Hur en mall för utgiftsrapporter kan förbättra kostnadskontrollen (med exempel)

Det är ingen hemlighet att det kostar pengar att driva ett företag. För att leverera förstklassiga tjänster till kunder köper företag ofta designprogram och verktyg för kommunikation. Dessutom måste team investera i sig själva för att få branschkunskap och förbättra gruppdynamiken. Interna kostnader kan inkludera professionell utveckling, teambuilding och resor för specifika arbetsroller. 

Även om vissa businesskostnader är regelbundna och återkommande, har varje företag också en mängd sporadiska inköp för ad hoc-behov som de som nämns ovan. Kostnadsrapportering är avgörande för att slutföra ersättningar och hålla reda på de totala utgifterna. I den här artikeln förklarar vi hur man använder en mall för kostnadsrapporter och skillnaderna mellan traditionell och digital rapportering.

Vad är en kostnadsrapport?

En kostnadsrapport är ett formulär som skickas in av alla i en organisation som ådrar sig företagskostnader. Du använder en budget för att planera utgifter innan de uppstår, men utgiftsrapporter spårar utgifter efter att de har uppstått.

Det finns olika typer av kostnadsrapporter, där vissa är inriktade på interna kostnader och andra på externa utgifter. Du kan skapa utgiftsrapporter som används för att registrera återkommande utgifter inom en viss tidsperiod. Du kan också skapa utgiftsrapporter för ad hoc-inköp som sker under ett ospecificerat tidsintervall inom en utgiftskategori. Utgiftskategorier kan inkludera:

• Resekostnader

• Kontorskostnader

• Löner och förmåner

• Reparationer och underhåll

Utgiftsrapporter bör visa den information som behövs för att ersätta den som har gjort utgiften och spåra utgiften. Dessa komponenter kan inkludera:

• Datum för utgiften

• Leverantör eller tillhandahållen tjänst

• Om utgiften kan tilldelas en viss kund eller ett visst projekt

• Totalt betalt belopp (inklusive skatter, provisioner och avgifter)

• Typ av utgift

Traditionell kostnadsrapportering vs digital

Alla inom ett företag kan ådra sig Business-utgifter. Som projektledare kan du ansvara för större inköp såsom månatliga prenumerationer och kundavgifter, men andra teammedlemmar kan också göra Business-inköp som kräver ersättning, såsom resekostnader. 

Eftersom utgiftsrapportering sträcker sig över olika avdelningar och projekt bör spårningsprocessen vara enkel att förstå och komma åt. Utskrivbara kostnadsrapporter är enkla, men om du kombinerar kostnadsrapportering med en programvara för projekthantering kan du skicka in, spåra och budgetera kostnader på ett och samma ställe.

Tips: Om dina utgifter inkluderar flyg, hotell eller kundresor kan du använda en reseplaneringsmall tillsammans med dina utgiftsrapporter för att hålla alla reseuppgifter, budgetar och ersättningar organiserade i ett system.

Så här använder man en mall för utgiftsrapporter

De flesta mallar för utgiftsrapporter har ett enkelt tabellformat, och ditt företag kan tillhandahålla en standardiserad uppsättning formulär som du kan använda i alla avdelningar. Förutom att skapa rapporter måste du förstå hur du använder och skickar in dem för att få ersättning för pengar du spenderar. Om du är osäker kan du läsa företagets interna policyer och be ditt ekonomiteam om mer information.

Nedan redogör vi för de typiska stegen som ingår i att skicka in en kostnadsrapport. Innan du skickar in en utgiftsrapport bör du dock alltid kontrollera med ditt interna ekonomiteam för att se till att de inte har ett specifikt system eller format på plats. På samma sätt är ekonomiteamet vanligtvis den slutliga godkännaren av alla företagskostnader – på så sätt kan de se till att dina företagskostnader är korrekta.

1. Gör en lista över utgifter som uppfyller mallkriterierna

Det första steget i utgiftsrapporteringen är själva rapporteringen. Om du använder en tidsbaserad mall för utgiftsrapportering listar du alla Business-utgifter du ådrar dig inom den specifika tidsperioden och fyller i all information som mallen efterfrågar. Om du använder en kategoribaserad mall för utgiftsrapportering använder du rapporten för att spåra återkommande utgifter inom den kategorin. Du kan också behöva skicka in en utgiftsrapport för en engångsutgift, till exempel en ersättning för en årlig konferensavgift eller en donation som ditt företag har gått med på att matcha.

Några bästa praxis för att lista utgifter i alla typer av utgiftsrapporter inkluderar:

• Spara kvitton på alla utgifter du har så att ekonomiteamet kan verifiera den information du har rapporterat.

• Placera varje utgift du har på en separat rad.

• Dela upp delsummor från skatter och dricks för att göra bokföringen enklare.

• Beskriv utgiftens syfte och om det var för en projektutgift som du kan debitera ett kundkonto.

• Ange den betalningsmetod du använde för utgiften, till exempel ett kreditkort eller kontanter. 

• Lägg till ytterligare förtydligande anteckningar när det behövs.

Tips: Digital kostnadsrapportering gör det här steget mindre komplicerat eftersom du kan ange utgifter, ladda upp kvitton och dela din information på en plattform. Med fysiska rapporter måste du hålla koll på din rapport under en längre period och se till att den hamnar i händerna på rätt personer. 

2. Skicka in din utgiftsrapport för godkännanden

När du har slutfört din utgiftsrapport skickar du in rapporten för godkännanden. Varje företag har en unik teamstruktur när det gäller vem som godkänner ekonomiska rapporter. Innan du skickar in din kostnadsrapport ska du kontakta ditt ekonomiteam för att bekräfta vem som slutligen godkänner kostnaderna. 

Som projektledare kan du behöva skicka in dessa dokument till en avdelningschef som är din chef, eller så kan du skicka in kostnadsrapporter direkt till ekonomiteamet. Om en teammedlem under dig fyller i en utgiftsrapport kan de skicka den till dig för godkännanden innan den går vidare till nästa ansvariga person. 

Tips: Eftersom utgiftsrapporter ofta byter ägare finns det alltid en risk för att de försvinner i mängden. Teammedlemmar kan lättare tappa bort fysiska dokument eller skicka dem till fel personer vid fel tidpunkt. Med ett digitalt system för att skicka in kostnadsrapporter kan du skapa inställningar för att skicka dem dit de behöver gå.

3. Gör ändringar om det behövs

Även om du har granskat din utgiftsrapport noggrant kan ekonomiteamet ha frågor innan de ger ett godkännanden. Det betyder inte att du har gjort något fel, men du måste göra de begärda ändringarna innan du kan få en kostnadsersättning. Några vanliga ändringar som du kan behöva göra inkluderar:

• Förtydliga utgiftstypen

• Erbjuda en detaljerad prisuppdelning

Ju mer information du anger från början, desto mindre sannolikt är det att du behöver revidera rapporten när du har skickat in den. Målet är att få godkännanden snabbt så att du kan minska handläggningstiden för ekonomiteamet, få din ersättning och återgå till arbetet.

Tips: Att ändra en fysisk utgiftsrapport kan vara tråkigt. Du kommer förmodligen att behöva hitta den ursprungliga filen för rapporten på din dator, jämföra anteckningar från rapporten som skickats tillbaka till dig och göra ändringar innan du skriver ut en ny kopia och skickar den igen. Med en digital rapport kan du slutföra alla ändringar i ett enda levande dokument. 

4. Vänta på att ekonomiteamet ska rapportera utgifterna

Vid det här laget har ekonomiteamet förhoppningsvis godkänt dina utgifter. Vanligtvis avslutas därmed din delaktighet i processen för kostnadsrapportering. Men om de aktuella utgifterna är projektrelaterade kan du behöva göra ytterligare rapportering. Se till att inkludera dessa utgifter i företagets budget eller projektbudget för att säkerställa att du håller dig inom projektomfattningen och i fas med större affärsmål. 

Tips: Det är svårt att visualisera den ekonomiska planen för ett projekt eller företag utan en programvara för projekthantering. Genom att mata in kostnaderna från dina kostnadsrapporter i ett större kostnadshanteringssystem kan du se var du har spenderat pengar och göra strategiska ekonomiska planer för framtiden. 

5. Få ersättning

Under det sista steget får du ersättning för alla kvalificerade utgifter som du har haft. Då är rapporteringsprocessen slutförd – tills du har nya utgifter och börjar om igen. 

Tips: Rapporteringsprocessen kan bli hektisk, med många personer som ådrar sig utgifter och deras ersättningscykler börjar och slutar vid olika tidpunkter under året. Det är därför det är viktigt att ha en stark process som alla kan följa. Med automatisering av onlineformulär minskar risken för misstag och förseningar. 

Mall och exempel för kostnadsrapportering

Exemplet nedan visar en ifylld mall för kostnadsrapportering för en teammedlem på marknadsföringsavdelningen. Sally Brown listade sina Business-utgifter för veckan den 15 januari, som hon skickade till sitt företags ekonomiteam för godkännanden. Den här veckovisa kostnadsrapporten innehåller många detaljer, inklusive vad varje kostnad var för och en detaljerad kostnadsöversikt. 

När du tittar på Sallys rapport kan du se att hon gjorde en Business-resa till en marknadsföringskonferens och körde till en fotografering där hon betalade modellen. 

Du kan ladda ned en kopia av mallen för veckovisa kostnadsrapporter nedan. Innan du använder den bör du dock se till att ditt ekonomiteam godkänner formatet och layouten. När de har gjort det kan dina teammedlemmar använda den här mallen för att ange företagskostnader, förklara vad kostnaderna var och skicka in dem för ersättning.

Varför är kostnadsrapporter viktiga?

En person eller grupp av personer inom ett företag kan inte vara ensam ansvarig för att göra Business-inköp. Alla teammedlemmar kommer inte att göra inköp för ett företag, men att ha en process för utgiftsrapportering kan säkerställa att när någon behöver skicka in en utgift och få ersättning, kan de göra det.

Utgiftsrapporter är viktiga eftersom de:

• Spårar teamets och företagets utgifter.

• Förbättrar kostnadskontrollen genom att visa var kostnaderna kan minskas.

• Fastställer lönsamhet genom att dra av kostnader från bruttointäkter

• ersätter anställda för företagskostnader.

Pengar är en av de viktigaste sakerna att övervaka inom ett företag, och kostnadsrapportering är en del i det större kostnadshanteringspusslet.

Använd onlineformulär för att rapportera utgifter och övervaka företagets budgetar

Utskrivbara utgiftsrapporter kan vara till hjälp när teammedlemmar behöver ett snabbt sätt att lista sina inköp, men att använda onlineformulär tar företagets ekonomiska övervakning till nästa nivå. Om du vill ha ett flexibelt system som gör det möjligt att göra ändringar, automatisera inlämningar och dela dokument med lätthet är digital rapportering ett självklart val. Med Asana kan du skapa en standardiserad intagningsprocess som gör det enkelt att ange utgifter och leverera ersättningar.