Trött på att missa deadlines? Vi kan hjälpa dig.

Ingen vill missa en deadline. Men förseningar inträffar trots våra bästa insatser, och anställda missar 15 % av sina deadliner på grund av faktorer som en storm av möten, osäkra prioriteringar och otydliga processer. Och även om det aldrig känns bra att skjuta upp slutdatum är det ibland oundvikligt. 

Att missa deadlines är stressande, men lösningen är inte att bli av med dem helt och hållet. Som chef är det bästa du kan göra att hjälpa ditt team att sätta upp slutdatum som de realistiskt sett kan klara utan att bli utmattade. Om arbetet blir överväldigande och missade deadliner är oundvikliga kan du hjälpa teammedlemmarna att prioritera, dela upp och ta itu med sina viktigaste uppgifter.

Missade deadlines: Varför är det viktigt?

Det finns en anledning till att det finns deadlines. De hjälper till att få arbetet att flyta på genom att ställa förväntningar på när uppgifter ska vara slutförda, så att teamet kan planera och organisera arbetet på ett korrekt sätt. De motiverar också intressenter att slutföra uppgifter, så att projektet kan fortsätta framåt utan att fastna på en viss uppgift. 

Att missa för många deadlines är en av de främsta orsakerna till att projekt misslyckas. Det kan: 

• Orsaka förseningar och försätta projekt i riskzonen.

• Störa team och tvärfunktionella arbetsflöden. 

• Skapa flaskhalsar och hindra andra team från att slutförd sitt arbete. 

• Förtroendet minskar med tiden, särskilt om intressenter känner att de inte kan lita på att teamet slutför sina uppgifter. 

• försämra teammoralen. 

När deadliner blir giftiga

Deadlines bör hjälpa teamet att ta kontroll över sitt arbete. De ska inte få arbetet att kännas överväldigande eller utom kontroll, vilket kan hända när intressenter fastställer slutdatum utan att teamets medverkan. I slutändan är deadliner mest effektiva när de fastställs i samarbete, särskilt när tvärfunktionella intressenter tilldelar leveranser till teamet. Att komma överens om deadlines hjälper dig att sätta realistiska slutdatum som teamet faktiskt kan uppfylla, så att du inte ständigt behöver reagera och kämpa för att slutföra förfrågningar.

När det inte är möjligt, eller när teamet är bemannat för att stödja en specifik Business-funktion, hjälper det om alla är överens om teamets och företagets mål. På så sätt kan intressenter prioritera verkligt viktigt arbete som stöder övergripande företagsmål (istället för att översvämma din inkorg med oändliga uppgifter med hög prioritet). 

Att ha för många orealistiska deadliner tar bort teamets handlingsfrihet och kontroll över arbetsbelastningen, vilket är en drivande orsak till överbelastning och utbrändhet. Teammedlemmar som missar deadliner känner ofta att de ständigt misslyckas och gör andra besvikna, även om de slutför en rimlig mängd arbete. På lång sikt kan det här dra ner teammoralen. 

Varför missar du deadlines? 

I motsats till vad många tror beror missade deadlines inte alltid på dåliga arbetsvanor eller produktivitetsproblem. Det finns många faktorer som kan göra att du och ditt team missar deadliner, till exempel:

• Otydliga prioriteringar: Att inte förstå vad som är viktigast och vad man ska arbeta med först. 

• Ändringar i projektomfattning: Att lägga till ytterligare leveranser till ett projekt eller ändra krav under ett uppdrag. 

• Brist på planering: Att inte ta sig tid att arbeta bakåt från en deadline och planera vad du behöver åstadkomma och när. 

• Felaktig uppskattning: Att inte förstå hur lång tid vissa uppgifter kommer att ta. 

• Konkurrerande prioriteringar: Att ha för många högprioriterade uppgifter i teamet samtidigt.

• Orealistiska deadliner: Förfrågningar i sista minuten, snäva leveranstider och liknande situationer där teamet inte realistiskt sett kan slutföra arbetet i tid. 

• Oförutsedda hinder: Incidenter som tvingar dig att pausa arbetet, till exempel programvarubuggar, teammedlemmar som slutar eller andra oväntade problem. 

• Intressenter som inte är engagerade: Svårigheter att få andra att slutföra uppgifter i tid, särskilt om du inte kan börja arbeta förrän de är slutförda.

• Brist på fokustid: Att ha för många möten och inte tillräckligt med tid för att faktiskt få saker gjorda. 

Så här förhindrar du missade deadliner

Att förhindra missade deadliner handlar om mer än att bara försöka bli mer produktiv. I stället för att bara försöka arbeta snabbare och få mer gjort är det bättre att överväga de underliggande problemen som bidrar till problemet. På så sätt kan du leverera arbetet i tid utan att överarbeta och utbränna ditt team. 

Det här kan du göra: 

1. Tydliggör prioriteringar

Tydliga prioriteringar hjälper teamet att förstå vilket arbete som är viktigast, så att de kan ta itu med viktiga uppgifter först innan de går vidare till andra uppgifter. Det är särskilt användbart när teamet har mycket att göra och inte kan få allt gjort på en gång. I stället för att skynda för att slutföra allt kan du se om du kan skjuta upp slutdatum för uppgifter med lägre prioritet eller delegera dem till ett annat team. 

Vet du inte var du ska börja? Så här tydliggör du dina prioriteringar: 

• Koppla det dagliga arbetet till målen: När du förstår hur vardagliga uppgifter bidrar till teamets och företagets mål är det lättare att se vad som är viktigt och vad som inte är viktigt. Det är till exempel vettigt att prioritera ett projekt för bildoptimering om det bidrar till ett företags mål att förbättra webbplatsens laddningshastighet. För att frigöra arbetstid kan du nedprioritera en mindre viktig uppgift för att organisera ditt interna teams dokumentation. Det betyder inte att du inte ska arbeta med uppgifter med lägre prioritet, utan bara att du kan skjuta upp leveransdatum för att ge teamet extra tid. 

• Prioritera din att göra-lista: Prioritering fungerar bäst när du gör det varje dag. Prova att skapa en Eisenhower-matris för att organisera uppgifter efter hur brådskande och viktiga de är. Den här prioriteringstekniken hjälper dig att dela in uppgifter i fyra grupper: gör, delegera, schemalägg och ta bort. 

2. Ha ett system för att hålla koll på projekt och deadlines

Att konsekvent hålla deadlines kräver planering, och det är svårt att planera om du inte vet vilket arbete som väntar och hur lång tid det kommer att ta. För att få den klarhet du behöver kan du organisera alla projekt och deadliner på ett centralt ställe, så att du enkelt kan se vad du arbetar med, vad som kommer att hända och hur lång tid teamet har på sig att producera varje leverans. 

3. Se till att deadlines är viktiga

Deadlines ska inte vara godtyckliga. Teammedlemmarna bör förstå varför du har valt specifika slutdatum så att de har tillräckligt med sammanhang (och motivation) för att få saker gjorda i tid. Om teamet vet att deadliner inte är verkliga är det mindre press att uppfylla dem, och med tiden kan teammedlemmar börja ignorera slutdatum helt och hållet. 

Slutdatum har alltid ett syfte, även om det inte finns någon riktig deadline att möta. De kan också hjälpa dig att uppnå teammål och milstolpar, till exempel att skriva ett visst antal artiklar per månad. Även om det inte finns någon extern press att publicera varje artikel i tid hjälper deadlines ditt team att planera sina egna scheman och konsekvent gå vidare med arbetet. 

4. Ange realistiska slutdatum

Om du konsekvent vill hålla deadliner måste du se till att du avsätter tillräckligt med tid för att få saker gjorda. När man ställer in slutdatum är det lätt att falla offer för ”planeringsmisslyckandet” – ett psykologiskt fenomen där människor underskattar den tid det tar att slutföra en uppgift, även om de vet att liknande uppgifter tidigare har tagit längre tid. I stället för att välja en realistisk deadline baserat på vår erfarenhet tror vi att det ”den här gången” kommer att bli annorlunda och att vi kan arbeta snabbare. 

Det första steget för att undvika planeringsmissbedömningar är medvetenhet. Om du vet att det finns en risk för att det händer kan du vara mer självmedveten när det händer. Dessutom är det alltid bättre att avsätta lite mer tid än du tror att du behöver. 

5. Förstå beroenden

Projektberoenden är uppgifter som är beroende av slutförandet av en annan uppgift. Till exempel måste apputvecklare utföra användartester innan de slutför en produktdesign. Den ena uppgiften måste slutföras innan den andra kan påbörjas, så om den första uppgiften försenas måste den andra också skjutas upp. 

När du planerar projekttidslinjen är det viktigt att förstå beroenden så att du kan se till att uppgifterna slutförs i rätt ordning. På så sätt kan du undvika flaskhalsar och hålla arbetet igång. 

6. Ta bort distraktioner för att förbättra fokus

I dagens hektiska arbetsmiljö är distraktioner normen snarare än undantaget. Aviseringar från olika appar som e-post och Slack styr dagen. Faktum är att mer än hälften av medarbetarna känner att de måste svara på aviseringarna omedelbart och mer än en tredjedel att det oändliga antalet meddelanden är överväldigande. 

Du betalar en mental kostnad varje gång du kollar aviseringar, och det kan ta upp till 20 minuter att återfå fokus efter ett avbrott. Det innebär att om du kollar Slack tre gånger under loppet av en timme kanske du inte kan få något viktigt arbete gjort. 

Prova de här teknikerna för att hjälpa ditt team att begränsa distraktioner och förbättra fokus: 

• Uppmuntra ditt team att använda stör ej-lägen för kommunikationsappar såsom Slack och e-post.

• Lägg telefonen i en låda eller utom synhåll så att du inte frestas att kolla meddelanden eller sociala medier. Forskning visar att bara det att se telefonen i närheten kan minska fokus. 

• Schemalägg kalenderblock för att uppmuntra flöde och fokuserat arbete, så att folk vet att du kan vara långsam med att svara. 

• Samla appar och verktyg i en arbetshanteringsplattform för att minska kontextbyten. 

• Gör en mötesgranskning för att eliminera onödiga möten och frigöra kalenderutrymme för fokustid. 

7. Prova en strategi för tidshantering

För att hålla deadliner måste du kunna hantera din tid. Om du eller någon i teamet kämpar med att skjuta upp saker kan du prova en av de här strategierna för tidshantering för att hålla dig fokuserad på uppgifterna: 

• Pomodoro-tekniken: Schemalägg arbetssessioner på 25 minuter och pauser på 5 minuter.

• Tidsblock: Planera varje del av din dag. 

• Timeboxing: Skapa en ”timebox” där du strävar efter att slutföra en viss uppgift inom en viss tidsram. 

• Ät grodan: Ta itu med den svåraste uppgiften först innan du gör något annat arbete. 

• Paretoprincipen: Fokusera på de uppgifter som har störst inverkan för att maximera avkastningen på din tid. 

• Metoden Getting Things Done (GTD): Skriv ner allt du behöver göra p�� ett och samma ställe, så att du kan frigöra mental energi och prioritera ditt arbete. 

Vad du kan göra när du missar en deadline

Alla missar en deadline då och då. Uppmuntra teammedlemmarna att följa de här stegen i stället för att klandra sig själva eller någon annan. Det hjälper dig att gå vidare, hantera situationen proaktivt och minimera påverkan för intressenter. 

1. Säg till så fort du tror att du kommer att missa en deadline. Ju mer förvarning du kan ge, desto bättre. Det ger intressenterna tid att justera sin tidslinje för att anpassa sig till förseningen. 

2. Förklara vad som har hänt. Det är okej att ge en förklaring när du missar en deadline, men försök att hålla det som en sammanfattning så att du kan fokusera på lösningar snarare än att skylla på någon. 

3. Erbjud lösningar. Tänk på vad du kan erbjuda för att kompensera för besväret med att missa en deadline. Du kan till exempel lämna in en råare version av det du har slutfört hittills eller förlänga deadlinen för en mer polerad leverans. 

4. Utvärdera dina prioriteringar och föreslå en ny (realistisk) deadline. Gör en bedömning av allt du har att göra. När kan du realistiskt sett förvänta dig att få uppdraget slutfört med tanke på allt annat du arbetar med? Att sätta en ny deadline hjälper dig (och intressenterna) att planera hur ni ska gå vidare, i motsats till att ständigt oroa er för en försenad uppgift eller bara skynda er att få den klar så snart som möjligt. 

5. Uppdatera projekttidslinjen och eventuella beroenden. Om din missade deadline är en del av ett större projekt kan du justera andra uppgifter för att se till att det fortfarande finns tillräckligt med tid för att slutföra allt. Om någon till exempel väntar på att du ska påbörja en uppgift kan hen behöva extra tid om du missar din deadline. 

6. Var inte för hård mot dig själv. Alla missar deadlines då och då. Det viktiga är att lära sig av erfarenheten och ändra tillvägagångssättet till nästa gång. 

Använd deadliner som ett verktyg 

Deadlines är inte din fiende, de är ett organisationsverktyg. Att sätta tydliga och realistiska deadlines kan hjälpa dig att ta kontroll över teamets arbete och hålla igång projekten. Det innebär att slutdatum kan hjälpa till att skapa struktur och hålla alla samordnade, i stället för att lägga till stress i ditt liv.