Hur man genomför en avslutande intervju: mall och exempel

När en teammedlem lämnar företaget för en ny roll finns det en möjlighet att ta reda reda på varför. En avslutande intervju kan ge den avgående anställde tid att kortfattat förklara sin avgång. När du skapar en trygg miljö där de kan tala öppet kommer du att hitta grundorsaken till deras avgång och bedöma om företaget bidrog till den.

För att få värdefulla insikter från avslutande intervjuer, ställ genomtänkta, öppna frågor. Ditt mål bör vara att få den intervjuade att känna sig bekväm så att hen är mer benägen att vara ärlig mot dig. De bästa avgångsintervjuerna hjälper dig att förstå vad som gick fel, så att du kan förbättra arbetsmiljön och de anställdas moral.

Vad är en avgångsintervju?

En avgångsintervju är en individuell konversation mellan en person på personalavdelningen och en anställd som väljer att lämna företaget. Det är en möjlighet att förstå varför din teammedlem lämnar och om företaget kan förbättras. När du förstår orsaken till en frivillig uppsägning kan du utveckla en handlingsplan för att göra det bättre för framtida anställda.

Förutom att söka efter orsaken till avgången, berättar avgångsintervjuer hur den avgående teammedlemmen känner för din organisationen. Teammedlemmar som lämnar företaget kan känna att det är lättare att vara ärlig med beröm och kritik om företagets processer, sin chef eller sin roll i teamet. 

Vem ska genomföra en avgångsintervju?

Vanligtvis är det en medlem i HR-teamet som genomför avgångsintervjun. Det ger den intervjuade en möjlighet att prata med någon utanför det närmaste teamet. Eftersom personalavdelningen inte är involverad i den dagliga verksamheten kan en medlem av personalavdelningen fungera som en pålitlig förtrogen.

Varför är avgångsintervjuer viktiga?

Avslutningsintervjuer är värdefulla för företag som vill förbättra sig kontinuerligt. Avgående teammedlemmar har förstahandsupplevelser av hur företaget fungerar och vad de tycker kan förbättras. Den här intervjun är en möjlighet för teammedlemmar att tala uppriktigt.

Fördelar med att genomföra avslutsintervjuer:

• Få ärlig feedback från anställd

• Hitta grundorsaken till att en teammedlem lämnar företaget

• Få insikter om vad företaget kan förbättra.

• Identifiera sätt att förbättra den anställdes kvarhållandegrad

Ställ frågor om teammedlemmens upplevelse av introduktionen, utvecklingen och teamledningen. Genom att beskriva rätt frågor i förväg får du en tydlig bild av hur teammedlemmen känner sig.

7 vanliga frågor för avslutningsintervjuer

Vilka frågor du väljer för en avslutande intervju beror förmodligen på teammedlemmens roll. Om personen som säger upp sig har en ledarskapsroll kan du ha andra frågor än om det är en medarbetare. 

Det finns dock några vanliga frågor för avslutsintervjuer som du kan ställa för att få väl avrundade insikter om varför teammedlemmen lämnar för en ny roll och hur hen känner sig.

1. Vad fick dig att besluta dig för att lämna?

Din första fråga kan vara enkel. Fråga varför teammedlemmen slutar och se vad hen säger. Om du vill att teammedlemmen ska utveckla sin anledning kan du ställa uppföljningsfrågor baserat på deras svar. 

Personens anledning till att lämna kanske inte har något att göra med företaget alls. Fortsätt intervjun genom att ställa frågor om deras upplevelse.

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Vad fick dig att börja leta efter en ny möjlighet? 

• Finns det något scenario som skulle ha fått dig att ändra dig?

2. Vad är vi bra på som företag?

När du börjar intervjun med enkla frågor får den avgående teammedlemmen tid att känna sig bekväm. Det är ofta lättare för en teammedlem att uttrycka vad hen gillar med företaget och sin arbetsroll innan hen går över till kritik. 

När teammedlemmen har gett dig ett allmänt svar på vad företaget gjorde bra kan du be hen att förklara.

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Kan du utveckla ditt svar?

• Har du några exempel som du vill dela med dig av?

3. Vad kan företaget förbättra?

Fråga personen om allmänna förbättringar av företaget som hen tror att ni kan implementera. Den här frågan går hand i hand med svaret på vad företaget gör bra. 

Använd svaren för att naturligt gå vidare till saker som de kanske inte är lika förtjusta i. Du kan till exempel säga: "Du sa att du gillade din chefs ledarskapsstil, men finns det något i teamdynamiken som du skulle rekommendera att förbättra?"

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Du sa att du gillade [den anställdes svar]. Fanns det något med [företagets egenskap] som du skulle rekommendera att förbättra?

4. Kände du dig stöttad av din chef?

Beroende på den avgående teammedlemmens arbetsroll kanske de inte har ett unikt perspektiv på företagskulturen på en större nivå. Ett område som du vet att teammedlemmen har direkt erfarenhet av är dennes chef. 

När du har fastställt om hen kände att chefen stöttade hen eller inte, fråga vad chefen gjorde eller inte gjorde bra.

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Vad hjälpte dig att göra ditt jobb bra och vad hindrade det?

• Känner du att ledarskapet har erkänt dina bidrag? Om inte, hur tror du att det kan förbättras?

• Kan du ge exempel för att utveckla ditt svar?

5. Kände du att du fick utbildnings- och utvecklingsmöjligheter?

Det är viktigt att ta reda på om ditt företag har utbildat teammedlemmar på rätt sätt för deras befattningar. Professionella utvecklingsmöjligheter inom företaget är också viktiga för att behålla ett team.

Många individer byter företag eftersom de vill utveckla sin karriär. Använd svaren från avslutningsintervjuer för att förbättra din utbildningsplan och dina utvecklingsprogram. Dessa förbättringar kan minska omsättningen och bidra till att öka de anställdas kvarhållandegrad. 

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Vad skulle ha gjort din utbildningsupplevelse bättre?

• Vad skulle ha stärkt våra tillväxt- och utvecklingsmöjligheter?

6. Vad letar du efter i ditt nästa jobb?

Avgående teammedlemmar kan hålla sig till positiv feedback om sin upplevelse. För att lära dig av deras avgång kan du ställa frågor på olika sätt. Fråga vad de letar efter i sin nya tjänst och använd svaret för att jämföra med vad ditt företag erbjuder. 

En teammedlem kan till exempel säga att upplevelsen på företaget var positiv. Men när du frågar om deras framtida förväntningar säger de att de letar efter ett bättre förmånspaket, mer balans mellan arbete och privatliv eller en ny möjlighet som bättre stämmer överens med deras karriärväg. Det är en signal på att du kanske vill omvärdera din företagskultur och teamets arbetsbelastning.

Möjliga uppföljningsfrågor:

• Vad var det med den här rollen som inte stämde överens med din karriärväg?

7. Skulle [anledning] få dig att ompröva ditt beslut att lämna?

Ibland lämnar teammedlemmar företaget på grund av specifika brister. Teammedlemmen kanske vill ha högre lön eller gå med i en annan avdelning. Fundera på om du kan uppfylla kraven. 

Om du inte kan uppfylla deras krav, avgör om deras krav är rimliga och om det är saker du bör förbättra för andra. Om de säger att ingenting kommer att hindra dem från att lämna, var förstående och acceptera deras svar.

Möjliga uppföljningsfrågor:

• I vilket scenario, om något, skulle du överväga att återvända?

Mall och exempel för avslutningsintervju

Här är ett exempel på ett formulär för en avslutande intervju och ett frågeformulär för att fråga avgående anställda. Det ingår potentiella svar som du kan få och sätt att följa upp dessa svar.

Använd mallen för avslutningsintervjuer nedan för att göra anteckningar och skapa en förbättringsplan. 

Så här genomför du en effektiv avslutningsintervju

Effektiva avslutsintervjuer är en hörnsten i kontinuerlig förbättring av anställdas engagemang och strategier för att behålla dem. Så här kan personalavdelningen och chefer effektivt samla in värdefulla insikter samtidigt som de upprätthåller en positiv relation med anställda som slutar.

Steg 1: Förbered och schemalägg intervjun

Börja med att granska den anställdes arbetsbeskrivning, prestationsregister, eventuell tidigare feedback och uppsägningsbrev, om de har skickat in ett. Utveckla ett strukturerat frågeformulär baserat på vanliga frågor i avgångsintervjuer för att vägleda konversationen. Både en mall för intervjuguide och en mall för poängkort för avslutningsintervjuer hjälper till att organisera frågornas flöde och samla in den mest användbara feedbacken.

Timing är avgörande för en effektiv avslutningsintervju. Planera in mötet nära den anställdes sista dag, men inte på den allra sista dagen, för att ge hen tid att reflektera över sin upplevelse utan pressen av ett nära förestående avgående. Denna tidpunkt möjliggör också en mer uppriktig och genomtänkt diskussion.

Steg 2: Kommunicera tydligt syftet

I början av intervjun ska du tydligt kommunicera dess syfte: att få ärlig feedback för organisatorisk förbättring. Betona att den information som delas kommer att behandlas med sekretess och respekt. Beskriv intervjuns struktur så att den anställde vet vad som väntar.

Genomför avslutsintervjun i en privat, bekväm miljö för att underlätta en öppen och ärlig diskussion. Oavsett om det är ansikte mot ansikte eller via ett videosamtal bör miljön uppmuntra till uppriktig feedback.

Steg 3: Engagera dig i en öppen dialog

Använd det förberedda frågeformuläret som väg vägledning, men låt konversationen flöda naturligt. Fokusera på öppna frågor för att få detaljerade insikter om den anställdes arbetstillfredsställelse, skäl till att lämna och förslag för företaget.

Aktivt lyssnande är nyckeln. Uppmuntra den anställde att vara ärlig och öppen, och försäkra hen om att hens feedback är värdefull och kommer att användas konstruktivt. Bekräfta deras känslor och upplevelser utan att döma eller bli defensiv.

Steg 4: Diskutera karriärutveckling och organisatorisk feedback

Utforska den anställdes karriärväg och framtida möjligheter. Diskutera hur deras erfarenhet av företaget har förberett dem för deras nya roll och vad som kunde ha gjorts bättre för att stödja deras karriärtillväxt inom organisationen.

Fråga om den anställdes åsikter om förmånspaketet, initiativ för anställdas engagemang och vilka förbättringar de tror kan förbättra arbetsplatsen för nuvarande och nya anställda.

Steg 5: Avsluta på ett positivt sätt

Avsluta intervjun på ett positivt sätt, tacka den anställde för deras bidrag och önska dem lycka till i det nya jobbet. Det här steget hjälper till att upprätthålla en bra relation och lämnar dörren öppen för potentiellt framtida återengagemang.

Steg 6: Dokumentera feedback och planera för åtgärder

Efter intervjun ska du dokumentera den mottagna feedbacken och analysera den för mönster och genomförbara insikter. Den här informationen bör användas för att informera personalavdelningen, förbättra arbetsplatsmiljön och förbättra strategierna för att behålla de bästa talangerna och säkerställa en hög nivå av arbetstillfredsställelse bland framtida och nuvarande anställda.

Bästa praxis för avslutningsintervjuer

När du genomför en avgångsintervju finns det en bästa praxis som du kan följa för att få den avgående teammedlemmen att känna sig bekväm. När du skapar en tryggt och vänligt klimat får du mer ärlig feedback.

Tips för att förbättra avslutningsintervjuer:

• Välj rätt tidpunkt: Den bästa tidpunkten att intervjua dem som har sagt upp sig är på deras sista arbetsdag. På så sätt kan teammedlemmen vara ärlig utan att behöva fundera på hur det kan påverka arbetsrelationerna. 

• Håll det avslappnat: Det bör finnas en struktur i din avslutningsintervju, men den behöver inte vara formell. Följ upp varje svar du får så att intervjun känns som en konversation. 

• Lägg märke till icke-verbala signaler: Lyssna aktivt på teammedlemmens svar för att förstå vad de säger. Även om det är viktigt vad personen säger bör du vara uppmärksam på den icke-verbala kommunikationen, såsom kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonfall.

• Styr konversationen: Du kommer att ha en lista med frågor förberedda innan intervjun börjar, men intervjun bör vara flytande. I stället för att leda konversationen baserat på dina frågor kan du styra den med teammedlemmens svar. 

• Uppmuntra öppenhet: För att få ärliga svar från teammedlemmen bör du be om öppenhet i början av intervjun. 

• Anteckna: För att komma ihåg den feedback som teammedlemmarna ger dig bör du göra anteckningar. Låt inte dina anteckningar störa flödet i avslutningsintervjun, utan skriv ner en sammanfattning så att du kan komma ihåg all feedback du får. 

Sträva efter att få slutintervjun att kännas bekväm. Det är en möjlighet att få insikter från den avgående teammedlemmen.  

Använd avslutsintervjuer för att skapa en bättre arbetsplats

Avslutningsintervjun är extremt värdefull när den görs på rätt sätt. Det är en möjlighet för dig och den avgående teammedlemmen att ha en uppriktig konversation utan förbehåll. Om du kan få den avgående teammedlemmen att tala öppet om sin upplevelse får du konstruktiv feedback. Med den här feedbacken kan du förbättra arbetsmiljön för nuvarande anställda och öka de anställdas tillfredsställelse.

Vanliga frågor: avslutningsintervju

Vad är poängen med avslutsintervjuer?

Avslutningsintervjuer ger personalavdelningar viktiga insikter om den anställdes upplevelse och hjälper dem att identifiera orsakerna till att en anställd slutar för att ta ett nytt jobb. Denna feedback är ovärderlig för att förbättra arbetsplatskulturen och strategierna för att öka de anställdas moral, vilket i slutändan kommer att hjälpa till att behålla de bästa talangerna.

Vad kan du förvänta dig i avslutande intervjuer?

Under avslutsintervjuer kan anställda förvänta sig en personlig konversation som utforskar deras arbetstillfredsställelse och skälen till att söka en ny möjlighet. Diskussionen kan röra deras arbetsbeskrivning, arbetsplatsmiljö och de faktorer som påverkar deras strävan efter en ny möjlighet. Det är en chans att avsluta på ett positivt sätt och dela feedback som kan förbättra upplevelsen för framtida anställda.

Bör du vara ärlig i en avslutande intervju?

Att vara ärlig under en avgångsintervju är viktigt för att ge organisationen den feedback den behöver för att förbättra de anställdas engagemang och göra förändringar. Under avvecklingsprocessen är det viktigt att upprätthålla både professionalism och ärlighet för att garantera att alla lämnar företaget på goda villkor.

Är avslutningsintervjuer obligatoriska?

Avslutningsintervjuer är inte allmänt obligatoriska; deras krav varierar mellan olika organisationer. Vissa företag ser dem som viktiga för kontinuerlig förbättring, medan andra kanske inte tillämpar dem lika strikt. Dessa diskussioner, oavsett om de formaliseras genom ett formulär för avslutningsintervjuer eller genomförs mer informellt, hjälper en organisation att växa och förbättra förutsättningarna för nya anställda.