Typer av arbetsscheman: hitta rätt tillvägagångssätt för ditt team

Ditt team är den viktigaste delen av varje projekt. Deras arbete – och deras tid – är avgörande för att uppnå projektmålen och främja Business-tillväxt. Och när du hanterar teamets tid effektivt kan du ge varje person möjlighet att göra sitt bästa. 

Det är där arbetsscheman kommer in i bilden. När det görs på rätt sätt får ett arbetsschema ut mesta möjliga av teamets arbetskapacitet och säkerställer att ditt projekt eller din Business har de resurser som behövs för att lyckas.

Vad är ett arbetsschema?

Ett arbetsschema beskriver de specifika dagar och timmar som teamet kommer att arbeta. Det fungerar som en översikt så att teammedlemmarna vet när de förväntas vara tillgängliga och har klarhet i vem som arbetar och när. 

Det finns många olika sätt att skapa ett arbetsschema. Vilken typ av schema du väljer beror på teamets behov, projektets och företagets mål och er unika organisationskultur. Till exempel:

• Webbteknikteam kan använda ett mer flexibelt heltidsschema som gör det möjligt för anställda att bestämma sina egna arbetstider.

• Kundtjänstteam kan arbeta i roterande skift för att tillhandahålla support dygnet runt. 

Kontakta alltid ditt interna juridiska team och personalavdelningen innan du inför några ändringar i arbetsschemat, eftersom det kan finnas lokala eller nationella juridiska begränsningar och procedurkrav.  

Nedan tar vi upp olika typer av arbetsscheman för att hitta det som passar bäst för teamets arbetsflöde.

Grundläggande arbetsscheman

Grundläggande schematyper skiljer sig åt enbart genom antalet arbetade timmar. I allmänhet innebär grundläggande arbetsscheman att dina teammedlemmar kommer att arbeta samma antal timmar varje vecka. Med det sagt kan du alltid anpassa veckoscheman för heltid eller deltid för att lägga till ytterligare flexibilitet eller täcka specifika Business-behov. 

Arbetsschema på heltid

Heltidsscheman omfattar ungefär 40 timmar varje vecka, vanligtvis måndag till fredag, även om enskilda länder kan definiera heltidsarbete på olika sätt. 

• Exempel: Länder som Island, Skottland och Belgien har infört en fyradagars arbetsvecka. 

Arbetsschema för deltid

Deltidsscheman inkluderar (du gissade rätt) färre timmar än heltidsscheman. Det ger mycket spelrum. 

• Exempel: En deltidsanställd kan arbeta två timmar per vecka eller 25 timmar per vecka. 

Flexibla arbetsscheman

Flexibla scheman är vanliga för distansteam. Faktum är att 35 % av de anställda säger att en flexibel inställning till arbetstid är avgörande för att förbättra balansen mellan arbete och privatliv på distans.

Flexibla scheman ger teammedlemmarna möjlighet att arbeta när de är mest produktiva och anpassa sina arbetstimmar till sina personliga scheman. Det kan förbättra balansen mellan arbete och privatliv, öka flödet och ge viktig fokustid för personer som arbetar bättre tidigt på morgonen eller på kvällen.

Nedan följer de vanligaste typerna. 

Flexibel arbetstid

Det här alternativet fastställer ”kärntider” då teammedlemmarna bör vara på kontoret eller online och tillgängliga, till exempel från kl. 11:00 till 15:00. Utanför de här kärntimmarna kan teamet arbeta enligt sitt eget schema. 

• Exempel: Du kan välja att arbeta från 7 till 15, medan en annan teammedlem kan arbeta från 10 till 18. 

Årliga timmar

Användbart om ditt team har betydande flöden i efterfrågan. Årliga timmar ger de anställda ett specifikt totalt antal timmar varje år – vanligtvis med några kärntimmar varje arbetsvecka. 

• Exempel: Ett teknikteam kan lägga ner extra timmar under veckorna före en stor lansering och sedan arbeta färre timmar veckan efter. 

Komprimerat arbetsschema

Ett komprimerat schema gör det möjligt för teammedlemmar att komprimera sina timmar till färre dagar. 

• Exempel: Du kan arbeta fyra 10-timmarsdagar i stället för fem 8-timmarsdagar. 

Arbetsschema för frilansare

Frilansare är entreprenörer snarare än anställda och kan vanligtvis arbeta enligt ett schema som passar deras egna behov. Ofta får frilansare betalt vid slutförandet av ett projekt snarare än för antalet arbetstimmar. 

• Exempel: En författare avsätter tid för frilansprojekt på morgonen, från 7 till 11, och fokuserar på att skriva sin egen bok på eftermiddagen.

Hybridarbetsschema

Ett hybridschema är när team växlar mellan distansarbete och kontorstid, vilket ger människor flexibiliteten att arbeta på distans och fördelarna med att samarbeta på plats. 

• Exempel: Ett litet varumärkesdesignteam träffas på kontoret på onsdagar och arbetar hemifrån resten av veckan.  

Arbetsscheman för skift

Arbetsscheman med skift erbjuder ett mer strukturerat tillvägagångssätt. De används oftast av team med ovanliga arbetstider, till exempel ett kundtjänstteam som tillhandahåller support dygnet runt eller ett gastronomiteam som behöver laga mat tidigt på morgonen. 

Roterande skiftschema

Den här typen av skiftschema gör det möjligt för företag att vara verksamma 24 timmar om dygnet, med anställda som arbetar i rotationer. 

• Exempel: Vissa teammedlemmar kanske arbetar under dagen, medan andra kanske arbetar tidigt på morgonen eller på nattskift. 

Uppdelat arbetsschema

Den här schematypen delar upp en anställds skift i två delar. 

• Exempel: En teammedlem kan stämpla in för ett arbetspass på morgonen, stämpla ut och sedan återvända för ett annat pass på kvällen. 

Arbetsschema för jour

När en anställd är jourhavande är hen tillgänglig för arbete om det behövs. De arbetar vanligtvis fortfarande sitt normala skift och är sedan jour när de går hem. Jourscheman roterar vanligtvis mellan teammedlemmar på vissa dagar i veckan, så ingen person behöver vara i beredskap hela tiden. 

• Exempel: En anställd arbetar från 9 till 17 och är jourhavande efter arbetstid om ett skift är underbemannat eller om det uppstår en nödsituation. 

För alla typer av arbetsscheman bör du alltid kontrollera med dina interna team om vad som är tillgängligt baserat på dina anställningsavtal och lokala lagar. Det är alltid bästa praxis att rådfråga anställda om eventuella ändringar i arbetsschemat och meddela i förväg. I många länder är detta obligatoriskt. 

Dessutom, utanför USA, anger anställningsavtal vanligtvis de dagar och timmar som teammedlemmarna kommer att arbeta. Kontakta alltid interna personalavdelningar och juridiska team innan du gör några ändringar.

Skapa ett arbetsschema i 8 steg

Följ de här stegen för att skapa ett skräddarsytt arbetsschema som hjälper ditt team att lyckas.  

1. Identifiera krav och resurser

Innan du börjar schemalägga bör du ta reda på omfattningen av det arbete som ditt team kommer att ansvara för – plus de resurser du har att arbeta med. På så sätt kan du schemalägga teamets tid på ett sätt som realistiskt uppnår projektmålen.

Om teamet består av anställda bör du ta reda på hur många personer som ingår i teamet, hur många timmar de vanligtvis arbetar och om någon är på semester eller ledighet. Om du har timanställda teammedlemmar eller entreprenörer kan du använda projektbudgeten för att avgöra hur många timmar du har råd att betala anställda eller entreprenörer varje vecka. 

2. Fastställ när teamet ska arbeta

Beroende på dina Business- eller projektbehov kan du behöva att teammedlemmar är tillgängliga vid specifika tidpunkter. Ställ dig själv följande frågor för att avgöra vilken typ av schema som är mest lämpligt för ditt team. 

• Arbetar ditt team under kontorstid i en enda tidszon, eller är teamet utspritt över olika tidszoner? Om det senare är fallet kan du behöva schemalägga möten under specifika tider för att ta hänsyn till tidsskillnader – till exempel kan vissa teammedlemmar behöva vara online klockan 8 på morgonen Pacific Time för att träffa kollegor i Europa. 

• Behöver du någon som är tillgänglig utanför ordinarie arbetstid? Ett team av programvaruutvecklare kan till exempel utse en jourhavande person om företagets webbplats eller server går ner. 

• Arbetar ditt team utanför normala Business-timmar? Ett team som arbetar med kundsupport dygnet runt kan till exempel använda ett roterande arbetsschema för att tillhandahålla kontinuerlig kundsupport. 

• Vilken typ av arbetsefterfrågan förväntar du dig vid olika tider på dagen, året eller månaden? Till exempel kan ett B2B-företag minska försäljningen under semestertider, medan ett gastronomiföretag kan öka den varje dag vid middagstid. 

• Behöver ditt team träffas personligen eller kan ni arbeta asynkront? Och om ni behöver träffas, vilka är de bästa tiderna? Om du väljer ett mer flexibelt schema kan de här frågorna hjälpa dig att fastställa ditt teams ”kärntimmar”. 

3. Gör en lista över kraven för varje skift

Nu när du har identifierat när teamet ska vara tillgängligt kan du fundera på bemanningskraven för varje skift. På så sätt kan du skapa en idealisk balans mellan ledarskap och expertis varje dag. 

För att komma igång kan du ställa dig själv följande frågor: 

• Kan teammedlemmarna arbeta självständigt, eller skulle det hjälpa att ha någon i en ledarskapsposition tillgänglig för att övervaka eller svara på frågor? Ett team av sjuksköterskor bör till exempel alltid ha en läkare på skiftet för att triage allvarligare sjukdomar.

• Vilken typ av expertis krävs? Ett verksamhetsteam kan till exempel behöva personer med olika typer av expertis mellan 9 och 17, till exempel en receptionist, en kontorschef och en it-specialist. 

• Bör teammedlemmar med specifik expertis vara tillgängliga vid olika tidpunkter? Det kan till exempel gälla ett säljteam som arbetar med konton i flera globala regioner. En kontoansvarig kan vara online tidigt på morgonen för att träffa kunder i Europa, medan en annan kan arbeta på kvällen för att synkronisera med team i Asien.  

Du kan använda en mall för bemanningsplan för att förutse behov, dokumentera teamets kapacitet och förhindra luckor i schemat när du slutför arbetsschemat.

4. Lär känna ditt team

För att göra ditt arbetsschema så effektivt som möjligt är det viktigt att gå längre än att bara fråga efter allas tillgänglighet. 

Fråga varje teammedlem när de föredrar att arbeta och när de är mest produktiva, till exempel tidigt på morgonen eller i slutet av dagen. På så sätt kan du försäkra dig om att varje person arbetar med sin fulla potential och undvika att schemalägga teammöten under teammedlemmarnas föredragna fokustid. 

Lär dig också hur varje person föredrar att samarbeta. Om teammedlemmarna till exempel värdesätter möten ansikte mot ansikte men också behöver ostörd fokustid kan det vara ett bra alternativ att upprätta ett flexibelt schema med kärntider. 

5. Skapa schemat

Nu när du har fastställt kraven och teamets preferenser kan du börja skapa teamets arbetsschema. Formatet och detaljnivån beror på vilken typ av schema du väljer, till exempel om du planerar roterande skift eller en vanlig 8–16-tid. 

Här är några viktiga komponenter att inkludera för alla typer av arbetsscheman: 

• Namnet på varje teammedlem.

• Datum och tider då de förväntas arbeta.

• Vilken typ av arbete varje person ansvarar för.

• Varifrån de kommer att arbeta (till exempel om de kommer att vara på kontoret eller på distans).

Observera att ovanstående arbetsschema endast är ett exempel och inte representerar Asanas arbetsschemapolicyer. 

När du har utarbetat ditt första arbetsschema bör du kontakta dina juridiska team och personalavdelningar för att diskutera vilka åtgärder du bör vidta för att se till att ditt schema följer alla nationella, federala och statliga bestämmelser. 

6. Ta hänsyn till förändringar

Livet händer – människor blir sjuka, har familjeangelägenheter och tar välförtjänt semester. Därför är det viktigt att planera hur du ska göra ändringar i teamets arbetsschema när oväntade händelser inträffar. 

Tänk på följande när du skapar ditt teams arbetsschema: 

• Sjukdagar: Bestäm vad som händer när någon behöver en ledig dag i sista minuten. Du kan till exempel behöva hitta en ersättare eller utse en kontaktperson för att hantera eventuella brådskande förfrågningar eller frågor. Eller så kan du låta teammedlemmarna byta skift med varandra om det behövs. 

• Planerad ledighet: Skapa tydliga riktlinjer för hur anställda ska begära ledighet. Tänk på hur långt i förväg de ska meddela dig. Du kan till exempel behöva mer tid om någon kommer att vara borta i en vecka eller mer, och mindre tid om det bara gäller en ledig dag.

• Ersättare: Dokumentera i förväg vem som kan ersätta vem i teamet och utse sekundära kontaktpunkter för specifika Business- eller projektbehov. På så sätt har du en referens när du behöver täcka öppna skift på grund av sjukfrånvaro och planerad ledighet. Du kan dela kontinuerlig täckning i en Business-kontinuitetsplan. 

7. Dela schemat

För att ett arbetsschema ska vara effektivt bör det vara tillgängligt för alla i teamet. Att dela teamets arbetsschema skapar den klarhet som behövs för att teammedlemmarna ska kunna arbeta tillsammans effektivt. Det gör det möjligt för alla att veta vem som är tillgänglig för förfrågningar och frågor vid en viss tidpunkt, och skapar gränser för teammedlemmar som inte arbetar. 

Det finns en mängd olika verktyg som du kan använda för att skapa och dela ditt arbetsschema, från enkla Excel-mallar till mer robusta programvaror för projekthantering. 

Fördelarna med att skapa ett arbetsschema i Asana

Med ett verktyg som Asana:

• Kan du enkelt dela information i en central referenskälla och se till att teamet har tillgång till den mest uppdaterade versionen av schemat. 

• Teammedlemmar kan enkelt uppdatera sin tillgänglighet och dela anteckningar i realtid. 

• Du kan visualisera teamets arbetsschema med olika projektvyer, inklusive lista, tavla, kalender eller tidslinje.

8. Be om feedback

Det första arbetsschemat du gör behöver inte vara perfekt. Faktum är att du kan förvänta dig att kontinuerligt justera och förbättra ditt teamets schema, och att samla in feedback är en viktig del av den processen.

Fastställ en regelbunden tidsintervall för att be om feedback från teamet, till exempel i slutet av varje månad eller kvartal. På så sätt kan du fortsätta att anpassa teamets arbetsschema och ge varje person möjlighet att fokusera och samarbeta för att nå sin fulla potential. 

Hur hjälper ett arbetsschema ditt team?

Ett arbetsschema kan ge teamet möjlighet att utföra sitt bästa arbete. Så här går det till. 

• Öka produktiviteten: Olika personer kan vara produktiva vid olika tidpunkter. Vissa kan till exempel uppnå sitt flöde under morgontimmarna, medan andra arbetar bättre på kvällen. Med ett arbetsschema kan du utnyttja dina teammedlemmars föredragna arbetstider så att de kan arbeta när de är som mest produktiva.

• Utnyttja teamets styrkor: olika teammedlemmar har olika färdigheter. Till exempel kan en person vara utåtriktad och bra på att kommunicera med kunder, medan en annan kan vara bättre på att samordna bakom kulisserna. Om du har de här skillnaderna i åtanke när du schemalägger kan du se till att teamets styrkor är välbalanserade.

• Skapa klarhet: Genom att dela ett arbetsschema med teamet vet alla vem som arbetar och när. På så sätt vet teammedlemmarna alltid vem som är tillgänglig för att hjälpa till vid en viss tidpunkt. Och när någon är ledig vet hela teamet det, så att de anställda kan koppla av helt. 

• Spara tid: Att skapa ett arbetsschema kan ta mer tid i förväg, men ditt framtida jag kommer att tacka dig. När du har fastställt en konsekvent schemaläggningsprocess, tillsammans med riktlinjer för att begära ledighet, kommer du att lägga mindre tid på logistik och justeringar i sista minuten. 

• Hålla koll på kostnaderna: Om dina teammedlemmar får timlön, vilket är vanligt i USA, är ett arbetsschema ett enkelt sätt att effektivisera kostnaderna och hålla sig inom projektbudgeten. Det hjälper dig att hantera arbetstiden för anställda eller entreprenörer och undvika kostsam överschemaläggning. Du kan också förhindra underplanering och se till att du aldrig får för lite personal. 

• Följ reglerna: Beroende på hur många timmar teammedlemmar arbetar kan de ha rätt till vissa förmåner, till exempel minsta vilopauser, måltidspauser eller övertidsersättning. Att använda ett arbetsschema för att hantera anställdas arbetstimmar kan hjälpa dig att följa nationella, federala och statliga lagar och förordningar, såsom Fair Labor Standards Act (FLSA) i USA eller arbetstidskrav i Europa. Se till att kontrollera med din juridiska rådgivare innan du föreslår ett nytt arbetsschema. 

Använd en mall för arbetsschema för att planera med tillförsikt

När det görs på rätt sätt kan ett arbetsschema utnyttja teamets styrkor och göra det möjligt för varje teammedlem att vara så produktiv som möjligt. När du delar ett arbetsschema med teamet kan alla tydligt se vilka teammedlemmar som är tillgängliga vid en viss tidpunkt, vem som ansvarar för vad och vem som inte arbetar.