Vad är en behovsbedömning? 3 typer och exempel

När du balanserar flera tillväxtinitiativ och nya projekt är det svårt att veta vilka teamförbättringar som ska prioriteras. Var ska man ens börja?

Om du är osäker kan du prova en behovsbedömning. En behovsbedömning hjälper dig att avgöra de viktigaste bristerna i processen så att du kan uppnå önskat resultat på kortast möjliga tid. En bedömning av de nuvarande processerna ger inte bara insikter om hur teamet arbetar, utan kan också hjälpa till att identifiera områden där effektiviteten kan förbättras.

Att minska allt jobb om jobb och effektivisera processer ökar inte bara produktiviteten, det ökar också teammoralen. Genom att lyssna på dina teammedlemmar och förbättra eventuella smärtsamma processer kan du hjälpa dem att utföra sitt viktigaste arbete snabbare. Vi har skrivit en praktisk guide för att skapa en egen behovsbedömning.

Vad är en behovsbedömning?

En behovsanalys är en process för att fastställa behoven, eller "luckorna", mellan ett nuvarande och önskat resultat. Det är en del av strategisk planering – i huvudsak hjälper en behovsbedömning dig att fastställa hur du ska uppnå dina strategiska mål. 

Ett behov är en möjlighet till förbättring inom en viss process eller ett visst system. När du identifierar och åtgärdar behov kan du agera på nya möjligheter, till exempel göra processer effektivare, effektivisera resursallokering och identifiera resursluckor i det nuvarande arbetsflödet.  

Låt oss till exempel säga att ditt team arbetar med en process för att organisera kunddata. En behovsanalys är ett utmärkt sätt att förstå var det finns luckor i datainsamlingsprocessen, till exempel saknad eller felaktig information, och var interna resurser kan utnyttjas bättre.

Vad är syftet med en behovsanalys?

En behovsanalys identifierar områden inom organisationen som behöver förbättras. Använd en behovsbedömning på befintliga processer för att analysera data och informera om interna förändringar.

Exempel på processer där du kan använda en behovsanalys:

• En process för att automatisera dubbelt manuellt arbete.

• En kundresesprocess som underpresterar.

Det kan vara svårt att fastställa exakt var förbättringar behövs. När du står inför flera möjliga områden kan en behovsanalys hjälpa dig att identifiera de bästa förbättringsområdena. 

Exempel på en behovsanalys

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att förbättra processer, men det är inte alltid lätt att komma igång. Börja med att ta en titt på några exempel på frågor för att få en bättre förståelse för de data du letar efter.

Frågor om framgång

• Vilka aktiviteter måste göras för att uppnå våra mål? 

• Hur stor är sannolikheten för att vår lösning blir framgångsrik? 

• Vilka uppgifter krävs för att framgångsrikt lösa våra behov?

Prestationsfrågor

• Vilka nyckeltal använder vi för att mäta prestation?

• Hur ser utmärkt prestanda ut?

• Hur ser den nuvarande prestationen ut?

Operativa frågor

• Vilka intressenter är involverade?

• Var uppstår behovet inom processen?

• Hur ofta observerar vi behovet?

Att identifiera behov kräver teamkommunikation, problemlösningsförmåga och kreativa idéer. Använd de här frågorna som utgångspunkt för att komma igång. När du vet vilka frågor du ska ställa kan du börja samla in data. 

Så här gör man en behovsbedömning

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att analysera och tolka relevanta data. För att göra det behöver du förstå teamets grundläggande behov och det övergripande önskade resultatet av processen. 

Frågor om framgång:

• Vilka aktiviteter måste göras för att uppnå våra mål? 

• Hur stor är sannolikheten för att vår lösning blir framgångsrik? 

• Vilka uppgifter krävs för att framgångsrikt lösa våra behov?

Prestationsfrågor:

• Vilka nyckeltal använder vi för att mäta prestation?

• Hur ser utmärkt prestanda ut?

• Hur ser den nuvarande prestandan ut?

Operativa frågor:

• Vilka intressenter är involverade?

• Var uppstår behovet i processen?

• Hur ofta observerar vi behovet?

Att identifiera behov kräver teamkommunikation, problemlösningsförmåga och ovanliga idéer. Använd de här frågorna som utgångspunkt för att komma igång. När du vet vilka frågor du ska ställa kan du börja samla in data.

Om du vill ha ett färdigt ramverk för att organisera det du hittar kan du använda en mall för behovsbedömning. Den kan hjälpa dig att omvandla frågorna till en praktisk, steg-för-steg-plan som hela teamet kan följa.

6 steg för att utföra en behovsanalys

En behovsanalys är ett utmärkt sätt att analysera och tolka relevanta data som påverkar beslutsfattandet. För att göra det behöver du förstå teamets grundläggande behov och det övergripande önskade resultatet av processen. 

Få hjälp av viktiga intressenter, finansiärer och beslutsfattare och samla in feedback genom möten eller brainstormingsessioner. Oavsett hur du väljer att börja, följer du de här fyra stegen när du gör en behovsbedömning. 

1. Identifiera teamets behov

För att avgöra skillnaderna mellan befintliga och idealiska processer måste du först förstå hur den idealiska processen ser ut. Tydliga mål är det bästa sättet att säkerställa att du skapar en mätbar, genomförbar och resultatorienterad behovsanalys. 

Innan du börjar samla in och analysera information för behovsanalysen bör du ta dig tid att överväga vilka resultat du vill uppnå. Sätt upp mål och samla in data om möjliga områden för att planera deadliner och förstå det avsedda resultatet. 

Dina teammedlemmar är förmodligen närmare processen än du är och de har värdefulla insikter om potentiella processförbättringar. Samla in feedback från projektteamet eller anordna en allmän brainstorming-session för att identifiera teamets största brister. 

Arbeta tillsammans med teamet för att besvara följande frågor: 

• Vilka behov försöker ni lösa? 

• Hur genomförs processen för närvarande? 

• Var finns de största möjligheterna? 

• Vilka resultat vill ni uppnå? 

• Vill du lösa ett specifikt problem eller en mer allmän process? 

• Har du tydliga, mätbara datakällor? 

• Hur kommer du att mäta framgång?

2. Mät och fördela resurserna

Innan du påbörjar utvärderingen bör du bestämma exakt hur mycket kapacitet teamet har och hur mycket du är villig att spendera på projektet. Bestäm också hur mycket tid du ger dig själv för att uppnå dina mål. Vill du fylla luckorna på sex månader? Ett år? Om du vet exakt hur mycket arbetskapacitet du har kan du använda ett systematiskt tillvägagångssätt för rapporten. 

Ditt teams tillgänglighet och organisatoriska resurser kommer att påverka hur omfattande behovsanalysen blir. Om du lägger mer tid på behovsbedömningen kommer du att kunna lägga mer tid på datainsamling. 

3. Samla in intern information

Samla sedan in information och data om hur man bäst åtgärdar de identifierade bristerna. Kom ihåg att målet med en behovsanalys är att förstå hur man går från den nuvarande processen till det önskade resultatet. 

Samla in data från olika avdelningar och intressenter som är nära processen. Vid det här laget har du redan brainstormat med dina nära projektmedlemmar, men det är också viktigt att förstå vad dina tvärfunktionella partner behöver från processförbättringen. 

För att skapa en bra behovsanalys behöver du detaljerad information, så uppmuntra intressenterna att dela med sig av djupgående information om sina specifika behov. Ju mer information du har, desto större är sannolikheten att behovsbedömningen blir framgångsrik.

Här är några frågor att tänka på när du samlar in information: 

• Var behövs förbättringar?

• Varför är de nuvarande metoderna underpresterande?

• Har vi tillräckligt med resurser för att genomföra en mer framgångsrik process?

De här frågorna hjälper dig att samla in nödvändig information för att gå vidare till steg fyra.

4. Samla extern information

När du har samlat in information från projektteamet och från tvärfunktionella intressenter är allt som återstår att samla in information från externa källor. Att få information från externa källor, utöver de interna medarbetarna, ger dig en överblick över processen från början till slut. 

Det finns flera sätt att samla in extern information om din målgrupp, bland annat:

• Kundundersökningar: Används för att snabbt samla in kunddata på hög nivå från flera geografiska platser.

• Fokusgrupper: Används för att samla in djupgående information från en specifik geografisk plats.

Det är också en bra idé att anlita ett nytt par ögon för att följa processen från början till slut för att upptäcka ytterligare ineffektivitet. Även om den typ av teknik för behovsbedömning du använder beror på din situation, bör du välja den som ger dig den bästa chansen att korrigera ineffektivitet.

5. Få feedback

En behovsanalys handlar om företagets och gemenskapens behov. Testa dina resultat med olika grupper av personer som kan ha olika perspektiv (och fördomar) på dina data. Dela den med både intressenter och community-medlemmar för att bedöma hur både dina chefer och målgruppen kommer att reagera på eventuella processändringar. 

Här är några personer som kan vilja se din bedömning: 

• Projektpartner

• Community-medlemmar

• Investerare

• Intressenter

• Ledning

• Kollegor

Med hjälp av den feedback du får kan du göra nödvändiga justeringar i rapporten innan du börjar göra storskaliga ändringar i dina identifierade behov. 

6. Använd dina data

Nu har du samlat in all information du kan. Det enda som återstår att göra är att använda resultaten och insikterna från behovsbedömningen för att göra en slutrapport och en handlingsplan.

Använd den information du samlat in i steg ett till fem för att omvandla dina behovsbedömningsdata till en kumulativ rapport. Utöver anteckningarna, detaljerna och observationerna som du har gjort under brainstormingmötena kan du lägga till en sammanfattning som dokumenterar nästa steg – i synnerhet faserna, teknisk hjälp, utbildningsprogram och andra komponenter som hjälper dig att implementera processändringarna. 

Att implementera resultaten av behovsbedömningen kommer att ta tid. Se till att ditt team har en effektiv process på plats för att vägleda förbättringen, till exempel:

• Projekthanteringsverktyg:hjälper till att organisera information och kommunicera med teammedlemmar.

• Ändringshantering: Hjälper till med att dokumentera behov och luckor.

• Business process management (BPA): hjälper till att analysera och förbättra processer.

• Planering av processimplementering: beskriver de åtgärder som krävs för att nå ett gemensamt mål.

Exempel på behovsbedömning

Det finns många olika metoder för datainsamling – från kvantitativa tekniker som undersökningar till kvalitativa tekniker som fokusgrupper. Din målgrupp kan påverka din metodik, så ta hänsyn till vems perspektiv du letar efter innan du bestämmer dig. 

Behovsbedömningar ger viktiga data om befintliga processer och hjälper team att skapa effektivare system. 

Här är tre av de mest populära metoderna för att samla in data för behovsbedömningar:

Frågeformulär

Frågeformulär och intervjuer är de mest populära metoderna för att samla in data. Ett frågeformulär är ett ytligt formulär med allmänna ja- eller nej-frågor. Det är ett utmärkt sätt att få snabb information från respondenterna.

Använd det för att utvärdera effektiviteten av din varumärkesidentitet

Undersökningar

Många team använder undersökningar för att samla in extern information om kundupplevelsen. Undersökningar innehåller ofta öppna frågor, så de ger mer djupgående information än frågeformulär. Det är ett utmärkt sätt att hitta korrekt men snabb information.

Används för att: utvärdera hur bra upplevelsen efter köpet är ur kundens perspektiv

Fokusgrupper

En fokusgrupp är en intervju med ett litet antal deltagare som delar gemensamma egenskaper eller erfarenheter. Även om de kräver betydligt mer tid än de andra två metoderna ger fokusgrupper omfattande information om behov och kundupplevelse. Det är ett utmärkt sätt att samla in djupgående information.

Används för till exempel: att utvärdera hur kunderna upplever varumärket och vad de tycker kan förbättras

Identifiera teamets behov med en analys

Att göra en behovsanalys är ett utmärkt sätt att förstå hur nuvarande processer hanteras och hur man kan effektivisera uppgifter och kommunikation. Det är inte alltid uppenbart vilka behov som är viktigast. Med en behovsanalys kan du samla in de data du behöver för att göra ditt team mer effektivt.