Allt du behöver veta om hybrida arbetsscheman

Covid-19-pandemin visade oss att distansarbete är möjligt – och ibland till och med att föredra. Forskning visar att arbetstagare ofta koncentrerar sig bättre på startsidan, och mindre tid på pendling innebär mer tid för våra privatliv. Men när kontoren börjar öppna igen är det också tydligt att samarbete på plats är lika värdefullt. Precis som distansarbete ger oss mer fokus och flexibilitet, erbjuder kontoret en välbehövlig plats för att umgås och arbeta tillsammans med våra kollegor. 

Men klyftan mellan startsidan och kontoret behöver inte vara ett antingen eller. Tack vare hybridarbete kan du få fördelarna med båda. 

Så här utformar du din policy för hybridarbete: En forskningsbaserad strategibok

Lär dig att definiera hybridarbete, analysera din nuvarande policy och skapa och införa den bästa policyn för hybridarbete för din organisations behov.

Ta del av insikterna

Vad är ett hybridschema? 

Ett hybridschema är en flexibel arbetsmodell som kombinerar distansarbete och kontorsarbete. Det gör det möjligt för anställda att arbeta från startsidan vissa dagar och från kontoret andra dagar. Arbetstagare behöver inte vara på kontoret hela tiden, men de är inte heller distansarbetare. Istället får teammedlemmar i hybridteam fördelarna från båda världarna – gemenskapen med kontorsarbete och fokus och flexibilitet med distansarbete. 

De tre olika arbetsmodellerna

Hybridarbete är en av tre olika arbetsmodeller. Här kan du läsa om vad som skiljer dem åt: 

• Arbetsschema på kontoret: teammedlemmar arbetar från kontoret hela tiden, förutom enstaka dagar med arbete hemifrån för läkarbesök, barnomsorg och andra engångssituationer. 

• Distansarbetsschema: Alla i teamet arbetar på distans från olika platser. Det finns inget fysiskt kontor, men distansanställda kan träffas några gånger om året för teamarrangemang eller möten på annan ort.

• Hybridarbete: Det här är en kombination av de två tidigare modellerna. Anställda arbetar från startsidan vissa dagar och från kontoret andra dagar. Vissa hybrida arbetsmodeller låter anställda välja när de vill komma in, medan mer strukturerade scheman tilldelar specifika dagar för arbete hemifrån eller på kontoret. 

Vad ligger bakom hybridarbetet?

Hybridarbete är inte nytt, men det har blivit mer populärt till följd av covid-19. Pandemin bevisade att distansarbete är möjligt och till och med fördelaktigt tack vare förbättrad flexibilitet, balans mellan arbete och privatliv och fokustid. När världen började öppnas upp blev det tydligt att kontorsarbete inte är det enda sättet att vara produktiv. Anställda dras naturligtvis mot kontoret för teamarbete och mot startsidan för mer fokusintensiva uppgifter. Faktum är att 49 % av arbetstagarna ser kontoret som mer av ett socialt utrymme än tidigare, särskilt när det gäller samarbetsuppgifter som strategi och planering, onboarding, individuella möten och utbildning. 

Infrastrukturen för distansarbete som implementerades under pandemin finns fortfarande kvar, vilket gör det lättare för team att anta hybridscheman och vara flexibla mitt i den fortsatta osäkerheten kring covid. Nu delar 42 % av de anställda som kan arbeta på distans sin tid mellan startsidan och kontoret, och den siffran beräknas överstiga 53 % under de kommande åren. 

Så här utformar du din policy för hybridarbete: En forskningsbaserad strategibok

Lär dig att definiera hybridarbete, analysera din nuvarande policy och skapa och införa den bästa policyn för hybridarbete för din organisations behov.

Ta del av insikterna

Olika typer av hybrida arbetsscheman

Hybridarbete finns i många formulär, vilket innebär att du kan anpassa ditt teams arbetsschema efter specifika behov och preferenser. När du navigerar i hybridarbetsvärlden kan du ta en titt på de här vanliga hybridarbetsalternativen och lära dig om deras för- och nackdelar.  

Kohortscheman

Kohortscheman är den mest strukturerade hybrida arbetssättet. Med det här formatet följer alla en gemensam regel som fastställts av chefen eller företaget. Till exempel arbetar alla på företaget på kontoret på måndagar och tisdagar, med möjlighet att arbeta från startsidan från onsdag till fredag. 

Här är några populära typer av kohortscheman: 

• 3:2-modell: anställda tillbringar tre dagar på kontoret och två dagar på startsidan. Den här hybrida arbetspolicyn är enkel att samordna och gör det möjligt för alla att vara på kontoret samma dagar i veckan. Det finns dock minst en nackdel – 3:2-modellen tillåter inte företag att minska sina kontorsutrymmen, så det kan bli dyrt.

• Nedifrån-och-upp-modell: Företaget låter enskilda team bestämma vilka dagar de behöver vara på kontoret. De sätter upp ett mål (till exempel två dagar på kontoret per vecka) och låter varje team bestämma vad som fungerar bäst för dem. Den nedifrån-och-upp-modellen gör det möjligt för team att arbeta tillsammans för att avgöra vilket kontorsschema som är optimalt för alla – och eftersom olika team är på kontoret på olika dagar kan du minska ditt kontorsutrymme. En potentiell nackdel med den här metoden är att det är svårare att få tvärfunktionella team på kontoret samma dag. 

• Förskjutna scheman: Den här hybridmodellen anger inte bara vilka dagar de anställda ska komma in – den bestämmer också vilken tid de ska komma in, ner till den exakta ankomst- och avgångstiden. Förskjutna scheman är det mest rigida kohortschemat och passar bäst för skiftarbete. Till exempel kan en läkarmottagning använda förskjutna scheman för att säkerställa att det finns tillräckligt med personal tillgänglig under hela dagen, samtidigt som den arbetar med minskad kapacitet för att undvika covid-19-risk. Detta skulle göra det möjligt för läkare att ta emot patienter virtuellt under sina arbetsdagar hemifrån, men ändå säkerställa att det finns tillräckligt med personal på plats. 

Om ditt team behöver hantera återkommande skift och täckning kan du överväga att använda vår mall för arbetsschema för att standardisera schemaläggningen och minska den manuella insats som krävs för att planera veckotimmar.

Flexibla scheman

Flexibla scheman är just det: flexibla. De har inga hårda regler. I stället kan anställda arbeta från startsidan när de vill och komma till kontoret när de vill. 

• Flexi-place: Den här hybridmodellen ger enskilda teammedlemmar friheten att bestämma var de vill arbeta en viss dag. Det liknar bottom-up-metoden, men beslutsfattandet ligger hos individer i stället för hela team. Om du vill minska storleken på kontoret kan flexibla scheman fortfarande fungera så länge du har ett system för att boka skrivbord. Om du har begränsat utrymme för kontorsarbete innebär det att anställda kan reservera en arbetsyta innan de kommer in. Tänk på att du kan få slut på utrymme en viss dag, så teammedlemmar som vill komma in kanske inte kan det.

• Flexibel arbetstid: Den här modellen gör det möjligt för teammedlemmar att välja sina arbetstider. Till exempel kan teammedlemmar som arbetar hemifrån arbeta från 8 till 12, göra ärenden och sedan logga in igen från 15 till 19. Du kan också kombinera flextid med flexi-plats-scheman eller kohortscheman för att ge ännu mer flexibilitet för dina anställda. 

Fördelar med hybrida arbetsscheman

Det finns en anledning till att hybrida arbetsscheman blir allt vanligare. När det görs på rätt sätt maximerar de fördelarna med både distansarbete och kontorsarbete. Så här går det till: 

Öka flexibiliteten och de anställdas nöjdhet

De flesta kunskapsarbetare är överens om att klyftan mellan startsidan och kontoret inte är ett antingen/eller – det är ett både/och. De anställda föredrar flexibiliteten i en hybridarbetsmiljö eftersom det hjälper dem att anpassa arbetet till deras privatliv. Eftersom anställda inte behöver pendla varje dag har de mer tid och flexibilitet för personliga och familjerelaterade åtaganden. Och å andra sidan kan ditt team fortfarande dra nytta av fördelarna med personligt samarbete när de är på kontoret. Det är det ultimata receptet för nöjda anställda – de kan leva ett rikt privatliv och ändå känna sig anslutna och engagerade på jobbet. 

Hybridanställda tenderar att överträffa anställda som bara arbetar på kontoret och är mycket lyckligare. Anledningen är att flexibilitet är en stor fördel för dem – de får göra aktiviteter som de verkligen värdesätter samtidigt som de presterar bättre på jobbet.”

Balansera fokustid och samarbete

Vår forskning visar att anställda gör sitt bästa kvalificerade arbete på startsidan, där de kan koncentrera sig bättre. Å andra sidan föredrar anställda kontorstid för samarbetsuppgifter som strategi och planering, introduktion, individuella möten samt utbildning och utveckling. Ett välgjort hybridarbetsschema ger båda dessa fördelar – teammedlemmar kan arbeta hemifrån för att maximera sitt fokus under kvalificerade uppgifter och sedan komma till kontoret för arbete som kräver personkontakt. 

Minska kostnaderna

Vissa typer av hybrida arbetsscheman kan hjälpa dig att spara pengar. Om anställda är på kontoret mindre kan du kanske minska på kontorsutrymmen och material och därmed minska de allmänna kostnaderna. Det beror dock på vilken typ av hybridschema du använder. Om olika team kommer till kontoret på olika dagar behöver du inte lika mycket skrivbordsyta. Men om alla på företaget behöver vara på kontoret på specifika dagar behöver du fortfarande ett skrivbord för alla. 

Bästa praxis för hybridarbete

Hybridarbete kan öka teamets nöjdhet och produktivitet, men det måste göras på rätt sätt. Om ditt företag inför hybridarbete bör du fokusera på följande för att få ut mesta möjliga av teamets tid – tillsammans och var för sig.

Samordna tiden på kontoret

Hybridarbete är effektivast när anställda fortfarande kan samarbeta ansikte mot ansikte. På så sätt får ditt team det bästa av båda miljöerna – fokus utan distraktioner vid distansarbete plus engagemang och personlig kontakt vid arbete på kontoret. Denna balans kräver dock en viss samordning. 

Lösningen? Synkronisera tiden på kontoret. I stället för att låta var och en välja sin egen plats varje dag kan du skapa ett gemensamt schema med ditt team för att se till att alla är på kontoret samma dagar. Innan du fastställer schemat kan du skicka en enkät för att samla in information om vilka dagar teammedlemmarna föredrar att arbeta på plats eller på distans. Använd sedan den informationen för att skapa ett hybridschema som passar teamets unika behov. 

Främja personliga kontakter

Vår forskning visar att 41 % av arbetstagarna känner sig mer isolerade när de arbetar på distans, så när du arbetar från startsidan en del av tiden är personlig kontakt mycket mer värdefull. Det innebär att det förutom att synkronisera teamets tid på kontoret också är viktigt att få ut mesta möjliga av er tid tillsammans. 

Så här uppmuntrar du personliga kontakter på en hybridarbetsplats: 

• Avsätt tid för samarbete på plats. Få ut mesta möjliga av er tid tillsammans – planera in individuella möten och samarbetssessioner som brainstorming de dagar då teamet är på kontoret.

• Avsätt tid för att skapa gemenskap. Avsätt tid för teamluncher, kaffesnack, happy hours och andra teamaktiviteter när alla är på kontoret tillsammans. 

• Försumma inte virtuella kontakter. Inkludera frågor som bryter isen i mötesagendan för att uppmuntra teammedlemmar att öppna sig över videon. 

Skapa en kultur av öppenhet och förtroende

Hybrida scheman gör det möjligt för ditt team att arbeta på det sätt som är mest produktivt för dem, men det innebär också att du inte kommer att träffa dina kollegor personligen varje dag. När ni är fysiskt åtskilda är öppenhet och förtroende viktiga för att hålla teamet sammanhållet. Du behöver veta vad dina teammedlemmar arbetar med och hur du ska kommunicera med dem, men du måste också lita på att alla arbetar, även om du inte kan se dem göra det. 

Här är några sätt att främja öppenhet och förtroende i ditt team: 

• Gör din kalender offentlig och blockera tid för fokus och personliga möten. På så sätt vet ditt team när du kommer att vara långsammare på att svara. Dessutom hindrar delning av din kalender personer från att schemalägga möten när du inte är tillgänglig. 

• Dela dina kommunikationspreferenser med teamet och låt dem veta när du brukar svara på meddelanden. Låt till exempel ditt team veta om du föredrar e-post framför Slack-meddelanden och förklara att du kanske inte svarar direkt om du försöker fokusera. Du kan också ställa in statusar i din kalender eller i meddelandeappar som Slack för att ange när du fokuserar eller inte är tillgänglig för att chatta. 

• Ange (och kommunicera) tydliga start- och sluttider för din arbetsdag. Att sätta dessa gränser är särskilt viktigt om du är en chef, eftersom det uppmuntrar arbetstagare att koppla bort helt när de inte arbetar. När teammedlemmarna vet när de förväntas arbeta är det mindre troligt att de drabbas av utbrändhet och överbelastning. 

• Undvik detaljstyrning. Som chef är det viktigt att lita på att ditt team gör sitt bästa, även om du inte kan se dem personligen. När du väl har fastställt riktlinjer för ditt hybridarbetsschema ska du lita på att ditt team följer dem och undvika att kontrollera hur och var de arbetar. Det kan vara svårt att inte lägga sig i, men det stöds av data: personer på företag med högt förtroende rapporterar 74 % mindre stress, 50 % högre produktivitet och 76 % mer engagemang än anställda på företag med lågt förtroende. 

Ge tid för fokus

Enligt vår forskning säger 21 % av kunskapsarbetarna att de skulle kunna fokusera bättre om de arbetade från startsidan. Men för att anställda ska få ut så mycket som möjligt av sina distansdagar behöver de en paus från fokusdränerande aviseringar och möten. Varje vecka förlorar arbetstagare nästan tre timmar på onödiga möten, och varje dag bombarderas de med 32 mejl. Det är mycket förlorad fokustid. 

Så här stoppar du störningarna och prioriterar fokus i ditt team: 

• Utse en ”mötesfri dag” varje vecka för att ge medarbetarna tid att hitta ett flöde i arbetet. Det bör vara en dag då anställda kan arbeta från startsidan om de vill. 

• Definiera vad som ska räknas som ett möte och när det räcker att skicka ett e-postmeddelande eller något annat formulär för asynkron kommunikation. Och kom ihåg att inte alla möten behöver vara 30 minuter eller en timme långa. Ibland räcker det med en 15-minuters uppföljning. 

• Normalisera längre svarstider. 50 % av cheferna och 42 % av de individuella medarbetarna känner att de måste svara på aviseringar direkt. Men att ständigt kolla aviseringar minskar fokus, eftersom det kan ta upp till 20 minuter att återfå farten efter ett avbrott. Som chef kan du sätta upp mer realistiska förväntningar kring svarstider och ge teamet möjlighet att pausa aviseringar när de behöver.

Använd rätt verktyg för hybridarbete

Eftersom hybridscheman kombinerar arbete på plats med distansarbete behöver du ett verktyg som kan hålla jämna steg när dina anställda växlar mellan kontoret, startsidan och allt däremellan. Möten och e-post kan fungera när man är på plats, men det blir knepigt när man behöver samordna projekt på distans.  Lyckligtvis kan en programvara för arbetshantering hjälpa dig att samarbeta över tidszoner, team och kontor. Rätt verktyg kan hjälpa dig att organisera arbetet på en central plats och hålla alla uppdaterade om vem som gör vad och när. På så sätt behöver inte alla vara i samma rum för att veta vad som händer – i stället kan teamet arbeta var som helst utan att missa något. 

Så här utformar du din policy för hybridarbete: En forskningsbaserad strategibok

Lär dig att definiera hybridarbete, analysera din nuvarande policy och skapa och införa den bästa policyn för hybridarbete för din organisations behov.

Ta del av insikterna