Känner du dig överväldigad på jobbet? Det här kan du göra.

Alla känner sig överväldigade ibland. Arbetet kan vara hektiskt och intensivt, med snäva deadliner, möten och aviseringar som kommer från alla håll. Med allt detta är det svårt att fokusera och få saker gjorda, särskilt när du också kämpar med stress över din arbetsbelastning. 

Men arbetet behöver inte vara utom kontroll. Om du har svårt att hänga med finns det konkreta åtgärder du kan vidta för att må bättre och förbättra din arbetsbalans. 

Vad innebär det att känna sig överväldigad på jobbet?

Att känna sig överväldigad på jobbet är en känsla av ångest på grund av mängden eller svårigheten i det arbete du har tilldelats. När du är överväldigad känner du ofta att du inte hinner med arbetsbelastningen eller att du inte har de färdigheter eller det stöd du behöver för att göra ett bra jobb. 

Om du känner dig överväldigad på jobbet är du inte ensam. Forskning visar att 80 % av kunskapsarbetarna världen över känner sig utarbetade och nära utbrändhet, medan 62 % känner av bluffsyndromet – en känsla av självtvivel i samband med arbetsprestationer. Det innebär att majoriteten av arbetstagarna känner att de har för mycket att göra och att de inte presterar tillräckligt bra. Med andra ord känner de sig överväldigade. 

Arbetets anatomi – särskild rapport: den outforskade kopplingen mellan bluffsyndromet och utbrändhet

Utbrändhet och bluffsyndrom har historiskt sett studerats som två separata fenomen. I den här rapporten kopplar vi samman punkterna för att hjälpa ledare att minska utbrändhet och öka bibehållandet av anställda.

Ta del av insikterna

Vanliga orsaker till att känna sig överväldigad på jobbet

Om du känner dig överväldigad på jobbet finns det en anledning till det. Här är några vanliga orsaker till den här typen av arbetsstress: 

• Att ha för mycket att göra och inte tillräckligt med tid.

• Att ha för många deadliner samtidigt.

• Att säga "ja" till för många förfrågningar. 

• Att känna press att utföra uppgifter utanför din arbetsbeskrivning. 

• Att inte ha de färdigheter eller verktyg du behöver för att göra ditt jobb bra. 

• Brist på stöd från din chef eller dina medarbetare. 

• Att inte veta vilka uppgifter som är viktigast.

• Många brådskande uppgifter i sista minuten.

• Otydliga processer och roller, så att du ständigt är osäker på vad du ska göra och vem du ska prata med. 

Så här vet du om du känner dig överväldigad på jobbet

Ibland är det tydligt när du känner dig överväldigad, men andra gånger kan det vara svårt att förstå varför du kämpar. Om du har det svårt kan du hålla utkik efter de här vanliga tecknen:   

• Du känner konstant ångest över uppgifter, möten och deadliner. 

• Tänker på arbetet hela tiden, även på kvällar och helger. 

• Att känna att du behöver arbeta extra för att komma ikapp. 

• Du känner dig rädd för att gå till jobbet. 

• Känner dig pessimistisk inför framtiden och din förmåga att utföra uppgifter. 

• Att skjuta upp uppgifter. 

• Känner dig fysiskt, mentalt eller känslomässigt utmattad.

• Har problem med att klara av dagen. 

• Att känna att du är ensam och att ingen kan hjälpa dig.

Att känna sig överväldigad är svårt och kan påverka alla områden i ditt liv. Om du upplever någon av ovanstående känslor är det viktigt att erkänna och ta itu med dina känslor istället för att försöka pressa dig igenom. Även om det är frestande att ignorera negativa känslor och gå vidare till nästa uppgift kan det leda till utbrändhet och påverka ditt arbete på lång sikt. Ta istället ett steg tillbaka och erkänn dina känslor, så att du kan vidta åtgärder för att ta itu med de bakomliggande orsakerna som får dig att känna dig överväldigad. 

Vad du kan göra om du känner dig överväldigad på jobbet

När du känner dig överväldigad är det svårt att tänka klart eller göra ditt bästa, och det är helt normalt. Vi kan inte bara trycka på en knapp och få dåliga känslor att försvinna, men vi kan ta ett steg tillbaka, se till helheten och vidta konkreta åtgärder för att förbättra våra arbetsliv. Så här gör du. 

1. Identifiera den underliggande tanken du har

När du känner dig stressad eller orolig på jobbet finns det vanligtvis en underliggande tanke bakom den ångesten – något du tror på eller en historia du berättar för dig själv som förstärker dina känslor. Det betyder inte att det inte finns en giltig anledning till att du känner dig överväldigad, som att ha för mycket att göra eller inte ha tillräckligt med stöd. Men för att gå vidare med en lösning måste du identifiera den underliggande tanken som förstärker din stress. 

Du kan till exempel ha en eller flera av följande tankar som svar på din arbetssituation: 

• "Jag ligger efter på jobbet och kommer aldrig att komma ikapp."

• "Jag måste säga ja till allt, annars är jag ett misslyckande."

• "Om jag missar den här deadlinen betyder det att jag har misslyckats."

• "Om jag inte gör ett bra jobb kommer jag att få sparken."

• "Om jag ber om hjälp kommer jag att framstå som en bedragare."

2. Se helheten 

Det är normalt att ibland ha negativa tankar. Men när du gör det, kom ihåg att dessa tankar inte alltid är sanningen – och det finns förmodligen andra delar av historien som du inte överväger. För att fullt ut förstå vad som pågår och vidta åtgärder måste du ta ett steg tillbaka och överväga helhetsbilden. 

Börja med att skriva ner svaren på följande frågor. Målet med frågorna är att utöka ditt perspektiv och överväga både det positiva och det negativa i din situation. Det handlar inte om att se det positiva i dåliga känslor, utan snarare om att få den opartiska information du behöver för att välja ett effektivt tillvägagångssätt. 

• Vad är beviset för att min underliggande tanke är sann? Inte sant? 

• Finns det en alternativ förklaring? 

• Vad är det värsta som kan hända? Hur skulle jag klara av det? Vad är det bästa som kan hända? Vilket är det mest realistiska resultatet? 

• Vad ska jag göra åt det? 

• Om min bästa vän var i samma situation, vad skulle jag säga till honom eller henne? 

Exempel 

Här är ett verkligt exempel på hur någon kan svara på var och en av dessa frågor. 

Underliggande tanke: Jag ligger efter på jobbet och kommer aldrig att komma ikapp.

Vad är bevisen för att den automatiska tanken är sann? Inte sant? 

Bevis för:

• Jag missade en deadline i dag.

• Jag har två projektförslag som ska lämnas in på fredag.

• Jag har aldrig skrivit ett projektförslag tidigare och jag vet inte hur man gör.

• Jag har inte tid att få saker gjorda på grund av alla mina möten. 

Bevis mot: 

• Den senaste deadline jag missade var för över två månader sedan. 

• Mina kollegor har missat deadliner tidigare och det var okej. 

• Jag har varit framgångsrik på jobbet tidigare – även om jag ibland kände mig överväldigad.

• Tidigare har jag kunnat lära mig nya färdigheter på jobbet. 

• Jag kan be om hjälp med mina projektförslag.  

• Jag kan be min chef att hjälpa mig att delegera och prioritera uppgifter. 

• Jag kan flytta eller avboka några av mina icke-viktiga möten den här veckan. 

• Jag har inte fått någon negativ feedback på min prestation. 

Finns det en alternativ förklaring? 

Jag kanske lägger mer press på mig själv än jag borde. Jag vill göra allt perfekt, vilket kan hindra mig från att se att jag faktiskt gör ett bra jobb. 

Vad är det värsta som kan hända? Hur skulle jag klara av det? Vad är det bästa som kan hända? Vilket är det mest realistiska resultatet? 

I värsta fall: Jag ligger hela tiden efter och får till slut sparken. 

Hur du skulle hantera det: Jag har hittat ett nytt jobb tidigare och jag kan göra det igen. 

Det bästa fallet: Efter den här veckan blir min arbetsbelastning lättare och jag kan enkelt komma ikapp. 

Det mest realistiska resultatet: Det kommer att ta ett tag att känna mig bekväm i min roll eftersom jag behöver lära mig nya färdigheter och be om hjälp. Men jag kommer så småningom att känna mig säkrare på mina förmågor.

Vad ska jag göra åt det? 

• Låta min chef veta att jag känner mig överväldigad. Fråga henne om jag kan flytta fram några deadlines för att komma ikapp och lära mig de färdigheter jag behöver. 

• Be om hjälp med mina projektförslag. 

• Prioritera mina uppgifter och ta itu med de viktigaste först. 

• Delegera alla uppgifter jag kan. 

• Flytta eller avboka några av mina icke-viktiga möten den här veckan. 

Om min bästa vän var i samma situation, vad skulle jag säga till dem? 

Det kan ta lång tid och du kommer att behöva be om hjälp, men du kan komma ikapp och lära dig de färdigheter du behöver för att känna dig trygg på jobbet.  

Arbetets anatomi – särskild rapport: den outforskade kopplingen mellan bluffsyndromet och utbrändhet

Utbrändhet och bluffsyndrom har historiskt sett studerats som två separata fenomen. I den här rapporten kopplar vi samman punkterna för att hjälpa ledare att minska utbrändhet och öka bibehållandet av anställda.

Ta del av insikterna

3. Vidta åtgärder 

Nu när du har tagit dig tid att analysera dina känslor och överväga helheten är det dags att vidta åtgärder. Du har redan listat nästa steg i avsnittet ”Vad ska jag göra åt det?” frågan ovan – nu behöver du bara följa dessa steg. 

Vilka åtgärder du vidtar beror på din specifika arbetssituation. Men om du inte vet vad du ska göra härnäst finns här några vanliga lösningar på att känna sig överväldigad på jobbet: 

• Prata med din chef: När du känner dig överväldigad är kommunikation viktigt. Ha en konversation med din chef och var ärlig om din arbetsbelastning. Låt dem veta om du ligger efter och behöver hjälp med att prioritera arbetet och justera deadliner. Chefer finns där för att hjälpa till, och de har säkert känt likadant förut. 

• Be om hjälp eller delegera: Driften att hjälpa andra är inbyggd i vårt genom, vilket innebär att människor är mer villiga att hjälpa till än man tror. Att be om hjälp är faktiskt ett utmärkt sätt att bygga upp en relation med kollegor. När du delegerar ska du se till att ge mycket sammanhang, förtydliga uppgiftens prioritet och ge din teamkollega mycket beröm. 

• Prioritera: Prioritering är det bästa sättet att se till att du tar itu med de viktigaste uppgifterna först. Prova att skapa en Eisenhower-matris för att dela in uppgifter i fyra rutor: uppgifter med hög prioritet som du ska göra först, uppgifter som du ska planera för senare, uppgifter som du ska delegera och uppgifter som du kan ta bort.

• Dela upp större uppgifter: Om du känner dig överväldigad av ett stort projekt kan du prova att dela upp det i mindre uppgifter. Det gör det enklare att se hur du ska slutför ditt initiativ. Dessutom hjälper mer tillgängliga kortsiktiga mål dig att komma igång, bekämpa perfektionism och uppnå snabba vinster direkt.

• Börja säga nej: Om du känner dig överväldigad av att säga ja till för många förfrågningar är det dags att börja säga nej. Att tacka nej till intressentförfrågningar kan vara svårt, men det är ofta viktigt för att upprätthålla en rimlig arbetsbelastning. Var öppen med intressenter om din arbetskapacitet och be din chef att kliva in och stötta dig vid behov. 

• Justera deadliner: Alla missar deadliner ibland. När du missar ett slutdatum är det viktigaste att uppdatera det till när du realistiskt kan slutföra uppgiften. På så sätt har du en konkret plan som du kan dela med intressenterna, i stället för en försenad uppgift som stressar dig. 

• Sätt gränser: När du känner dig överväldigad är det frestande att jobba längre för att komma ikapp. Det kan dock snabbt leda till utbrändhet och i slutändan kosta dig mer tid i det långa loppet. Sätt i stället gränser för att se till att ditt arbetsliv inte inkräktar på ditt privatliv – och kom ihåg att balans mellan arbete och privatliv och ledighet är viktigt för att du ska kunna ladda om. 

• Fokusera på en sak i taget: Det är lika frestande att multitaska i hopp om att få mer gjort på kortare tid. Men multitasking slösar faktiskt bort mer tid än den sparar, eftersom det kräver en betydande insats för din hjärna att växla mellan uppgifter. Istället för att multitaska kan du avsätta tidsblock utan distraktioner för att fokusera på en enda uppgift. Kom ihåg att bygga in korta pauser medan du arbetar så att du kan ladda om. 

4. Var snäll mot dig själv

När du känner dig överväldigad är det ofta ett tecken på att du behöver pausa och fokusera på dig själv. Din fysiska och mentala hälsa bör alltid komma först, så ta den tid du behöver för att ladda om och återhämta dig. Ta en paus, ta några djupa andetag, gå ut eller prata med en vän. Och kom ihåg att även om du fortfarande känner dig överväldigad eller orolig efter att ha gått igenom de här stegen, betyder det inte att du inte hanterar situationen bra. Du gör allt du kan för att erkänna och hantera din arbetssituation, och du kommer inte alltid att känna dig så överväldigad som du gör just nu. 

Råd för chefer: Vad du kan göra om din närmaste medarbetare känner sig överväldigad

Som chef kan det vara en besvikelse att upptäcka att en närmaste medarbetare känner sig överväldigad. Du kanske undrar om det finns något du kan göra åt det. Men som chef är du faktiskt bäst lämpad att hjälpa till. 

Det här kan du göra: 

Lyssna

Det är svårt att erkänna att man är överväldigad, så lyssna aktivt på din anställdes oro. Det innebär att undvika att avbryta, lyssna utan att döma och visa positivt icke-verbal beteende som att hålla ögonkontakt och nicka. När din anställd är klar med att prata kan du parafrasera det du hörde tillbaka till hen med dina egna ord för att se till att du förstod. 

Var medkännande

Det är vanligt att känna sig ensam när man är överväldigad, särskilt om man arbetar från startsidan. Faktum är att forskning tyder på att 41 % av arbetstagarna känner sig mer isolerade när de arbetar på distans. 

För att få din anställd att känna sig mindre ensam, bekräfta hens perspektiv. Om du känner dig bekväm med det kan du också berätta att du också har haft det svårt tidigare. Betona att du är på deras sida. Det är inte ditt mål att de ska vara hyperproduktiva och effektiva på bekostnad av deras välbefinnande – du vill i stället prioritera deras välbefinnande så att de kan känna sig engagerade och stärkta.

Kom ihåg att varje anställds resultat är olika. Om en teammedlem berättar att hen är överväldigad är det inte bara för att hen är lat – det är ett allvarligt problem som du måste ta itu med. Undvik att jämföra dem med dig själv i deras situation eller med andra anställda. Fokusera istället på att ge dem de verktyg de behöver för att lyckas. 

Erbjud hjälp

Som chef finns det många sätt att hjälpa din anställd att få grepp om arbetsbelastningen. Det kan vara att prioritera uppgifter, justera arbetsbelastningen så att den anställda inte har för mycket att göra och säga nej till tvärfunktionella partner för den anställdes räkning. 

Med det sagt kan du ibland inte helt ta bort saker från den anställdes arbetsuppgifter eftersom du har en viktig leverans att slutföra. I sådana situationer bör du se om det finns något annat du kan göra. Finns det mindre viktiga uppgifter som du kan omprioritera, eller andra medarbetare som kan hjälpa till för att lätta på bördan? Du kan också hjälpa den anställda att granska sitt möteschema och avgöra om det går att ersätta några av de fysiska mötena med asynkrona uppdateringar. Och om den anställda behöver lära sig nya färdigheter kan du erbjuda dig att lära upp hen själv eller koppla hen till de personer eller resurser som behövs. 

Tydliggör ansvarsområden

Tydliga ansvarsområden säkerställer att den anställda inte behöver slösa tid på att ta reda på vem som ska göra vad. Det hjälper din närmaste medarbetare att hålla sig inom ramen för sin roll i stället för att göra extra arbete, vilket kan skydda mot överbelastning och utbrändhet. På Asana ger vi till exempel teammedlemmar tydligt definierade ansvarsområden. Varje ansvarsområde listar specifikt vad personen är ansvarig för. Dessutom är det dokumenterat och tydligt tillgängligt för alla på företaget. 

Ge feedback

När anställda är överbelastade känner de ofta att de misslyckas eller gör ett dåligt jobb. För att motverka det kan du uppmärksamma deras styrkor genom att ge positiv feedback. Dela med dig av hur deras unika bidrag gynnar teamet och visa uppskattning för allt arbete de har åstadkommit hittills. Lista specifika prestationer för att ge konkreta bevis på att den anställde gör ett bra jobb. 

Ibland kan överbelastade anställda faktiskt prestera dåligt på jobbet. Det kan finnas många olika anledningar till det, till exempel: 

1. De är stressade över att göra ett dåligt jobb, vilket gör att de presterar ännu sämre.

2. De har inte de verktyg och färdigheter som krävs för att prestera bra, eller det stöd de behöver för att förbättra sig.

3. I princip allt annat – problem i privatlivet, hälsoproblem och mycket mer. 

Om det behövs kan du tillsammans med den anställda skapa en prestationsförbättringsplan med genomförbara steg, mål och stöd för att hjälpa hen att komma tillbaka på rätt spår. 

Hör av dig regelbundet

Det kan ta tid för anställda att återhämta sig och komma tillbaka på rätt spår när de känner sig överväldigade, så avsätt tid i ditt individuella möte varje eller varannan vecka för att följa upp. Fråga hur den anställde känner inför arbetsbelastningen, hur projekten går och vad du kan göra för att hjälpa till. Om de fortfarande kämpar, fortsätt att arbeta med dem för att justera arbetsbelastningen, prioritera uppgifterna och förbättra tidshanteringen. 

Förenkla din lista över uppgifter med hjälp av en programvara för projekthantering

Projekthanteringsprogram som Asana kan hjälpa ditt team att förenkla samarbetet, organisera arbetet och känna sig mindre överbelastat. I stället för att växla mellan flera appar under arbetsdagen kan du lagra allt och kommunicera med teamet på en central plats. Det innebär mindre förvirring, mindre bortkastad tid och mer klarhet för teamet. 

Arbetets anatomi – särskild rapport: den outforskade kopplingen mellan bluffsyndromet och utbrändhet

Utbrändhet och bluffsyndrom har historiskt sett studerats som två separata fenomen. I den här rapporten kopplar vi samman punkterna för att hjälpa ledare att minska utbrändhet och öka bibehållandet av anställda.

Ta del av insikterna