Mall för standardrutiner: Gratis mall för standardrutiner

De mest effektiva teamen har processer för allt, från bästa praxis till att namnge företagets filmappar. Team utför dessa processer rutinmässigt och blir bättre på dem med tiden. Men hur kan du vara säker på att alla utför varje process på samma sätt? Det är här som en standardrutin blir användbar.

Standardrutiner dokumenterar viktiga företagsprocesser och vägleder teammedlemmar när de lär sig eller återinträder i uppgifter. Du kan skriva standardrutiner på antingen teamnivå eller företagsnivå. Läs vidare för att ta reda på mer om vad standardrutiner är och hur man skapar dem.

Vad är en standardrutin?

Standardrutiner är en uppsättning skriftliga instruktioner som beskriver hur teamet ska slutföra en specifik process. De används för uppgifter som teammedlemmar utför regelbundet eftersom de förenklar kommunikationen, minskar antalet fel och främjar enhetlighet. 

Standardrutiner är vanligtvis en del av en större dokumentationsprocess för arbetsflöden. Ett arbetsflöde är en uppsättning repeterbara, heltäckande processer som hjälper team att uppnå sina mål genom att koppla rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. Inom varje arbetsflöde finns det sannolikt processer som teamet utför regelbundet – och dessa processer kan dra nytta av en standardrutin.

Genom att skapa standardrutiner för varje process inom ett arbetsflöde kan du hjälpa ditt team att slutföra processer och leverera resultat snabbare.

Vad är en mall för standardrutiner?

En mall för standardrutiner är en färdig guide som du kan använda för att snabbt dokumentera och återskapa procedurer. Den ger en tydlig och konsekvent struktur för uppgifter som att introducera nyanställda, hantera arbetsflöden eller slutföra projekt. Eftersom en mall för standardrutiner är återanvändbar sparar den tid och hjälper team att följa samma pålitliga steg varje gång, vilket gör processerna snabbare och enklare att implementera.

Gratis mall för standardrutiner

Team behöver väldefinierade processer för att uppnå sina mål på ett effektivt sätt. Frågan är hur ditt team dokumenterar och kommunicerar befintliga processer för att säkerställa att alla är samordnade?

Den här kostnadsfria SOP-mallen erbjuder ett enhetligt sätt för ditt team att dokumentera interna rutiner genom att tillhandahålla viktig information om era operativa metoder och utnyttja era projekthanteringsverktyg på ett effektivt sätt.

Så här kan integreringen av en standardmall för verksamhetsprocedurer gynna ditt team:

• Standardrutin för marknadsföring: Använd en mall för standardrutiner för att vägleda kampanjer eller marknadsföringsaktiviteter, och se till att teammedlemmar och intressenter har tydliga instruktioner, inklusive företagsnamn och kontaktuppgifter, för att utföra uppgifter.

• Standardrutin för försäljning: Ge ditt försäljningsteam tydliga steg för att följa företagsomfattande praxis i e-post, CRM eller försäljningsverktyg.

• Standardrutin för personalavdelningen: En standardrutin för personalavdelningen förenklar uppgifter som introduktion och hjälper nyanställda att integreras effektivt från första dagen.

• Standardrutiner för teknik och produkt: Standardisera kodnings-, testnings- och lanseringsfaser med procedurer som inkluderar tidslinjer, kvalitetskontroll och automatisering för smidigare arbetsflöden.

• Standardrutin för kundsupport: definiera processer för eskaleringar, återbetalningar och vanliga frågor så att kundupplevelseteamet har den information som behövs för support i realtid.

Nedan hittar du en kostnadsfri mall för standardrutiner. Använd den här steg-för-steg-mallen för standardrutiner för enkla ämnen med mindre omfattning.

Så här använder man en mall för standardrutiner

För att få ut mesta möjliga av en SOP-mall måste dina instruktioner vara tydliga, organiserade och anpassningsbara. Här är några viktiga tips för att säkerställa att dina standardrutiner är både effektiva och användarvänliga.

• Under rubriken ”Standardrutin för:” ska du tydligt beskriva den specifika uppgiften eller processen som standardrutinens mall ska användas för. Den här titeln bör vara exakt och lätt att identifiera.

• I rubriken "Det här dokumentet skapades för att:" ska du kortfattat beskriva huvudsyftet eller målet med standardrutinen. Förklara varför proceduren är viktig och hur den gynnar arbetsflödet.

• Använd den numrerade listan för att beskriva varje steg i proceduren i ordningsföljd. Se till att varje steg är tydligt och detaljerat, utan att lämna något utrymme för tvetydighet.

• Använd en konsekvent stil och ett konsekvent språk i hela dokumentet. Detta hjälper till att upprätthålla klarhet och förståelse, särskilt för komplexa uppgifter. Undvik att använda jargong om du inte är säker på att läsaren förstår den. För att undvika förvirring, skriv ut alla förkortningar eller akronymer.

• När stegen har dokumenterats granskar du den slutförda SOP-mallen för att säkerställa att den är korrekt och fullständig. Det kan vara fördelaktigt att få den validerad av någon som utför uppgiften regelbundet.

• Var beredd på att uppdatera standardrutinen när processer ändras eller utvecklas. En standardrutin är ett levande dokument som bör återspegla de mest nuvarande metoderna.

Att införliva bästa praxis i din standardmall för operativa förfaranden förbättrar klarheten och effektiviteten i dina arbetsflöden.

Skriva en standardrutin

Oavsett vilket format du använder för din standardrutin har de alla liknande komponenter. Din standardrutin bör ha en tydlig titel så att teammedlemmar enkelt kan komma åt dokumentet. Du bör också inkludera ett avsnitt som förklarar syftet med standardrutinen och steg-för-steg-instruktioner för att vägleda läsaren. Använd stegen nedan för att påbörja processen för att skriva en standardrutin.

1. Identifiera din slutanvändare

När du har valt vilken process du vill skriva din första standardrutin för måste du vara tydlig med vem din slutanvändare är. Om du skriver standardrutinen för ditt team kan du ställa följande frågor:

• Vilka teammedlemmar kommer att använda den här standardrutinen?

• Vilken är deras roll i teamet i förhållande till andra?

• Hur ofta kommer de att använda det här dokumentet?

• Kommer den här standardrutinen att fungera som utbildningsmaterial eller som en referens?

• Kommer den här standardrutinen att ha flera användningsområden eller slutanvändare? 

Du kommer att använda standardrutiner internt, men du kan tillämpa liknande strategier som du skulle göra i en marknadsföringsstrategi. Skapa en köparpersona och bestäm dig för vilka nyckelbudskap som ska finnas i dokumentet. Även om du inte försöker sälja något bör läsaren få ut mesta möjliga av den standardrutin du skapar.

Tips: Du kan ha flera slutanvändare för en standardrutin. Till exempel kan teammedlemmar med olika arbetsroller läsa den allmänna standardrutinen för projektets arbetsflöde för att förstå sina olika roller i hela arbetsflödet. Även om du inte behöver skapa flera standardrutiner i den här situationen, måste du överväga de olika perspektiven och eventuellt dela upp stegen så att varje användare förstår exakt vad de behöver göra.

2. Definiera målen

I slutändan vill du hjälpa slutanvändaren att utföra en procedur eller process. Men du kan ha större mål för din standardrutin beroende på vad processen är och om du har upplevt problem tidigare. 

Du kanske till exempel vill skapa en standardrutin för introduktion av teammedlemmar eftersom teamet har haft låg kvarhållningsgrad. Efter att ha granskat data från avslutningsintervjuer har du märkt att personer har lämnat teamet på grund av dåliga introduktionsupplevelser. Dina SMART-mål för standardrutinen för introduktion är att:

• Förbättra den första arbetsdagen.

• Skapa en 30-60-90-dagarsplan.

• Öka kvarhållningsgraden med 20 % under nästa år.

Tips: Precis som med alla andra mål kan du ställa in KPI:er eller OKR:er för din process för skapande av standardrutiner. OKR:er kan hjälpa dig att sätta upp utökade mål för hur många standardrutiner du vill skapa under nästa år. Nyckeltal kan hjälpa dig att mäta om varje standardrutin förbättrar teamets produktivitet.  

3. Fastställ omfattning och format

Du bör nu ha en grundläggande idé om din standardrutin, vilket innebär att du nästan är redo att skriva den. Du behöver nu bestämma hur du vill visa din information och hur djupgående dokumentet ska vara. Följande nyckel kan hjälpa dig att bestämma omfattning och format:

• Enkla ämnen: Använd ett steg-för-steg-format för standardrutinen, vilket fungerar bäst för ämnen med mindre omfattning. Den här standardrutinen kommer sannolikt bara att ha några få avsnitt, där ett avsnitt förklarar varför standardrutinen behövs och de andra ger arbetsinstruktioner. 

• Komplexa ämnen: Använd ett hierarkiskt format för standardrutinen, vilket möjliggör en större omfattning. Du bör inkludera en innehållsförteckning med denna standardrutin, samt rubriker och flera avsnitt. 

• Villkorade ämnen/godkännanden: Använd ett flödesschema för standardrutiner, vilket erbjuder en flexibel omfattning. Den här standardrutinen kan innehålla olika beslut eller villkorade punkter, och du måste se till att du utformar den på ett sätt som är lätt att följa. Du kan också inkludera ett kort ”varför”-avsnitt högst upp.

Tips: Ämnet bör leda dig till formatet för standardrutinen, inte tvärtom. Om du till exempel har ett komplext ämne som introduktion och försöker lägga upp det i ett flödesschemaformat, kommer dina läsare inte att ha all information de behöver och kommer att ha svårt att slutföra sin utbildning. 

4. Ta fram ett utkast till din standardrutin

För att skriva standardrutiner måste du dela upp processen eller förfarandet i avsnitt och steg. Det är viktigt att du är detaljerad i dina instruktioner så att standardrutinen är tydlig för alla läsare. Även om du tycker att ett steg är uppenbart bör du inkludera det för att undvika förvirring och minska risken för fel. 

Om du till exempel skapar en ny standardrutin för hur man behandlar en kundbetalning kan utkastet till standardrutinen ha en titel, ett avsnitt som förklarar syftet med dokumentet och en lista med detaljerade instruktioner om saker som:

• Hur man begär betalningen.

• Säkerhetsriktlinjer för lagring av kundbetalningsinformation

• Hur man navigerar på betalningsplattformen.

• Var den behandlade betalningen ska registreras

• Vad du ska göra när betalningen har behandlats

När du har utarbetat din standardrutin kan du visa den för slutanvändarna och be om feedback på om dokumentet innehåller allt de behöver för att slutföra uppgiften. Om ditt team har frågor kan du förbättra standardrutinen efter behov.  Tips: När du är klar med att skriva din standardrutin måste du gå igenom den då och då för att säkerställa att den fortfarande är relevant. Processer kräver kontinuerlig förbättring. Genom att hålla din standardrutin uppdaterad kan du vara säker på att ditt team vet hur de ska prestera på toppnivå.

Exempel på en standardrutin

Här är ett exempel på en standardrutin i flödesschemaform. Den här standardrutinen beskriver hur man skickar in en kostnadsrapport och får ersättning. Ovanför flödesschemat finns en text som förklarar syftet med standardrutinen.

När ska man använda en mall för standardrutiner?

En mall för standardrutiner kan förbättra många av teamets affärsprocesser. Om det är första gången du skapar en kan du börja med att brainstorma alla återkommande interna processer som teamet hanterar. Tänk på de uppgifter du vanligtvis lär ut till nya teammedlemmar. Det kan hjälpa dig att identifiera vilka processer som skulle gynnas av en standardrutin och vilka som kanske inte kräver en, till exempel de som är enkla eller kräver praktisk utbildning.

Vanliga dokument för standardrutiner är:

• Introducera en ny kund

• En steg-för-steg-guide för den första arbetsdagen.

• Namnkonventioner för filer baserat på typ och plats.

• Tips för att schemalägga möten och uppgifter.

• Vägledning om teamets standardiserade projektarbetsflöde

• Hur man navigerar i programvaran för projekthantering.

• En översikt över processen för prestationsutvärdering.

När bör man inte använda en standardrutin?

• Engångsuppgifter

• Individuella processer

• Snabbt föränderliga händelser.

• Uppgifter som kräver detaljerad utbildning

Att kartlägga processerna hjälper till att identifiera var en SOP-mall tillför mest värde.

Fördelar med standardrutiner

Standardrutiner kan vara tidskrävande att skapa i början, men de ger många långsiktiga fördelar för teammedlemmar i deras dagliga arbetsflöde. De förbättrar också företagets övergripande effektivitet.

Fördelarna med standardrutiner är följande:

• Skapa enhetlighet: standardrutiner hjälper teammedlemmar att utföra processer på samma sätt.

• Minska utbildningstiden: Att ha skriftliga riktlinjer gör det enklare att utbilda (och omskola) teammedlemmar i uppgifter och verktyg.

• Erbjuder snabba svar på vanliga frågor: teammedlemmar kan använda standardrutiner för att hitta svar på procedurfrågor på egen hand.

• Effektivisera kommunikationen: standardrutiner är en central referenskälla för hur teammedlemmar ska utföra interna uppgifter.

• Spara tid: Standardrutiner erbjuder snabba förtydliganden för teammedlemmar, vilket sparar tid för alla som är involverade i det relaterade arbetsflödet.

• Minska arbetsfel: teammedlemmar kan följa standardrutiner när de utför uppgifter och veta att de får korrekt information. Det förhindrar dem från att behöva gissa. 

Olika typer av format för standardrutiner

Att välja rätt format för standardrutiner beror på din målgrupp, dina mål och hur detaljerad informationen behöver vara. Skapa standardrutiner som stöder företagsomfattande processer eller förtydliga specifika arbetsflöden för team. Vanliga användningsområden inkluderar introduktion av nyanställda, avslut, förfrågningar om ledighet, granskningar, betalningar, innehållsrevisionshistorik och projektändringsinlämningar.

Standardrutiner kan vanligtvis delas in i tre kategorier: steg-för-steg, hierarkisk och flödesschema.

Steg-för-steg-standardrutin

Det här formatet är perfekt för enkla processer som att ta emot betalningar och delar upp en uppgift i tydliga steg. Inkludera:

• Syfte

• En kort sammanfattning

• Tydliga instruktioner i punktform

• Specifikation av den ansvariga personen för varje steg.

Hierarkisk standardrutin

Det här formatet är utformat för komplexa processer såsom introduktion av teammedlemmar och organiserar information i detaljerade avsnitt. Inkludera:

• Innehållsförteckning

• Syfte och sammanfattning

• Detaljerade instruktioner med länkar till checklistor eller standarder

• Identifiering av ansvariga team eller intressenter.

Flödesschema för standardrutiner

Perfekt för processer med villkorade steg, till exempel godkännanden. Det här formatet för standardrutiner ger en visuell guide. Inkludera:

• Syfte

• Tydligt flödesschema eller diagram för scenarier.

• Utnämning av ansvariga personer.

Skapa och skala dina arbetsflöden med mallar för standardrutiner

Standardrutiner är en viktig del av att dokumentera teamets arbetsflöden. Arbetsflöden kan effektivisera verksamheten och hjälpa teamet att nå sina mål. Använd en programvara för arbetshantering som Asana för att skapa arbetsflöden som kan bana väg för starkare processer och prestanda.

Vanliga frågor om mallar för standardrutiner