Så här skapar du kristallklara punkter att göra

Ett framgångsrikt kickoff-möte för projektet har avslutats och dina teammedlemmar är redo att gå vidare och utföra allt som beslutades under mötet. Men hur vet man exakt vad man ska göra när mötet är över? 

Det är här tydligt kommunicerade punkter att göra kommer in i bilden.

Vad är en att göra-punkt?

En åtgärdspunkt är en uppgift som skapas från ett möte med andra intressenter för att föra ett projekt mot sitt mål. Tänk på dem som handlingsinriktade uppgifter som hjälper dig att uppnå projektets mål. Att göra-punkter kan vara en del av en större handlingsplan eller att göra-lista, och de är lika viktiga för projekthantering som effektiva möten. 

Att göra-punkter kan hjälpa dig att spåra beslut som fattats under ett möte. Dessa punkter att göra kan vara i form av en leverans eller en tillgång. De kan variera från enkla uppgifter, såsom att skicka ett uppföljningsmeddelande, till att skapa en plan för ett helt projekt, såsom att skapa ett Gantt-diagram för en ny annonskampanj. Använd en mötesagenda för att spåra vilka punkter som behöver göras för att tydliggöra nästa steg.

Vilka är fördelarna med att använda punkter att göra?

Om du är en projektledare som vill spåra förloppet för ett projekt finns det några olika sätt som att övervaka punkter att göra kan vara till nytta för teamet.

Att göra-punkter hjälper till att hålla projekten organiserade

En bra projektledare skickar ut en lista över punkter att göra efter ett möte för att se till att alla är samordnade inför nästa steg. Vissa projektledare organiserar sina att göra-punkter utifrån mötesprotokoll eller mötesanteckningar för att kategorisera sina uppgifter. Genom att skriva åtgärdspunkter på det här sättet kan de tydligt ange vilka åtgärdspunkter som motsvarar en specifik punkt på mötesagendan.

Att göra-punkter håller teammedlemmarna ansvariga

Ofta fattas många beslut under ett möte. Att göra-punkter kan hjälpa dig att fånga upp de uppgifter som är kopplade till dessa beslut i realtid medan ni diskuterar dem. Att ha en person som ansvarar för att skapa en lista över punkter att göra och följa upp med uppgiftsägare efter mötet säkerställer att hela teamet vet exakt vilka uppgifter de är ansvariga för. Om du använder en programvara för projekthantering kan du också automatisera punkter att göra och tilldela dem till respektive teammedlemmar i realtid under mötet. 

Att göra-punkter håller koll på arbetet som utförs

Att spåra punkter att göra är ett användbart verktyg för att hantera teamets arbetsbelastning. Genom att spåra punkter att göra kan chefer enkelt se vad teamet arbetar med och om de har kapacitet att ta sig an mer arbete. Om teamet har timanställda eller tilldelar arbete i tidsintervaller, till exempel byråarbete, kan du spåra hur lång tid det tar att slutföra varje punkt. Genom att hålla koll på regelbundet slutförda punkter att göra kan du sedan tilldela liknande projekt i framtiden, eftersom du vet hur många resurser du behöver.

Överväg att skapa en mall för att logga åtgärdspunkter. Det är ett enkelt sätt att se vad som har gjorts, vad som är på gång och vem som är ansvarig för varje uppföljning.

Skapa punkter att göra: de tre V:en

Det finns tre viktiga komponenter i åtgärdspunkter. De här tre komponenterna ger klarhet om vem som är ansvarig för punkten, vad som behöver göras och när det behöver göras.

Vem

Vem är ansvarig för den här punkten? Om någon har frågor om den här specifika uppgiften, vem ska de vända sig till? Det är ett bra tillfälle att använda en RACI-matris för att veta exakt vem som är uppgiftsägare och vem som är involverad i beslutsprocessen.

Vad

Vilken åtgärd ska vidtas baserat på beskrivningen av uppgiften? Bra åtgärdspunkter börjar med verb. Det råder ingen tvekan om vad som behöver göras när namnet på uppgiften börjar med en åtgärd. Till exempel, i stället för att skriva ”Innehållskalender” som en punkt att göra, kan du skriva ”Brainstorma ämnen för innehållskalender”. I det här exemplet råder det ingen tvekan om vad som behöver göras med innehållskalendern eftersom verbet ”brainstorma” tydligt beskriver vad som behöver göras. 

När du skriver uppgiften bör du överväga om det finns något sammanhang du kan ge den som är ansvarig för uppgiften för att hjälpa till att slutföra det som ska göras. Finns det några viktiga dokument eller referensmaterial som den tilldelade personen behöver för att slutföra uppgiften? Att ha all viktig information som en uppgift behöver på ett och samma ställe är inte bara bekvämt, det effektiviserar också arbetsprocessen. Det minskar antalet gånger som teammedlemmarna behöver gå fram och tillbaka för att se till att uppgiften blir utförd.

När

När behöver de saker som ska göras från mötet vara slutförda? När du fastställer deadlines bör du ta hänsyn till andra projektberoenden och den ansvariga personens nuvarande arbetsbelastning. Är den deadline du anger en realistisk tidslinje för både teamet och projektet?

Exempel på tydliga punkter att göra

Att veta vad som behöver göras är viktigt, men att lära sig att tydligt formulera det kräver övning. Här är några exempel på hur team skapar punkter att göra:

Exempel på punkter att göra inom teknik

Utvecklingsteamet har upptäckt en allvarlig bugg. Efter att ha diskuterat möjliga lösningar i ett teammöte bestämmer teamet att Daniela ska åtgärda felet, eftersom hon åtgärdade ett liknande fel för några månader sedan och har en bättre förståelse för problemet. Hon kommer att ha slutfört korrigeringen vid nästa produktuppdatering, som kommer att ske om två veckor.

Att göra: åtgärda bugg.

• Uppgiftsägare: Daniela

• Deadline: två veckor från och med i dag.

Exempel på punkter att göra för personalavdelningen

HR-teamet vill standardisera sina introduktionsprocesser innan fler teammedlemmar ansluter sig under de närmaste månaderna. Teamet bestämmer sig för att tillsammans slutföra en översikt över introduktionsprocessen. De ställer in ett slutdatum två veckor innan de nyanställda börjar. Därefter kommer Kabir att slutförd presentationsbilderna baserat på utkastet en vecka innan de nyanställda börjar.

Att göra nr 1: Beskriv presentationen av introduktionsprocessen. 

• Uppgiftsägare: personalteamet.

• Deadline: Två veckor innan den nyanställda börjar

Att göra nr 2: Slutför presentationen om introduktionsprocessen baserat på det utkast som teamet har skapat

• Uppgiftsägare: Kabir

• Deadline: En vecka innan nyanställningen börjar

Exempel på designpunkter att göra

Marknadsförings- och designteamet träffas för att dela feedback om den första omgången av en varumärkesomformning. Marknadsföringsteamet ger feedback på de tidiga designerna och designteamet har sedan två veckor på sig att implementera den feedback som diskuterades under mötet.

Att göra: Redigera första omgången av varumärkets nya design.

• Uppgiftsägare: teamet för varumärkesdesign

• Deadline: 10 augusti – nästa mötesdatum

Vanliga misstag när man skapar punkter att göra

När det görs på rätt sätt kan åtgärdspunkter hjälpa teamets arbetsflöde, bocka av uppgifter på att göra-listan och påskynda projektförloppet. Men om det inte är tydligt vad som ska göras kan det orsaka stora problem. 

Här är några vanliga misstag att undvika när du skapar punkter att göra:

Otydliga punkter att göra

Om en uppgift inte innehåller all information som behövs för att slutföra den kan du inte komma igång med arbetet. Istället måste du skaffa information eller följa upp med intressenter, vilket tar värdefull tid.  Enligt vår forskning spenderar kunskapsarbetare 60 % av sin tid på att jobba om jobb, till exempel möten, statuskontroller och att söka efter information. Att ha ett tydligt definierat "vad" i uppgiften eliminerar förvirring om vad som behöver göras, så att du kan förhindra onödigt fram och tillbaka mellan intressenter.

Ingen deadline

Om du inte anger en deadline kan uppgifter skjutas upp på obestämd tid tills de glöms bort. Om en punkt på att göra-listan är nödvändig för att slutföra ett projekt är det viktigt att ange ett exakt slutdatum. En punkt att göra kan snabbt glömmas bort utan ett slutdatum.

Att inte tilldela en uppgift till en teamkollega

Om du inte tilldelar en uppgift till en tydlig ägare kan den hamna på efterkälken. Om du vet att något behöver göras och ingen anmäler sig frivilligt, tilldela det till den person som är bäst lämpad att slutföra det. Om den personen inte har kapacitet att ta sig an uppgiften är det bra att känna till teamets nuvarande arbetsbelastning för att hitta någon som har kapacitet att slutföra det som ska göras.

Att definiera vem som ska göra vad kan förhindra att uppgifter glöms bort. Så länge en uppgift har tilldelats till någon vet minst en person att den behöver utföras.

Organisera punkter att göra med Asana

Att skapa saker att göra är enkelt, men att dela dem med teamet kan vara svårt när arbetet inte finns på ett och samma ställe. Det är här ett bra arbetshanteringsverktyg kommer till användning.