Daglig checklista

Du börjar dagen med de bästa avsikter, men vid lunchtid är din dagliga att göra-lista begravd under Slack-ping, sista minuten-möten och ändrade prioriteringar. Den där känslan i slutet av dagen när du inte kan komma ihåg vad du faktiskt har gjort kan få produktiviteten och moralen att spåra ur. Lösningen? En mall för en daglig checklista som samlar dina uppgifter, håller dig ansvarig och ger dig en organiserad översikt över dina framsteg.

Den här mallen organiserar dina dagliga uppgifter i ett upprepningsbart format som du kan anpassa för alla rutiner, projekt eller teamarbetsflöden. Oavsett om du behöver en mall för en daglig checklista för personlig planering eller en uppgiftslista för teamets återkommande uppgifter, hjälper den här flexibla Asana-mallen som du kan dela med dig av dig att effektivisera din dag. Du kan spåra slutförda uppgifter, ange slutdatum och använda anpassade fält eller kryssrutor för att visualisera förloppet i realtid.

Vem kan använda sig av mallar för dagliga checklistor?

En av våra designledare brukade förlita sig på en mall för att göra-listor, men uppgifter glömdes hela tiden bort och kreativt arbete åsidosattes. När hon började använda den här mallen för dagliga checklistor i Asana gick granskningarna enligt schema och hennes team hade äntligen tid att göra sitt bästa designarbete.

En mall för daglig checklista hjälper individer och team att fokusera på det som är viktigast genom att organisera arbete som rör sig snabbt. Den tydliggör prioriteringar, tilldelar punkter att göra och ersätter föråldrade post it-lappar, kalkylark och utskrivbara PDF-filer. Den här anpassningsbara mallen kan anpassas till alla typer av arbetsflöden, till exempel checklistor för introduktion, checklistor för städning eller personliga rutiner.

Lättanvända mallar som den här är till nytta för personer som hanterar delade arbetsflöden, såsom kontorschefer, innehållsplanerare, it-team eller alla som hanterar dagliga uppgifter med flera intressenter. Eftersom den är flexibel och anpassningsbar kan den anpassas till rutiner inom alla områden, inklusive hälso- och sjukvård, utbildning, detaljhandel och distansarbete.

Varför använda Asanas mall för daglig checklista?

En av våra verksamhetsledare sa att det här var den första checklistan som inte gick förlorad i en kalkylarkflik eller begravdes i någons inkorg. "Nu", sa hon, "öppnar jag bara min projektvy och vet vad som är gjort och vad som återstår."

Den här kostnadsfria mallen för dagliga checklistor är mer än bara en lista. Det är ett visuellt, genomförbart arbetsflöde som kan skalas. Du kan tilldela ägare, bifoga filer, ställa in påminnelser och automatisera återkommande uppgifter, samtidigt som allt finns på ett och samma ställe. Oavsett om du hanterar din dagliga att göra-lista eller skapar en rutin för ett helt team, omvandlar Asana checklistor till arbetsströmmar.

De främsta fördelarna:

• Skapa enhetlighet med en mall för en återkommande daglig checklista.

• Tilldela uppgifter med slutdatum och ägare för att öka ansvarstagandet.

• Anpassa fält, kryssrutor och taggar för att matcha behoven i din checklista för uppgifter.

• Koppla underuppgifter till större mål, projekt eller veckovisa checklistor.

• Eliminera improduktivt arbete med automatiseringar som återställs dagligen eller veckovis.

Så här använder du den här mallen för en daglig checklista

Vi har utformat den här mallen för att vara enkel att använda och dela. Du kan kopiera den till valfritt projekt, anpassa den för personligt bruk eller för ett team och ändra fält såsom slutdatum eller prioriteringar.

Den här checklistan är strukturerad med viktiga avsnitt: uppgiftslista, prioriterade uppgifter, tidsfördelning, verktyg och resurser samt granskning och justeringar. Varje avsnitt är redan utformat i Asanas listvy för enkel användning. Du kan också växla mellan olika vyer, till exempel Kalender, Tavla eller Tidslinje, för att anpassa den till din föredragna arbetsstil.

Steg 1: Skapa din dagliga lista med uppgifter

Börja med att anteckna allt som vanligtvis händer under din dag, från teammöten till kundmöten. Tänk på återkommande leveranser, dagliga rapporter, inkorgsgenomgångar eller administrativa uppgifter. Att samla alla dessa punkter på ett och samma ställe lägger grunden för ett pålitligt dagligt arbetsflöde.

Överför sedan de här punkterna till din Asana-mall med hjälp av enskilda uppgifter eller underuppgifter. Det här tillvägagångssättet ger varje uppgift ett dedikerat utrymme för att spåra förlopp, ange deadliner och lägga till anteckningar. En marknadsföringschef kan till exempel inkludera uppgifter som ”kontrollera analyspanel” eller ”granska kampanjresurser”.

I mallen motsvarar det avsnittet Uppgiftslista. Det är din allmänna plats för allt potentiellt dagligt arbete. När uppgifterna börjar samlas här flyttar du de mest brådskande till nästa avsnitt.

Steg 2: Organisera uppgifter efter kategori eller tid

Du kan sortera uppgifter efter tid på dagen (morgon, middag, kväll) eller efter funktion (kundarbete, administration, teamkommunikation). Att organisera efter kategori hjälper dig att mentalt förbereda dig för olika typer av uppgifter och minskar behovet av att växla mellan olika sammanhang. Det gör det också lättare att skumma igenom checklistan.

Använd avsnittet Prioriterade uppgifter i Asana för att flytta tidskänsligt eller viktigt arbete från backloggen. Det här avsnittet hjälper dig att fokusera på det som är viktigast just nu. Det fungerar särskilt bra i kombination med slutdatum och prioritetsfält.

Steg 3: Tilldela uppgifter och slutdatum

När det gäller checklistor för samarbeten kan man tilldela uppgifter till enskilda teamkollegor för att öka synligheten och ansvarstagandet. Använd slutdatum och sluttider om specifika uppgifter måste slutföras inom en viss tidsram. Det är särskilt användbart för återkommande uppgifter, såsom att skicka rapporter eller förbereda för möten.

För att förbättra spårningen kan du också använda anpassade fält såsom prioritetsnivå, uppgiftstyp eller tidsberäkning. De här etiketterna hjälper teammedlemmar att prioritera arbetet och hantera dagen på ett effektivt sätt. En produktledare kan till exempel tilldela ett fält med hög prioritet till att lösa öppna buggar.

Avsnittet ”Tidstilldelning” kan stödja den här processen. Använd det för att visualisera hur lång tid uppgifter kan ta eller för att gruppera punkter efter arbetsblock. Du kan till exempel schemalägga 90 minuters djupt arbete före lunch och reservera administrativa uppgifter för eftermiddagen.

Steg 4: Spåra förlopp och slutförda uppgifter

När du arbetar igenom checklistan märker du varje uppgift som slutförd med hjälp av kryssrutan eller statusfältet. Det håller arbetsflödet organiserat och ger en tillfredsställande känsla av framsteg. Du kan också lägga till kommentarer eller bifoga relevanta filer direkt till varje uppgift.

Granska vad du har åstadkommit och vad som inte har gjorts. Använd filter för att visa endast ej slutförda uppgifter och omplanera eller omtilldela dem efter behov. Använd avsnittet Granskning och justeringar längst ner i mallen för att spåra det som är oavslutat, planera nästa dag eller notera hinder. Det är också en bra plats för att lägga till kommentarer i efterhand eller prestationsobservationer.

Steg 5: Anpassa och automatisera

Anpassa checklistans layout, fält och aviseringar efter ditt arbetsflöde. Du kan lägga till beroenden mellan uppgifter, återkommande inställningar eller färgkodade taggar för att förbättra organisationen. De här enkla justeringarna gör att din att göra-checklista känns specialbyggd snarare än generisk.

Använd sedan Asanas automatiseringsfunktioner för att minska det manuella underhållet. Ställ till exempel in en regel som automatiskt rensar slutförda uppgifter i slutet av varje dag eller duplicerar checklistan för nästa arbetsdag. Det säkerställer att din checklista återställs utan att du behöver göra något extra.

Du kan också utöka avsnittet Verktyg och resurser för att få snabb åtkomst till länkar, standardrutiner eller annan dokumentation. Det centraliserar allt du behöver för att slutföra checklistan. Inga fler flikar eller borttappade PDF-filer. Överväg att fästa viktiga filer eller bädda in relevanta paneler med hjälp av flikarna Filer eller Översikt.

Asana-funktioner för checklistor

Funktioner är inbyggda verktyg som anpassar den här mallen för dagliga checklistor till ditt arbetsflöde. Vi har valt ut några av våra favoriter, men du kan bläddra i hela listan över funktioner här.

Återkommande uppgifter

Ställ in uppgifter så att de upprepas dagligen, veckovis eller enligt anpassade scheman. De är perfekta för uppföljningar, underhåll eller påminnelser om egenvård. Asana skapar automatiskt en ny uppgift när en uppgift har markerats som slutförd.

Anpassade fält

Lägg till sammanhang till varje uppgift med hjälp av nedrullningsbara menyer, taggar eller kryssrutor. Spåra saker som brådska, status eller plats med visuella signaler som hjälper dig att agera snabbt.

Uppgiftsberoenden

Använd beroenden för att signalera vilka uppgifter som är beroende av andra. Detta är till hjälp om din dagliga checklista innehåller steg som måste slutförd i en viss ordning, till exempel datainsamling före rapportering.

Projektvyer

Växla mellan list-, tavel- och kalendervyer för att matcha hur din hjärna fungerar. Använd kalendern för visuell schemaläggning eller tavlan för att hantera uppgiftskategorier, till exempel en utskrivbar checklistmall, men i ett dynamiskt och digitalt format.

Regler och automatisering

Automatisera rutinmässiga åtgärder såsom att tilldela uppgifter, ställa in slutdatum eller flytta punkter när de är slutförda. Dessa automatiseringar hjälper till att minska manuellt arbete och hålla din lista fokuserad.

Rekommenderade integreringar

Integreringar är appar som ansluter till Asana för att förenkla arbetet. De hjälper dig att synkronisera verktyg, minska fläktväxling och dra uppdateringar till ett ställe. Kolla in appgalleriet för en fullständig lista.

Google Kalender

Synkronisera din dagliga att göra-lista med din kalender. Du kan se vad som förfaller tillsammans med dina möten eller blockera tid för att slutföra viktiga uppgifter.

Slack

Omvandla meddelanden till punkter att göra och uppdatera teamkollegor utan att lämna Slack. Praktiskt för delade dagliga arbetsflöden eller snabba uppgiftstilldelningar.

Zapier

Skapa zaps som automatiskt lägger till checklistpunkter baserat på utlösare, såsom inskickade formulär eller e-postmeddelanden. Perfekt för att automatisera inköpslistor, evenemangsplanering eller checklistor för resor.

Google Sheets

Exportera din checklista för säkerhetskopiering, rapportering eller utskrift. Perfekt för team som vill ha en mall för dagliga checklistor för uppgifter i Excel- eller Google Dokument-format.

Clockify

Använd AI för att avsätta tid för uppgifter på din lista. Den här integreringen är användbar för team som använder timeboxing eller behöver skydda fokuserad arbetstid.

Vanliga frågor om mallar för dagliga checklistor