Mall för åtgärdslogg

Använd den här mallen för åtgärdsloggar för att spåra beslut, ägare och slutdatum på ett och samma ställe. Den omvandlar uppföljningar av möten och projektuppgifter till en enkel, delad lista över punkter att göra så att inget glöms bort. En åtgärdslogg centraliserar åtgärder från standup-möten, projektgranskningar och uppföljningar med teammedlemmar så att arbetet kan gå framåt snabbare.

Vem har nytta av mallar för åtgärdsloggar?

Här på Asana förlitar sig våra team på tydligt definierade ägare och deadlines, särskilt efter snabba möten. Vi har lärt oss att en levande åtgärdslogg omvandlar vaga anteckningar till spårbart arbete.

Åtgärdsloggar hjälper projektledare, teamledare och verksamhetsproffs som jonglerar tvärfunktionella uppgifter och beroenden. Om din dag inkluderar att hålla möten, registrera punkter att göra och följa upp hinder, skapar en mall för åtgärdsloggar en central referenskälla som ditt team kan lita på.

• Projektledare: Håll en löpande lista över beslut, nästa steg och ägare med leveransdatum. Perfekt för sprintgenomgångar och återblickar.

• Teamledare: Gör ansvarsskyldigheten synlig för hela teamet. Du kan se vem som gör vad och när, och upptäcka risker innan de skapar förseningar.

• Verksamhetsledare och stabschefer: Samla åtgärder från projektmöten och arbetsströmmar i en enda vy så att ledare får snabba och korrekta statusuppdateringar.

• Kundtjänstteam: Registrera åtaganden från samtal och spåra sedan varje uppföljning för att hålla projektscheman i tid och inom ramen.

Varför använda Asanas mall för att göra-punkter

Efter ett veckomöte är det vanligt att man går därifrån med massor av anteckningar och ingen tydlig handlingsplan. Asanas mall för åtgärdsloggar omvandlar varje anteckning till en uppgift med ett slutdatum, sammanhang och ytterligare information.

Asanas mallar för att göra-punkter hjälper dig att:

• Skapa ägarskap för varje punkt med tilldelade personer och deadliner.

• möjliggöra snabb uppföljning med hjälp av automatiseringsregler och påminnelser

• Visa arbetet i flexibla format såsom en lista, tavla eller tidslinje för att matcha ditt arbetsflöde.

• Få åtkomst till rapportering i realtid för att identifiera försenade eller riskfyllda punkter.

• Förenkla introduktion och intag genom formulär för nya förfrågningar mellan möten.

Så här använder du den här mallen för åtgärdsloggar

Den här mallen är enkel att använda. Börja logga åtgärder så gör strukturen grovjobbet. Du kan också utforska Asanas bibliotek med mallar för projekthantering för att standardisera mer av teamets arbete, från möten till projekt.

Steg 1: Lägg till och organisera nya punkter att göra

Skapa nya uppgifter i avsnittet Att göra för att fånga upp allt som diskuteras under ett möte eller en granskning. Tilldela en ägare, ställ in ett slutdatum och markera en prioritet så att teamkollegor vet vad som ska göras härnäst. Lägg till namnet på den som tog upp det och åtgärds-id för att göra uppföljningar enkla att dokumentera.

Gruppera liknande åtgärder och dubbelkolla att varje uppgift har en ägare och en deadline. Det här steget säkerställer att inga punkter går förlorade och att mallen för att göra är en central referenskälla för pågående åtaganden.

Steg 2: Flytta uppgifterna genom de olika faserna

När arbetet fortskrider kan du dra uppgifter till avsnittet Pågående för att visa vad som har tilldelats. Flytta en uppgift till Slutförda åtgärder när den är slutförd, så att alla kan se resultaten utan att behöva be om uppdateringar. Om något stannar upp flyttar du det till Pausat tills du kan ta upp det igen.

Använd de här avsnitten för att visualisera förloppet. Varje steg i arbetsflödet signalerar till teamet var fokus behövs härnäst och skapar drivkraft och öppenhet i hela projektet.

Steg 3: Övervaka och uppdatera uppgiftsdetaljer

Uppdatera fälten Status och Förfaller när arbetet fortskrider. Om prioriteringarna ändras justerar du prioriteringsfältet så att teamet arbetar med de punkter som är viktigast först. Lägg till stödjande anteckningar eller filer för att ge varje tilldelad person den information de behöver.

Granska den här informationen regelbundet för att hålla mallen för åtgärdsloggar uppdaterad. Några snabba uppdateringar kan förhindra förvirring kring ägarskap av uppgifter eller deadliner.

Steg 4: Granska och rapportera resultat

Under granskningar eller återblickar kan du filtrera efter prioritet eller status för att fokusera diskussionerna. Markera slutförda uppgifter i avsnittet Slutförda åtgärder för att fira framgångar och identifiera hinder inför nästa gång. Använd de här insikterna för att förbättra hur du planerar och delegerar arbete framöver.

Förvandla mallen för att göra-punkter till ett register över förlopp och resultat. Genom att samla in resultat direkt i projektet skapar du en sökbar historik som förbättrar din beslutsprocess.

Steg 5: Stäng och arkivera slutfört arbete

När du har slutfört en uppgift tilldelar du den till Slutförda åtgärder som referens. Om en uppgift blir irrelevant flyttar du den till statusen Avbruten. Kategorier gör det enkelt att se vad teamet har gjort och vad som fortfarande behöver uppmärksammas. Arkivera gamla eller slutförda åtgärder i slutet av varje cykel för att hålla mallen för punkter att göra organiserad.

Asana-funktioner för handlingsplaner

Med Asana-funktioner kan du anpassa mallen för åtgärdsloggar efter teamets flöde för uppgiftshantering. Vi har utformat den här kostnadsfria mallen med några av våra verktyg för åtgärdsplanering, men besök vårt funktionsbibliotek för fler idéer.

Uppgifter och tilldelade personer

Omvandla varje åtgärd till en spårbar uppgift och tilldela den en ägare. Lägg till tidslinjer och startdatum för att sätta förväntningar och hålla igång arbetet.

Anpassade fält

Tagga åtgärder efter prioritet, möteskälla eller kritiska linjen-indikatorer för att sortera och filtrera som ett kalkylark utan att lämna projektet.

beroenden

Visa när en uppgift blockerar en annan, så att teamen inte börjar arbeta för tidigt och tidsramarna är realistiska.

Regler (automatisering)

Tilldela uppgifter automatiskt, lägg till följare eller skicka påminnelser när slutförandedatum närmar sig.

Projektvyer

Använd flera projektvyer (lista, tavla, tidslinje, kalender och panel) för att organisera din lista över saker att göra, visualisera schemaläggning och spåra förloppet från alla vinklar.

Paneler och statusuppdateringar Spåra punkter att göra i realtid och dela enkelt diagram och statusuppdateringar. Din mall för åtgärdslistor håller alla detaljer organiserade och enkla att granska.

Rekommenderade integreringar för mallar för att göra-punkter

Asana-integreringar kopplar samman din spårare av att göra-punkter med de verktyg du redan använder, så att det blir enkelt att samla in och slutföra att göra-punkter i möten, chattar och e-post. Utforska det fullständiga galleriet med appintegreringar för att hitta de plattformar och den programvara för projekthantering som dina teammedlemmar regelbundet använder.

Slack

Omvandla chattmeddelanden till uppgifter på några sekunder och lägg upp automatiska påminnelser i kanalen före varje slutförandedatum. Slack-integreringen är perfekt för snabba uppföljningar efter standup-möten.

Microsoft Teams

Omvandla chattar och samtal till uppgifter som du kan spåra i din mall för åtgärdsloggar. Synkronisera med Excel för att uppdatera tidsramar, prioritetsnivå och eventuella korrigerande åtgärder och följ sedan upp i realtid.

Zoom

Fånga upp mötespunkter direkt genom att omvandla Zoom-anteckningar och transkriptioner till uppgifter som du kan tilldela, spåra och stänga direkt i din projektplan.

Gmail

Omvandla e-postmeddelanden till punkter att göra eller milstolpar som du kan hantera utan att lämna inkorgen.

Google Sheets

Synkronisera din mall för att spåra att göra-punkter med Google Kalkylark så att du kan sortera, filtrera och dela projektförloppet med intressenter och teammedlemmar.

Jira Cloud

Anslut din åtgärdsspårare till Jira Cloud för att synkronisera tekniska uppgifter, hantera beroenden och spåra leveranser tillsammans med andra arbetsflöden för projekthantering.

Vanliga frågor om mallar för åtgärdsloggar