Hur (och när) man säger nej på jobbet

Att säga ja till nya upplevelser kan vara spännande. När du reser, hittar det perfekta jobbet eller får en givande utmaning på jobbet, öppnar ett ja upp världen för dig på ett helt nytt och inspirerande sätt. Men under ditt dagliga arbetsliv är det ett recept på förhastade eller oavslutade deadlines att säga ja till allt. 

Det kan kännas obekvämt, men det är normalt att säga både ja och nej till saker på jobbet. Och det finns färdigheter som hjälper dig att bli mer bekväm med det. Så här blir du bättre på att säga nej, med självförtroende, på jobbet.

Varför är det viktigt att kunna säga nej på jobbet?

Först och främst kanske du undrar varför det är viktigt. Varför kan jag inte bara säga ja och göra alla nöjda? I viss mån är det helt logiskt – det är naturligt att vilja vara en people pleaser på jobbet. Och ännu mer om det är din chef som frågar, särskilt eftersom vårt jobb ofta är att stödja vårt team och vår chef. 

Men slutsatsen är att säga nej är ett sätt att sätta gränser. Att säga ja kan kännas bra på kort sikt, men att sätta gränser kan leda till en lyckligare och mer produktiv arbetsmiljö för alla inblandade, inte bara dig. Men det finns ett antal anledningar att säga nej utöver dina egna personliga fördelar, inklusive:

• Om något är onödigt. Du känner till ditt hantverk bättre än de flesta. Ibland kommer chefer eller teamledare att be dig att göra något som du vet är onödigt eller till och med kan vara skadligt för teamets insats. Att säga nej i sådana situationer är bättre för ditt arbete och ditt team. Det visar också att du förstår ditt arbete.

• För att förhindra omfattningskrypning. När du fastställer en projektomfattning bestämmer du och de andra projektintressenterna vilka leveranser som behöver skapas och när. Om du börjar utöka ansvaret och säger ja till nya leveranser kommer du vid något tillfälle att överskrida deadlinen, vilket orsakar omfattningskrypning.

• För att visa dina ledarskapsfärdigheter . Att kunna kommunicera korrekt är en eftertraktad ledarskapsförmåga. Att säga nej gör det möjligt för dig att både kommunicera mer öppet om din kapacitet och strukturera din arbetsbelastning så att du kan få störst effekt. Det kan i sin tur ge dig möjligheter till ledarskap.

• För att visa att du är pålitlig. Det kan verka kontraintuitivt, men att säga nej bygger faktiskt förtroende. Genom att säga nej till uppgifter som du inte har kapacitet för visar du till exempel din chef och dina kollegor att du är tillräckligt organiserad för att känna till din arbetsbelastning. När du sedan åtar dig något kan de lita på att du kommer att slutföra det. 

• För att förhindra utbrändhet. Utbrändhet och överbelastning ökar, och forskning visar att nästan en av fyra arbetstagare upplever utbrändhet fyra eller fler gånger per år och 40 % anser att det är en oundviklig del av framgång. Att säga ja även när du vill säga nej kan orsaka överarbete, förbittring och (om det inte kontrolleras) kan leda till utbrändhet.

Att säga ja minskar produktiviteten

Det kan verka kontraintuitivt, men att säga ja kan faktiskt minska din produktivitet. Ju mer du har att göra, desto svårare är det att fokusera och prioritera det viktigaste arbetet. Här är några sätt som det kan skada (inte hjälpa) att bli ja-personen i ditt team:

• Du blir mindre produktiv och mer överväldigad eftersom du har för mycket att göra.

• Du kan bli bitter eller förbittrad om du hela tiden säger ja när du vet att du behöver säga nej.

• Genom att säga ja till den här ”enda uppgiften” säger du i praktiken nej till allt annat du skulle kunna göra under den tiden, även om de uppgifterna är viktigare.

• Du arbetar med någon annans prioritering, som kanske inte är det som behöver göras först, även om det är viktigt.

När man ska säga nej

Att säga ja är ett naturligt sätt att känna sig som en teamspelare på jobbet. Men det finns tillfällen då du bör säga nej, till exempel:

• När du är upptagen. Det borde vara självklart, men när arbetet blir hektiskt är man ibland för upptagen för att se hur upptagen man är. Försök att säga nej innan du kommer till den punkten, så att du inte blir överväldigad.

• När det finns en bättre lösning. Att delegera uppgifter till en annan medarbetare eller teamkollega är ett utmärkt sätt att säga nej samtidigt som arbetet blir gjort.

• När det inte stämmer överens med ditt arbete. Du behöver inte alltid motivera varför du säger nej. Ibland stämmer projektet eller uppgifterna helt enkelt inte överens med dina intressen eller omfattningen av arbetet och du vill helt enkelt inte göra det. Om det inte är en prioritering är det tillräckligt för att säga nej.

• Det passar inte projektet. Du är skicklig på ditt hantverk, vilket ofta innebär att du förstår det bättre än din chef. Om förfrågan inte passar ditt arbete kan du säga nej.

• När du börjar känna dig förbittrad eller arg. Du kanske säger ja för mycket och det här är ett tecken på att du börjar säga nej.

7 tips för att artigt (och professionellt) säga nej

Många av oss vet att det kan vara bra att säga nej. Men det gör det inte nödvändigtvis lättare. Det är naturligt att undvika att tacka nej till folk, särskilt när förfrågningarna kommer från ledarskap. Men det finns sätt att bli bättre på att säga nej. Genom att följa några bästa praxis kommer det att bli mer naturligt att säga nej.  

1. Var medveten om din arbetsbelastning 

Innan du kan bestämma om du vill säga ja eller nej måste du känna till din nuvarande arbetsbelastning. Det hjälper dig att avgöra vad mer (om något) du kan hantera just nu och påminner dig om dina nuvarande prioriteringar. Vanligtvis hjälper det dig att veta om du har kapacitet innan någon ens frågar. 

Om du har all information samlad i en central referenskälla kan du snabbt och enkelt avgöra din nuvarande arbetsbelastning och kapacitet för ytterligare projekt. Med en programvara för projekthantering kan du både spåra arbetet och dela det med andra intressenter, så att de enkelt kan kontrollera om du kan ta på dig nya projekt. Att tilldela deadlines baserat på prioritet visar vad som händer nu (jämfört med vad som kommer) och hjälper dig att tänka igenom ditt dagliga schema för att se om du har någon extra tid. 

2. Var positiv 

När du säger nej är det första du bör göra att uttrycka dig på ett positivt sätt. Fraser som ”Tack så mycket …” eller ”Du är alltid så bra på att upptäcka de här möjligheterna …” kan vara ett bra sätt att visa hur mycket du uppskattar att bli tillfrågad även om du inte kan säga ja just nu. Var uppriktig. Tänk på vad du faktiskt uppskattar med att de frågar dig. Kanske kom de till dig för att du är bäst på det du gör, eller kanske det visar att de litar på dig. Innan du svarar kan du stanna upp en stund och fundera på varför de kom till dig först. Använd sedan det för att ge ett positivt svar.

3. Avböj artigt och tydligt 

Det hjälper att vara positiv, men det betyder inte att du ska förgylla ditt nej. Ju mer tvetydig du är, desto större är risken för missförstånd. Se till att du är tydlig och direkt med ditt nej, så att det inte finns något utrymme för ett missförstånd som oavsiktligt kan orsaka en konflikt. 

4. Förklara varför

Genom att vara transparent med ditt nej hjälper du dina kollegor eller teamledare att förstå att det inte är personligt. Du säger nej för att du har en verklig anledning till det, och att dela den hjälper till att bygga förtroende mellan dig och andra inblandade parter. Om du svarar en chef bör du vara specifik med vad du har att göra. Ibland räcker det för att hjälpa dem att förstå varför du inte kan säga ja till deras förfrågan. Om inte, ger det din chef möjlighet att avprioritera annat arbete till förmån för den nya uppgiften. Allt detta hjälper till att förhindra missförstånd. 

5. Erbjud en annan lösning 

Ibland kan du säga nej med en reservation. Du kanske inte kan klara den nuvarande deadlinen, men du vet att du kommer att ha kapacitet att slutföra projektet om en månad. Eller så inser du att du inte är den bästa personen för uppgiften, så du rekommenderar en kollega som är mer skicklig på området. Även om du inte har en lösning till hands kan du erbjuda dig att hjälpa till att hitta ett annat sätt att få arbetet gjort. Det spelar ingen roll vad du erbjuder, det viktiga är att du visar stöd.

6. Var konsekvent 

På sätt och vis är det här den svåraste delen av att säga nej. Det är naturligt att må dåligt när du måste säga nej, särskilt om du önskar att du kunde ha sagt ja. Men även om det kan vara frestande hjälper det inte någon av de inblandade att gå fram och tillbaka. Försök istället att utbilda dig om alla faktorer innan du säger nej, så att du är säker på ditt beslut. Håll sedan fast vid det så mycket du kan.

7. Öva på empati 

Det kan vara frustrerande om till exempel en kollega hela tiden ber dig att göra något som du inte kan eller vill göra. Eller om du har en chef som alltid lägger till ansvar i sista minuten. Att prata om frustrationen kan vara till hjälp, men det kan också vara bra att lära sig och utöva empati. Till exempel kanske kollegan är överbelastad men inte vet hur man ber om hjälp. Att vara empatisk om hur arbetet påverkar alla kan hjälpa alla intressenter att förstå varandra, förbättra kommunikationen och göra det lättare att säga nej (och ja!) när det behövs. 

Så säger du nej (med exempel)

När du är nervös för något kan det hjälpa att ha en struktur. I det här fallet kanske du bara vill ha ett snabbt och enkelt sätt att säga nej. De här exempel på scenarier kan hjälpa dig att bestämma exakt vad du ska säga när du behöver öva på konsten att säga nej.

När du verkligen fastnat kan du använda en enkel formel för att rama in ditt artiga "nej":

Positivt svar + avslag + alternativ lösning 

Många av dem är en variant av ”Nej, men …” eller ”Tack så mycket för att du tänkte på mig”. Som du kommer att se är de anpassningsbara. Du kan använda delar av de här fraserna för att sätta ihop ditt perfekta svar, oavsett vem som frågar.

Så säger du nej till din chef

Det här är ofta det svåraste för folk. Du kanske är bra på att säga nej, men inte när det är din chef som frågar. Det är helt normalt och ärligt talat förväntat. Men du kan lära dig hur du svarar när du behöver tacka nej till din chef.

Kom först och främst ihåg att din chef inte nödvändigtvis vet allt du arbetar med. Så även om hen ber om något betyder det inte att hen skulle prioritera det framför dina andra uppgifter. Låt oss till exempel säga att du arbetar med en projektsammanfattning som ska lämnas in nästa vecka. Du har en snäv deadline och projektet involverar tvärfunktionella intressenter som är beroende av dig. Din chef inser inte hur mycket du har att göra och frågar om du kan redigera några nya mallar åt hen. I det här fallet kan du svara med en sammanfattning om att du inte har tillräckligt med tid den här veckan, men att du gärna kan ta en titt på det efter att du har nått din deadline. 

”De här mallarna verkar vara ett riktigt bra projekt! Just nu är jag väldigt fokuserad på att få den här projektsammanfattningen klar, men jag skulle gärna vilja arbeta med dem efteråt. Kan jag återkomma till dig efter presentationen nästa onsdag för att komma överens om en ny deadline?”

Kom ihåg att de kan säga nej. Om de behöver mallarna tidigare kanske de kan ge projektet till någon annan i teamet. 

Hur du säger nej till dina medarbetare

Att säga nej till medarbetare är också knepigt. De är dina teamkollegor och ibland dina vänner. Men när du får den fruktade frågan: "Hej, har du tid för ett kort samtal?" på en hektisk dag är det bra att lära sig att försiktigt säga nej. 

Prova att svara med något i stil med:

”Hej (namn)! Jag skulle gärna prata mer om det här, men min att göra-lista är full idag. Kan vi följa upp det här i morgon bitti? Eller är det något jag kan svara på via ett snabbt mejl?”

Så säger du nej till din kund

Även om du har en bra relation med din kund är det svårt att vara ärlig med dem om begränsningar. Men det är särskilt viktigt i roller där man har kontakt med kunder, när man behöver vara ”på” hela tiden. Tänk dig till exempel att du försöker skapa en bättre balans mellan arbete och privatliv. Din kund kontaktar dig efter arbetstid med en snabb fråga som ni båda vet skulle ta fem minuter att besvara. Här är ett sätt att svara:

"Tack (namn), jag uppskattar verkligen att du kommer till mig med detta. Jag ska titta på det så snart jag loggar in på jobbet i morgon bitti."

Detta sätter en gräns: du kan inte arbeta med dem utanför arbetstid. Men det visar också att du fortfarande finns där för att hjälpa till, och att du kommer att hjälpa dem så snart du kan. Om du vill ta det här ett steg längre kan du ställa in det som ett automatiskt svar för att se till att du inte lämnar dem utan svar samtidigt som du skyddar din lediga tid.

Så säger du nej till någon i ditt privatliv

För att lära dig att sätta gränser och säga nej är det viktigt att ta med sig den här övningen in i privatlivet också. Det kan vara en stor utmaning. Vi är naturligt benägna att vilja göra de människor vi bryr oss om lyckliga, så att säga nej kan kännas sårbart och skrämmande i början. Låt oss till exempel säga att din vän vill att du ska komma till New York för deras födelsedagsfest. Men även om du bryr dig om dem och önskar att du kunde åka, är det mycket pengar och tid att lägga på en födelsedag. Du kan svara med något i stil med:

"Det låter så roligt! Jag tror inte att jag kommer att kunna komma på festen, men jag skulle gärna vilja planera in en annan gång för att fira dig. Har du tid nästa helg för en tidig middag?"

Nej betyder ”Nej, tack”

Att lära sig att säga nej kan hjälpa dig att känna dig mer självsäker och mindre överväldigad på jobbet. Det visar ledarskap och att du är ärlig, och kan påminna ditt team om varför de gjorde förfrågan i första hand. Genom att följa en struktur och använda de här tipsen kan du lära dig att bli bättre på att säga nej på ett professionellt sätt.