What is a needs assessment? 3 types and examples

När du balanserar flera tillväxtinitiativ och nya projekt är det svårt att veta vilka teamförbättringar som ska prioriteras. Var ska man ens börja?

Om du är osäker kan du prova en behovsbedömning. En behovsbedömning hjälper dig att avgöra vilka luckor i processen som är viktigast att fylla för att du ska kunna uppnå önskat resultat på kortast möjliga tid. En utvärdering av de nuvarande processerna ger dig inte bara insikter om hur teamet arbetar, utan kan också hjälpa till att identifiera områden där effektiviteten kan förbättras.

Att minska allt jobb kring jobbet och effektivisera processer ökar inte bara produktiviteten utan också teammoralen. Genom att lyssna på dina teammedlemmar och förbättra eventuella jobbiga processer kan du hjälpa dem att utföra sitt viktigaste arbete snabbare. Vi har skrivit en praktisk guide för att skapa en egen behovsbedömning.

Vad är en behovsbedömning?

En behovsanalys är en process för att fastställa behoven, eller ”luckorna”, mellan ett nuvarande och ett önskat resultat. Det är en del av den strategiska planeringen. I grund och botten hjälper en behovsbedömning dig att avgöra hur du ska uppnå dina strategiska mål. 

Ett behov är en möjlighet till förbättring inom en viss process eller ett visst system. När du identifierar och löser behov kan du agera på potentiella nya möjligheter, t.ex. att göra processer mer effektiva, effektivisera resursallokering och identifiera resursluckor i ditt nuvarande arbetsflöde.  

Låt oss till exempel säga att ditt team arbetar med en process för att organisera kunddata. En behovsanalys skulle vara ett utmärkt sätt att förstå var luckor finns i datainsamlingsprocessen – såsom saknad eller felaktig information – och var interna resurser skulle kunna utnyttjas bättre.

Vad är syftet med en behovsanalys?

En behovsanalys identifierar områden inom din organisation som behöver förbättras. Använd en behovsbedömning av befintliga processer för att analysera data och informera om interna förändringar.

Exempel på processer där du kan använda en behovsanalys är:

• En process för att automatisera dubbelt manuellt arbete.

• En kundresa som inte fungerar som den ska.

Det kan vara svårt att avgöra exakt var förbättringar behövs. När du står inför flera möjligheter kan en behovsanalys hjälpa dig att identifiera de bästa förbättringsområdena. 

Exempel på en behovsanalys

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att förbättra processer, men det är inte alltid lätt att komma igång. Börja med att ta en titt på några exempel på frågor för att få en bättre förståelse för de data du letar efter.

Frågor om framgångsfrekvens

• Vilka aktiviteter måste vi genomföra för att uppnå våra mål? 

• Vad är sannolikheten för att vår lösning blir framgångsrik? 

• Vilka uppgifter krävs för att framgångsrikt lösa våra behov?

Prestationsfrågor

• Vilka nyckeltal använder vi för att mäta prestanda?

• Hur ser en utmärkt prestation ut?

• Hur ser det nuvarande resultatet ut?

Operativa frågor

• Vilka intressenter är involverade?

• Var uppstår behovet i processen?

• Hur ofta observerar vi behovet?

Att identifiera behov kräver teamkommunikation, problemlösningsförmåga och ovanliga idéer. Använd de här frågorna som utgångspunkt för att komma igång. När du vet vilka frågor du ska ställa kan du börja samla in data. 

Så här genomför du en behovsbedömning

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att analysera och tolka relevanta data. För att göra det måste du förstå teamets grundläggande behov och processens övergripande önskade resultat. 

Frågor om framgångsgrad:

• Vilka aktiviteter måste utföras för att uppnå våra mål? 

• Vad är sannolikheten för att vår lösning blir framgångsrik? 

• Vilka uppgifter krävs för att framgångsrikt lösa våra behov?

Prestationsfrågor:

• Vilka nyckeltal använder vi för att mäta prestanda?

• Hur ser en utmärkt prestation ut?

• Hur ser det nuvarande resultatet ut?

Operativa frågor:

• Vilka intressenter är involverade?

• Var uppstår behovet i processen?

• Hur ofta observerar vi behovet?

Att identifiera behov kräver teamkommunikation, problemlösningsförmåga och ovanliga idéer. Använd de här frågorna som utgångspunkt för att komma igång. När du vet vilka frågor du ska ställa kan du börja samla in data.

6 steg för att utföra en behovsanalys

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att analysera och tolka relevanta data som kommer att påverka ditt beslutsfattande. För att göra det måste du förstå teamets grundläggande behov och processens övergripande önskade resultat. 

Få hjälp av viktiga intressenter, finansiärer och beslutsfattare och samla in feedback genom möten eller brainstormingsessioner. Oavsett hur du väljer att börja är det här de fyra steg som du bör följa när du genomför en behovsanalys. 

1. Identifiera teamets behov

För att avgöra skillnaderna mellan befintliga och idealiska processer måste du först förstå hur den idealiska processen ser ut. Tydliga mål är det bästa sättet att se till att du skapar en mätbar, genomförbar och resultatinriktad behovsbedömning. 

Innan du kan börja samla in och analysera information för din behovsbedömning bör du ta dig tid att överväga dina önskade resultat. Sätt upp mål och samla in information om möjligheter för att planera deadliner och förstå det avsedda resultatet. 

Dina teammedlemmar är förmodligen mer involverade i processen än du och har värdefulla insikter om potentiella processförbättringar. Samla in feedback från projektteamet eller anordna en brainstorming-session för att identifiera teamets största luckor. 

Arbeta tillsammans med teamet för att besvara följande frågor: 

• Vilka behov försöker du lösa? 

• Hur genomförs den här processen för närvarande? 

• Var finns de största luckorna i möjligheterna? 

• Vad är era önskade resultat? 

• Vill du lösa ett specifikt problem eller en mer allmän process? 

• Har du tydliga, mätbara datakällor? 

• Hur kommer du att mäta framgång?

2. Mät och fördela dina resurser

Innan du påbörjar utvärderingen bör du bestämma exakt hur mycket arbetskapacitet ditt team har och hur mycket du är villig att spendera på projektet. Bestäm också hur mycket tid du ger dig själv för att nå dina mål. Vill du fylla luckorna på sex månader? Ett år? Om du vet exakt hur mycket arbetskapacitet du har kan du ha ett systematiskt tillvägagångssätt för rapporten. 

Teamets tillgänglighet och organisationens resurser kommer att påverka omfattningen av behovsanalysen. Om du avsätter mer tid för behovsbedömningen kommer du att kunna lägga mer tid på datainsamling. 

3. Samla in intern information

Samla sedan in information och data om hur du bäst kan lösa de identifierade luckorna. Kom ihåg att målet med en behovsanalys är att förstå hur du kan ta dig från din nuvarande process till det önskade resultatet. 

Samla in information från olika avdelningar och intressenter som är närmast processen. Nu har du redan brainstormat med dina nära projektteammedlemmar, men det är också viktigt att förstå vad dina tvärfunktionella partner behöver av den här processförbättringen. 

För att skapa en bra behovsanalys behöver du detaljerad information, så uppmuntra intressenter att dela med sig av djupgående data om sina specifika behov. Ju mer information du har, desto större är sannolikheten att behovsanalysen blir framgångsrik.

Några frågor att tänka på när du samlar in information: 

• Var behövs förbättringar?

• Varför presterar de nuvarande metoderna dåligt?

• Har vi tillräckligt med resurser för att genomföra en mer framgångsrik process?

De här frågorna hjälper dig att samla in nödvändig information för att gå vidare till steg fyra.

4. Samla extern information

När du har samlat in information från projektteamet och från tvärfunktionella intressenter är allt som återstår att samla in information från externa källor. Att samla in information från externa källor, utöver dina interna medarbetare, ger dig en överblick över processen från början till slut. 

Det finns flera sätt att samla in extern information om din målgrupp, bland annat:

• Kundundersökningar: används för att snabbt samla in kunddata på hög nivå från flera geografiska platser.

• Fokusgrupper: används för att samla in djupgående information från en viss geografisk plats.

Det är också en bra idé att få ett nytt par ögon att följa processen från början till slut för att upptäcka ytterligare ineffektivitet. Även om den typ av teknik för behovsanalys du använder beror på din situation bör du välja den som ger dig den bästa chansen att korrigera ineffektivitet.

5. Få feedback

En behovsanalys handlar om företagets och samhällets behov. Testa dina resultat med olika grupper av människor som kan ha olika perspektiv (och fördomar) på dina data. Dela den med både intressenter och medlemmar för att bedöma hur både dina chefer och din målgrupp kommer att reagera på eventuella processändringar. 

Några personer som kanske vill se din bedömning är: 

• Projektpartner

• community-medlemmar

• Investerare

• Intressenter

• Ledningen

• Kollegor

Med den feedback du får kan du göra nödvändiga justeringar av resultatet innan du börjar göra stora ändringar i dina identifierade behov. 

6. Använd dina data

Nu har du samlat all information du kan. Det enda som återstår är att använda resultaten och insikterna från behovsanalysen för att skapa en slutrapport och en handlingsplan.

Använd den information du samlade in i steg ett till fem för att omvandla dina behovsbedömningsdata till ett kumulativt resultat. Utöver de anteckningar, detaljer och observationer som du har gjort under dina brainstorming-sessioner kan du lägga till en sammanfattning som dokumenterar nästa steg – särskilt faserna, teknisk assistans, utbildningsprogram och andra komponenter som hjälper dig att genomföra processändringarna. 

Det kommer att ta tid att implementera resultaten av behovsanalysen. Se till att teamet har en effektiv process för att vägleda förbättringen, till exempel:

• Projekthanteringsverktyg:hjälper till att organisera information och kommunicera med teammedlemmar.

• Ändringshantering: Hjälper till med att dokumentera behov och luckor.

• Verksamhetsprocesshantering (BPM): hjälper till att analysera och förbättra processer.

• Planering av processimplementering: beskriver de steg som krävs för att uppnå ett gemensamt mål.

Exempel på behovsbedömning

Det finns många olika metoder för datainsamling, från kvantitativa tekniker såsom undersökningar till kvalitativa tekniker såsom fokusgrupper. Din målgrupp kan påverka din metod, så ta hänsyn till vems perspektiv du letar efter innan du bestämmer dig. 

Behovsbedömningar ger viktiga data om befintliga processer och hjälper team att skapa effektivare system. 

Här är tre av de mest populära metoderna för att samla in data för behovsanalyser:

Frågeformulär

Frågeformulär och intervjuer är de vanligaste metoderna för att samla in data. Ett frågeformulär är ett ytligt formulär med allmänna ja- eller nej-frågor. Det är ett utmärkt sätt att få snabb information från respondenterna.

Använd det för att till exempel utvärdera hur effektiv din varumärkesidentitet är.

Undersökningar

Många team använder undersökningar för att samla in extern information om kundupplevelsen. Undersökningar innehåller ofta öppna frågor, så de ger mer djupgående information än frågeformulär. Det är ett utmärkt sätt att få korrekt men snabb information.

Används för t.ex.: att utvärdera hur framgångsrik upplevelsen efter köpet är ur kundens perspektiv.

Fokusgrupper

En fokusgrupp är en intervju med ett litet antal deltagare som delar gemensamma egenskaper eller erfarenheter. Även om de kräver betydligt mer tid än de andra två metoderna ger fokusgrupper omfattande information om behov och kundupplevelse. Det är ett utmärkt sätt att samla in djupgående information.

Använd den för till exempel: att utvärdera hur dina kunder upplever ditt varumärke och vad de tycker kan förbättras.

Identifiera teamets behov med en analys

Att göra en behovsanalys är ett utmärkt sätt att förstå hur nuvarande processer hanteras och hur du kan effektivisera uppgifter och kommunikation. Det är inte alltid uppenbart vilka behov som är viktigast. Med en behovsanalys kan du samla in de uppgifter du behöver för att göra teamet effektivare.