Utbildningsplaner: Hur man ökar teamets inlärning

Att utveckla ett starkt team är ingen liten bedrift. Det tar tid att hitta personer som arbetar bra tillsammans och har de styrkor som behövs för att uppnå dina mål. Företag lägger stor vikt vid rekryteringsprocessen eftersom de vill ha exceptionella kandidater som stannar kvar. Men inte ens den bästa kandidaten stannar kvar om de inte känner sig omhändertagna och stöttade. 

Utbildningsplaner är ett sätt att förbättra kompetensen hos dina teammedlemmar. De här planerna är till ömsesidig nytta för företag och teammedlemmar eftersom de ökar bibehållandet och förbättrar teamets produktivitet. När du stöder ditt team genom utbildning kan de tillämpa sina nya färdigheter på jobbet.

Vad är en utbildningsplan för teammedlemmar?

En utbildningsplan för teammedlemmar är en metod för att lära teammedlemmar en specifik färdighet med hjälp av ett förutbestämt program och en uppsättning material. Med en utbildningsplan kan du ange en standard för hur man gör saker. När andra team eller individer vill lära sig färdigheten har du överförbar dokumentation för hur man gör det.

Utbildare och företagsutbildare tillämpar ofta samma princip med en mall för lektionsplaner, som standardiserar mål, material och inlärningsaktiviteter så att varje session går smidigt och uppnår sina mål.

Målet med en utbildningsplan är att:

1. Förbereda chefer innan en utbildning äger rum.

2. Ge teammedlemmarna en struktur för att lära sig.

Utan utbildningsplaner är det svårt för teammedlemmar att veta om de har uppnått de nödvändiga inlärningsresultaten för sin position. Alternativt har teammedlemmar som vill ha ytterligare utbildning inget sätt att mäta sina prestationer.

Vilka är de grundläggande delarna i en utbildningsplan?

Det finns många utbildningsmetoder som du kan använda för att lära teammedlemmar en process, men utbildningsplaner bör innehålla några viktiga komponenter. Om du känner till delarna i en utbildningsplan är du redo för utbildningen när den ska äga rum.

1. Inlärningsmål: Som alla projekt bör din utbildningsplan innehålla mål för framgång. Fråga dig själv vad du vill att din grupp ska få ut av utbildningen. Använd dina inlärningsmål som en guide när du skriver resten av planen.

2. Programöversikt: Programöversikten är kärnan i utbildningsplanen. Den förklarar hur du ska genomföra utbildningen och ger steg-för-steg-instruktioner som den ansvariga personen kan följa.

3. Material: Beroende på vilken utbildningsmetod du väljer kan du behöva specifika material för att leverera den. Om din utbildning till exempel är en workshop kan du behöva utskrivna material för alla deltagare eller en dator och projektor.

Oavsett om du håller dina kurser på distans eller i ett stort konferensrum är planeringen av dessa komponenter en viktig del av utbildningshanteringen.

7 steg för att skapa en utbildningsplan

Nu när du känner till komponenterna i en utbildningsplan är det dags att identifiera var ditt team behöver hjälp innan du går vidare till utvecklingen. När du har ett utbildningsområde i åtanke kan du anpassa programmet till ditt team.

Använd stegen nedan för att skapa en utbildningsplan. 

1. Utvärdera utbildningsbehov

Gör en bedömning av utbildningsbehov innan du faktiskt skapar din plan. Det här inledande steget ger vägledning om vem eller vad som ska utbildas. Titta till exempel på behoven hos nyanställda. Bedöm om den utbildning de behöver för sin nya roll omfattas av introduktionsprocessen, eller om du bör skapa en utbildningsplan som bättre integrerar dem i företaget.

För att bedöma utbildningsbehoven för företaget eller teamet kan du överväga följande:

• Be om feedback från chefer och teammedlemmar.

• Samla in insikter från prestationsutvärderingar.

• Utvärdera teammedlemmarnas prestationer med hjälp av arbetshanteringsverktyg.

• Förbered undersökningar för att se var teammedlemmar vill förbättra sina färdigheter.

Efter att ha gjort din research, prioritera dina behov. Välj en färdighet eller process att fokusera på och skapa en anpassad mall för utbildningsplanen.

2. Välj typ av utbildningsplan

Innan du kan skapa din utbildningsplan måste du välja en leveransmetod. Den ideala leveransmetoden beror på vilken färdighet du undervisar i och storleken på din utbildningsgrupp. Vissa färdigheter kräver en onlinebaserad metod, medan andra kan läras ut genom praktisk övning. Du kan engagera dig mer i mindre grupper, medan större grupper kan behöva en mer praktisk metod.

Typer av utbildningsplaner:

• Workshoppar: Workshoppar innebär aktivt deltagande från gruppen.

• Lärarledd: även känd som utbildning i konferensstil. Dessa utbildningsprogram kan ske på plats eller online. 

• Individuell: Individuella utbildningstillfällen kan hjälpa dem som behöver olika nivåer av stöd.

• På jobbet: Mycket utbildning sker naturligt på jobbet, men du kan också planera för att teammedlemmar ska lära sig specifika färdigheter medan de arbetar.

• E-lärande: Till skillnad från instruktörsledd onlineutbildning är e-lärande när teammedlemmar går igenom en uppsättning onlineutbildningskurser, som vanligtvis består av videor, frågesporter och läsning.

• Mentorskap: Ett unikt sätt för teammedlemmar att lära sig är från en mentor– eller en annan erfaren yrkesverksam – som hjälper till att utveckla deras karriär. Vissa individer hittar mentorer på egen hand, men du kan också skapa ett mentorsprogram.

• Forskningsbaserad: Forskningsbaserad utbildning kan innebära att man måste läsa artiklar och fallstudier eller analysera data från välrenommerade källor.

Här är några scenarier för hur du kan välja en typ av utbildningsplan: 

Scenario 1: Ditt företag byter till en ny programvara för projekthantering och alla behöver utbildning i hur man använder den. Eftersom utbildningarna kommer att ha en stor grupp använder du en instruktörsledd plan eller en plan i konferensstil.

Scenario 2: Ditt företag vill marknadsföra verksamheten på sociala medier. Det kräver att innehåll schemaläggs i förväg, så du skapar en workshop för att lära teammedlemmar hur man schemalägger innehåll för olika sociala plattformar.

3. Studera ditt team

Bortsett från gruppstorleken bör du studera ditt team för att skapa ett effektivt utbildningsprogram. Varje grupp har olika erfarenheter när de deltar i utbildningen. Om du till exempel uppdaterar nuvarande teammedlemmar om bästa praxis för sociala medier kan du anta att de har viss bakgrundskunskap. 

Ställ följande frågor när du studerar ditt team:

• Är den här utbildningen valfri?

• Blir utbildningen effektivare om jag engagerar mig med teammedlemmarna?

• Vilka är teamets styrkor?

• Hur kan jag göra den här utbildningen tillämplig för teamet? 

Teammedlemmarna kommer sannolikt att känna sig mer entusiastiska över utbildningen om den är relevant för dem. Gör din utbildning mer relaterbar genom att inkludera exempel och engagera gruppen. Peka ut styrkor i ditt team och använd dem till din fördel. Om teamet till exempel är mest effektivt på morgonen kan du anpassa schemat för utbildningen därefter.

4. Skapa inlärningsmål

Som med alla projekt kommer du att sätta upp mål för vad du vill uppnå med din utbildningsplan. Tänk på vad du vill att deltagarna ska få ut av utbildningen. 

Låt oss fortsätta med vårt exempel ovan. För en utbildning om marknadsföring på sociala medier kan målet vara att alla deltagare ska:

• Förstå mätvärden i Google Analytics.

• Identifierar vilka sociala plattformar företagets målgrupp använder.

• Förstå hur sociala medier spelar en roll i marknadsföringsflödet.

• Skapar ett SEO-innehåll, publicerar det på sociala medier och spårar dess förlopp.

Använd dina inlärningsmål som utbildningskrav. Du kan bestämma att deltagarna måste uppfylla alla inlärningsmål för att slutföra utbildningen och behärska färdigheten.

5. Utveckla utbildningsmaterial

Utbildningsmaterial utgör huvuddelen av din presentation. Vissa material hjälper dig att presentera material för ditt team, till exempel en bildpresentation eller PowerPoint, medan andra material får deltagarna att engagera sig i lektionen, till exempel ett arbetsblad. 

Utbildningsmaterial kan vara:

• Bildpresentationer 

• Arbetsböcker

• Videor

• Läsning på nätet

• Standardrutiner och utbildningsmanualer.

• Bedömningar

Planera för allt material du behöver och ha extra material till hands. På så sätt kommer du att känna dig förberedd för eventuella oväntade gäster eller missöden när utbildningsdagen kommer.

6. Sätt utbildningen i praktiken

Nu är du redo att slutföra utbildningsprogrammet och presentera det för teammedlemmarna. För att känna dig mer självsäker kan du skriva ut programmet i ett steg-för-steg-format. Det kan se ut ungefär så här:

1. Tränaren välkomnar deltagarna med den första PowerPoint-bilden på tavlan.

2. Utbildaren instruerar deltagarna att öppna sina bärbara datorer och gå till företagets webbplats.

3. Tränaren går igenom PowerPoint-bilder och instruerar deltagarna att följa med på sina bärbara datorer.

4. Tränaren skickar ut arbetsblad.

5. Deltagarna använder bärbara datorer och arbetsblad för att delta i en aktivitet. 

6. Tränaren ber deltagarna att dela med sig av sina erfarenheter av aktiviteten. 

7. Tränaren avslutar PowerPoint-presentationen, som innehåller diskussionsfrågor.

8. Tränaren öppnar för andra frågor. 

Även om ett program kommer att förbereda dig fullt ut för din utbildning, var inte rädd för att avvika från utbildningsplanen under diskussionstiden, så länge som konversationen förblir relevant och produktiv.

7. Granska och revidera vid behov

För att säkerställa att din utbildning är effektiv bör du granska din mall för utbildningsplanen och sträva efter att göra den så bra som möjligt. En framgångsrik utbildningsplan hjälper deltagarna att behärska en process. Om du har bra saker att säga men gruppen inte är engagerad, kommer informationen du levererar sannolikt inte att registreras.

Efter några genomförda utbildningstillfällen kan du göra en utvärdering. Med hjälp av feedback från tidigare deltagare och insikter om deras färdigheter kan du revidera din utbildningsplan för att bättre passa behoven hos nästa grupp. 

Mall och exempel för utbildningsplan

Här är ett exempel på en utbildningsplan. I den här planen identifierade teamet att de behövde en utbildningsplan för sökordsforskning inom företaget. De vill använda den här kursen för nyanställda, men de tror också att den kan fungera som en repetitionskurs för andra på kontoret.

Använd den kostnadsfria mallen för utbildningsplaner nedan för att utveckla ditt teams färdigheter.

Skapa en utbildningsplan med en programvara för arbetshantering

För att skapa anpassade utbildningsplaner måste du veta var ditt team behöver stöd. En programvara för arbetshantering ger en överblick över teamets prestationer så att du kan identifiera var utbildning skulle vara mest användbar.

Använd Asana för att bolla idéer med andra, dela ditt program och revidera det. Med det här delade verktyget kan du skapa en plan och vidta åtgärder på ett och samma ställe.