Så här använder man mallar för resultatförbättringsplaner

Det är aldrig lätt att berätta för någon i teamet att de behöver förbättras. Men ibland är det oundvikligt. När någon gör ett dåligt jobb måste du ha den konversationen. Men när du gör konversationen handlingsbar och ger dem en tydlig väg mot förbättring, erbjuder du dem chansen att börja (eller börja igen) lyckas i teamet.

En plan för prestationsförbättring (PIP) är ett verktyg som du kan använda för att hjälpa obalanserade teammedlemmar att hitta balansen. Läs vidare för att lära dig vad en mall för en resultatförbättringsplan bör innehålla och hur det här verktyget kan stärka ditt team. 

Vad är en plan för prestationsförbättring?

En plan för prestationsförbättring (PIP) är ett motiverande verktyg som erbjuder individualiserade och genomförbara steg för teammedlemmar att uppnå prestationsmål. Om du har en teammedlem som inte uppnår målen kan du använda en förbättringsplan för att förbättra resultatet genom anpassade åtgärder. 

Vanligtvis träffar du teammedlemmar individuellt för att diskutera prestationsproblem och samarbeta med den teammedlemmen för att skapa en förbättringsplan. Planen för prestationsförbättring bör innehålla en strukturerad plan för framtiden och uppnåeliga mål.

Du kanske undrar när du ska använda en prestationsförbättringsplan jämfört med att välja en mindre formell eller mer allvarlig väg. PIP:ar kan vara användbara i följande situationer:

• När en teammedlem har konsekventa prestationsproblem.

• När du tror att du kan åtgärda en teammedlems prestationsproblem med en handlingsplan

• När du har tillhandahållit alla rimliga anpassningar för teammedlemmen

• När du har tillhandahållit all nödvändig utbildning för tjänsten.

Vissa teammedlemmar presterar dåligt på jobbet eftersom de saknar struktur, men kan trivas med rätt verktyg på plats. Det är precis vad en PIP syftar till att ge.

Användbara tips innan du implementerar en resultatförbättringsplan

Det viktigaste att komma ihåg innan du går in i den här konversationen är att en PIP är utformad för att hjälpa teammedlemmar att förbättras. Se det som en konversation där du ger konstruktiv feedback och skapar konkreta förbättringsåtgärder. Tipsen nedan kan göra det lättare för dig att gå in i en konversation med ett öppet sinne och hjälpa dina teammedlemmar att smälta informationen effektivt.

• Förbered dina teammedlemmar: Om det här är din första PIP-konversation kanske du vill ta upp det utan att ge din teammedlem en förvarning, men genom att förbereda din teammedlem kan du fokusera konversationen på konstruktiva förbättringar. Oavsett hur du tar upp ämnet bör du se till att främja en effektiv kommunikation på arbetsplatsen så att de känner sig bekväma med att uttrycka sig.

• Lyssna aktivt: När ni väl är ansikte mot ansikte bör ditt mål vara att lyssna och försöka förstå. Istället för att lägga skulden på någon, be dem att förklara situationen och allt som kan bidra till deras prestationsproblem. Att prata individuellt med dem kan avslöja problem som du inte var medveten om tidigare, vilket kan påverka den prestationsförbättringsplan som ni skapar tillsammans.

• Var positiv: När du ger konstruktiv feedback till teammedlemmarna ska du ha en positiv inställning. Ett PIP är skrämmande, men i grund och botten är det också en möjlighet att förbättra sig. 

• Hitta grundorsaken till problemet: Att förstå grundorsaken till prestationsproblem är avgörande, och ett individuellt möte kan vara ett bra tillfälle att gräva djupare. Du kanske ser beteenden eller handlingar som beror på en situationsbunden eller personlig grundorsak. Att komma åt den grundläggande orsaken hjälper dig att utveckla en mer lämplig handlingsplan.

• Definiera en tydlig väg till framgång: Att berätta för en teammedlem vad de gör fel är inte till hjälp om du inte erbjuder dem sätt att göra bättre ifrån sig. Det är här som handlingsplanen för förbättringsplanen kommer in.

• Förklara att du kommer att granska framstegen: Medan teammedlemmen arbetar med stegen i sin PIP-plan, låt hen veta att du kommer att vara där för att granska framstegen och motivera hen längs vägen. På så sätt vet de att de inte är ensamma. Det kommer också att hjälpa till att hålla dem ansvariga och på rätt spår med sina mål. 

Vad ingår i en prestationsförbättringsplan?

Innan du anpassar en plan för prestationsförbättring är det viktigt att förstå vad som vanligtvis ingår i en sådan. När du utarbetar din mall bör du ha den här checklistan i åtanke.

• Företagets förväntningar: Det kan vara en standardiserad redogörelse för företagets förväntningar på teammedlemmarnas arbetsprestationer.

• Prestationsöversikt: Avsnittet bör belysa teammedlemmens prestation i förhållande till förväntningarna på rollen.

• Åtgärdsplan: Ange åtgärdspunkter med mätbara steg som teammedlemmen ska uppfylla. Om möjligt, utforma dessa mål som SMART-mål.

• Uppföljningsschema: T:et i SMART står för tidsbegränsad. Varje PIP-mall bör innehålla en tidslinje med milstolpar för förloppet.

• Konsekvenser: Det här avsnittet i planen förbättring av prestationer förklarar vad som kan hända om planen visar sig vara ineffektiv. Det kan inkludera ytterligare eskalering eller eventuell uppsägning.

Skriva en prestationsförbättringsplan

Att skriva en prestationsförbättringsplan kräver ett genomtänkt möte med din teammedlem. Före mötet bör du förbereda de bevis du har för att stödja påståenden om teammedlemmens prestationsproblem. Under mötet kan du och teammedlemmen sedan gå igenom de ovan nämnda delarna en efter en. Använd stegen nedan för att utarbeta en förbättringsplan under mötet.

1. Gå igenom företaget, roller och förväntningar

Det första steget i att skriva en plan för förbättring av prestationer är att gå igenom förväntningarna. Även om teammedlemmar kan ha olika roller och ansvarsområden bör du ha ett allmänt sätt att definiera vad du förväntar dig och vad som räknas som underpresterande.  

Det här uttalandet kommer att fungera som en jämförelse och kan hjälpa dig att förklara eventuella unika problem som dina teammedlemmar står inför. Det bör inte vara första gången som teammedlemmarna ser det här uttalandet när de får sitt PIP. Om du vill att teammedlemmarna ska uppfylla förväntningarna måste du klargöra dessa förväntningar tidigt och ofta. 

Tips: Företaget bör ha en formell dokumentation av vilka förväntningar de har på teammedlemmarna. Se till att dina teammedlemmar alltid har tillgång till de här förväntningarna, även när de inte har prestationsproblem. På så sätt kan alla hålla sig informerade om vad som förväntas av dem.

2. Identifiera förbättringsområden

När du har granskat företagets förväntningar kan du identifiera specifika områden som behöver förbättras. Det innebär att du listar specifika sätt på vilka teammedlemmen inte uppfyller förväntningarna och ger exempel på dennes prestationer.

Även om du måste påpeka problem i en förbättringsplan för att hjälpa teammedlemmar som har det svårt, kan du också utforma det här avsnittet så att det är hjälpsamt och handlingsinriktat. Tips för att göra det här avsnittet mer konstruktivt:

• Uttryck din tro på att teammedlemmen kan förbättra sig.

• Ange endast objektiva problem.

• Inkludera alltid detaljer och fakta för att stödja de problem du hänvisar till 

• Fokusera på problem som har tydliga lösningar. 

• Peka inte ut problem som beror på meningsskiljaktigheter eller brister som teammedlemmen inte kan kontrollera.

• Leta efter grundorsaken till varje problem för att hitta långsiktiga lösningar.

Tips: Ett PIP bör vara objektivt och innehålla fakta – inte subjektiva åsikter baserade på din egen version av vad framgång innebär. Du kan undvika denna omedvetna bias, som kallas subjektiv bedömningsbias, genom att fastställa specifika och tydliga bedömningskriterier och genomföra utvärderingar med flera bedömare för att samla in prestationsdata.

3. Skapa en handlingsplan

Varje PIP bör innehålla en detaljerad handlingsplan för hur teammedlemmen kan förbättra sig. Handlingsplanen kan innehålla mål, milstolpar och ytterligare utbildning. 

Se till att de mål du sätter upp är SMART-mål. SMART-mål är specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbegränsade. Strukturen för smarta mål är idealisk när man skapar en handlingsplan eftersom den ger mätbara mål att följa upp. Det gör att uppföljningsprocessen känns mer strukturerad och konkret.

Tips: Håll koll på din handlingsplan i en central referenskälla, till exempel ett projekthanteringsverktyg. Se till att både du och teammedlemmen har åtkomst till verktyget, så att ni kan se uppdateringar och göra ändringar i realtid. Använd sedan Gantt-diagram för att visualisera milstolpar och följa förloppet.

4. Skapa ett schema för uppföljning

Varje förbättringsplan bör ha ett uppföljningsschema som är i linje med handlingsplanen. Schemat bör innehålla regelbundna kontroller och mentorskap under hela planen för prestationsförbättring.

Ett schema håller teammedlemmarna ansvariga för sina mål och ger ett måldatum för när du förväntar dig att se förbättringar. Det ger också klarhet och struktur för när du ska följa upp och stödja dem under förbättringsprocessen.

Tips: Skapa ett schema och uppgifter med påminnelser för nästa uppföljning. Det ger teammedlemmarna något att se fram emot så att de känner sig motiverade att öka sin produktivitet och prestation.

5. Definiera nästa steg

I det här avsnittet förklarar du vad som kan hända om förbättringsplanen inte fungerar. Om en teammedlem inte kan göra meningsfulla, mätbara förbättringar kanske tjänsten inte är rätt för personen. Rådgör med personalavdelningen eller avdelningschefen för nästa steg.

Exempel på förbättringsplan och gratis mall

Nedan ser du ett exempel på en plan för prestationsförbättring. 

Exempel på scenario: Sally uppfyller för närvarande inte företagets förväntningar eftersom hon ofta missar deadlines, hoppar över teammöten och inte bidrar till teamprojekt. Hennes prestationer måste förbättras om hon vill behålla sin roll, men hennes chef Kat tycker att det är möjligt att förbättra sig. De grundläggande orsakerna till Sallys dåliga arbetsprestationer verkar vara lätta att åtgärda. Med bättre uppgiftshantering, teamsamarbete och vägledning från Kat bör Sally kunna prestera bättre med tiden. 

Exempel på handlingsplan/smarta mål: Under de kommande tre månaderna ska Sally hålla alla deadliner, delta i alla schemalagda möten och bidra till minst ett teamprojekt.

Prova vår kostnadsfria PIP-mall för att effektivisera en handlingsplan och hjälpa ditt team att förbättra sig på jobbet.

Spåra mål för förbättringsplanen

En av de viktigaste delarna i PIP-processen är att övervaka teammedlemmarnas framsteg över tid. Utan det här steget vet du inte om processen fungerar. 

För att göra det bör du se till att dina mål och din handlingsplan finns på samma ställe. Alltför ofta sker målformuleringar i kalkylark eller presentationer, som är separerade från det faktiska arbetet. Utan kopplingen mellan mål och uppgifter kan teammedlemmarna inte tydligt se hur de utvecklas och, viktigast av allt, förbättras. 

Det är därför vi på Asana har integrerat mål i vår produkt. Genom att visualisera mål och uppgifter sida vid sida kan teammedlemmar: 

• Hålla teammedlemmarna ansvariga för sina deadlines.

• övervaka teammedlemmarnas förlopp i realtid

• Spåra förbättringsmål mot tidigare prestationsbedömningar.

• Planera uppföljningsmöten. 

• Inkludera teammedlemmar i processerna för fullständig transparens.

Spåra förlopp för förbättringsplaner med hjälp av en programvara för arbetshantering

Utvecklingsprogram kan skapa en känsla av brådska och motivation hos teammedlemmar som kämpar för att uppmuntra dem att göra sitt bästa. När du hjälper dem att sätta upp prestationsmål kan du använda ett verktyg som Asana för att se dem lyckas i realtid och uppmuntra dem att fortsätta.