ditt schema mellan olika enheter och se till att du alltid har tillgång till dina planer oavsett var du befinner dig.

Digitala planeringskalendrar kan enkelt redigeras, erbjuda påminnelser och integreras med andra appar och verktyg du använder. Detta gör dem till ett kraftverk för de som jonglerar flera projekt eller har en hektisk livsstil.

Appar och verktyg

När du har bestämt dig för formatet för din dagliga schemaläggningsplanerare är nästa steg att välja de specifika appar och verktyg som kommer att tjäna dig bäst. Den digitala planeringsvärlden är enorm, med alternativ som sträcker sig från enkla appar för att göra-listor till omfattande planeringssystem som integreras med din e-post, kalender och projekthanteringsverktyg.

För de som föredrar digitala lösningar erbjuder appar som Asana kraftfulla anpassningsmöjligheter, från enkla datum- och tidsangivelser till komplexa projektplaneringsfunktioner. De här verktygen kan hjälpa dig att hantera inte bara ditt dagliga schema utan också ditt övergripande projektarbetsflöde och dina livsmål.

Till skillnad från ett skrivet dagligt schema har en schemaläggningsapp följande fördelar:

• Prioriterar uppgifter och händelser

• Ger utrymme för sammanhang

• Kan delas med teammedlemmar

• Alltid tillgänglig online

• Gör det möjligt att skapa flera kalendrar på ett och samma ställe.

Att välja den bästa mallen för ett dagligt schema handlar om att förstå ditt personliga produktivitetsflöde och matcha det med rätt verktyg.

Om du letar efter ett schemaläggningsverktyg online kan du prova Asana. Asana är en arbetshanteringsplattform som hjälper dig att organisera arbetet så att du vet vad som behöver göras och när det behöver göras.

Varför är det viktigt med ett dagligt schema?

När du skapar ett dagligt schema gör du mer än att bara beskriva dagens uppgifter. En mall för ett dagligt schema kan förbättra ditt tankesätt, hjälpa dig att förbereda dig för kommande evenemang och ange tonen för hur resten av veckan kommer att se ut.

Här är några fördelar med att skapa ett dagligt schema:

• Skapar goda vanor

• Skapar struktur

• Förhindrar förhalning

• Ökar produktiviteten.

• Minskar stress

• Sparar tid

• Förbättrar fokus

Forskning visar att rutiner gynnar vårt välbefinnande. "Att utföra rutinaktiviteter minskar stressen genom att göra situationen mer kontrollerbar och förutsägbar", säger Indumathi Bendi, M.D., primärvårdsläkare på Piedmont. "Beredskap är ett viktigt sätt att förebygga stress."

Bemästra tidshantering med en mall för dagliga scheman

Att skapa ett dagligt schema är ett bra sätt att bemästra tidshantering och känna mer kontroll över sitt liv. Med rätt planeringskalender får du struktur i din dag samtidigt som du har flexibiliteten att göra ändringar när de uppstår. 

Du behöver inte välja hur du ska ordna ditt dagliga schema när du använder en programvara för projekthantering. Om du vill se schemat sorterat efter deadline eller prioritet kan du växla mellan alternativen högst upp på sidan. Du kan också visa schemat som en månadskalender och samarbeta med teammedlemmar i deras kalendrar.